La importancia de la sistematización como parte de un ejercicio de gestión del saber o del conocimiento dentro de las instituciones que trabajan a favor del desarrollo

1. 1¿Qué es gestión de conocimiento? Algunos
conceptos

2.  ¿Qué entendemos por Gestión de Conocimiento (GC)?
 Quién está: Comenzando… alguna experiencia…bastante experiencia…
 ¿La Oficina de PNUD Cuba u otra organización presente ha
tenido experiencia en la implementación de estrategias de
GC? Compartir ejemplos.
 ¿Por qué consideran importante implementar una
estrategia de GC para los proyectos en Cuba?
Discusión abierta por 15 minutos:

3. Una definición de Gestión de conocimiento
Conjunto de acciones y procesos que facilitan
condiciones para un mayor provecho del
conocimiento tangible y del conocimiento
intangible
Con el objetivo de avanzar en el mandato
institucional de una forma eficaz y eficiente y
lograr un mayor impacto.

4. 4
De datos a aprendizaje…
DatosDatos InformaciónInformación ConocimientoConocimiento AprendizajeAprendizaje
Números,Números,
palabras,palabras,
imágenesimágenes
DatosDatos
procesadosprocesados
concon
significadosignificado
InformaciónInformación
con valorcon valor
agregado,agregado,
accionableaccionable
Conocimiento,Conocimiento,
habilidad,habilidad,
destrezadestreza
adquiridosadquiridos
Fuente: Dr. Garrity (2002)Fuente: Dr. Garrity (2002)
 LaLa gestióngestión de conocimientode conocimiento FACILITA LAS CONDICIONESFACILITA LAS CONDICIONES
en la organización para la creación, intercambio y uso deen la organización para la creación, intercambio y uso de
conocimiento (interno y externo).conocimiento (interno y externo).
 No es un esfuerzo separado sinoNo es un esfuerzo separado sino un modo efectivo deun modo efectivo de
trabajartrabajar para el logro de resultados medibles.para el logro de resultados medibles.

5. 5
Ciclo de la gestión de conocimiento
• Localizar, identificar
• Adquirir, generar, crear
• Refinar, validar
• Organizar, almacenar
• DiSeminar, intercambiar
• Aplicar, usar, adoptar
Fuente: Dr. Vicent Ribiere (2008)Fuente: Dr. Vicent Ribiere (2008)

6. 6
GC y la estrategia de la organización
• La gestión de conocimiento apoya la estrategia
• Toma de decisiones:
– Lo que la organización debe hacer
– Lo que la organización puede hacer
• Vinculo estratégico: Lo que la organización puede
hacer depende de lo que la organización conoce

7.  NO RECETAS: En la generación y gestión de conocimiento no hay
recetas, sino opciones, experiencias y aprendizajes.
 PLURALISMO: El conocimiento es diverso, es teórico, es práctico,
de diferente orígenes o fuentes.
 NO NEUTRALIDAD: El conocimiento no es neutral, su generación y
gestión está determinado por relaciones de poder y desigualdad
valorando un tipo o fuente de conocimiento sobre otros.
 INNOVACIÓN: El conocimiento no es un saber estanco y
acumulable, existen procesos de creación e innovación constantes.
 PARTICIPACIÓN: La generación y gestión de conocimiento es un
proceso comunicativo y colectivo.
 DEMOCRATIZACIÓN: El conocimiento es un bien público, hay que
facilitar su ACCESO en igualdad de condiciones.
 TECNOLOGÍAS: las tecnologías son un soporte para todo ello, pero
no son un fin en sí mismo (Rusell).
Algunas reflexiones sobre conocimiento…Algunas reflexiones sobre conocimiento…

8.  Mucha información, poca sistematización y extracción de
lecciones aprendidas
 Escaso intercambio y transferencia
 Gran dispersión y dificultades para de acceso
 Miedo y reservas a las TICs
 Desaprovechamiento del aprendizaje
REINVENTAMOS LA RUEDA!!!
Y ¿a qué nos enfrentamos?…Y ¿a qué nos enfrentamos?…

9.  Facilitar el aprovechamiento del aprendizaje de las experiencias
 Evitar duplicidad de esfuerzos
 Economizar recursos
 Gestionar riesgos
 Mejorar la eficacia
 Una mayor armonización y alineación de trabajo
 El desarrollo de iniciativas innovadoras y de mayor impacto
Proponemos gestionar el conocimiento, paraProponemos gestionar el conocimiento, para
facilitar:facilitar:

10. Sistematización de conocimiento de proyectos y
programas

11. A. En plenaria preguntamos:
• ¿Qué procesos de sistematización vivenciaron?
• ¿Cuáles fueron las características de esos
procesos?
• ¿Qué resultados lograron esos procesos de
sistematización?

12. A. En plenaria preguntamos:
Y en general, para qué nos
puede servir un proceso de
sistematización

13. Sirve para:
• Diseñar procesos continuos, sistemáticos y periódicos
para relevamiento de las prácticas institucionales.
• Extraer información e insumos para la mejora continua
de la planificación estratégica, el seguimiento y la
evaluación de proyectos, programas y políticas públicas.
• La circulación del conocimiento dentro de la institución.
¿Para que? 1. PERMITE EL APRENDIZAJE Y LA REFLEXIÓN
INSTITUCIONAL
Estos procesos de sistematización se asocian a la cultura
organizacional de las instituciones.
Tienen el objetivo de generar instituciones abiertas, reflexivas, donde
la circulación de la información y el conocimiento
es la base para la acción de las políticas.

14. Sirve para:
• Para diseñar procesos para la captación,
documentación y análisis del conocimiento en un tema
determinado.
• Como vehículo para el intercambio de conocimiento.
• Como vehículo para la transferencia y aplicación de
conocimiento.
¿Para qué? 2. PERMITE EL INTERCAMBIO DE
CONOCIMIENTO Y LA INNOVACIÓN
Estos mecanismos de sistematización se asocian a la identificación,
intercambio y circulación del conocimiento
en un tema determinado, el desarrollo de herramientas
para la acción y para la transferencia y aplicación del conocimiento.

15. ??¿Cómo lo hacemos?¿Cómo lo hacemos?

16. ¿para qué…¿para qué…
……sistematizar experiencias ysistematizar experiencias y
extraer leccionesextraer lecciones
aprendidas?aprendidas?

17. ¿para quién…¿para quién…
……sistematizar experiencias ysistematizar experiencias y
extraer lecciones aprendidas?extraer lecciones aprendidas?

18. ¿qué…¿qué…
……sistematizar de lassistematizar de las
experiencias y extraer leccionesexperiencias y extraer lecciones
aprendidas?aprendidas?

19. ¿cuándo…¿cuándo…
……sistematizar de lassistematizar de las
experiencias y extraer leccionesexperiencias y extraer lecciones
aprendidas?aprendidas?

20. ¿dónde…¿dónde…
……sistematizar de lassistematizar de las
experiencias y extraer leccionesexperiencias y extraer lecciones
aprendidas?aprendidas?

21. ……y cómo…y cómo…
……sistematizar experiencias ysistematizar experiencias y
extraer lecciones aprendidas?extraer lecciones aprendidas?
mapeomapeo
1.1.
sistematización para lasistematización para la
trasnferencia y aplicacióntrasnferencia y aplicación
2.2.
4.4.
mapeo para feriasmapeo para ferias
5.5.
sistematización ensistematización en
profundidadprofundidad
3.3. concursoconcurso

22. •KNOWLEDGE PRODUCT POTENTIAL
•CO:
•cluster: • • •
•experience:
• Maturity •statement •answer
•1. Success
•The experience has documented and measured
results •yes •no
•2. Multiple use
•The experience has been succesfully implemented at
least twice •yes •no
•3. Ready to be used
•The experience's methodolgies and tools are
available and ready to be used by others •yes •no
•4. Transfer capacity
•The CO has staff/ associated experts capable of
advising the transfer of the experience •yes •no
•5. Ownership
•UNDP is autonomous to take the decision to
replicate/transfer the experience •yes •no
•Extra Mile •statement •answer
•1. Innovative
aproach
•The experience develops an innovative approach to
address development/management issues •yes •no
•2. Cost recovery
•The experience has recovered its implementation
costs •yes •no
•3. UN coordination •The experience has involved other UN agencies •yes •no
mapeomapeo
1.1.

23. mapeo para feriasmapeo para ferias
2.2.

24. 3.3. concursoconcurso
• Concurso de prácticas deConcurso de prácticas de
innovación social CEPAL yinnovación social CEPAL y
fundación Kellogg parafundación Kellogg para
identificar, evaluar y daridentificar, evaluar y dar
reconocimiento a lasreconocimiento a las
experiencias másexperiencias más
innovadoras.innovadoras.
• Reconocimiento económico aReconocimiento económico a
los 5 ganadores.los 5 ganadores.
• Ocho categorías:Ocho categorías:
salud, educación,salud, educación,
nutrición/seguridad alimentaria,nutrición/seguridad alimentaria,
programas de juventud,programas de juventud,
generación de ingresos,generación de ingresos,
responsabilidad social empresarial,responsabilidad social empresarial,
voluntariado y desarrollo rural/agrícola.voluntariado y desarrollo rural/agrícola.

25. sistematización ensistematización en
profundidadprofundidad4.4.

26. 5.5. Sistematización para la aplicaciónSistematización para la aplicación
o transferenciao transferencia

27. opciónopción tiempotiempo
(meses)(meses)
participantesparticipantes costocosto distribución dedistribución de
responsabilidadesresponsabilidades
protagonistasprotagonistas Coordinador/aCoordinador/a
1. mapeo. mapeo Bajo •Coordinador/a
•protagonistas
bajo •Identificar
•Sistematizar
•convocar
•codificar
•difundir
2.2. mapeomapeo feriaferia Bajo •Coordinador/a
•protagonistas
•jurado
alto •Identificar
•Sistematizar
•convocar
•difundir
•transferir
3.3. concursoconcurso Medio •Coordinador/a
•protagonistas
•evaluadores
•jurado
medio •identificar
•sistematizar
•convocar
•evaluar
•difundir
•premiar
4.4. Sist. enSist. en
profundidadprofundidad
Alto •Coordinador/a
•consultores
•protagonistas
alto Identificar •identificar
•sistematizar
•evaluar
•validar
•divulgar
4.4. Sist. paraSist. para
aplicación yaplicación y
transferenciatransferencia
Medio •Coordinador/a
•Consultor
•Protagonistas
Medio •Identificar
•Sistematizar
•Identificar
•Sistematizar
•Validar

28. ??¿Y ahora que hacemos?¿Y ahora que hacemos?

29. A. Ejercicio Nos dividimos en cuatro grupos
y, elaboramos en media hora:
Se selecciona un tema a sistematizar a partir del debate en el
grupo
1. ¿Para qué?
2. ¿Para quién?
3. ¿Qué?
4. ¿Cuándo?
5. ¿Cómo? (identificar el método)
• Presentador/a presenta en cinco minutos y el JURADO
decide si esa sistematización va adelante o no.
• El jurado comenta por cinco minutos.

30. SISTEMATIZACIÓN PARA LASISTEMATIZACIÓN PARA LA
TRANSFERENCIA Y APLICACIÓNTRANSFERENCIA Y APLICACIÓN
DEL CONOCIMIENTODEL CONOCIMIENTO
de las experiencias a productos dede las experiencias a productos de
conocimiento para compartirconocimiento para compartir

31. EtapaEtapa
PreparatoriaPreparatoria
Etapa deEtapa de
validación yvalidación y
transferenciatransferencia
• Validación final de P de KValidación final de P de K
• Divulgación de productos de KDivulgación de productos de K
• Transferencia de KTransferencia de K
• Selección del proyecto/sSelección del proyecto/s (para(para
qué, para quién, qué, cuando,qué, para quién, qué, cuando,
cómo y dónde)cómo y dónde)
• Definición de productos de KDefinición de productos de K
• Formatos y guías metodológicasFormatos y guías metodológicas
• Plan de trabajo definidoPlan de trabajo definido
• Búsqueda de documentaciónBúsqueda de documentación
• Contratación de consultor/aContratación de consultor/a
• Primer taller metodológicoPrimer taller metodológico
• Elaboración de productos de KElaboración de productos de K
• Seguimiento y revisión de sist.Seguimiento y revisión de sist.
Etapa deEtapa de
DesarrolloDesarrollo
etapas sistematizaciónetapas sistematización

32. Paso a paso de la
sistematización
A. Selección de experiencias a nivel local, nacional,
subregional, etc.
1. Del ejercicio de ayer, para qué, para quién, qué,
cuándo, dónde y cómo, ¿fue fácil en la dinámica de
ayer seleccionar la experiencia en el grupo?
2. ¿Se establecieron algún tipo de criterios para esa
selección?

33. Criterios
base
+
Criterios
de
Mandato
• Alineamiento con el mandato y los principios de la
organización.
•Reconocimiento público (consenso entre actores
y expertas/os sobre los resultados exitosos de las
experiencias.
• Resultados verificables ( evaluados con
indicadores cualitativos y cuantitativos).
• Sostenibilidad (financiera, política, legal y
apropiación social).
• Transferabilidad (potencial de replicación y
adaptación)
• Innovación (presenta formas novedosas de
abordar el/los problema/s)
Ejemplos de Criterios de selección sistematización
Comenten alguna experiencia en el establecimiento de criterios
de selección. ¿Aplicaron alguno de estos criterios o utilizaron
otros?

34. Paso a paso de la
sistematización
Mapeo: Situar la práctica con referencia a experiencias
existentes en el tema.
1. Mapeos que ya se han realizado en contacto con las redes
nacionales y territoriales.
2. Mapeo necesario para asegurarnos cómo está situada esa
experiencia entre otras organizaciones y el tema abordado.

35. Paso a paso de la
sistematización
B. Productos de Conocimiento de la
sistematización
– Públicos objetivos:
• Tomadores de decisión: Ejemplos funcionarios de gobierno,
organismos de cooperación-donantes.
• Actores que promueven y monitorean proyectos. Ejemplo: RR, RD
de PNUD u otras agencias de SNU, oficiales de programa, otros.
• Actores que implementan proyectos: equipos técnicos de
proyectos, equipos técnicos de países.
• Población participante del proyecto: beneficiarios de proyectos,
población target del proyecto.
– Formatos de presentación de productos:
• físicos (libros, brochure, trípticos, agendas,
cuadernos,otros)
• virtuales (magnéticos),
• presenciales (talleres)
•

36. Paso a paso de la
sistematización
Veamos los productos de un
proceso
de sistematización para la
transferencia y aplicación de
conocimiento.

37. Publicación descriptiva/punta
del iceberg
Documento de 15-20 páginas
que describe el Producto de
conocimiento-¿cómo se hizo y
cómo se hace?
Presentación promocional
Presentación de power
point que presenta los
aspectos centrales del
producto..
Red de expertas/osRed de expertas/os
Directorio de funcionarios yDirectorio de funcionarios y
consultores que puedenconsultores que pueden
asesorar el proceso deasesorar el proceso de
adaptación y transferencia deladaptación y transferencia del
producto.producto.
Material de apoyoMaterial de apoyo
Documentos de soporte que sirvenDocumentos de soporte que sirven
como ejemplo para la adaptación ycomo ejemplo para la adaptación y
transferencia del producto (términostransferencia del producto (términos
de referencia, prodocs usados ende referencia, prodocs usados en
experiencias previas, publicacionesexperiencias previas, publicaciones
de referencia, etc.)de referencia, etc.)
ProductosparalaProductosparala
promociónypromocióny
comunicacióncomunicación
ProductosparalaProductosparala
implementaciónimplementación
Guía de ImplementaciónGuía de Implementación
Guía que contiene losGuía que contiene los
principales elementos aprincipales elementos a
tener en cuenta para latener en cuenta para la
implementación delimplementación del
producto deproducto de
conocimiento.conocimiento.
Instructivo para Oficinas de país
El objetivo de este instructivo es presentar el
producto de conocimiento a las Oficinas de País del
PNUD que pueden estar interesadas en adaptarlo y
transferirlo en sus respectivos países en conjunto
con contrapartes nacionales.

38. Paso a paso de la
sistematización
Para cada uno de los productos se han elaborado
instrumentos que guían la recolección de información y
los mismos se pueden adaptar a la experiencia
específica a sistematizar.
Compartimos ejemplos de guías para la sistematización de
la experiencia,

39. Paso a paso de la
sistematización
C. Plan de Trabajo y contratación de consultor
Definición de los principales hitos de la sistematización y
las metas, con las y los participantes.
Posteriormente la coordinación del proyecto y el equipo
consultor refinan los tiempos y plazos de entrega de los
productos establecidos.
Se definen acciones, responsables y tiempo límite.
Se socializa el plan de trabajo

40. 1. Definir hitos y metas1. Definir hitos y metas
hitoshitos
metasmetas

41. 2. Plan de trabajo para alcance de metas2. Plan de trabajo para alcance de metas
meta acción responsable fecha límite
Entrega de primer
borrador de
documento
1.
2.
3.
1.
2.
3.

42. Ejercicio en grupos
Durante 30 minutos, volvemos a los cuatro grupos de
trabajo de ayer y definimos:
1. Necesidad de hacer mapeo o no en la experiencia
seleccionada, describa el por qué de esa necesidad y
variables principales tendrá el mapeo que requerimos.
2. Definan los productos de conocimiento que vamos
a generar para la sistematización, según los objetivos
propuestos y los públicos definidos.
3. Se presenta el mapeo y los productos durante cinco
minutos.

43. EtapaEtapa
PreparatoriaPreparatoria
Etapa deEtapa de
validación yvalidación y
transferenciatransferencia
• Validación final de P de KValidación final de P de K
• Divulgación de productos de KDivulgación de productos de K
• Transferencia de KTransferencia de K
• Selección del proyecto/sSelección del proyecto/s (para(para
qué, para quién, qué, cuando,qué, para quién, qué, cuando,
cómo y dónde)cómo y dónde)
• Definición de productos de KDefinición de productos de K
• Plan de trabajo definidoPlan de trabajo definido
• Búsqueda de documentaciónBúsqueda de documentación
• Formatos y guías metodológicasFormatos y guías metodológicas
• Contratación de consultor/aContratación de consultor/a
• Primer taller metodológicoPrimer taller metodológico
• Elaboración de productos de KElaboración de productos de K
• Seguimiento y revisión de sist.Seguimiento y revisión de sist.
Etapa deEtapa de
DesarrolloDesarrollo
etapas sistematizaciónetapas sistematización

44. Paso a paso de la
sistematización
D. Taller de Sistematización,
• Objetivos de taller:
– Compartir la metodología de aplicación y transferencia,
– Compartir y dialogar brevemente los para qué, para quién, qué,
como, dónde y cuando de la sistematización.
– Compartir un mirada parecida del proceso de implementación
de la experiencia, de la operatividad y los aprendizajes.
– Elaborar conjuntamente el plan de trabajo de sistematización.
• Quiénes están presentes en el taller
– Coordinación de la experiencia, equipo consultor/a de la
sistematización, organizaciones participantes de la experiencia,
socios y personas claves en el proceso de implementación.

45. Paso a paso de la
sistematización
D. Taller de Sistematización,
• Cuál es la duración y estructura del taller
– El taller tiene una duración de dos días
– Tiene una agenda clara y compartida con los participantes.
– El primer día se trabaja el proceso de implementación de la
experiencia y dinámicas para extraer lecciones aprendidas
– El segundo día se trabaja la operatividad del programa y el plan de
trabajo de sistematización.
– La metodología es participativa y promueve un espacio de reflexión
crítica y de creación de nuevas ideas para la sistematización.
• Qué genera el taller, resultados
– Contar con insumos para la elaboración de los productos de
conocimiento
– Comprensión compartida del proceso y los productos de conocimiento.
– Plan de trabajo de la sistematización

46. Preguntas que guía el primer día del taller: Sustantivo
 Contexto de surgimiento de la experiencia. El problema a que
responde.
Propósitos que rigen la experiencia. El para qué
Estrategias en la implementación de la experiencia, cómo se
implementaron, qué fue lo esencial de la implementación.
Etapas y actividades de la implementación de la experiencia
Actores y alianzas necesarias para implementar la experiencia
Herramientas desarrolladas por la experiencia
Lecciones Aprendidas, desafíos y recomendaciones de la
experiencia

47. Preguntas del segundo día del taller: Operatividad
¿Cuántos somos? Capacidades necesarias para la
implementación Definición del equipo mínimo
¿Con quién contamos? Red de consultores y
expertos/as asociados, redes de organizaciones.
 ¿Cómo promovemos la experiencia? Estrategias
para la movilización de fondos
¿Cuánto nos cuesta? Recursos humanos,
tecnológicos, de infraestructura, otros y presupuesto
mínimo para implementar.

48. Durante el taller…
¿Porqué y cómo documentar
lecciones aprendidas?

49. 49
Lección: El conocimiento o entendimiento ganado por
medio del análisis y la reflexión sobre una experiencia o
proceso.
• Lecciones pueden ser positivas o negativas
• Deben enfocarse en temas críticos de la experiencia
• Parte de reflexión colectiva con participación de involucrados
• Deben ser DIFUNDIDAS en la organización
Justificación:
• Entender factores de éxito (eficacia, eficiencia, sostenibilidad) y
deficiencias
• Resolver problemas a través de nuevos cursos de acción
(innovación)
• Mejorar la toma de decisiones futura
• Mejorar modelos para otros proyectos o actividades
(replicabilidad)

50. 50
Lecciones aprendidas vs. buenas prácticas
Buenas prácticas son prácticas exitosas demonstradas
• Validadas mediante su uso extensivo y la obtención de
resultados positivos en contextos diversos,
• Resultados obtenidos confirmados por evaluaciones /
investigaciones
• Pueden ser replicadas y aplicadas en otros contextos
arrojando resultados similares
• Validadas por expertos en el tema
La identificación de lecciones aprendidas puede ser un primer paso
para identificar buenas practicas

51. 51
¿Cómo documentar lecciones?
 Qué funciona bien (accionable)
 Por qué funciona bien (evidencia)
 Dónde funciona bien (contexto de aplicación)
 Cúando usarlo (marco de tiempo)
 Quién lo dice (experto en el tema)
Los lectores al final de la lección saben
QUÉ hacer y CÓMO
LeccionesLecciones

52. 52
¿Cómo documentar lecciones?
Nos reunimos en grupos y describimos una lección
aprendida del proyecto seleccionado u otro
proyecto.
El grupo utiliza las recomendaciones para la
elaboración de lecciones aprendidas.
Compartimos las lecciones.

53. ¿Cómo escribimos una
lección aprendida?

54. Ejemplos de Lecciones
• La contratación de personal técnico calificado en género y la
realización de capacitación en género al personal de la oficina y de
proyectos reforzó la transversalización y generó demanda.
Falta:
Porqué: Permite incrementar el procesos de
sensibilización,
Dónde Contexto: Oficina de País de PNUD
• La programación participativa local no asistida técnicamente previa
al proyecto produjo retrasos en la implementación. (Evidencia: %
de implementación bajo respecto a la meta)
Falta:
Contexto, dónde, porque, evidencia.

55. Ejemplos de Lecciones
• El uso del modelo de gestión de M&E de los proyectos del Fondo
Mundial, validado por el donante durante los últimos dos años,
facilitó el cálculo trimestral de la eficiencia del marco de desempeño
de los proyectos en el contexto cubano.
Falta: Por qué, quién, elemento que caracteriza el modelo,
• En comunidad con muy bajo nivel de desarrollo y limitados recursos
públicos la utilización de la herramienta de mapa de riesgos y
recursos facilitó la búsqueda de soluciones autónomas, mediante la
priorización concertada entre sector público y privada; según lo
demuestra el número de iniciativas generadas a partir de la
aplicación del instrumento.
Falta: