2017 年 3 月に提供を開始し、企業内のコミュニケーション、オンライン会議、ファイル共有など、さまざまなコラボレーション プラットフォームとしての活用が進んでいる Microsoft Teams。しかし、新たなアップデートが日々実施されており、まだまだ十分に認知されていない機能も多く備わっています。本セッションでは Microsoft Teams の、すぐに使える実践的な活用方法や事例などをご紹介します。 さらに、日本ビジネスシステムズが提供する、会議トータル ソリューション metis より、会議のファシリテーションを支援し、生産性を向上させる Teams アプリケーション「metis sofie」についてご紹介します。

1. Microsoft
Japan Partner Conference
2019

2. Microsoft Teams で実現する
次世代コラボレーションの実践と、
会議の生産性向上
こんな活用方法があった！
日本マイクロソフト株式会社 春原 朋幸
日本ビジネスシステムズ株式会社 白須 礎成
ID:BS-D3

3. Teams はマイクロソフト史上最速で成長

4. Teams を使い始めてわかった課題
大きな期待を持ってとりあえず利用開始してみたけれど… こんな課題に直面していませんか？
お互い正しくツールを活用する

5. 優先度を考えて情報を整理する
1. 優先度 “高” のチャネルは通知設定をする
→ 投稿があった場合には常に通知される
2. 優先度 “中” のチャネルは表示設定にする
→ 投稿があった場合にはチャネル名が
強調表示される
※ 優先度 “低” のチャネルは非表示設定にする
3. 優先度 “高” のチームは表示設定にして
上段に移動する
※ 優先度 “中～低” のチームは非表示設定にして、
その他カテゴリを折りたたむ
折りたたみ
！Point

6. 優先順位が高い情報から処理する
優先順位付の例
1. @個人メンションを受けている会話
2. @チャネル名 or @チーム名 を受けている会話
3. 通知設定しているチャネルの会話
4. 表示設定しているチームの会話
5. 非表示のチームの会話
！Point
フィードに大量の情報がある場合はフィルターを活用

7. 作業に集中する
 作業に集中したいが通知が多くて煩わしい時に設定
1. 特定のユーザーのみ応答不可状態でも
通知を受け付ける (優先アクセス設定)
2. 不在連絡を自動送信する
(ステータスメッセージ設定)
！Point

8. メンション機能を使い倒す
 誰に報告したいのか、誰から返答を求めるのかを考える
 特定の相手に報告したい or 返答 → @個人メンション
 チーム メンバー全体に報告したい or 返答 → @チーム名 or @チャネル名
 情報を掲載しておきたい → 通常投稿
メール Teams
To に特定ユーザーを指定して送信 @個人メンションで投稿
To に配布リストを指定して送信 @チーム名 or @チャネル名で投稿
Cc に特定ユーザーを指定して送信 通常投稿 もしくは必要に応じて @個人メンション で投稿
Cc に配布リストを指定して送信 通常投稿

9. ユーザーを限定してチーム参加を促す
 チームのコードを限定的に共有してコードからチームに参加
 強制参加はさせたくないが、全社自由参加型のパブリック チームにもしたくない場合に有効
 コード招待による参加はプライベート チームの場合でもチーム所有者による承認は不要
チームに対してコードを生成 生成されたコードを対象者に共有
！Point

10. Teams での AI 活用
モバイル
コンパニオン モード
背景のぼかし
インライン メッセージの翻訳録画した会議の文字起こし

11. 管理職から、部下/従業員のシフト管理
本機能は従来のMicrosoft StaffHub アプリケーションサービスを Teams アプリケーションとして提供するものです。

12. Microsoft 365 + その他アプリ 連携でさらに業務効率アップ
ボットを追加
ボットを選ぶ

13. Cool & Beautifulな
会議体験へ!
-metis のご紹介-
日本ビジネスシステムズ株式会社 白須 礎成

14. #profile
✓ 2004年 新卒でJBSに営業職として入社
✓ 2009年～ BI・CRMのコンサルタントとしてCRMやWebアプリの
導入プロジェクトを遂行
✓ 2015年～ 株式会社三菱総合研究所に出向サイバー
セキュリティコンサルタントとして企業やクラウド
サービスのセキュリティ評価に従事
✓ 2018年～ “会議”にフォーカスしたオリジナルサービスを
企画・開発中（現職）
日本ビジネスシステムズ株式会社
ビジネスソリューション本部 ソリューション開発室長
白須 礎成（しらす もとなり）

15. 企業における会議の
現状
#01

16. 1年間に社内会議に費やされる時間
係長級
時
間301
部長級
時
間434
出典：パーソル総合研究所／中原淳（2017-8）「時間労働に関する実態調査（第一回・第二回共通）」 https://rc.persol-group.co.jp/column-report/201812130003.html
部長級
時
間630
従業員1万人
以上の企業

17. ムダだと感じる会議の割合
27.5% 23.3%
企業規模
ムダだと思われている
会議の時間（年間）
ムダ会議に費やしている
人件費（年間）
91,900
669,100
2.08
15.2
出典：パーソル総合研究所／中原淳（2017-8）「時間労働に関する実態調査（第一回・第二回共通）」 https://rc.persol-group.co.jp/column-report/201812130003.html

18. ムダだと感じる会議の特徴
1 会議が終わっても何も決まっていない
2 終了時刻が伸びる
3 些細な議題で会議が開く
出典：パーソル総合研究所／中原淳（2017-8）「時間労働に関する実態調査（第一回・第二回共通）」 https://rc.persol-group.co.jp/column-report/201812130003.html

19. 会議本来の意味と目的
✓ 情報を共有・発信し議論を行う場
✓ 意思決定を行う場
✓ 組織の改善や施策の実行を推進する場
組織としての存在意義
＝価値を創造する活動

20. 我々が目指す姿
会議の品質向上による
オフィスワーカーの生産性向上

21. 事前準備の重要性
#02

22. Pre（会議前） In（会議中） Post（会議後）
✓ 資料準備
✓ スケジュール調整
✓ To Doの実行
✓ 前回の議論の振り返り
✓ ファシリテーション
✓ 議事メモの取得
✓ 議事録の作成
✓ 及び展開
✓ To Doの管理
会議における３つのフェーズ

23. Pre（会議前） In（会議中） Post（会議後）
前フェーズで計画
前フェーズで明確化
事前の計画と準備
計画にのっとった遂行と記録
アジェンダ・目的を
考えて会議をセット
資料も事前に配布
アジェンダに沿った進行
サマリー、決・未決事項、
タスクを簡潔に記録
意思決定事項に沿って
自分のタスクを遂行
計画的な会議の準備へ
事業の推進
とりあえず予定だけ
抑えよう
資料は当日までに
何を話すんだっけ？
なんで呼ばれたんだろう？
わからないので内職しよう
結局何が決まった？
次は何をしたらいい？
アジェンダ・目的の欠如
不明確な決定事項・タスク

24. metis
Cool&Beautifulな会議実現
#03

25. そのMeetingに関与することで、
その人々が自身の“承認欲求”や、
さらに“自己実現欲求“を充たされたと
感じられるMeeting
メーティス（Mētis）はギリシャ神話に登場する知恵の女神。
「叡智」や「思慮」及び「助言」を意味する知性の神である。
metis
MEeting Transformation by Intelligent Supports
このようなMeetingが増加することで、
個人だけでなく、組織、コミュニティ、
ひいては社会に広義の幸福を
もたらすことができる
metisとは

26. metisソリューションスイートとプラットフォーム
会議
ソリューション
スイート
会議予定一発調整アプリ
複数の出席者と会議室の空きを一発で調整
会議室カラ予約撲滅アプリ
スマホ・PCで簡単チェックイン。カラ予約を防止
ファシリテーションサポートアプリ
アジェンダ管理・議事メモ作成など、会議進行全般を支援
Webアプリ
スマホ・Webアプリ
Teamsアプリ

27. metisソリューションスイートとプラットフォーム
会議
ソリューション
スイート
会議予定一発調整アプリ
複数の出席者と会議室の空きを一発で調整
会議室カラ予約撲滅アプリ
スマホ・PCで簡単チェックイン。カラ予約を防止
Webアプリ
スマホ・Webアプリ
ファシリテーションサポートアプリ
アジェンダ管理・議事メモ作成など、会議進行全般を支援
Teamsアプリ
ファシリテーションサポートアプリ
metis sofie
2019年8月
リリース！

28. このようは悩み・不満・課題はありませんか？
結論Next Actionが明確にならな
いままに終わり、成果が出ない。
本来関係のない議論（脱線）
が多く、時間通りに終わらない。
議事録の作成が面倒だし、書い
ても誰も読まない。
前回どこまで話したか、何を決め
なければならないのかを探すのに
時間がかかる。
ファシリテーションスキルに個人差
がある。
議事録の作成、保存、共有の方
法がバラバラで標準化されていない。

29. 会議の成果、きちんと出せていますか？
metis sofieなら、
会議の成果がでます！

30. point 1
Microsoft Teams
上に会議に関する
情報を一元管理
point 2
ファシリテーション支援
円滑な会議準備・
会議進行を促進
point 3
意思決定事項・
タスク・議事メモの
管理方法を
標準化
metis sofieの特徴

31. デモンストレーション

32. metis sofie システム構成
Teams
アプリ
(PC)
Chrome
ブラウザ
(PC)
会話 ファイル metis sofie
metis sofie > 一般
タスク
議事メモ
ファイル
Microsoft
Planner
Microsoft
Planner
Microsoft
OneNote
Microsoft
SharePoint
データ格納先として使用しています
（一方向）
双方向の連携が可能で、Planner
側の編集がsofieに反映されます
ノート作成可能。作成後はsofie側
は読取専用となります。作成前は
SharePointに格納されます
ファイルフォルダにサブフォルダを作成
して格納します。
双方向の連携が可能です
意思決定事項

33. 無償トライアル可能！
会議
ソリューション
スイート
metis シリーズでは
無償トライアルが可能です。
また、販売パートナー様も
広く募集しております。

34. アンケートへのご協力を
お願いいたします。
Thank you!
ご清聴ありがとうございました。本日は一部のご紹介にとどまりましたが、
ご要望に応じて詳細なご説明を申し上げます。是非ご連絡ください。