Anforderungen und Scope im Projekt - was leistet die Business Analyse?
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Was leisten Projektmanager und was Business Analysten? Wie tragen sie dazu bei, dass aus einem Bedarf durch eine Lösung Nutzen für Stakeholder entsteht? Und warum werden die Fähigkeiten dieser beiden Berufe im Zuge der Digitalisierung immer wichtiger? Das ist Thema dieses Vortrags, der anlässlich eines PMI/IIBA Chapter Meetings von Ursula Meseberg und Rainer Wendt gehalten wurde.
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Anforderungen und Scope im Projekt - was leistet die Business Analyse?
- 1. Anforderungen und Scope im Projekt – was leistet die Business Analyse? Rainer Wendt Ursula Meseberg
- 2. Ing. Nachrichtentechnik 25+ Jahre internationale IT Erfahrung in • Softwareentwicklung und -architektur • Projektleitungen in Telekommunikation und Finanzindustrie • Anforderungsmanagement, Business Analyse • Risikomanagement • Change Management • Training, Coaching • u.v.m Präsident IIBA Chapter Germany e.V. Geschäftsführer der masVenta Business GmbH, Aachen Rainer Wendt (Dipl. Ing.) CBAP, PMP, PMI-PBA, PMI-ACP
- 3. Software Engineering Business Analyse Vorgehensmodelle, Prozesse & Frameworks für das PM Mitglied des Vorstands des IIBA Germany Chapter e.V. Assoziiertes Mitglied des IREB e.V. Mitglied des PMI Mitglied das ASQF ursula.meseberg@microtool.de Ursula Meseberg (Dipl. Math.) Mitbegründerin & Geschäftsführerin der microTOOL GmbH, Berlin
- 4. IIBA’s Driver „Unite a community of professionals to create better business outcomes.“ IIBA Core Purpose
- 5. The International Institute of Business Analysis (IIBA) is a growing Community of BA Professionals • 2003 in Toronto, Kanada, gegründet • 30,000+ Mitglieder • 240+ Corporate Members • 120 Chartered Chapters
- 6. Quelle: https://www.stimme.de/heilbronn/wirtschaft/2018/Lidl-beendet-Warenwirtschaftsprojekt;art140955,4054349 Es sollte die größte IT-Transformation der Firmengeschichte werden – das Projekt „Elektronisches Lidl Warenwirtschaftsinformationssystem (Elwis)“. Jetzt ist Elwis tot. Nach 7 Jahren und ca. 500 Mio. Euro Mit Elwis seien „die ursprünglich definierten strategischen Ziele nicht mit vertretbarem Aufwand erreichbar“, so heißt es angeblich in einer internen Mitteilung.
- 7. Wir wissen nicht, was passiert ist. Aber irgendwo ist diese Wertschöpfungskette gerissen Strategische ZieleProbleme Chancen Anforderungen Lösung Wert/Nutzen
- 8. Zu wenig Unterstützung durch Business und/oder Management Menschen Methoden Ziele/Nutzen Aufwände und Anforderungen ändern sich ständig Risiken Risken unterschätzt Analyse mit dem Ursache-Wirkungs-Diagramm (Ishikawa) Was war der Grund für das Scheitern?? „die ursprünglich definierten strategischen Ziele sind nicht mit vertretbarem Aufwand erreichbar“ Prüfung / Test Problem/Effekt/Wirkung Strategie nicht ausreichend kommuniziert Stakeholder haben die Strategie nicht beachtet Ziele unklar/ undokumentiert Wert (Business Value) nicht definiert Aufwände falsch geschätzt Große Risiken nicht gemanaged Akzeptanzkriterien unzureichend definiert Zu hohe Erwartungen Testverfahren unklar Schlechte Projekt- bzw. Fehlerkultur Zu hohe Komplexität Unzureichende Skalierbarkeit Unzureichende Performance Zu lange dauernde Entscheidungen Fehlende Transparenz Zu wenig Struktur (Chaos) AufwandStrategie Technik/Lösung
- 9. Mit guter Business Analyse sind viele dieser möglichen Ursachen vermeidbar! IIBA Germany Chapter e.V. !
- 10. „Wenn man das Ziel nicht kennt oder auf dem Weg die Zielorientierung verliert, kommt man irgendwo oder nirgendwo an“ Denn Business Analyse bedeutet, • den tatsächlichen Bedarf zu erkennen • das Nutzenpotenzial zu verstehen
- 11. Was macht der Business Analyst?? … um Projekten zum Erfolg zu verhelfen und das Scheitern zu verhindern
- 12. IIBA Germany Chapter e.V. Kategorie Mögliche Ursache Der Business Analyst … Strategie Strategie nicht ausreichend kommuniziert kommuniziert die Strategie im Zusammenhang mit den Anforderungen, denn diese müssen auf die Strategie „einzahlen“ Ziele/ Nutzen Ziele unklar/undokumentiert, Business Value nicht definiert definiert Ziele (Goals/Objectives) und erstellt daraus Geschäftsanforderungen mit Wert (Business Value) Aufwand Aufwände falsch geschätzt, Aufwände und Anforderungen ändern sich ständig unterstützt beim Schätzen durch Analysen, Interviews, Workshops, Prototypen, Experimente, Design Thinking etc. Risiken Risiken unterschätzt, große Risiken nicht gemanaged managed aktiv Risiken, plant Maßnahmen; insbesondere diejenigen, die mit Anforderungen in Verbindung stehen Menschen Zu wenig Unterstützung durch Business und/oder Management, Projektkultur kommuniziert den Nutzen des Projekts, erklärt den Nutzen moderner Vorgehensweisen wie Lernen durch Fehler etc. Methoden Mangelhafte Transparenz, Struktur, Entscheidungsdauer etabliert Vorgehensweisen, mit denen Anforderungen klar strukturiert, priorisiert und nachverfolgt werden können Technik/ Lösung Zu hohe Komplexität, mangelhafte Performance/Skalierbarkeit/Sicherheit… analysiert Lösungen, auch deren Qualität und nicht- funktionale Eigenschaften, stellt sicher, dass sie den Anforderungen genügen Prüfung/ Test Akzeptanzkriterien unzureichend definiert, Testverfahren unklar sorgt für verwendbare Akzeptanzkriterien, unterstützt und fordert ein klares Testverfahren ein
- 13. Was ist Business Analyse genau? Haben PMI und IIBA das gleiche Verständnis davon? ?
- 14. Business Analyse ist die Tätigkeit, Veränderungen im Unternehmen zu ermöglichen, indem sie Bedarfe definiert und Lösungen empfiehlt, die den Stakeholdern Nutzen bringen Nach Business Analysis Body of Knowledge BABOK v3, IIBA, 2015 { def }
- 15. - wird erhöht, - wird verringert von - ist qualifiziert durch - ist quantifiziert durch - qualifiziert - quantifiziert - hat Potenzial benutzt erfüllt Bedarf von - erhöht Nutzen für - bietet Lösung für Bedarf von erhöht verringert ist enthalten in - erzeugt - beeinflusst setzt Grenzen für erkennt motiviert erfordert - erfüllt - erzeugt ist beteiligt an erfüllt erzeugt verhindert wird implementiert durch ist gemacht, um zu implementieren enthält ist sinnvoll in enthält ist Bestandteil von ist bezogen auf hat Beziehungen mit liefert wird geliefert von - enthält - ist verbunden mit - enthält - ist verbunden mit wird gemessen relativ zum setzt Grenzen für basiert auf ist erfüllt durch Kontext enthält ist Bestandteil von Lösung enthält ist Bestandteil von - wird motiviert durch - gewinnt durch - überträgt - motiviert - dient - wird übertragen von Stakeholder Veränderung Bedarf Nutzen BACCM® Business Analysis Core Concept Model
- 16. BABOK v3 2015 Solution Development and Operations Strategy Analysis Requirements Life Cycle Management Elicitation and Collaboration Requirements Analysis and Design Definition Solution Evaluation Business Analysis Planning and Monitoring
- 17. PMI Guide to BA 2017 Stakeholder Engagement Needs Assessment Solution Evaluation Elicitation Traceability & Monitoring Analysis
- 18. Veränderungen realisieren − macht das nicht auch der PM? Was genau ist die Aufgabe des Business Analysten? ?
- 19. Der Projektmanager macht es richtig Der Business Analyst macht das Richtige ! Das Richtige zahlt auf die Strategie ein
- 21. Welche Aufgaben hat ein Business Analyst bei der Strategieanalyse??
- 22. Schritte & Ergebnisse der Strategie-Analyse Fachlicher Bedarf − Problem oder Chance Stakeholder Potenzieller Nutzen Kontext der Lösung Fachliche Anforderungen Veränderungsstrategie Risiken Analyze Current State Define Future State Define Change Strategy Assess Risks Facilitate Product Roadmap Development Determine Viable Options and Provide Recommendation Assemble Business Case Support Charter Development
- 23. Welche Aufgaben hat der Business Analyst im Projekt auf dem Weg zum Business Value? ?
- 25. Requirements Analysis & Design Definition Anforderungen validieren und verifizieren Design- Optionen definieren Nutzen- potenzial analysieren und Lösungen empfehlen Anforderungen spezifizieren & modellieren Anforderungs- architektur definieren Anforderungen modellieren Menschen und Rollen Organisationsmodell, Stakeholder-Liste, Stakeholder-Map, Role/Permission- Matrix, Personas Grundlagen des Handelns Entscheidungsmodell, Scope-Modell, Business Model Canvas, Ursachen/Wirkungs-Analyse, Analyse der Geschäftsregeln Aktivitätsfluss Prozessmodell, Use Cases und Szenarios, User Stories Funktionalität Business Capability Analyse, Funktionale Dekomposition, Prototyping Daten und Informationen Data Dictionary, Datenflussdiagramm, Glossar, Zustandsmodell, Interface Analyse
- 26. In agilen Projekten ist der Product Owner die Schnittstelle zwischen Business und Entwicklung. Ist da noch Platz für Business Analysten? ?
- 27. Die Antwort ganz kurz - in einem Elevator Pitch
- 28. Als Business Analyst unterstütze ich den Product Owner beim Ermitteln, Beschreiben und der QS der Anforderungen. Ich helfe ihm beim Verfeinern des Backlogs, sodass er sich darauf konzentrieren kann, den Wert der Lösung für die Stakeholder zu maximieren Ich versetze mich in die Stakeholder hinein, denke über organisatorische Grenzen hinweg und glätte die Wogen, wenn es schwierig wird Während die Entwickler alle 1-2 Wochen neue „Stücke“ der Software liefern, behalte das Big Picture, Changes und die fachlichen Risiken im Blick. Damit die angestrebten Werte für die Stakeholder tatsächlich entstehen
- 29. Konkreter: Nach welchen Prinzipien und mit welchen Techniken funktioniert agile Business Analyse? IIBA Germany Chapter e.V. ?
- 30. Als Brücke zwischen Business und Team Behalte das große Ganze im Auge Denke wie ein Kunde Werde konkret mit Beispielen Agile Extension to the BABOK®Guide Verstehe, was machbar ist
- 31. In Hinsicht auf den agilen Prozess Rege Zusammenarbeit & Verbesserung an Agile Extension to the BABOK®Guide Verstehe, was von Wert ist Vermeide, für den Papierkorb zu arbeiten
- 32. Der Werkzeugkasten des agilen Business Analysten Konzept Nutzen Eine Auswahl an Techniken Behalte das große Ganze im Auge − Hilft den Entwicklern, gute Beiträge zur Erhöhung des Business Value zu leisten − Visioning (Vision Canvas) − Product Roadmap − Scope-Modeling − Goal-Modeling − Business Use Cases Denke wie ein Kunde − Hilft bei der Dekomposition von Anforderungen und der Festlegung des Minium Viable Product − Story Mapping, − Backlog Refinement − Personas Werde konkret anhand von Beispielen − Hilft, sich auf den Endnutzer zu konzentrieren − Unterstützt das Verständnis der Stakeholder − UX Prototypen Verstehe, was von Wert ist − Schafft Zielorientierung − „Beginne gedanklich mit dem Ende“ − Value Modeling (Customer value = Benefits – Cost) − Kano Analysis − MoSCoW Prioritization, Verstehen, was machbar ist − Legt den Schwerpunkt auf die Nachhaltigkeit − Bringt die Erwartungen des Kunden in die Planung ein − Planning Workshop − T-Shirt-Size Estimation − Real Options Rege Zusammenarbeit & Verbesserungen an − Hilft, einen stabilen Prozess zu etablieren − Reviews − Retrospektiven
- 33. Kann oder sollte man Projektmanager & Business Analyst im selben Projekt sein? Besser nicht! ?
- 34. Unterschiede der Rollen des Projektmanagers und Business Analysten Business Analyst Projektmanager Fokus: Lösung, die entwickelt wird, um den Geschäftsbedarf zu erfüllen, sowie das Produkt, das als Teil der Lösung in einem Projekt entsteht Fokus: Projekt zur Lieferung eines Produkts on Time on Budget Hilft einer Organisation dabei, ihre Ziele zu erreichen Ist verantwortlich dafür, dass die Projektziele erreicht werden Ermittelt die Bedarfe (Probleme und Geschäftschance), Geschäftsanforderungen, Scope der Lösung/des Produkts, Lösungsoptionen und eine Change-Strategie als Input für den Business Case Wirkt an der Entwicklung des Projektauftrags (Project Charter) mit in Zusammenarbeit mit dem Sponsor auf der Basis des Business Case Scope-Management für die Lösung und das Produkt als Input für den Projektauftrag. Erstellt WBS für das Produkt Scope-Management für das Projekt. Erstellt WBS für das Projekt. Management der Produktrisiken Management der Projektrisiken QS, Baselining, Traceability, Dokumentation, Reporting der Anforderungen Planung des QM. Baselining, Traceability, Dokumentation und Reporting für die Ergebnisse des Projekts !
- 35. Ein paar Wünsche an Sie als Projektmanager Beziehen Sie Business Analysten von Anfang an in Ihr Projekt ein Suchen Sie den Austausch und die Zusammenarbeit mit den Business Analysten Versuchen Sie nicht, beide Rollen zu übernehmen Wenn Sie es doch tun müssen: Verschaffen Sie sich eine entsprechende Ausbildung und machen Sie sich immer bewusst, welchen Hut Sie gerade tragen
- 37. Pause