1. Oktober 2010 Ausgabe #3-10 Deutschland Euro 12,00 ISSN: 1864-8398
260122 0900064
Lean Management im Umgang mit Wissen
Web 2.0 trifft E-Government
Social Media & Content Management
Technologien des Information Mining:
Business Intelligence, Semantik & Co.
Special: Output-Management
Scan-Lösungen Eingangsrechnungen: Make or buy? | SESAM - Steuerbelege elektronisch einlesen | Was hat die
­technische Dokumentation mit Collaboration zu tun? | Internet als Basis für die Teamarbeit |„DMS-on-Demand“ in
der Landwirtschaft | Durchgängige Geschäftsprozesse auf mobilen Endgeräten | Social Media Tools in ERP-Systemen
Halle 7, Stand B 01
www.dokmagazin.de

2. Durchgängige Geschäftsprozesse auf
Notebooks, Tablet PC, Smartphones & Co.
Geschäftsprozesse, mobile Endgeräte, Enterprise Content Management (ECM),
­Wissensmanagement, Social Media, Security
Mobilen Endgeräten, wie Smartphones oder neuen Tablet-PCs
gehört die Zukunft – doch was bedeutet dieser Trend für den Busi-
ness-Bereich? Welche Einsatzszenarien sind heute schon real, wel-
che Lösungen sind in der Entwicklung? Und was bedeutet das für
Unternehmen und Softwarehersteller? Zwar haben sich klassische
Internetlösungen auf mobilen Geräten wie Handys und Notebooks
schon seit einiger Zeit etabliert, doch einen echten Schritt nach vor-
ne gab es zunächst nur durch den Einsatz von Blackberrys. Erst das
iPhone und Netbooks haben richtig Fahrt in die Thematik gebracht.
Was bedeutet diese Entwicklung nun für die Sicherheit von Daten,
Technik und Software? Welche Anforderungen stellen die neuen
mobilen Geräte und die mobilen Geschäftsprozesse an Technik, Si-
cherheit und den Arbeitsalltag der Nutzer?
An dem Pressegespräch, das im Rahmen der Expertenkonferenz von
OPTIMAL SYSTEMS 2010 in Berlin stattfand, diskutierten Karsten
Renz, CEO und Mitgründer von OPTIMAL SYSTEMS, Prof. Dr. Martin
Michelson von der Hochschule Darmstadt sowie Stefan Nehls, Soft-
ware Engineer von Zeppelin Baumaschinen GmbH, einem Anwen-
der der ECM-Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS. Das DOK gibt das
Pressegespräch mit Journalisten in Auszügen wieder.
von Endgeräten ein – sowohl Android, Blackberry, iPhone als
auch Windows Mobile. Aber wir sind hier schon recht weit fort-
geschritten und werden ab Oktober Clients für mehrere Platt-
formen vorstellen. Im Rahmen der DMS EXPO ind der IT & Busi-
ness in Stuttgart wird man die ersten Anwendungen für iPhones
und Android-Smartphones sehen können.
WelcheECM-spezifischenUseCasessinddennbereitsjetztimFokus?
Karsten Renz: Unsere Kunden sollen ihre ECM-System dorthin mit-
nehmen können, wo sie gerade sind., beispielsweise kurz vor einem
Termin noch einmal aut einem Tablet PC die Kundenakte durchge-
hen. Das Anwendungsszenario, das sich meines Erachtens als Erstes
durchsetzen wird, ist das einer derzeit kleinen Anwendergruppe.
Anwender, die jetzt schon Workflows nutzen, weil ich glaube, dass
Geschäftsprozesse weiter beschleunigt werden können durch den
mobilen Einsatz – eben weil man nicht mehr vom Arbeitsplatz ab-
hängig ist. Ein wesentlicher Aspekt dabei ist, den Entscheidern auf
dem mobilen Device Informationen so anzuzeigen, dass diese Ent-
scheidungen treffen können. Das ist ein Bereich, in dem ECM und
Mobility ganz sicher zusammenwachsen werden.
Herr Nehls, welche Einsatzszenarien sind heute in Ihrem Unterneh-
men denn schon im Einsatz?
Stefan Nehls: Wir setzen bereits mobile Lösungen ein, die unter
anderem Kundenkennzahlen für den Vertrieb bereitstellen. Aber
auch für Service-Mitarbeiter ist dies zum Beispiel bei akuten Not-
fällen und zur regelmäßigen Wartung von Maschinen sinnvoll.
Vor Ort an der Maschine beim Kunden oder auf der Baustelle
kann der Service so Baupläne, Schaltpläne oder das Service-Ma-
nual online einsehen oder Baugruppen- und Artikelnummern
ermitteln. Der Mitarbeiter kann auch den Lagerbestand in den
Niederlassungen oder im Zentrallager und beim Hersteller prü-
fen sowie direkt eine Bestellung auslösen.
Herr Renz, auf der Expertenkonferenz wird es einen Ausblick auf
Neuerungen im Produkt geben. Spielen dabei auch Mobile Devices
eine Rolle wie Blackberrys, iPhones oder Android-Smartphones?
Karsten Renz: Die Entwicklung in diesem Bereich ist kundenge-
trieben, aber beruht vor allem auf eher allgemeinen Anfragen.
Wir stehen vor der Herausforderung, dass die Kunden noch gar
keine spezifischen Use Cases vor Augen haben. Wir müssen also
zunächst das technologische Angebot bereitstellen, das dann zu
praktischen Lösungen reift. Wir müssen sämtliche Plattformen
berücksichtigen und das schließt ausdrücklich alle Kategorien
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Betriebliche Praxis

3. Professor Michelson, Sie beschäftigen sich mit Informations- und
Wissensmanagement. Wie beurteilen Sie diese Entwicklung hin zu
mobilen Prozessen aus Sicht der Forschung?
Prof. Michelson: Zum einen muss man feststellen, dass
die Trennung zwischen Privatleben und Job weiter schwin-
det. Mobile Devices erfordern aber auch Überlegungen zur
Eignung der bisherigen Geschäftsprozesse. Gleichzeitig
sorgen die neuen Technologien dafür, dass die Geschäfts-
prozesse individuell anpassbar werden. So macht zum Bei-
spiel das iPad allein durch seine Größe und Bedienbarkeit
die menschliche Informationsverarbeitung sinnvoll nutzbar,
wie das Beispiel des Bauleiters auf der Baustelle zeigt. Was
den Begriff Enterprise Content Management, also das ganze
Unternehmenswissen, betrifft, so sehen wir in der Praxis oft
noch Lösungen, die nur auf Teams, Abteilungen oder einzel-
ne Bereiche zugeschnitten sind. Damit einher geht auch das
Problem des „schweigenden Wissens“: Mitarbeiter geben ihr
„Herrschaftswissen“ oft nicht oder nur zögerlich preis. Je-
doch gibt es hier einen schleichenden Wechsel durch Social
Media: Immer mehr Mitarbeiter teilen ihr Wissen in Foren,
Wikis oder Social Networks. Dieser Trend ist zwar Bottom-
up getrieben, aber zunehmend fördern Unternehmen diese
Ansätze.
Der Begriff ECM ist vergleichsweise jung. Würden Sie Enterprise Con-
tent Management überhaupt als einen wertschöpfenden Prozess
definieren? Macht der mobile Einsatz nicht eher Sinn bei Prozessen
wie ERP oder CRM?
Stefan Nehls: Für uns ist ECM auf jeden Fall ein wertschöp-
fender Prozess. Das Unternehmenswissen muss ja erst aufberei-
tet und dann verfügbar gemacht werden. Getrennte CRM-, ERP-
und CRM-Systeme erzwingen immer wieder neue Suchen. ECM
umfasst idealerweise die komplette Datenbasis und Subsysteme
wie CRM sollten dort ihre Daten abgreifen.
Karsten Renz: Dies bietet enorme Vorteile und ermöglicht auch
im Hinblick auf mobile Lösungen eine hohe Zukunftssicherheit.
Der Anschluss von Spezialsystemen ist dann überhaupt kein
Problem mehr, denn Schnittstellen sind in der Regel für jegliche
Anwendungen denkbar und umsetzbar. Gerade für uns sind die
Schnittstellen kein Problem, wir verfügen inzwischen über Kon-
nektoren für 130 Fachszenarien.
Geschäftskritische Daten und mobile Lösungen – welche Rolle wer-
den die Entwicklungen und die Anforderungen an die Sicherheit in
diesem Bereich künftig spielen?
Karsten Renz: Das Problem der Sicherheit betrifft heute
nicht mehr so sehr die Daten an sich, denn dafür gibt es seit
Längerem geeignete Technologien. Das Problem ist eher in
den Köpfen. Hier gibt es hervorragende Kryptografie-Lö-
sungen, die dafür sorgen, dass die Daten am Speicherort nur
durch zulässige Vorgänge und berechtigte Nutzer abgerufen
werden.
Prof. Michelson: Im Privatbereich lässt sich ein deutlicher Trend
zur Auslagerung von Daten auf Netzwerkspeicher und externe
Orte beobachten. Sicherlich gibt es auch hier einiges bei den
Dienstleistern, aber auch bei den Nutzern nachzubessern. Die
Bereitschaft der Menschen ist im Privaten durchaus schon vor-
handen. Fraglich ist, ob sich diese Entwicklung auch auf den Ge-
schäftsbereich übertragen lässt.
Stefan Nehls: Da kann ich nur zustimmen. Rein technisch ge-
sehen sind die Möglichkeiten, die Inhalte zu schützen, heute
schon gut und ausreichend. Zum Beispiel bedeutet dies: das
Rechenzentrum als eigenes Sub Net betrachten, ein VPN-Fir-
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• Jochen Rädeker, Strichpunkt/ADC
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4. mennetzwerk einrichten, Zugang in dieses Netz nur mit E-Token
ermöglichen oder verschlüsselte Datenhaltung im ECM sowie
die verschlüsselte Übertragung der Daten von und zu externen
Schnittstellen sicherstellen. Über eine entsprechende Smartcard
könnte im Bedarfsfall zudem eine sehr sichere Authentifizierung
erreicht werden. Aber das schützt nicht hundertprozentig vor
menschlichem Fehlverhalten.
Wir halten fest: Zu den neuen Geräten und Technologien haben füh-
rende Hersteller von Business-Software, wie OPTIMAL SYSTEMS, be-
reits passende Lösungen am Markt oder in der Entwicklung. Hinzu
kommen gravierende Veränderungen in den Arbeitsprozessen der
Menschen. Wie schätzen Sie die Entwicklungen in den nächsten 12
Monaten ganz persönlich ein?
Stefan Nehls: Wir planen, im Herbst 2010 ein elektronisches
Vertragsmanagement einzuführen. Einer der nächsten Schritte
wird außerdem die Verfügbarkeit von tagesaktuellen Kun-
denkennzahlen auf Blackberry-Geräten sein. Im Frühjahr 2011
soll dann der Austausch signierter PDF-Dokumente und Rech-
nungen im Geschäftsverkehr möglich sein. Dann sollen auch
unsere Kunden einen individuellen Dokumentenzugriff auf die
sie betreffenden Dokumente erhalten. Diese Möglichkeiten
werden meiner Meinung nach schnell Einzug in mobile Lö-
sungen halten.
Professor Michelson: Das Web 2.0 und soziale Software wird
weiter als Motor für mobile Prozesse dienen, davon bin ich
überzeugt. Ich gehe davon aus, dass private Netzwerke und
Communities so auch den beruflichen und fachlichen Bereich
prägen und Softwarelösungen inspirieren. Wir werden aber
auch im Bereich der Daten und Informationen erhebliche Um-
brüche feststellen. Sie werden nicht mehr nur aus dem Netz
geladen, lokal bearbeitet und weitergeleitet, sondern unmit-
telbar im Netz bearbeitet und in Echtzeit mit anderen geteilt
werden. Ich bin gespannt, welchen Fortschritt das seman-
tische Web in den nächsten zwölf Monaten machen wird. Der
Weg weg von der Informationsflut hin zu den individuellen,
strukturierten und zielgerichteten Informationen ist aber
jetzt schon erkennbar. Es gibt aber auch Risiken zu beachten.
Mobiles Netz bedeutet auch Kontrolle, Überwachung, Ver-
wischung von Arbeit und Privatem. Rückzugsräume werden
kleiner bzw. seltener.
Karsten Renz: Ganz konkret werden wir in den nächsten Mona-
ten alle wichtigen mobilen Plattformen mit einer eigenen An-
wendung abdecken. Was die weiteren Entwicklungen angeht,
so denke ich, dass wir an der Schwelle größerer Veränderungen
stehen. Der Arbeitsalltag wird geprägt sein von der Kommu-
nikation miteinander und mit den Systemen. Das schafft neue
Formen der asynchronen und auch der synchronen Zusam-
menarbeit. Die Textform und die klassische E-Mail werden ab-
gelöst. Asynchrone Kommunikation wird multimedial, zum Bei-
spiel durch Videomail. Vor allem wird es keine unstrukturierte
Datenhaltung mehr geben. Das dominierende Element wird
die Datenkommunikation sein und nicht mehr der dokumen-
tenbasierte Informationsfluss. Das sorgt für Datenströme und
Inhaltspakete und verhindert Medienbrüche. Heute dominiert
zwar noch der dokumentenbasierte Informationsfluss, weil
Menschen noch sehr daran hängen, Infos in Form von Papier-
dokumenten zu betrachten. Professor Michelson hat es schon
angesprochen: Semantisches Web, mitdenkende Systeme und
viel ausgereiftere intelligentere Suchen werden unseren Ar-
beitsalltag erleichtern. n
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