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Gian Marco Mazzocchi
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SAP ECM SUITE
1.
2.
Open Text •
Leader di mercato nell’ECM • fatturato 2012 >$1.200M • 46.000 clienti in 114 paesi, 5.000 dipendenti • Dal 2007 ha un rapporto di resale con SAP per specifiche soluzioni rivolte ai clienti SAP © 2012 Mitech Srl
3.
ECM Suite for
SAP Solutions © 2012 Mitech Srl
4.
SAP ECM Suite SAP
DOCUMENT ACCESS
5.
SAP Document Access
by Open Text • Fornisce tutti gli strumenti per le attività legate alla gestione dei documenti di business in SAP ECC • Scansione: Enterprise Scan • Acquisizione da file system ed email: DesktopLink, ExchangeLink/NotesLink • Archiviazione: Archive Server • Visualizzazione: Open Text Viewer • Piattaforma di sviluppo: DocuLink • Permette di implementare tutti gli scenari di archiviazione standard di SAP • documenti in ingresso (con bar code, con workflow, archiviazione manuale) • documenti in uscita (da customizing messaggi di output) • print list • file documenti DMS • Rende i file archiviati accessibili come allegati degli oggetti di business di SAP • Consente di creare applicazione avanzate per la ricerca e consultazione dei documenti in una logica di processo © 2012 Mitech Srl 5
6.
Archiviazione documenti in
uscita © 2012 Mitech Srl 6
7.
Archiviazione con workflow
© 2012 Mitech Srl 7
8.
Archiviazione con workflow
(2) © 2012 Mitech Srl 8
9.
Archiviazione con bar
code Al salvataggio della registrazione l’utente inserisce il bar code tramite lettore ottico © 2012 Mitech Srl 9
10.
Archiviazione con bar
code (2) I documenti cartacei vengono acquisiti da scanner attraverso Enterprise Scan ed archiviati © 2012 Mitech Srl 10
11.
Archiviazione con DesktopLink
© 2012 Mitech Srl 11
12.
Archiviazione email con
ExchangeLink © 2012 Mitech Srl 12
13.
Accesso ai file
archiviati © 2012 Mitech Srl 13
14.
ArchiveLink Plus
© 2012 Mitech Srl 14
15.
Indicizzazione e ricerca
full-text © 2012 Mitech Srl 15
16.
SAP Document Access
by Open Text DocuLink • Piattaforma per lo sviluppo di viste per processo dei documenti di SAP e dei loro allegati • Accessibile tramite SAP GUI e interfaccia Web integrabile in SAP NetWeaver Portal • Accesso alle viste direttamente dalle transazioni SAP tramite GOS (Generic Object Services) • Permette di creare applicazioni basate su oggetti standard e su oggetti custom © 2012 Mitech Srl 16
17.
DocuLink – applicazione
al ciclo attivo Accesso a transazioni SAP Informazioni sul documento SAP Accesso ai documenti Visualizzazione scansiti file documenti Accesso a file ed email allegati Accesso ai messaggi di stampa di SAP Slide 17 © 2012 Mitech Srl 17 Copyright © Open Text Corporation. All rights reserved.
18.
DocuLink – applicazione
al ciclo passivo © 2012 Mitech Srl 18
19.
DocuLink – interfaccia
Web © 2012 Mitech Srl 19
20.
SAP Document Access:
principali benefici • Archiviazione sistematica, sicura ed affidabile dei contenuti • Collegamento automatico ai documenti di business di SAP • Rintracciabilità immediata dei contenuti da SAP GUI • Consultazione dei contenuti in una logica di processo • Garanzia di una piattaforma tecnologica di classe enterprise ed allineata con l’evoluzione di SAP ECC © 2012 Mitech Srl 20
21.
SAP ECM Suite SAP
EXTENDED ECM
22.
SAP Extended ECM
by Open Text © 2012 Mitech Srl 22
23.
SAP Extended ECM
by Open Text - Workspace © 2012 Mitech Srl 23
24.
SAP Extended ECM
by Open Text - Interfacce © 2012 Mitech Srl 24
25.
SAP ECM Suite SAP
INVOICE MANAGEMENT
26.
Problemi legati alla
gestione delle fatture fornitore Troppi documenti cartacei ed Frammentazione eccessiva ed eccessivo dispendio di energie inefficienza per la loro gestione Processi non standardizzati e Costo eccessivo delle singole non strutturati fatture Risultato: Costi elevati per le operazioni contabili Controllo inadeguato dei Impiego di sistemi Scarsa visibilità e processi di contabilità indipendenti non integrati fornitori (rischio di mancata strutturazione dei uniformità) processi Impossibilità di gestione del flusso di lavoro Visibilità limitata sui passivi Mancato controllo di eventuali Mancata integrazione con i colli di bottiglia sistemi di contabilità © 2012 Mitech Srl 26
27.
SAP Invoice Management
by Open Text Soluzione per la gestione delle fatture fornitore (acquisizione, gestione eccezioni, approvazione, registrazione e rilascio in pagamento) Automatizza l’acquisizione delle fatture, la classificazione e l’estrazione dei dati Dispone di un componente OCR specializzato nell’estrazione dei dati di fattura Completamente integrato in SAP, implementato come add-on ABAP, utilizza il modulo SAP Workflow © 2012 Mitech Srl 27
28.
Benefici derivanti dall’implementazione
di SAP Invoice Management Archiviazione digitale delle fatture Automatismi e processi con possibilità di procedere alla standardizzati conservazione sostitutiva Semplificazione dei processi manuali e cartacei Approccio sistematico e basato sulla collaborazione per la Risultato: Flussi di lavoro che gestione della fatture minimizzano i tempi di Operazioni efficienti riconciliazione Costi ridotti Visibilità complessiva ed Miglioramento della Processi e sistemi integrati immediata sui passivi visibilità del processo in un unico scenario basata su strumenti di applicativo ricerca puntuale e report Archiviazione univoca e personalizzabili sicura dei file Audit completo del processo Completa integrazione con SAP ECC (MM e FI) © 2012 Mitech Srl 28
29.
Scenario applicativo di
SAP Invoice Management EDI Portale fornitori Acquisizione Estrazione Monitoraggio Collaborazione Registrazione Pagamento immagini informazioni documenti Fatture cartacee ACQUISIZIONE TRASFORMAZIONE CONTROLLO WORKFLOW CONTROLLO AP / FI Scansione / acq. Interpretazione Controllo Inoltro e inser. Rilascio in da file fatture commenti Approvazione pagamento Post Backend Elaborazione Risoluzione Archiviazione Elaborazione OCR eccezione Registrazione eccezioni File fatture In formato digitale Enterprise Scan ICC Validation Client SAP IM - Invoice Cockpit SAP ECC Archiviazione Conservazione Open Text – Archive Server Sostitutiva © 2012 Mitech Srl 29
30.
Inoltro trasparente per
organizzazioni con struttura geograficamente distribuita Centro servizi condivisi Fattura ricevuta a Addetto Contabilità fornitori in Londra, UK Russia Scansione Inoltro ad addetto acquisti negli Flusso di lavoro USA avviato in SSC in Inoltro all'addetto approvazioni Russia Argentina 1 L'addetto acquisti negli USA risolve l'eccezione 2 3 Il responsabile approvazioni in Argentina approva il processo © 2012 Mitech Srl 30
31.
Validazione documenti con
Invoice Capture Center – Validation Client Miglioramento della produttività attraverso l’accesso coordinato ad immagini e dati © 2012 Mitech Srl 31
32.
Lingue supportate per
il riconoscimento OCR dei dati della fattura • Cinese • Italiano • Ceco • Giapponese • Inglese • Norvegese • Danese • Polacco • Olandese • Portoghese • Finlandese • Russo • Francese • Spagnolo • Tedesco • Svedese • Ungherese © 2012 Mitech Srl 32
33.
Integrated Invoice Cockpit
© 2012 Mitech Srl 33
34.
VIM Workplace
© 2012 Mitech Srl 34
35.
Visualizzazione fatture tramite
Web Viewer © 2012 Mitech Srl 35
36.
Elaborazione dei documenti
- Controllo duplicati Aspetto e impressione generale familiari per gli utenti SAP Inserimento dati automatico o manuale Convalida immediata dei dati Rilevamento anticipato e automatico dei duplicati © 2012 Mitech Srl 36
37.
Elaborazione delle eccezioni
- Differenze di prezzo Accesso con un clic alle informazioni di supporto Opzioni operative basate sui ruoli Inoltro Migliori pratiche trasparente, per la gestione basato sui ruoli delle eccezioni Storico completo © 2012 Mitech Srl 37
38.
Approvazione della fattura
con attribuzione delle informazioni contabili Approvazione nell'interfaccia utente preferita - Un unico clic per Portale o SAPGUI richiamare le informazioni supplementari Informazioni concise e facilmente comprensibili Semplice delega per l'accesso alle funzioni contabili Convalida immediata dei dati Storico approvazioni immediato Approvazione o rifiuto con un unico clic © 2012 Mitech Srl 38
39.
Approvazione tramite Approval
Portal © 2012 Mitech Srl 39
40.
Approvazione da Mobile
Portal © 2012 Mitech Srl 40
41.
Analisi e monitoraggio
Analisi con più di 50 criteri Valuta di reporting a scelta Pieno accesso alle funzioni SAP Riepilogo completo di tutte le fatture elaborate Accesso con un unico clic ai dettagli della fattura © 2012 Mitech Srl 41
42.
Reporting delle passività
Analisi delle passività per pianificazione cash flow Valutazione dei passivi in base a Co.Ge e oggetto di costo © 2012 Mitech Srl 42
43.
KPI Dashboard
© 2012 Mitech Srl 43
44.
SAP ECM Suite CONSERVAZIONE
OTTICA SOSTITUTIVA
45.
Processo di conservazione
sostitutiva 1. Acquisizione documenti in formato adeguato (TIFF/PDF) 2. Archiviazione e collegamento a registrazioni contabili 3. Estrazione periodica dei file archiviati e dei relativi metadati 4. Creazione dei volumi di conservazione sostitutiva 5. Tenuta volumi di conservazione sostitutiva © 2012 Mitech Srl
46.
Conservazione sostitutiva in
outsourcing BENEFICI: – Il service provider diventa responsabile della conservazione sostitutiva – Il service provider provvede alla formazione dei volumi di conservazione sostitutiva – Il service provider provvede alla tenuta dei volumi di conservazione sostitutiva, svolge le verifiche periodiche e li rende disponibili per la consultazione, stampa ed esportazione in caso di verifiche – Nessuna investimento in infrastrutture hardware/software © 2012 Mitech Srl
47.
Grazie per l’attenzione! Gian
Marco Mazzocchi gianmarco.mazzocchi@mitechsrl.it www.mitechsrl.it
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