Selección y eliminación de documentos

1. SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE
DOCUMENTOS
Lic. Juana Rosas Vara
Bibliotecóloga especialista en Archivos
17 /10/2014

2. Introducción
 Es una actividad que debemos hacer periódicamente para
tener espacio.
 Debe ser una actividad de nuestro Plan Anual del Archivo.
 Este Proceso Archivístico pertenece a: Selección
Documental (SNA N°04),
 Directiva N°006/86-AGN-DGAI. “Normas para la
Eliminación de documentos en los Archivos Administrativos
del Sector Público Nacional.

3. BASE LEGAL
 En el Perú, la eliminación de documentos está
normada desde el año 1972.
 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y
de la Contraloría General de la República, (Ley
27785) Artículo 42º, inciso i.
 Directiva N° 006/86-AGN-DGAI

4. BASE LEGAL
 Ley N° 25323 del Sistema Nacional de Archivos.
 Ley N° 28296 Ley General del Patrimonio Cultural
de la Nación.
 Ley Nº 27444, Ley General de Procedimientos
Administrativos.
 Ley N° 27806 Ley de Transparencia y Acceso a la
Información Pública.
 Decreto Ley N° 19414. Ley de Defensa,
Conservación e Incremento del Patrimonio
Documental de la Nación.

5. BASE LEGAL
 Decreto Supremo No. 022-75-ED, Reglamento del
D.L. N° 19414.
 Decreto Supremo No. 007-82-JUS, Reglamento de
Organización y Funciones del Archivo General de la
Nación.
 Decreto Supremo N° 008 Reglamento de la ley
25323.
 Decreto Supremo N 011-2006-ED - Delitos contra los
Bienes Culturales.
 Decreto Supremo Nº 070-2013 - PCM Que modifica
el Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso
a la Información Pública.

6. BASE LEGAL
 R.J. 073- 85/J. Que aprueba las Normas Generales del
Sistema Nacional de Archivos.
 R.J. Nº 173-86-AGN/J, Aprueba las Directivas del
Sistema Nacional de Archivos.
 DIRECTIVA Nº 004-86-AGN-DGAI S.N.A. 04 Selección
Documental.
 DIRECTIVA N° 006/86-AGN-DGAI-Normas para la
Eliminación de Documentos en los Archivos
Administrativos del Sector Público Nacional.
 DIRECTIVA Nº 003-2008-AGN/DNDAAI - “Normas para la
Formulación y Aprobación del Plan Anual de Trabajo
del Órgano de Administración de Archivos de las
entidades de la Administración Pública”.

7. BASE LEGAL
 DIRECTIVA Nº 003-2008-AGN/DNDAAI - “Normas para la
Formulación y Aprobación del Plan Anual de Trabajo
del Órgano de Administración de Archivos de las
entidades de la Administración Pública”.
 Resolución Jefatural Nº 076 – 2008 Reglamento de
Aplicación de Sanciones Administrativas por infracción
en contra del Patrimonio Documental Archivístico y
Cultural de la Nación.

8. SELECCIÓN y ELIMINACIÓN - OBJETIVOS
 Orientar las acciones archivísticas para la
eliminación de los documentos innecesarios.
 Conservar los documentos estrictamente
necesarios.
 Descongestionar periódicamente los archivos,
para aprovechar el espacio físico, los equipos y los
recursos humanos.

9. SELECCIÓN

10. SELECCIÓN
 Es un proceso técnico archivístico que consiste en
identificar, analizar y evaluar todas las series
documentales de cada entidad para
predeterminar su Periodo de Retención en base a
los cuales se formulará el Programa de Control de
Documento.

11. SELECCIÓN DOCUMENTAL - Objetivos
 Garantizar la conservación de los documentos de
valor permanente.
 Permitir la eliminación periódica de los documentos
innecesarios.
 Programar la transferencia de los documentos de
acuerdo a su ciclo vital.
 Aprovechar y prever la disponibilidad de los recursos
de espacio, equipo, material y personal de los
archivos públicos.

12. ELIMINACIÓN

13. ELIMINACIÓN
 La eliminación de documentos es un procedimiento que
orienta las actividades archivísticas para separar y
eliminar la documentación que cumplió su periodo de
archivo, y que innecesariamente se encuentran en los
repositorios del Archivo Central.

14. ELIMINACIÓN
 Esta actividad permite descongestionar periódicamente
los espacios para dar lugar a la nueva documentación
que se viene transfiriendo de los archivos de gestión y
aprovechar mejor los espacios.

15. ACTIVIDADES
 El Comité Evaluador de Documentos de la entidad,
formulará y actualizará el Programa de Control de
Documentos (PCD).
 Las Series Documentales serán analizadas y evaluadas
teniendo en cuenta sus valores administrativos, jurídicos,
económico, científico, histórico, cultural e informativo,
para determinar su periodo de retención. (Tabla de
retención de Documentos (TRD)).
 El PCD, será propuesto por la más alta autoridad de cada
entidad y aprobado por la AGN. En ningún caso, autoriza
la eliminación de documento.

16. ACTIVIDADES
 El Órgano de Administración de Archivos formulará un
Programa Anual de Transferencia de documentos del
Archivo de Gestión al Archivo Periférico y de éstos al
AGN, de acuerdo al Programa de Control de
Documentos.
 El Órgano de Administración de Archivos elaborará un
“cronograma anual de documentos a eliminarse” de
acuerdo a los plazos de retención establecidos en su
Programa de Control de Documentos.
 El AGN autorizará y efectuará la eliminación de los
documentos declarados innecesarios.

17. Etapa I

18. PROCEDIMIENTO DE ELIMINACIÓN
1. Seguir las bases legales de eliminación.
2. Seleccionar las Series Documentales que cumplieron
su Ciclo Vital Archivístico.
3. Trabajar los metros lineales que se estableció en el
Plan Anual del Archivo.
4. Realizar la descripción señalada por la AGN.
5. Se seleccionar la muestra del inventario.
6. Se establecer los mecanismos de trabajo
sistematizado.
7. La documentación inventariada colocarla en el
ambiente designado de eliminación: ordenadas y
rotuladas correlativamente para efectos de
supervisión.

19. 1. PROCEDIMIENTO DE ELIMINACIÓN
 Seguir las bases legales de eliminación y las
disposiciones o normativas de sus instituciones que les
avala realizar este proceso.

20. 2. PROCEDIMIENTO DE ELIMINACIÓN
 Seleccionar las Series Documentales que cumplieron su
Ciclo Vital Archivístico.
Debemos considerar de los 10 años establecidos de
ley de Ciclo de Vida, más uno adicional para la
eliminación definitiva.

21. 3. PROCEDIMIENTO DE ELIMINACIÓN
 Trabajar los metros lineales de eliminación que se
estableció en el Plan Anual del Archivo, con la finalidad
de contar siempre con el espacio necesario para los
futuros documentos que ingresan al Archivo y no llegar
al hacinamiento.

22. 4. PROCEDIMIENTO DE ELIMINACIÓN
 Realizar la descripción señalada por el AGN.
Utilizar los formatos establecidos por el AGN de
transferencia e inventario registro.

23. 5. PROCEDIMIENTO DE ELIMINACIÓN
 Se seleccionar la muestra del inventario.

24. 6. PROCEDIMIENTO DE ELIMINACIÓN
 Establecer los mecanismos de trabajo sistematizado.
- Realizar una base de datos para su sustento en
un futuro y saber que eliminaron.
- Si tienen sistematizado el Archivo es solamente
seleccionar la serie y los documentos que se
eliminan y sino crear una base de datos con los
datos pertinentes de la serie.

25. 7. PROCEDIMIENTO DE ELIMINACIÓN
 La documentación inventariada colocarla en el
ambiente designado de eliminación: ordenadas y
rotuladas correlativamente para efectos de supervisión
de acuerdo a las indicaciones del AGN.

26. Etapa II

27. Etapa II
 Se envía la muestra al AGN.
 El AGN, designa el Comité de Técnico de Archivo.
 El AGN envía a la institución un representante para
validar la información enviada.
 El AGN emite una resolución Jefatural si es
aprobada o no.
 Si es positivo se efectúa el traslado de los
documentos al AGN.
 Se envía la solicitud de transferencia acompañada
con el “Inventario de transferencia de documentos”

28. FORMATOS

29. INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
Pág. 1 de …..págs.
INFORMACION GENERAL
1. Sector
2. Entidad
3. Unidad Orgánica
4. Datos de la remisión
4.1 Código
4.2 Año
4.3 Remisión N°
5. Descripción general de documentos a transferirse:
6. Metros lineales de documentos a transferirse:
7. Lugar y Fechas
…………………………………………
Jefe del Archivo Remitente
8. Lugar y Fecha
……………………………………….
Jefe del Archivo Receptor

30. INVENTARIO - REGISTRO
9. Número de Orden 10. Descripción de
Documentos
11. Fechas Extremas 12. Ubicación
topográfica
13. Observaciones

31. INVENTARIO DE DOCUMENTOS PARA SU ELIMINACIÓN
INFORMACION GENERAL
1. Sector
2. entidad
3. Unidad Orgánica
4. Jefe del órgano de administración de archivos
5. Dirección
6. Teléfono
7. Autorización de eliminación de documentos del
Archivo General de la Nación.
7.1 R.J.
7.2 Sesión de la comisión Técnica de Archivos.
8. Descripción general de documentos a eliminarse:
9. Metros lineales a eliminarse:
10.
……………………………………………………………………….
Lugar y fecha Jefe del Órgano de Administración de Archivos

32. INVENTARIO - REGISTRO
11. Número de Orden 12. Descripción de las
Series Documentales
13. Fechas Extremas 14. Observaciones

33. Transferencia de documentos
 Para transferencia de documentos se utilizarán
unidades de archivamientos (legajos, paquetes, cajas,
etc.) de tamaño uniforme.

34. Transferencia de documentos
 Como regla general en cada unidad de archivamiento se
empaquetará una Serie Documental, manteniendo el
orden que tuvo en la dependencia administrativa
correspondiente.

35. Transferencia de documentos
 Las unidades de archivamiento serán rotuladas en la
parte frontal.
 En el ángulo superior izquierdo se anotaran el código de
la identidad y de la dependencia remitente, año y
número de remisión.
 En el ángulo superior derecho se indicará el número
correlativo correspondiente a la unidad de
archivamiento.

36. Etapa III

37. Proceso final de Eliminación
 Las solicitudes de eliminación serán acompañadas con
los inventarios en original y dos copias.
 La dirección General de desarrollo Archivístico y archivo
Intermedio de la AGN informará sobre la procedencia e
improcedencia de la solicitud. Si el informe es favorable
el expediente pasará a dictamen de la Comisión Técnica
de Archivos en base al cual el Jefe del AGN expedirá la
resolución de eliminación respectiva.
 El AGN, es el único facultado para eliminar los
documentos cuya destrucción haya autorizado de
acuerdo a las disposiciones legales.

38. Conclusión

39. Conclusión
 Este procedimiento debe desarrollarse con regularidad,
para evitar la acumulación de documentos que
congestionan los espacios del Archivo.
 Asimismo, tendremos mayor espacio para los
documentos que se generan y transfieren de las oficinas
secretariales.
 Mantener su conservación implica un costo innecesario
para la institución (espacio, luz, local, mantenimiento,
cajas archiveras, horas hombre, etc.), por lo que se
debería proceder con su eliminación, siguiendo los
procedimientos archivísticos establecidos.

40.  Este proceso de eliminación documental se lleva a cabo
en aplicación de la Directiva Nº 006-AGN-DGAI.
 En la misma Directiva N°006-AGN-DGAI, en el punto VII
de las Disposiciones Transitorias, determina que los
organismos y reparticiones públicas que no tengan
aprobado su Programa de Control de Documentos PCD,
pueda eliminar su documentación obsoleta
acompañando los requisitos mencionados en el punto
(5.6) de la directiva en mención.

41.  Elaborar el Programa de Control de Documentos, PCD,
compuesto por: el Inventario General de las Series
Documentales, la Tabla de Retención de Documentos y
el Índice Alfabético de las Series Documentales.
 Contar con el Comité de Evaluación de Documentos
porque tiene la responsabilidad de formular y actualizar
el Programa de Control de Documentos PCD. (Series y
Sub Series Documentales, Tabla de Retención e Índice
de las Series documentales.
 Establecer un Cronograma de Eliminación de
Documentos.

43. GRACIAS!!!