Se ofrece metodologia proviniente de CoPs para la eficiencia en grupos de trabajo adhoc (grupos por encargo)

1. Guia per a la correcta implantació
del treball col·laboratiu
Barcelona, 17.06.2013

2. Índex
1. Plantejament
 Definint els termes: treball col·laboratiu
 Barreres i oportunitats
2. Variables d’èxit per a la col·laboració i Guia pràctica per
al treball col·laboratiu (plantilla)
3. Casos d’èxit
4. La propera frontera: la col·laboració per defecte

3. Ara mateix…

5.  Polítiques d’austeritat?
 Redescobriment del valor del coneixement intern?
 Redescobriment del potencial de les TIC com a...
 disparadors de productivitat?
 connectors?
 Evolució de la gestió de la informació (intranets) i de la gestió del
coneixement (plataformes tecnològiques) a través (gràcies a ) de capes
socials (les persones).
Per què (ara) aquesta tendència a allò que és
col·laboratiu?

6.  Les organitzacions públiques no estan dissenyades per a la
col·laboració
 Funcionament per sitges (unitats tancades)
 Rendició de comptes per via jeràrquica i, en relació directa, programació de
l’agenda de treball en la mateixa via vertical
 Dedicació a tasques transversals de forma secundària (temps excedent i en un
nivell de compromís secundari)
 Un tipus de lideratge no preparat per a organitzacions més obertes ( i més
incertes)
Però hi ha barreres...

7. …i noves oportunitats
 Alta sensibilització del personal directiu sobre la bondat de la col·laboració
 Entorn afavoridor des de l’alta direcció
 Alta connectivitat gràcies a Internet i extensió de les TIC
 El nou context d’austeritat demana noves formes de treball per a la gestió eficient
 Experiències prèvies d’èxit en moltes organitzacions
 El programa Compartim com a referent en el treball col·laboratiu a l’Administració Pública
Oportunitats

8. Però l’eficiència en el treball col·laboratiu...
...necessita metodologia

9. Hi ha molts processos implicats
 Rols i responsabilitats dels participants (i experts)
 Estructuració de la informació prèvia
 Divisió del treball
 Codificació del treball (que es va avançant)
 Debats eficients
 Presa de decisions
 Incentius per al manteniment de la participació

10. Tanmateix, hi ha aspectes molt bàsics

11. 11
...enforteixen la col·laboració
Les bones relacions bilaterals...

12. 12
Bilateral
 Coneixements i prerequisits
 Tenir un objectiu comú
 Actituds
 Valorar la contribució dels
altres
 Interessar-se per l’èxit
dels altres
 Habilitats
 Escoltar
 Comunicar amb
freqüència, de forma
oberta i clara
 Justificar els raonaments
 Ser pacient i persistent
 Preveure problemes
futurs
Multilateral (equips)
 Coneixements
 Tenir un objectiu comú
 Una mateixa manera
de treballar i el
compromís de
comprovar-ne
l’evolució
 El nombre correcte per
persones (7-12)
 La correcta barreja
d’habilitats
 Actitud
 Valorar la contribució
dels altres
 Interessar-se per l’èxit
dels altres
 Habilitats
 Facilitar el debat
Habilitats per a la col·laboració

13. 13
 Involucrar les parts
interessades rellevants
 Construir consens fase a
fase
 Comptar amb un facilitador
orientat a la resolució de
problemes
 Tenir un mapa de processos
 Treballar el poder de la
memòria grupal
FONT: How to Make Collaboration Work (David
Straus)
Les regles d’or per a una col·laboració amb exit

14. Fer servir eines eficients

15. Però hi ha aspectes que convé encara desenvolupar

16. Molt orientat Flexible/Obert
Grups de treball
ad hoc
CoP
Xarxes
FormalInformal
Molt orientat Flexible/obert
Per exemple: Enfocaments en el Treball Col·laboratiu
InvitatsVoluntarietat

17. La nomenclatura clàssica

18. Focus definit/
altament dirigit
Grups de millora/innovació
Xarxes professionals d’intercanvi
+
-
CoP
Xarxes professionals de comunicació/col·laboració
Grups ad hoc (encàrrec)
Focus no definit/flexible
de menys específic a més especialitzat
Contínuum en el treball col·laboratiu

19. Variables d’èxit per a la col·laboració
1. Adequada detecció del problema o necessitat. El treball col·laboratiu no pot ser
impulsat com a resultat d'una moda. Si es vol que sigui sostenible i eficient ha d'estar
lligat a una necessitat real detectada i valorada com a important per a l'organització.
2. Focalització precisa en el problema/necessitat que cal resoldre. Com més
operativament estigui descrit allò que es treballarà, més ràpid s'avançarà.
3. Pla de treball. Ha de contemplar: eines, plataformes, espais, rols, encàrrecs,etc.
4. Presència d'un animador/coordinador. Ha d’estar sota la tutela directa d’una figura
de patrocini que faci d’avalador davant de la resta de l'organització.

20. Variables d’èxit per a la col·laboració (1)
1. Adequada detecció del problema o necessitat. El treball col·laboratiu no pot ser
impulsat com a resultat d'una moda. Si es vol que sigui sostenible i eficient ha d'estar
lligat a una necessitat real detectada i valorada com a important per a l'organització.

21. Variables d’èxit per a la col·laboració (2)
2. Focalització precisa en el problema/necessitat que cal resoldre. Com més
operativament estigui descrit allò que es treballarà, més ràpid s'avançarà.

22. Variables d’èxit per a la col·laboració (3)
3. Pla de treball. Ha de contemplar: eines, plataformes, espais, rols, encàrrecs,etc.

23. Variables d’èxit per a la col·laboració (4)
4. Presència d'un animador/coordinador.
 Un facilitador actua com a:
 Guia de processos
 Proveïdor d’eines
 Tercera part neutral
 Educador del procés
FONT: How to Make Collaboration Work, David Straus

24. Altres Variables d’èxit per a la col·laboració
 S’ha de començar fent servir els canals de comunicació/col·laboració naturals del
col·lectiu, després n’ofereix millores
 S’han d’utilitzar eines tecnològiques disponibles de fàcil maneig per a no experts
 Si el grup ho necessita s’had’oferir:
 Alfabetització digital
 Ajuda puntual d’experts en la matèria concreta
 Flux d'informació/actualització a través de biblioteca/centre de documentació
 Altres consells d’interès:
 Deixar clar des del inici quins seran els incentius amb què comptarà el grup
 La codificació del coneixement tàcit és costosa ( implica molt de treball)
 Les dosis de coneixement extern ajuden i estimulen l'intern (el frec i la fricció són
productius).
 El grup evoluciona i arriba (si el procés va bé) a un estadi productiu en fases més
avançades (el temps necessari varia de grup a grup)
 La participació té nivells i regles diferents que l'e-moderador ha de gestionar.

25. 25
Objectiu Contingut Procés (com) Qui Termini
Aconseguir que tothom
estigui focalitzat en la
tasca
Amb què em puc trobar avui
En què pretenc prestar ajuda
30 segons per a
contribucions
Tothom 6 minuts
Entendre el problema
des de totes les
perspectives
Fets que evidencien
l’existència d’un problema
Presentació Persona A 10 minuts
Detectar possibles
problemes col·laterals
Quins altres elements
suggereixen l’existència d’un
problema
Debats en grups
reduïts amb
informació de retorn
estructurada
Tothom, en
grups de 2-3
20 minuts de
debat 20 minuts
per al retorn
d’informació
Acordar la definició I
delimitació del problema
Identificació de les
formulacions alternatives
Debat en grup seguit
de votacions basat en
el sistema de punts
Tothom 10 minuts per
generar la idea
10 minuts per
votar
Fases en el treball col·laboratiu presencial

26. 26
Tot el grup s’ha de focalitzar en la resolució de
problemes en la mateixa fase
FONT: How to Make Collaboration Work, David Straus
Construir consens fase a fase

27.  El debat virtual com a element central del treball|feina cooperatiu en
línia
 Requereix emprar tècniques de dinamització i sistematització
 Rellevància de les aportacions externes
 Requereix organització i estructuració del coneixement generat
 Seguiment i avaluació
El debat virtual: aspectes bàsics

28.  Funcions de l’e-moderador com a facilitador
 Dissenyar la plataforma en funció de les necessitats del seu grup. Ell decideix
quin tipus d’eines s’utilitzaran.
 Proposar l’alta dels membres i els privilegis dels quals disposaran
 Aclarir i resoldre dubtes relacionats amb el funcionament de l’espai
 Supervisar que les intervencions dels integrants s'adeqüen a allò que s’havia
pactat
 En cas d’observar alguna inadequació, el moderador s’ha de posar en contacte
amb el membre del grup i explicar-li els motius pels quals el missatge no es
mantindrà publicat.
El bon treball en línia

29.  Funcions de l’e-moderador com a gestor
 Apuntalar l’activitat de la xarxa intel·ligent nodrint les seves zones d’aportació amb
materials pertinents
 Conèixer les necessitats del debat, descobrir els punts àlgids de la discussió, els
temes implícits, i les deficiències de reflexió en els temes proposats
 Procurar que les aportacions s’ajustin als objectius plantejats en el grup
 Buscar la informació i el coneixement pertinent, ja sigui dins o fora de la xarxa.
També procurar documents, investigacions, experiències, ensenyaments d’experts o
obtenir entrevistes amb personalitats (conegudes o no) que posseeixin coneixements
o experiències sobre els temes sotmesos a debat
 Contactar amb experts i consultors amb la finalitat que contribueixin al debat en algun
moment, ja sigui de forma directa o sometent algun document a discussió
 Elaborar ressenyes i crítiques d’obres (llibres, articles, software, llocs web, pel·lícules,
etc.)
 Mantenir el grup connectat amb els altres grups
El bon treball en línia

30. La reflexió guiada (com a pauta en debats oberts)

31. EINES QUE FACILITEN EL TREBALL

32. EINES QUE FACILITEN EL TREBALL

33. 3- Casos pràctics d’èxit

34. Guia pràctica per al treball col·laboratiu
1. Títol [ xxx]
2. Definició operativa de l’aspecte que cal treballar [ xxx] (Recordi: el tema que cal treballar ha
d’estar focalitzat, i si és complex, cal tractar-lo en parts. Tanmateix, el grup pot replantejar
posteriorment el problema).
3. Constitució del grup [ xxx] (En aquest ordre: patrocinador,e-moderador/dinamitzador,
participants -nombre reduït per ser operatiu)
4. Posada en marxa del grup [ xxx] (Primera reunió amb obertura oficial i presentació de l'encàrrec
per part del patrocinador. Presentació de l’e-moderador i participants. Exposició sobre el pla de
treball, eines, calendari, necessitats, etc.)
5. Treball presencial i en línia. [ xxx] (Es recomana la combinació entre treball presencial i en línia.
Implica ensinistrament de l ‘e-moderador)
6. Presentació pública del treball i difusió. [ xxx] (Si s’han posat a treballar diversos grups alhora
es recomana fer una presentació global com a Jornada de Bones Pràctiques)
Plantilla

35. La propera frontera: col·laboració per defecte

36. La col·laboració per defecte: la xarxa social corporativa

37.  Reducció del correu electrònic
 Millor gestió del talent intern
 Major eficàcia en la gestió de les noves idees
 Reducció dels esforços dedicats a la gestió de la informació
Beneficis Xarxa Social Corporativa

38. Ja s’està treballant al Departament de Justícia

39. www.gencat.cat/justicia/cejfe