Il progetto si pone come un modello d’insieme, armonico ed integrato con una unica e uniforme “user experience” che, attraverso una soluzione di HR Innovation punta ad ottimizzare più processi. Per meglio consolidare ogni ambito e funzionalità del progetto, si è scelto di procedere per fasi successive, inizialmente la soluzione gestirà: • segnalazione digitale assenze (via telefono e app) • gestione piani di formazione (con promemoria dei corsi di aggiornamento in scadenza via APP) • comunicazioni digitali massive e profilate al personale (APP community) • un ulteriore obiettivo è la mappatura di hard e soft skill, sempre per una migliore inclusione del personale; • In prospettiva il progetto prevede la rilevazione digitale delle presenze con la possibilità di attivare funzioni di geo-timbratura e di riconoscimento vocale, nell’assoluto rispetto della normativa vigente.

1. Documento di approfondimento della soluzione:
Gestione HR via smartphone:
persone & organizzazione si relazionano in multicanalità
INDICE
1. Descrizione della soluzione
Il progetto si pone come un modello d’insieme, armonico ed integrato con una
unica e uniforme “user experience” che, attraverso una soluzione di HR
Innovation punta ad ottimizzare più processi.
Per meglio consolidare ogni ambito e funzionalità del progetto, si è scelto di
procedere per fasi successive, inizialmente la soluzione gestirà:
• segnalazione digitale assenze (via telefono e app)
• gestione piani di formazione (con promemoria dei corsi di aggiornamento
in scadenza via APP)
• comunicazioni digitali massive e profilate al personale (APP community)
• un ulteriore obiettivo è la mappatura di hard e soft skill, sempre per una
migliore inclusione del personale;
• In prospettiva il progetto prevede la rilevazione digitale delle presenze con
la possibilità di attivare funzioni di geo-timbratura e di riconoscimento
vocale, nell’assoluto rispetto della normativa vigente.
Ad oggi, è attiva a pieno regime la funzionalità di segnalazione delle assenze,
in modalità esclusivamente digitale e tracciata. Il dipendente è tenuto ad
utilizzare, esclusivamente, la chiamata telefonica automatica su numero
dedicato (e a seguire le istruzioni fornite dall’IVR) e la APP aziendale scaricata
da PlayStore e AppleStore.
Il sistema, disponibile 24 ore su 24, registra le informazioni richieste al
dipendente e relative all’assenza (matricola, tipo di assenza, data inizio, …) ed
esegue tutte quelle attività che di norma avvengono manualmente:
- notifica automatica all’ufficio Risorse Umane ed al responsabile del settore
di appartenenza (via mail, via web)

2. - predisposizione e/o preparazione della richiesta di visita fiscale: viene
gestita la normativa del Polo Unico INPS, senza la necessità di inserire i
dati sul portale INPS, ma autorizzando le richieste con un semplice click. È
poi il sistema che prepara il file XML, contenente tutte le visite richieste, da
sottomettere al portale INPS;
- prelievo dell'attestazione di malattia attraverso l'integrazione con la
piattaforma INPS (PEC) e confronto con i dati forniti dal dipendente al
momento della segnalazione;
- aggiornamento automatico della banca dati dell’applicativo senza dover
digitare nuovamente i dati.
Il modulo rilevazione presenze permette, invece, la timbratura con modalità
alternative al lettore di badge:
a. via telefono fisso; per tutte quelle sedi piccole e distaccate dove non è
conveniente installare un lettore di badge (o anche per sedi esterne, per
esempio aule di formazione). Il sistema geolocalizza il dipendente
riconoscendo il numero di rete fissa chiamante precedentemente
censito. Data e ora della timbratura sono data e ora della telefonata. È
possibile inserire qualsiasi causale;
b. via smartphone: è una APP che permette di timbrare utilizzando una delle
seguenti tecnologie:
o GPS
o Tag NFC
o Beacons
L’utente inserisce solo la prima volta le credenziali di accesso sulla App e le
volte successive viene immediatamente riconosciuto. Anche attraverso questo
canale è possibile inserire qualsiasi causale.
I vantaggi di questo sistema sono significativi perché si agevolano i dipendenti
sulla certificazione della loro effettiva presenza. Questi ultimi, infatti, hanno la
possibilità di avere sempre a disposizione, su uno strumento di comune utilizzo,
il proprio “cartellino” e di avere immediato riscontro del rispetto dei propri
adempimenti, degli orari di lavoro e della relativa flessibilità.

3. Sempre mediante la medesima piattaforma tecnologica, il progetto permetterà
di semplificare la gestione dei piani di formazione e di mappare hard e soft skill
dei dipendenti.
Grazie alla community, infatti, l’azienda potrà inoltrare, in modo massivo, ma
profilato per categoria, informazioni su corsi, attestati, qualifiche e crediti
formativi. A sua volta, il dipendente avrà a disposizione il quadro completo delle
certificazioni in scadenza, dei corsi effettuati o dei crediti formativi raggiunti.
Non solo: l’app fungerà anche da registro elettronico e rilevazione presenza ai
corsi di formazione in aula.
La medesima soluzione, consentirà inoltre di veicolare, all’interno della
community dei dipendenti, qualsiasi informazione relativa alla vita e alle attività
Azienda.
Una volta completato in tutte le sue fasi, il progetto creerà un agorà virtuoso di
comunicazione circolare azienda-dipendente che non solo semplificherà, con
notevole contenimento dei costi, le attività amministrative, ma concorrerà a
valorizzare il lavoro delle persone mediante un’attenzione costante a skill e
piani di formazione (ad es. con proposte e promemoria personalizzati sui corsi
di aggiornamento programmati, frequentati o in scadenza). Il tutto per
accrescere la qualità del lavoro svolto nonché la motivazione e l’engagement
dei dipendenti.
Il principale punto di forza del progetto è sicuramente la multicanalità offerta dal
sistema, che permette al personale di scegliere il canale di comunicazione che
in quel momento gli è più comodo e immediato. Le ampie possibilità di
integrazione offerte, inoltre, permettono all’azienda di alimentare una base dati
integrata delle risorse umane, evitando di creare “silos” di informazioni poi
difficilmente confrontabili tra di loro.
Nella fase inziale le organizzazioni sindacali hanno sollevato qualche
perplessità, superate poi a seguito degli opportuni chiarimenti, a valle dei quali
si è convenuto sulla bontà della soluzione e dei benefici apportati in primis ai
dipendenti.
I principali benefici sono pertanto: diminuzione uso di carta, certezza delle
comunicazioni, maggiore efficienza nello scambio di informazioni, riduzione di
tempi e risorse per la gestione delle assenze dei dipendenti pubblici e maggior
supervisione (monitoraggio) delle assenze, piani di formazione, informazioni
trasparenti, veloci e tracciate. Il tutto h24 e in multicanalità, via telefono e app.

4. 2. Descrizione del team e delle proprie risorse e competenze
NOME RUOLO NEL PROGETTO AZIENDA
Paolo Valle Presidente e AD Æquaroma - sponsor ÆquaRoma Spa
Silvia Chiaromonte Responsabile di Area – sponsor ÆquaRoma Spa
Gianni Bracali Responsabile progetto ÆquaRoma Spa
Francesca Patruno Gestione comunicazione di progetto ÆquaRoma Spa
Davide Arduini Sviluppo integrazioni con
PesonaleOnline
ÆquaRoma Spa
Augusto Franchi Responsabile HR ÆquaRoma Spa
Marco Tarini Responsabile sviluppo I-Tel Srl
3. Descrizione dei bisogni che si intende soddisfare
L’intero progetto muove dall’esigenza di motivare e gratificare i dipendenti
attraverso una relazione con l’azienda più attiva e più diretta, in linea con le
attuali modalità di comunicazione. Semplificare lo scambio di informazioni
(segnalazione di assenze, rilevazione presenze, piani di formazione, gestione
di skills, etc.) attraverso una soluzione unica e multicanale, ha il vantaggio di
demandare la gestione delle attività più ripetitive agli automatismi del sistema
e liberare così le risorse pregiate da destinare ad attività a più alto valore. Con
il risultato di ottimizzare i processi, eliminando la carta o le attività di data entry
al pc e al contempo gratificare le persone con mansioni maggiormente
stimolanti. Contestualmente, il progetto intende valorizzare anche gli skills del
personale e promuovere piani di formazione mirati con comunicazioni digitali
massive, ma profilate e personalizzate, per semplificare ma anche monitorare
il perseguimento dei propri obiettivi di crescita e miglioramento continuo.
Tra i vantaggi della soluzione vi è quello di diminuire i carichi di lavoro delle
figure amministrative coinvolte nella gestione HR e nella comunicazione interna
(scadenze, circolari, piani di formazione, presenze, assenze, richieste di notizie
da parte dei collaboratori, ecc.); promuovere il personale dipendente come
parte attiva nei processi di gestione e consentirgli di avere sempre a
disposizione i propri dati lavorativi, riducendo e/o eliminando completamente
qualsiasi tipo di contenzioso. Grazie al sistema, infatti, tutto è tracciato e
storicizzato (anche ai fini legali e della certezza delle comunicazioni).

5. 4. Descrizione dei destinatari della misura
Avviato a gennaio 2019, il progetto è già attivo e in uso presso tutti i dipendenti
(circa 300 persone), al momento per la sola comunicazione automatica delle
assenza. La soluzione adottata è estremamente semplice da implementare ed
utilizzare per cui non sono state necessarie attività di formazione ai dipendenti.
Il miglioramento ottenuto attraverso l’implementazione della nuova modalità di
segnalazione assenze è evidente: tutto è tracciato e storicizzato, senza
possibilità di errore nella trasmissione delle comunicazioni (es: fax o telefonate
che si perdono, incertezza nelle comunicazioni, vincoli orari, etc.).
5. Descrizione della tecnologia adottata
Il sistema si basa sulla piattaforma multicanale Sm@rtC6® di I-Tel Srl.
Il sistema, completamente automatizzato, inoltra con tempestività e senza
margine di errore tutte le comunicazioni relative al personale, tracciando e
digitalizzando tutte le informazioni alla fonte, e consentendo di automatizzare
la gran parte delle attività fino ad oggi gestite ancora manualmente.
Grazie alla multicanalità, Sm@rtC6® elimina il data entry e l’uso di carta,
riducendo i costi di gestione e di infrastruttura; infine, si interfaccia ai gestionali
in uso, salvaguardando gli investimenti effettuati.
6. Indicazione dei valori economici in gioco (costi, risparmi ipotizzati, investimenti
necessari)
Costi ipotizzati per assenze e timbrature: € 30.000
7. Tempi di progetto
Come sopra indicato, la pianificazione a tutto il 2019 prevede la messa in opera
delle funzionalità indicate. Lo strumento inoltre permette, sempre in ottica
multicanale e con la medesima user experience, di affrontare altri temi tra i
quali:
• Richiesta ferie e permessi
• Link alle piattaforme di Welfare in uso

6. • Rendicontazioni attività svolte sul territorio
• Segnalazioni di anomalie rilevate durante lo svolgimento delle attività