Producción de Documetnos Avanzados

1. CURSO DE PROCESAMIENTO
DE INFORMACION I
Prof. María E. Pabón Tirado
1 de diciembre de 2008
© Derechos Reservados 2008

2. BOSQUEJO- UNIDAD MEMORANDOS
 Estilo tradicional
y simplificado
 Memorandos con
partes especiales
 E-mail Memos

3. RECURSOS Y MATERIALES
 Computadora
 Programa de Aplicación
 Microsoft Word (2003, 2007)
 Microsoft Powerpoint
 Conexión Internet
 Periferales: Impresora
 Textos de referencias
 Recursos electrónicos
 http://www.edu20.org
 Dispositivo de
almacenamiento “pendrive”

4. LECCIÓN 1
ESTILOS DE MEMORANDOS TRADICIONAL Y
SIMPLIFICADO

5. UNIDAD DE MEMORÁNDUM
 El Memorándum o memorando es una comunicación
interna que se usa en o entre oficinas, divisiones o
departamentos de una entidad comercial, gubernamental de
otra naturaleza.
 No hay reglas especificas en el formato, debido a que es
una comunicación de tipo informal; se eliminan las
siguientes partes de la carta comercial
(la dirección, el saludo, la despedida y la firma).
 El memorándum tiene validez legal si está firmado o tiene
las iniciales del que lo envía.
 Es una comunicación interdepartamental.

6. PARTES PRINCIPALES DEL
MEMORANDO
ESPAÑOL INGLÉS
 Membrete  Memohead
 Fecha  Date
 Línea de A (destinatario)  To
 Línea de D (remitente)  From
 Línea de ASUNTO  Subjet
 Texto  Body or message
 Iniciales de referencia  Reference initials

7. LA PALABRA “MEMORÁNDUM O
MEMORANDO
 La tendencia moderna es eliminar la palabra del formato
de los memorandos (forma plural)
MEMORÁNDUM O MEMORANDO (Español)
MEMORANDUM (Inglés)
 Los expertos creen que esta palabra no es necesaria, sin
embargo, se deja al ejecutivo, asistente administrativo
que utilicen su buen juico.
 Si desea usarse ésta debe escribirse centrada, en
mayúscula sólida. Se debe escribir antes o después de la
fecha y antes de la A.

8. REGLAS PARA LOS ESTILOS DE
MEMORANDOS
 El memorándum puede escribrise en papel con o sin membrete.
 Los márgenes son:
Borde Superior 2” Lateral izquierdo 1”
Borde Inferior 1” Lateral derecho 1”
Papel 8 ½” x ll (tamaño carta)
 La línea A, DE, FECHA, ASUNTO, se escribe en mayúscula sólida,
seguida de dos puntos (:); se fijan un tabulador de nueve espacios para
que quede en forma de bloque.
 Se dejan dos (2) renglones (línea verticales) entre el encabezamiento .
 Entre la línea de ASUNTO y el TEXTO, se dejan dos renglones (líneas
verticales).

9. ESTILOS DE MEMORÁNDUM
TRADICIONAL
Bloque Extremo Bloque Modificado
2. Todas las líneas comienzan en el 2. La fecha se escribe comenzando en el
margen izquierdo. centro del papel.
3. Si escribes la palabra 3. Las líneas del los párrafos comienzan
en el tabulador correspondiente a la
Memorándum información del a línea de Asunto.
después de la fecha, se dejan tres o Bloque Modificado con Párrafo
cuatro renglones. Si es antes de la Sagrados (Semibloque)
fecha, se dejan de tres a cuatro
5. La fecha se escribe en el centro.
renglones (líneas verticales) antes y
después de la fecha. 6. Los párrafos comienzan en el
Nota. Esto aplica en los demás estilos. tabulador de línea de Asunto o
sangrados cinco espacios del
margen izquierdo.

10. MODELOS DE MEMORÁNDUM
TRADICIONAL
 Bloque Extremo  Bloque Modificado
 Membrete  Membrete
 ________________  __________________
 ________________  __________________
  Fecha
 MEMORÁNDUM  (4 líneas)
 3 a 4 líneas 
 A : (Destinario)  MEMORÁNDUM (opcional)
 2 líneas  3 a 4 líneas
 DE : (Remitente)  A : ___________________
 2 líneas  2 líneas
 FECHA : ___________________  DE : ___________________
 2 líneas  2 líneas
 ASUNTO : ___________________  ASUNTO : ___________________
 2 líneas  2 líneas
 
 TEXTO ______________________________  TEXTO ______________________________
 
 xxx (iniciales)  xxx (iniciales)

11. ESTILOS DE MEMORÁNDUM
SIMPLIFICADO
 La tendencia moderna es a utilizar el estilo Simplificado. La
características principales son eliminar los títulos de las líneas:
 A, De, Fecha, Asunto
 Se escriben la firma mecanografiada del remitente y el título del puesto
después del texto.
 Se utiliza el formato del Estilo Bloque Extremo
 Se dejan cuatro renglones (líneas verticales) entre la Fecha y la línea del
Destinario.
 Entre la línea de Asunto y el Texto se dejan dos renglones (líneas
verticales).
 Se dejan cuatro renglones entre la última línea del Texto y la firma
mecanografiada del remitente.
 Se dejan dos renglones después del a firma mecanografiada y el título del
puesto para colocar las iniciales.

12. MODELO DE MEMORÁNDUM
SIMPLIFICADO

Membrete
 ________________
 ________________
 Fecha______________
 4 líneas

 Destinatario, Título
 2 líneas
 ESTILO SIMPLIFICADO (Asunto en mayúscula sólida,
 palabra asunto no se escribe)

 TEXTO_____________________________________________________________________________
 ___________________________________________________________________________________


 4 líneas después del texto para escribir la firma)
 FIRMA MECANOGRAFIADA, TITULO (en mayúscula sólida o en mayúscula y minúscula.
 (2 líneas)

 xxx

 Anexo


13. LECCIÓN 2
MEMORANDOS CON PARTES ESPECIALES

14. PARTE ESPECIALES DEL MEMORANDO
Español Inglés
 Por Conducto P/C  Through the office of
 Nombre de archivo  File Name Notation
electrónico  Enclosure
 Anexo o Anejo  Copy
 Copia  Approved by
 Visto Bueno Vo. Bo.  Post
 Postdata P.D.  Postcript

15. MODELO DE MEMORÁNDUM O
MEMORANDO
PARTES ESPECIALES
Membrete
 ________________
 Fecha (4 líneas)
 A: _____________________
 2 líneas
 P/C:_____________________
 2 líneas
 DE:_____________________
 2 líneas
 ASUNTO:_____________________
 2 líneas
 TEXTO_________________________________________________________
 _______________________________________________________________.
 2 líneas
 xxx (iniciales)
 doc.pabon.00.1
 2 líneas
 c______________
 2 líneas
 Anexo (Enclosure)
 2 líneas
 Vo. Bo. _______________
 2 líneas
 P.D.____________________________.



16. ENLACE A MODELO DE MEMORÁNDUM
 Presione aquí para ver el  Plantilla “Template”
Modelo de Memorando Memorándum o
con Partes Especiales y Memorado. El estudiante
su explicación. utilizará esta plantilla
 Memos partes especiales.docx1.docx
para crear su memorando.
 Template Memo español.docx1.docx
 Template Memo. Inglesdocx.docx

17. LECCIÓN 3
FORMATO DE CORREO ELECTRONICO
E- MAIL - MEMOS

18. FORMATO DEL CORREO ELECTRÓNICO
E-MAIL
 Correo Electrónico o E-mail – es un mensaje enviado por un usuario a otro
usuario.
 Originalmente diseñado como una manera de comunicarse informal y personal.
Sin embargo, ahora se usa ampliamente en los negocios. Para uso de negocios,
e-mail no debe ser casual o informal.
 Utilizar E-mail – requiere de un programa, dirección y acceso al Internet.
 Dirección electrónica –colocar con cuidado. Teclear y verificar la dirección del
destinatario y escribir en la línea de asunto. Asimismo, colocar la dirección en la
línea de copia si deseas enviar a otra persona el e-mail.
 Formato – se escribe a espacio sencillo (SS) y a dos espacios (DS) entre
párrafo . No indente los párrafos, comienza al margen izquierdo. Limitar el uso
de los atributos de letra negrilla “bold”, bastardilla “italic” y mayúsculas. Para
uso de negocios se debe evitar el uso de abreviaturas y “emoticons” por ejemplo:
(e.g.,:- for wink or BTW for by the way).

19. FORMATO DEL CORREO ELECTRÓNICO
E-MAIL
 E-mail (correo electrónico)- es usado en las
organizaciones comerciales. Debido a la facilidad de
crear y la velocidad de envío, los mensajes de correo
electrónico han sustituido parcialmente los memos y la
carta. En general, la entrega de un mensaje de correo
electrónico se lleva a cabo en cuestión de segundos, si el
receptor está en el mismo edificio o en un lugar en
cualquier parte del mundo.

20. ENCABEZAMIENTO DEL CORREO
ELECTRÓNICO
E-MAIL
Encabezamiento Descripción
 To:
 A quien se envía el mensaje
 El asunto del mensaje
 Subject:
 Nombre de quien se le va enviar
 Cc: copias
 Bcc:  Si no desea que la persona que recibe
 Attachment, Attached, Attach file: el mensaje de correo electrónico
conozca que usted está enviando una
 El nombre del quien envía el copia del mensaje a otra persona,
mensaje y la fecha son enviados (Blind copy).
automáticamente.  Opción para enviar documentos,
 Forward reportes adjunto.
 Reply  Enviar a otra persona el correo que
recibes.
 E-mail distribution list
 Responder el mensaje.

21. PLANTILLA CORREO ELECTRÓNICO
Pantalla en E-MAIL Pantalla en
Español Inglés
Pulsar para
enviar el e-mail
Línea To / A (Destinatario)
Línea de copia (s)
Línea de Asunto/ Subject
El estudiante accederá al Correo
Electrónico E-mail utilizará
este formato para crear y enviar
los memorandos asignados

22. PANTALLA DE MICROSOFT WORD
El estudiante accederá al
Programa de Aplicación
Microsoft Word
y creará los memorandos

23. REFERENCIAS
 Bonilla,M., Guzmán, M., Ortiz, M. (2009). Simulación:
Integración Tecnológica. Tecno- Milanmar, Inc.
Imprenta Llorens, Inc.
 Departamento de Educación. (2004) Producción de
documentos comerciales II. Prontuario.
 Hoggatt, J., Shank, J. (2006). Computer Applications and
Keyboarding . Century 21. Thomson South- Western.
Comprehensive, Lesssons 1-150, 8E.
 Quiñones, J., Acosta, M. (2002). Guía de consulta para el
personal de oficina. Publicaciones Puertorriqueñas
Editoriales.
 VanHusss, S., Forde, C., Woo, D., Hefferin, L. (2006).
Keyboarding & Word Processing, Microsoft Word 2003. Thomson
South-Western. Lessons 1-120.