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Project Management Institute
                 Buenos Aires, Argentina Chapter
Making project management indispensable for business results. ®




                              Reunión de Miembros
                                                              02/10/2008

Administración Acelerada de
         Proyectos

                               Moderador: Leonor Viturro, PMP
Introducción
  Actualmente, las organizaciones, para permanecer
  en el negocio, deben responder a las altas
  exigencias de los mercados y entregar productos
  innovadores rápidamente.


  Tanto si se trata de productos de Software, como si
  se trata de sistemas informáticos que deben dar
  soporte a la administración y comercialización de un
  producto, éstos aplicativos deben ser desarrollados
  con rapidez.
Introducción
  Con el objetivo de acelerar los proyectos de
  desarrollo de SW, en los últimos años surgieron
  distintas metodologías, técnicas y herramientas.


  Algunas de estas soluciones apuntan a un desarrollo
  ágil de software, otras buscan acelerar los proyectos
  en todos sus aspectos. Estas últimas son más
  independientes del tipo de producto o industria del
  proyecto que las primeras.


  El objetivo de esta presentación es identificar los
  factores que frenan los proyectos y conocer cómo
  intentan resolverlos estas nuevas tendencias de la
  administración de proyectos.
Distintos tipos de gestión de proyectos
   Tradicional
     También llamada “predictiva”, ya que define
     en detalle cómo debe ser el producto que
     entregue el proyecto y elabora un plan
     exhaustivo para su desarrollo.

     Durante la ejecución se realizan actividades de
     seguimiento y control para asegurar que el
     resultado del proyecto se entregue dentro del
     plazo previsto y el presupuesto asignado.

   Nuevas tendencias
     Administración de proyectos ágil
     Administración de proyectos acelerada
     Administración de proyectos Lean
Administración de proyectos ágil
  Surge a partir de la redacción del “Manifiesto Ágil” en el
  año 2001, en el cual se estableció que las metodologías
  ágiles:

     Valoran más la capacidad de respuesta al cambio,
     que seguir un plan al pie de la letra.
     Prefieren SW que funcione antes que especificaciones
     y documentación innecesarias.
     Anteponen la colaboración con el cliente a la
     negociación contractual.
     Consideran más importantes a las personas y su
     interacción que a los procesos y herramientas.

  Se formula sobre el concepto de ADAPTACIÓN en lugar
  de sobre el concepto de ANTICIPACIÓN, que es la base
  de la gestión tradicional o predictiva.
Administración de proyectos acelerada
  Es un conjunto de técnicas, herramientas y mejores
  prácticas que tienen los siguientes objetivos:

    Alcanzar las metas del proyecto rápidamente.

    Reducir el tiempo de desarrollo de los productos
    sin agregar riesgos o costos innecesarios.

    Evitar los enemigos de la velocidad, o
    “desacelerantes”: desde el tamaño excesivo de
    los proyectos y la mala planificación, hasta los
    problemas causados por recursos insuficientes y el
    perfeccionismo.
Administración de proyectos Lean
  Se basa en el pensamiento “Lean”, que consiste en un
  conjunto de métodos y herramientas que buscan eliminar
  los desperdicios en los proyectos.

  Los “desperdicios” son todo aquello en un proyecto que
  no genera “valor”, siendo “valor” todo aquello por lo que
  el cliente está dispuesto a pagar.

  El pensamiento “Lean” tiene los siguientes principios:

     Definir el valor en forma precisa desde la perspectiva
     del cliente final.
     Identificar el flujo de valor dentro del proyecto y
     eliminar los desperdicios.
     Asegurar que el valor fluya sin obstáculos.
     Obtener valor del cliente al momento de diseñar el
     producto del proyecto.
     Perseguir la perfección.
Administración ágil de proyectos
Metodologías ágiles de Administración de
Proyectos

  Muy orientadas al desarrollo de Software. Por eso se
  las conoce también como metodologías ágiles de
  desarrollo de SW.

  Éste se realiza en breves ciclos o “iteraciones”. Cada
  iteración agrega valor al producto desarrollado en
  la iteración anterior, dentro de un esquema
  incremental.

  Los objetivos de la gestión ágil son:
     Dar el mayor valor posible al producto, en
     términos de innovación y flexibilidad.
     Reducir el tiempo de desarrollo
     Lograr la agilidad
     Obtener resultados fiables.
Metodologías ágiles de Administración de
          Proyectos




- Vamos a intentar algo   - Eso significa un fin a la   -Esa fue su capacitación.
llamado Programación      planificación y a la
                                                        -- Me alegro que tenga
Ágil                      documentación. Sólo
                                                        un nombre
                          empezar a escribir
                          código y a quejarnos.
Metodologías ágiles de Administración de
Proyectos – Esencia

  Concepto de éxito del proyecto: el éxito se mide en
  función de la capacidad de respuesta al cambio,
  en lugar del cumplimiento del plan.

  Cultura de gestión: en la administración ágil, la
  gerencia determina una dirección; el equipo es
  auto-organizado y responsable por cumplir los
  objetivos, por los entregables y por la calidad de los
  mismos. La tarea de la gerencia es eliminar los
  impedimentos dentro de la organización y confiar
  en el equipo para cumplir los objetivos.

  Requerimientos, arquitectura y diseño: el equipo se
  enfoca en entregar tempranamente en el proyecto,
  funcionalidad de valor agregado, integrándola
  continuamente.
Metodologías ágiles de Administración de
Proyectos – Esencia

  Codificación     revisada y     prácticas  de
  implementación: el equipo completo trabaja en
  conjunto sobre las funcionalidades con mayor
  prioridad primero.


  Prácticas de Testeo y Calidad: las pruebas son
  continuas y concurrentes. Se prueba rápidamente y
  desde el inicio. Todos son responsables del código y
  todos escriben pruebas. Testing ya no es una fase
  del proyecto, sino una actividad continua.


  Forma de planificar y hacer cronogramas:          Se
  realiza en dos niveles: planes a grandes rasgos para
  versiones y planes detallados para iteraciones.
Metodologías ágiles de Administración de
Proyectos – Esencia

  Preponderancia del       Cronograma respecto al
  Alcance: los métodos ágiles fijan el tiempo y dejan
  que eso determine el alcance. Esto libera al equipo
  para    que      se organice     y   se   mantenga
  constantemente enfocado en lo que se puede
  lograr para la fecha establecida. Los miembros del
  equipo se asegurarán de entregar la mejor solución
  posible en el tiempo disponible.


  Código operativo en pequeños marco de tiempo:
  todo el desarrollo progresa creando pequeños
  fragmentos de código operativo en un marco de
  tiempo fijo o time-box. Estos time-boxes implican
  hitos de corto plazo que fuerzan al equipo a
  entregar software operativo a intervalos regulares.
Metodologías ágiles – Las más conocidas
  XP - eXtreme Programming es un conjunto de
  prácticas, principios y valores inventados por Kent
  Beck a fines de los años ’90.


  Se la define como una “metodología liviana, para
  equipos pequeños o medianos que desarrollan
  software relacionado con requerimientos vagos o
  que cambian rápidamente”.


  Sus características más reprseentativas son la
  programación de a pares, la integración y
  refactoreo continuo, el desarrollo posterior a la
  definición de las pruebas y la presencia constante
  del cliente.
Metodologías ágiles – Las más conocidas

 SCRUM: Toma su nombre
 del rugby, de la posición
 entrelazada que forman
 los integrantes de ambos
 equipos para ganar el
 balón.
 Los equipos de 8 o
 menos           integrantes
 desarrollan       SW    en
 “sprints” (períodos fijos
 de 30 días).
 Los equipos son auto-dirigidos, mixtos en cuanto a
 conocimientos funcionales y técnicos, y tienen roles
 predefinidos:
     ScrumMaster: es responsable de ayudar al equipo a lograr
     sus objetivos y por implementar las prácticas y reglas de
     Scrum.
     Product Owner: representa los intereses de los stakeholders
     Team: miembros del equipo, responsables del desarrollo.
Limitaciones de los métodos ágiles
  Mantener la agilidad demanda que los equipos sean
  pequeños.
  Requiere que los miembros del equipo sean talentosos y
  experimentados.
  No puede aplicarse en equipos cuyos miembros están
  distribuidos geográficamente.
  Requiere compromiso y presencia constante del cliente.
  Se necesita mucho cambio cultural para adoptar estos
  métodos.
  Debido a que se basa en el desarrollo incremental de
  características funcionales (user stories), puede dificultarse
  su uso para desarrollar sistemas con muchos requerimientos
  no-funcionales.
  Desaconsejado para sistemas de alta criticidad o que
  exijan recursos especializados.
  No puede utilizarse en proyectos en los que la integración y
  la prueba continua no sean factibles.
Administración acelerada de
         proyectos
Administración acelerada de proyectos
  Originalmente concebida para rescatar proyectos
  en crisis, tiene dos objetivos principales:

    Eliminar las causas que generan lentitud en los
    proyectos,
    Instalar   una   infraestructura que    provea
    herramientas y procesos que aceleren el trabajo
    del proyecto de forma de asegurar que los éxitos
    sean repetibles.
Administración acelerada de proyectos -
Agenda


1.   Analizar las dimensiones de los proyectos en las que
     pueden surgir causas de lentitud o frenos.


2.   Cómo prevenir o eliminar esos frenos?


3.   Desarrollo de una infraestructura           para    la
     Administracion Acelerada de Proyectos


4.   Ejemplo de procesos       para   la     Administracion
     Acelerada de Proyectos


5.   Conclusiones
Orígenes de las causas de lentitud

Cultura, tipo                                     Metodología,
     de                                            prácticas
organización                                       utilizadas
                La             Administración
                Organización     del Proyecto


                                                    Características
                         Proyecto                    del proyecto



                El Equipo de      El desarrollo
                Proyecto         del Producto
Dinámica del                                      Frenos en el
   equipo,                                        desarrollo de
compromiso                                            SW
Factores que desaceleran los proyectos


Los características de los proyectos
que generan lentitud en los mismos
                                        Proyecto
son:

  El tamaño: el proyecto es muy grande o su
  duración muy larga.
  Las prioridades del proyecto cambian
  constantemente.
Factores que desaceleran los proyectos


La             Los “desacelerantes” más frecuentes
Organización
               que surgen desde la organización y
               sus características son:


  Lentitud en la toma de decisiones
  Falta de compromiso de la alta gerencia
  Burocracia
  Carencia de una metodología de Administración
  de Proyectos y de una PMO
  Falta de autoridad del PM
  Insuficientes recursos humanos
Factores que desaceleran los proyectos

                                           Administración
Los frenos más comunes que se                del Proyecto
generan desde la práctica de la
Administración de Proyectos son:

  Fuzzy Start-up: inicio del proyecto “difuso”
  Definición pobre del Alcance del proyecto
  PM sin experiencia y/o conocimiento
  Mala gestión de riesgos
  Planeamiento pobre
  Perfeccionismo
Factores que desaceleran los proyectos

Los “desacelerantes” más comunes originados en el
Equipo de Proyecto son:
  Mala dinámica del Equipo, falta de cohesión
  Miembros del equipo realizando tareas múltiples
  Miembros del equipo con sobre-asignación de
  trabajo.
            Falta de compromiso
            Desmotivación


 El Equipo de
 Proyecto
Factores que desaceleran los proyectos


Las detenciones que surgen del desarrollo del SW son:

  Scope creep
  Retrabajo causado por la baja calidad del
  producto.




                                             El desarrollo
                                            del Producto
Eliminación de los desacelerantes de proyectos

  La Administración Acelerada de Proyectos busca
  que el equipo avance hacia su meta con la menor
  cantidad de obstáculos posible, y con respuestas
  rápidas para esquivar imprevistos.

  Muchos de los frenos que vimos son riesgos al
  proyecto que si bien en la mayoría de los casos se
  conocen, no se tienen en cuenta como tales, por lo
  que el equipo no planifica una respuesta a su
  posible ocurrencia.

  Veamos cómo se pueden adelantar el PM, el equipo
  y la organización a los frenos conocidos o bien
  desarrollar una estrategia de respuesta, de acuerdo
  al momento en que tienen mayor oportunidad de
  ocurrencia.
Frenos que surgen antes o durante el inicio del
proyecto

  Proyectos grandes o de larga duración


  Falta de recursos


  Fuzzy start-up


  Asignación del PM
Eliminación de frenos antes o durante el inicio del
proyecto

  Proyectos grandes o de larga duración:
     Dividirlos en fases o subproyectos. La finalización
     exitosa de cada fase determina el comienzo de la
     siguiente.
     Plantear el desarrollo en forma incremental

  Falta de recursos
     Si se conoce de antemano que los recursos no van a
     ser suficientes es porque:
       a) Faltan recursos con una especialización clave
       para el proyecto, o
       b) el proyecto no puede ser cumplido en los tiempos
       establecidos con los recursos con los que se cuenta.
     Si no se puede resolver la situación de a), el proyecto
     pasa a ser no viable por el momento
     En el caso de b), se deberán replantear tiempos o
     costos.
Eliminación de frenos antes o durante el inicio del
proyecto

  Fuzzy start-up
     Motivos:
        El PM y/o el equipo son asignados después de
        iniciado el proyecto (kick-off) o no participaron
        de su planificación.
        No fue prevista la preparación del entorno en
        el que va a trabajar el equipo (oficinas,
        servidores, etc.)
        No hay un sponsor del proyecto.
        El proyecto perdió prioridad antes de empezar.

     Soluciones: La organización debería:
        Involucrar al PM y al equipo lo antes posible.
        Realizar, a través de la PMO, los preparativos
        necesarios para que el proyecto comience
        con todos los recursos disponibles.
Eliminación de frenos antes o durante el inicio del
proyecto

  Asignación del PM:
     La asignación del PM es uno de los factores
     claves en la administración acelerada de
     proyectos, ya que su principal función va a ser la
     de facilitador, es decir adelantarse a los
     acontecimientos removiendo obstáculos del
     camino.

     A tal efecto, el PM debe:
        Estar asignado full-time a tareas de
        administración del proyecto,
        Tener experiencia previa dirigiendo proyectos,
        Tener autoridad y apoyo de la alta gerencia.
Temas a tener en cuenta durante la planificación
del proyecto

  Participación del equipo


  Identificación de riesgos y show-stoppers

• Provisión de templates, estándares, lecciones
  aprendidas

  Definición pobre del Alcance del producto
Prevención de frenos durante la planificación del
proyecto

  Participación del equipo
     La implicación temprana del equipo en la
     planificación garantiza
         Consenso
         Estimaciones más exactas
         Compromiso con el plan

  Identificación de riesgos y show-stoppers
     Además de la planificación tradicional de
     respuestas a riesgos, es conveniente que el
     equipo:
       Conozca en detalle las expectativas de la
       alta gerencia e interesados principales.
       Tenga en cuenta riesgos de bajo impacto
       que puedan demorar el proyecto en al
       menos una semana
Prevención de frenos durante la planificación del
proyecto

  Provisión de templates, estándares, lecciones
  aprendidas
     La falta de una metodología de administración
     de proyectos y el retrabajo que implica la
     preparación de documentos repetidamente para
     cada proyecto de la organización son
     importantes desacelerantes de proyectos.

  Definición pobre del Alcance del producto
    No tiene sentido acelerar un proyecto que está
    enfocando en una dirección incorrecta.        La
    definición insuficiente o inadecuada del alcance
    del producto va a generar demoras, retrabajo y
    una imagen negativa al proyecto.
Eliminación de frenos en la ejecución del proyecto

  Scope Creep


  Baja performance del equipo
Eliminación de frenos en la ejecución del proyecto
 Scope creep: arrastre del alcance
    Causas:
       Requerimientos definidos en el pasado quedaron
       inválidos al producirse cambios en el contexto o en la
       organización.
       Falso consenso
       El análisis de requerimientos fue insuficiente.
       Se subestimó la complejidad del problema debido a
       falta de experiencia en la industria del proyecto.
       Se involucró a los usuarios en etapas tardía del
       proyecto.
    Soluciones:
       Definir qué requerimientos son mandatorios (need to
       have) y cuáles deseables (nice to have) y priorizarlos.
       Planificar sus entregables en forma incremental.
       Realizar un análisis de impacto de los requerimientos
       nuevos y asociarles un costo y un plazo. Esto va a ser
       muy efectivo al validarlos con el sponsor.
Eliminación de frenos en la ejecución del proyecto
  Baja performance del equipo:
     La mayoría de los problemas que pueden afectar la
     productividad del equipo durante la ejecución del
     proyecto pueden ser evitados o mitigados si se prevén
     y se actúa rápidamente.
     Mala dinámica del Equipo, falta de cohesión: puede
     prevenirse haciendo participar al equipo en la
     planificación y en la toma de decisiones, así como
     generando un clima distendido y de confianza.
     Miembros del equipo realizando tareas múltiples o con
     sobre-asignación de trabajo: la administración
     acelerada de proyectos requiere que los miembros del
     equipo estén asignados al proyecto full-time y que la
     carga de trabajo sea acorde a sus horarios laborales.
     Falta de compromiso y desmotivación: el PM deberá
     lidiar desde el primer momento con el nivel de
     compromiso y expectativas que tenga cada miembro
     del equipo, intentando motivarlos y resolviendo temas
     internos y conflictos que puedan surgir.
Infraestructura para la Administración Acelerada
de Proyectos
  Hasta ahora se analizó cómo se pueden eliminar causas
  de detención en un proyecto dado si el PM y la
  organización se adelantan a la ocurrencia de factores
  desacelerantes.

  Pero esto no garantiza el éxito en todos los proyectos de
  la organización, ya que si no existe una infraestructura con
  procesos estándares, los PMs suelen crear sus propias
  herramientas y procesos en el momento para gestionar el
  proyecto en curso.

  Estas herramientas y procesos creados ad hoc suelen ser
  incompletos e inconsistentes de un PM a otro PM, y exigen
  tiempo extra del PM y del equipo para desarrollarlos y
  establecer su uso en común.
Infraestructura para la Administración Acelerada
de Proyectos

  Por ese motivo, para lograr la Administración Acelerada
  de Proyectos en la organización, es necesario definir e
  instalar una infraestructura que provea procesos,
  prácticas, herramientas de SW, plantillas y formularios
  reutilizables de proyecto en proyecto y de equipo en
  equipo.

  La idea es que la organización tenga disponible una
  infraestructura básica, y que luego el equipo pueda
  enriquecerla o modificarla de acuerdo a lo que necesiten
  en casos específicos.
Infraestructura para la Administración Acelerada
de Proyectos - Participantes
  Establecer una infraestructura para Administrar proyectos en
  forma acelerada requiere de los siguientes roles:

     Desarrollador de Procesos: Persona/s de la PMO que va/n a
     desarrollar las herramientas, procesos y plantillas necesarios
     para todos los proyectos de la organización. Encargados
     también de mantener la infraestructura a medida que
     evoluciona.

     Analista de Programa: Persona/s de la PMO experta/s en el
     uso de las herramientas y procesos que conforman la
     estructura que acompañará a todos los PMs con proyectos
     en curso en el uso de la infraestructura y en la prevención de
     factores desacelerantes. Al ser la persona con mayor
     perspectiva de los proyectos en curso por recibir informaión
     de todos ellos, es quien está en la mejor posición para
     identificar riesgos y temas que puedan surgir entre proyectos.
Administración Acelerada de Proyectos -
Participantes

  Project Managers: con los dos roles anteriores definidos, los
  PMs no necesitan desarrollar o mantener herramientas y
  procesos ni ser expertos en su uso. Ahora pueden
  enfocarse en:
     Examinar el entorno externo del proyecto para
     asegura que éste se mantenga alineado con los
     objetivos del negocio,
     Facilitar la resolución de conflictos y temas
     identificados por el Analista de Programa,
     Mantener la comunicación con los interesados clave y
     Guiar al equipo y al proyecto en un avance continuo.
Infraestructura para la Administración Acelerada
de Proyectos – Ejemplo de Procesos

  A continuación, se presenta un ejemplo de lo que podrían
  ser procesos establecidos en la organización para
  administrar en forma acelerada todos sus proyectos.

  Es recomendable, al definir los procesos que van a formar
  parte de la infraestructura, que se haga un análisis previo
  o diagnóstico de cuáles son los factores desacelerantes
  con mayor peso en los proyectos de la organización, y
  que se haga hincapié en definir procesos que aseguren su
  eliminación o mitigación en etapas tempranas de los
  proyectos.
Infraestructura para la Administración Acelerada
        de Proyectos – Ejemplo de Procesos


                    Complejidad,
                 riesgos y prioridad
Iniciación



                    del proyecto




                                                     Recursos
                                                  necesarios (HW/
                                                    SW/ RRHH)




                                       Estrategia de
                                       desarrollo del
Planificación




                                         proyecto
Infraestructura para la Administración Acelerada
           de Proyectos – Ejemplo de Procesos
Ejecución
Seguim. y Control




                    -----------BAYWATCH-----------
Infraestructura para la Administración Acelerada
          de Proyectos – Ejemplo de Procesos

              1- Evaluación inicial del proyecto:
                  Busca determinar:
                     La complejidad del proyecto
                     Los riesgos conocidos
                     La prioridad para la organización
                  En función de descubrir:
                     El alcance del proyecto: metas desde la perspectiva del
La evaluación        cliente y la organización
inicial del          Posibles dificultades en la comunicación: equipos
proyecto va a
permitir
                     distribuidos, organización muy jerarquizada, etc.
identificar          Tolerancia a riesgos
habilidades          Restricciones al proyecto
especiales que       Participación     de     terceros   (entes    reguladores,
tenga que tener      proveedores, etc.)
el PM Para
conducirlo        La realizan la PMO en conjunto con el sponsor y
exitosamente      principales interesados y el PM si ya estuviera asignado.
Infraestructura para la Administración Acelerada
           de Proyectos – Ejemplo de Procesos

               2- Estrategia de desarrollo del proyecto:
                  El objetivo de este proceso es identificar la mejor
                  forma de desarrollar el proyecto.

                    Establece si éste se va a realizar en una única fase
                    o si va a incluir múltiples fases o subproyectos.

                    Determina el ciclo de vida o metodología a
La definición de
la estrategia       utilizar para el desarrollo del SW.
para conducir el
proyecto            La realizan la PMO, con el sponsor, el PM si ya
permite controlar
su duración         estuviera asignado y responsables de IT.
reduciendo el
nivel de riesgos
General del
proyecto
Infraestructura para la Administración Acelerada
de Proyectos – Ejemplo de Procesos

  3- Logística y preparativos de inicio
     La meta de este proceso es proveer la logística
     necesaria para iniciar el proyecto rápidamente.
     Para esto:
        Determina los recursos humanos, de Software y de
        Hardware necesarios para el proyecto, de forma
        de adelantar su asignación, instalación y
        contratación a terceros según fuera el caso.

        Se ocupa también del acondicionamiento del
        lugar físico de trabajo, si hubiera que trasladar a
        miembros del equipo o bien recibir a proveedores
        externos.
     Este proceso debería llevarlo a cabo por la PMO,
     el PM y responsables de IT.
                       Combate el
                   Inicio del proyecto
                          difuso
Infraestructura para la Administración Acelerada
de Proyectos – Ejemplo de Procesos
  4- Soporte a la planificación
     Proceso general de la PMO que consiste en
     proveer al PM y al equipo de:

       Estándares
       Templates
       Lecciones aprendidas de proyectos pasados
       Estimaciones de proyectos previos
       Checklists

     con el objetivo de agilizar la planificación al
     mismo tiempo que se asegura la aplicación de la
     metodología de la organización así como lo
     aprendido por ésta en proyectos anteriores.


              Combate los frenos generados por
                 La falta de herramientas de
                Administración de Proyectos
Infraestructura para la Administración Acelerada
de Proyectos – Ejemplo de Procesos
  5- Soporte para la definición del alcance
     Los objetivos de este proceso son:
       Asegurar que el nivel de detalle del alcance sea el
       adecuado para evitar cambios excesivos durante
       la ejecución del proyecto que puedan generar
       trabajo adicional.

       Asegurar que el proyecto solamente incluya
       entregables relacionados con el producto del
       proyecto y de responsabilidad de la organización
       performante. El agregado de actividades en el
       proyecto que no están directamente relacionadas
       con el desarrollo del producto o bien que son
       responsabilidad de un tercero no comprometido
       con el proyecto pueden desacelerar el proyecto.

                   Previene problemas por
             definición insuficiente o inadecuada
                          del alcance
Infraestructura para la Administración Acelerada
de Proyectos – Ejemplo de Procesos
  6- Reporte de información de avance y performance
     La idea es que el Analista del Programa de la
     PMO colabore en la obtención y documentación
     de información de avance y desempeño de
     forma que el PM no se vea inmerso en tareas
     continuas de reportes de avance y pueda
     dedicarse a tareas más estratégicas.




              Optimiza el valor que le aporta
             el PM al proyecto como facilitador
Infraestructura para la Administración Acelerada
de Proyectos – Ejemplo de Procesos
  7- Seguimiento del equipo de proyecto
     El objetivo de este proceso es establecer
     reuniones periódicas, grupales e individuales, con
     los miembros del equipo a fin de determinar su
     nivel de:
       Compromiso
       Motivación
       Satisfacción con su desempeño en el proyecto
       Expectativas
     Pretende adelantarse a conflictos         y   baja
     productividad por desinterés.
     Idealmente llevado a cabo por el PM con soporte
     de la PMO
                  Previene problemas de
                 performance y conflictos
                       en el equipo
Infraestructura para la Administración Acelerada
de Proyectos – Ejemplo de Procesos
  8 – Control de Calidad
     Es fundamental la importancia de implementar en
     los proyectos este proceso para evitar las
     demoras por retrabajo generado por SW de baja
     calidad.

     Una propuesta para hacer esto es que el PM y el
     equipo lleven a cabo una reunión mensual de
     seguimiento de defectos detectados en todas las
     fases, realizando un brainstorming sobre cuáles
     pueden ser las causas raíz de estos fallos.

     Una vez detectadas las causas de los fallos, el
     equipo podrá tomar acciones correctivas de
     aplicación inmediata.

              Reduce retrabajo por desarrollo
                  de SW de baja calidad
Infraestructura para la Administración Acelerada
de Proyectos – Ejemplo de Procesos
  9 – Control de Alcance
     Tal como lo propone el PMBoK, se trata de instalar
     un proceso de control de cambios al alcance del
     proyecto.

     Una forma de hacer esto es que el proceso formal
     de gestión de cambios del alcance permita a los
     usuarios definir sus requerimientos adicionales en
     un formulario“Presentación de Mejora”. Es
     sorprendente cómo se caen requerimientos de
     baja prioridad cuando los usuarios tienen que
     presentar un formulario.




                 Previene el scope creep o
                    arrastre del alcance
Infraestructura para la Administración Acelerada
de Proyectos – Ejemplo de Procesos
  10 – Monitoreo de factores desacelerantes
     Proceso    neurálgico de     la   Ádministración
     Acelerada de Proyectos.

     Implica el monitoreo constante de amenazas de
     demoras que pueden surgir sobre el proyecto.

     Responsabilidad del:

       PM en relación directa con el proyecto a su
       cargo y

       Analista de Programa de la PMO desde un
       punto de vista general de todos los proyectos
       del portfolio.
Conclusiones: Administración Ágil y Administración
Acelerada de Proyectos
Conclusiones: Administración Ágil y Administración
Acelerada de Proyectos
  Hemos analizado las ventajas de las metodologías ágiles al
  momento de desarrollar SW con rapidez. Si bien su
  escalabilidad es limitada, lo que no las hace aplicables a
  todos los casos, ciertas prácticas propias de los métodos
  ágiles como el desarrollo incremental y los equipos auto-
  gestionables,   pueden      aplicarse  en   proyectos    y
  organizaciones de mayor envergadura.
  Por otra parte, vimos que la Administración Acelerada de
  Proyectos no impone restricciones sobre la metodología de
  administración de proyectos que desee utilizar cada
  organización, ya que es un conjunto de mejores prácticas,
  técnicas y herramientas que tienen por objetivo evitar los
  factores que frenan el curso de los proyectos. Este hecho
  hace de la AAP un método aplicable en todo tipo de
  organizaciones para todo tipo de proyectos.
  Queda en manos de cada organización investigar las
  causas de los frenos que se repiten en sus proyectos para
  definir el modelo de AAP que mejor responda a sus
  necesidades.
Referencias
Michelle LaBrosse, Cheetah Project Management: The
Fastest Way to Reach Your Goals, 2006
James P. Lewis, Louis Wong, Accelerated Project
Management: How to Be the First to Market, 2004
Dean Leffingwell, Scaling Software Agility: Best Practices
for Large Enterprises, 2007
Gary Chin, Agile Project Management: How to Succeed in
the Face of Changing Project Requirements, 2004


Información de Contacto

 Lic. Leonor Viturro, PMP
 lviturro@gmail.com
 15-5498-6022

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Adm Acelerada De Proyectos 02 10 08

  • 1. Project Management Institute Buenos Aires, Argentina Chapter Making project management indispensable for business results. ® Reunión de Miembros 02/10/2008 Administración Acelerada de Proyectos Moderador: Leonor Viturro, PMP
  • 2. Introducción Actualmente, las organizaciones, para permanecer en el negocio, deben responder a las altas exigencias de los mercados y entregar productos innovadores rápidamente. Tanto si se trata de productos de Software, como si se trata de sistemas informáticos que deben dar soporte a la administración y comercialización de un producto, éstos aplicativos deben ser desarrollados con rapidez.
  • 3. Introducción Con el objetivo de acelerar los proyectos de desarrollo de SW, en los últimos años surgieron distintas metodologías, técnicas y herramientas. Algunas de estas soluciones apuntan a un desarrollo ágil de software, otras buscan acelerar los proyectos en todos sus aspectos. Estas últimas son más independientes del tipo de producto o industria del proyecto que las primeras. El objetivo de esta presentación es identificar los factores que frenan los proyectos y conocer cómo intentan resolverlos estas nuevas tendencias de la administración de proyectos.
  • 4. Distintos tipos de gestión de proyectos Tradicional También llamada “predictiva”, ya que define en detalle cómo debe ser el producto que entregue el proyecto y elabora un plan exhaustivo para su desarrollo. Durante la ejecución se realizan actividades de seguimiento y control para asegurar que el resultado del proyecto se entregue dentro del plazo previsto y el presupuesto asignado. Nuevas tendencias Administración de proyectos ágil Administración de proyectos acelerada Administración de proyectos Lean
  • 5. Administración de proyectos ágil Surge a partir de la redacción del “Manifiesto Ágil” en el año 2001, en el cual se estableció que las metodologías ágiles: Valoran más la capacidad de respuesta al cambio, que seguir un plan al pie de la letra. Prefieren SW que funcione antes que especificaciones y documentación innecesarias. Anteponen la colaboración con el cliente a la negociación contractual. Consideran más importantes a las personas y su interacción que a los procesos y herramientas. Se formula sobre el concepto de ADAPTACIÓN en lugar de sobre el concepto de ANTICIPACIÓN, que es la base de la gestión tradicional o predictiva.
  • 6. Administración de proyectos acelerada Es un conjunto de técnicas, herramientas y mejores prácticas que tienen los siguientes objetivos: Alcanzar las metas del proyecto rápidamente. Reducir el tiempo de desarrollo de los productos sin agregar riesgos o costos innecesarios. Evitar los enemigos de la velocidad, o “desacelerantes”: desde el tamaño excesivo de los proyectos y la mala planificación, hasta los problemas causados por recursos insuficientes y el perfeccionismo.
  • 7. Administración de proyectos Lean Se basa en el pensamiento “Lean”, que consiste en un conjunto de métodos y herramientas que buscan eliminar los desperdicios en los proyectos. Los “desperdicios” son todo aquello en un proyecto que no genera “valor”, siendo “valor” todo aquello por lo que el cliente está dispuesto a pagar. El pensamiento “Lean” tiene los siguientes principios: Definir el valor en forma precisa desde la perspectiva del cliente final. Identificar el flujo de valor dentro del proyecto y eliminar los desperdicios. Asegurar que el valor fluya sin obstáculos. Obtener valor del cliente al momento de diseñar el producto del proyecto. Perseguir la perfección.
  • 9. Metodologías ágiles de Administración de Proyectos Muy orientadas al desarrollo de Software. Por eso se las conoce también como metodologías ágiles de desarrollo de SW. Éste se realiza en breves ciclos o “iteraciones”. Cada iteración agrega valor al producto desarrollado en la iteración anterior, dentro de un esquema incremental. Los objetivos de la gestión ágil son: Dar el mayor valor posible al producto, en términos de innovación y flexibilidad. Reducir el tiempo de desarrollo Lograr la agilidad Obtener resultados fiables.
  • 10. Metodologías ágiles de Administración de Proyectos - Vamos a intentar algo - Eso significa un fin a la -Esa fue su capacitación. llamado Programación planificación y a la -- Me alegro que tenga Ágil documentación. Sólo un nombre empezar a escribir código y a quejarnos.
  • 11. Metodologías ágiles de Administración de Proyectos – Esencia Concepto de éxito del proyecto: el éxito se mide en función de la capacidad de respuesta al cambio, en lugar del cumplimiento del plan. Cultura de gestión: en la administración ágil, la gerencia determina una dirección; el equipo es auto-organizado y responsable por cumplir los objetivos, por los entregables y por la calidad de los mismos. La tarea de la gerencia es eliminar los impedimentos dentro de la organización y confiar en el equipo para cumplir los objetivos. Requerimientos, arquitectura y diseño: el equipo se enfoca en entregar tempranamente en el proyecto, funcionalidad de valor agregado, integrándola continuamente.
  • 12. Metodologías ágiles de Administración de Proyectos – Esencia Codificación revisada y prácticas de implementación: el equipo completo trabaja en conjunto sobre las funcionalidades con mayor prioridad primero. Prácticas de Testeo y Calidad: las pruebas son continuas y concurrentes. Se prueba rápidamente y desde el inicio. Todos son responsables del código y todos escriben pruebas. Testing ya no es una fase del proyecto, sino una actividad continua. Forma de planificar y hacer cronogramas: Se realiza en dos niveles: planes a grandes rasgos para versiones y planes detallados para iteraciones.
  • 13. Metodologías ágiles de Administración de Proyectos – Esencia Preponderancia del Cronograma respecto al Alcance: los métodos ágiles fijan el tiempo y dejan que eso determine el alcance. Esto libera al equipo para que se organice y se mantenga constantemente enfocado en lo que se puede lograr para la fecha establecida. Los miembros del equipo se asegurarán de entregar la mejor solución posible en el tiempo disponible. Código operativo en pequeños marco de tiempo: todo el desarrollo progresa creando pequeños fragmentos de código operativo en un marco de tiempo fijo o time-box. Estos time-boxes implican hitos de corto plazo que fuerzan al equipo a entregar software operativo a intervalos regulares.
  • 14. Metodologías ágiles – Las más conocidas XP - eXtreme Programming es un conjunto de prácticas, principios y valores inventados por Kent Beck a fines de los años ’90. Se la define como una “metodología liviana, para equipos pequeños o medianos que desarrollan software relacionado con requerimientos vagos o que cambian rápidamente”. Sus características más reprseentativas son la programación de a pares, la integración y refactoreo continuo, el desarrollo posterior a la definición de las pruebas y la presencia constante del cliente.
  • 15. Metodologías ágiles – Las más conocidas SCRUM: Toma su nombre del rugby, de la posición entrelazada que forman los integrantes de ambos equipos para ganar el balón. Los equipos de 8 o menos integrantes desarrollan SW en “sprints” (períodos fijos de 30 días). Los equipos son auto-dirigidos, mixtos en cuanto a conocimientos funcionales y técnicos, y tienen roles predefinidos: ScrumMaster: es responsable de ayudar al equipo a lograr sus objetivos y por implementar las prácticas y reglas de Scrum. Product Owner: representa los intereses de los stakeholders Team: miembros del equipo, responsables del desarrollo.
  • 16. Limitaciones de los métodos ágiles Mantener la agilidad demanda que los equipos sean pequeños. Requiere que los miembros del equipo sean talentosos y experimentados. No puede aplicarse en equipos cuyos miembros están distribuidos geográficamente. Requiere compromiso y presencia constante del cliente. Se necesita mucho cambio cultural para adoptar estos métodos. Debido a que se basa en el desarrollo incremental de características funcionales (user stories), puede dificultarse su uso para desarrollar sistemas con muchos requerimientos no-funcionales. Desaconsejado para sistemas de alta criticidad o que exijan recursos especializados. No puede utilizarse en proyectos en los que la integración y la prueba continua no sean factibles.
  • 18. Administración acelerada de proyectos Originalmente concebida para rescatar proyectos en crisis, tiene dos objetivos principales: Eliminar las causas que generan lentitud en los proyectos, Instalar una infraestructura que provea herramientas y procesos que aceleren el trabajo del proyecto de forma de asegurar que los éxitos sean repetibles.
  • 19. Administración acelerada de proyectos - Agenda 1. Analizar las dimensiones de los proyectos en las que pueden surgir causas de lentitud o frenos. 2. Cómo prevenir o eliminar esos frenos? 3. Desarrollo de una infraestructura para la Administracion Acelerada de Proyectos 4. Ejemplo de procesos para la Administracion Acelerada de Proyectos 5. Conclusiones
  • 20. Orígenes de las causas de lentitud Cultura, tipo Metodología, de prácticas organización utilizadas La Administración Organización del Proyecto Características Proyecto del proyecto El Equipo de El desarrollo Proyecto del Producto Dinámica del Frenos en el equipo, desarrollo de compromiso SW
  • 21. Factores que desaceleran los proyectos Los características de los proyectos que generan lentitud en los mismos Proyecto son: El tamaño: el proyecto es muy grande o su duración muy larga. Las prioridades del proyecto cambian constantemente.
  • 22. Factores que desaceleran los proyectos La Los “desacelerantes” más frecuentes Organización que surgen desde la organización y sus características son: Lentitud en la toma de decisiones Falta de compromiso de la alta gerencia Burocracia Carencia de una metodología de Administración de Proyectos y de una PMO Falta de autoridad del PM Insuficientes recursos humanos
  • 23. Factores que desaceleran los proyectos Administración Los frenos más comunes que se del Proyecto generan desde la práctica de la Administración de Proyectos son: Fuzzy Start-up: inicio del proyecto “difuso” Definición pobre del Alcance del proyecto PM sin experiencia y/o conocimiento Mala gestión de riesgos Planeamiento pobre Perfeccionismo
  • 24. Factores que desaceleran los proyectos Los “desacelerantes” más comunes originados en el Equipo de Proyecto son: Mala dinámica del Equipo, falta de cohesión Miembros del equipo realizando tareas múltiples Miembros del equipo con sobre-asignación de trabajo. Falta de compromiso Desmotivación El Equipo de Proyecto
  • 25. Factores que desaceleran los proyectos Las detenciones que surgen del desarrollo del SW son: Scope creep Retrabajo causado por la baja calidad del producto. El desarrollo del Producto
  • 26. Eliminación de los desacelerantes de proyectos La Administración Acelerada de Proyectos busca que el equipo avance hacia su meta con la menor cantidad de obstáculos posible, y con respuestas rápidas para esquivar imprevistos. Muchos de los frenos que vimos son riesgos al proyecto que si bien en la mayoría de los casos se conocen, no se tienen en cuenta como tales, por lo que el equipo no planifica una respuesta a su posible ocurrencia. Veamos cómo se pueden adelantar el PM, el equipo y la organización a los frenos conocidos o bien desarrollar una estrategia de respuesta, de acuerdo al momento en que tienen mayor oportunidad de ocurrencia.
  • 27. Frenos que surgen antes o durante el inicio del proyecto Proyectos grandes o de larga duración Falta de recursos Fuzzy start-up Asignación del PM
  • 28. Eliminación de frenos antes o durante el inicio del proyecto Proyectos grandes o de larga duración: Dividirlos en fases o subproyectos. La finalización exitosa de cada fase determina el comienzo de la siguiente. Plantear el desarrollo en forma incremental Falta de recursos Si se conoce de antemano que los recursos no van a ser suficientes es porque: a) Faltan recursos con una especialización clave para el proyecto, o b) el proyecto no puede ser cumplido en los tiempos establecidos con los recursos con los que se cuenta. Si no se puede resolver la situación de a), el proyecto pasa a ser no viable por el momento En el caso de b), se deberán replantear tiempos o costos.
  • 29. Eliminación de frenos antes o durante el inicio del proyecto Fuzzy start-up Motivos: El PM y/o el equipo son asignados después de iniciado el proyecto (kick-off) o no participaron de su planificación. No fue prevista la preparación del entorno en el que va a trabajar el equipo (oficinas, servidores, etc.) No hay un sponsor del proyecto. El proyecto perdió prioridad antes de empezar. Soluciones: La organización debería: Involucrar al PM y al equipo lo antes posible. Realizar, a través de la PMO, los preparativos necesarios para que el proyecto comience con todos los recursos disponibles.
  • 30. Eliminación de frenos antes o durante el inicio del proyecto Asignación del PM: La asignación del PM es uno de los factores claves en la administración acelerada de proyectos, ya que su principal función va a ser la de facilitador, es decir adelantarse a los acontecimientos removiendo obstáculos del camino. A tal efecto, el PM debe: Estar asignado full-time a tareas de administración del proyecto, Tener experiencia previa dirigiendo proyectos, Tener autoridad y apoyo de la alta gerencia.
  • 31. Temas a tener en cuenta durante la planificación del proyecto Participación del equipo Identificación de riesgos y show-stoppers • Provisión de templates, estándares, lecciones aprendidas Definición pobre del Alcance del producto
  • 32. Prevención de frenos durante la planificación del proyecto Participación del equipo La implicación temprana del equipo en la planificación garantiza Consenso Estimaciones más exactas Compromiso con el plan Identificación de riesgos y show-stoppers Además de la planificación tradicional de respuestas a riesgos, es conveniente que el equipo: Conozca en detalle las expectativas de la alta gerencia e interesados principales. Tenga en cuenta riesgos de bajo impacto que puedan demorar el proyecto en al menos una semana
  • 33. Prevención de frenos durante la planificación del proyecto Provisión de templates, estándares, lecciones aprendidas La falta de una metodología de administración de proyectos y el retrabajo que implica la preparación de documentos repetidamente para cada proyecto de la organización son importantes desacelerantes de proyectos. Definición pobre del Alcance del producto No tiene sentido acelerar un proyecto que está enfocando en una dirección incorrecta. La definición insuficiente o inadecuada del alcance del producto va a generar demoras, retrabajo y una imagen negativa al proyecto.
  • 34. Eliminación de frenos en la ejecución del proyecto Scope Creep Baja performance del equipo
  • 35. Eliminación de frenos en la ejecución del proyecto Scope creep: arrastre del alcance Causas: Requerimientos definidos en el pasado quedaron inválidos al producirse cambios en el contexto o en la organización. Falso consenso El análisis de requerimientos fue insuficiente. Se subestimó la complejidad del problema debido a falta de experiencia en la industria del proyecto. Se involucró a los usuarios en etapas tardía del proyecto. Soluciones: Definir qué requerimientos son mandatorios (need to have) y cuáles deseables (nice to have) y priorizarlos. Planificar sus entregables en forma incremental. Realizar un análisis de impacto de los requerimientos nuevos y asociarles un costo y un plazo. Esto va a ser muy efectivo al validarlos con el sponsor.
  • 36. Eliminación de frenos en la ejecución del proyecto Baja performance del equipo: La mayoría de los problemas que pueden afectar la productividad del equipo durante la ejecución del proyecto pueden ser evitados o mitigados si se prevén y se actúa rápidamente. Mala dinámica del Equipo, falta de cohesión: puede prevenirse haciendo participar al equipo en la planificación y en la toma de decisiones, así como generando un clima distendido y de confianza. Miembros del equipo realizando tareas múltiples o con sobre-asignación de trabajo: la administración acelerada de proyectos requiere que los miembros del equipo estén asignados al proyecto full-time y que la carga de trabajo sea acorde a sus horarios laborales. Falta de compromiso y desmotivación: el PM deberá lidiar desde el primer momento con el nivel de compromiso y expectativas que tenga cada miembro del equipo, intentando motivarlos y resolviendo temas internos y conflictos que puedan surgir.
  • 37. Infraestructura para la Administración Acelerada de Proyectos Hasta ahora se analizó cómo se pueden eliminar causas de detención en un proyecto dado si el PM y la organización se adelantan a la ocurrencia de factores desacelerantes. Pero esto no garantiza el éxito en todos los proyectos de la organización, ya que si no existe una infraestructura con procesos estándares, los PMs suelen crear sus propias herramientas y procesos en el momento para gestionar el proyecto en curso. Estas herramientas y procesos creados ad hoc suelen ser incompletos e inconsistentes de un PM a otro PM, y exigen tiempo extra del PM y del equipo para desarrollarlos y establecer su uso en común.
  • 38. Infraestructura para la Administración Acelerada de Proyectos Por ese motivo, para lograr la Administración Acelerada de Proyectos en la organización, es necesario definir e instalar una infraestructura que provea procesos, prácticas, herramientas de SW, plantillas y formularios reutilizables de proyecto en proyecto y de equipo en equipo. La idea es que la organización tenga disponible una infraestructura básica, y que luego el equipo pueda enriquecerla o modificarla de acuerdo a lo que necesiten en casos específicos.
  • 39. Infraestructura para la Administración Acelerada de Proyectos - Participantes Establecer una infraestructura para Administrar proyectos en forma acelerada requiere de los siguientes roles: Desarrollador de Procesos: Persona/s de la PMO que va/n a desarrollar las herramientas, procesos y plantillas necesarios para todos los proyectos de la organización. Encargados también de mantener la infraestructura a medida que evoluciona. Analista de Programa: Persona/s de la PMO experta/s en el uso de las herramientas y procesos que conforman la estructura que acompañará a todos los PMs con proyectos en curso en el uso de la infraestructura y en la prevención de factores desacelerantes. Al ser la persona con mayor perspectiva de los proyectos en curso por recibir informaión de todos ellos, es quien está en la mejor posición para identificar riesgos y temas que puedan surgir entre proyectos.
  • 40. Administración Acelerada de Proyectos - Participantes Project Managers: con los dos roles anteriores definidos, los PMs no necesitan desarrollar o mantener herramientas y procesos ni ser expertos en su uso. Ahora pueden enfocarse en: Examinar el entorno externo del proyecto para asegura que éste se mantenga alineado con los objetivos del negocio, Facilitar la resolución de conflictos y temas identificados por el Analista de Programa, Mantener la comunicación con los interesados clave y Guiar al equipo y al proyecto en un avance continuo.
  • 41. Infraestructura para la Administración Acelerada de Proyectos – Ejemplo de Procesos A continuación, se presenta un ejemplo de lo que podrían ser procesos establecidos en la organización para administrar en forma acelerada todos sus proyectos. Es recomendable, al definir los procesos que van a formar parte de la infraestructura, que se haga un análisis previo o diagnóstico de cuáles son los factores desacelerantes con mayor peso en los proyectos de la organización, y que se haga hincapié en definir procesos que aseguren su eliminación o mitigación en etapas tempranas de los proyectos.
  • 42. Infraestructura para la Administración Acelerada de Proyectos – Ejemplo de Procesos Complejidad, riesgos y prioridad Iniciación del proyecto Recursos necesarios (HW/ SW/ RRHH) Estrategia de desarrollo del Planificación proyecto
  • 43. Infraestructura para la Administración Acelerada de Proyectos – Ejemplo de Procesos Ejecución Seguim. y Control -----------BAYWATCH-----------
  • 44. Infraestructura para la Administración Acelerada de Proyectos – Ejemplo de Procesos 1- Evaluación inicial del proyecto: Busca determinar: La complejidad del proyecto Los riesgos conocidos La prioridad para la organización En función de descubrir: El alcance del proyecto: metas desde la perspectiva del La evaluación cliente y la organización inicial del Posibles dificultades en la comunicación: equipos proyecto va a permitir distribuidos, organización muy jerarquizada, etc. identificar Tolerancia a riesgos habilidades Restricciones al proyecto especiales que Participación de terceros (entes reguladores, tenga que tener proveedores, etc.) el PM Para conducirlo La realizan la PMO en conjunto con el sponsor y exitosamente principales interesados y el PM si ya estuviera asignado.
  • 45. Infraestructura para la Administración Acelerada de Proyectos – Ejemplo de Procesos 2- Estrategia de desarrollo del proyecto: El objetivo de este proceso es identificar la mejor forma de desarrollar el proyecto. Establece si éste se va a realizar en una única fase o si va a incluir múltiples fases o subproyectos. Determina el ciclo de vida o metodología a La definición de la estrategia utilizar para el desarrollo del SW. para conducir el proyecto La realizan la PMO, con el sponsor, el PM si ya permite controlar su duración estuviera asignado y responsables de IT. reduciendo el nivel de riesgos General del proyecto
  • 46. Infraestructura para la Administración Acelerada de Proyectos – Ejemplo de Procesos 3- Logística y preparativos de inicio La meta de este proceso es proveer la logística necesaria para iniciar el proyecto rápidamente. Para esto: Determina los recursos humanos, de Software y de Hardware necesarios para el proyecto, de forma de adelantar su asignación, instalación y contratación a terceros según fuera el caso. Se ocupa también del acondicionamiento del lugar físico de trabajo, si hubiera que trasladar a miembros del equipo o bien recibir a proveedores externos. Este proceso debería llevarlo a cabo por la PMO, el PM y responsables de IT. Combate el Inicio del proyecto difuso
  • 47. Infraestructura para la Administración Acelerada de Proyectos – Ejemplo de Procesos 4- Soporte a la planificación Proceso general de la PMO que consiste en proveer al PM y al equipo de: Estándares Templates Lecciones aprendidas de proyectos pasados Estimaciones de proyectos previos Checklists con el objetivo de agilizar la planificación al mismo tiempo que se asegura la aplicación de la metodología de la organización así como lo aprendido por ésta en proyectos anteriores. Combate los frenos generados por La falta de herramientas de Administración de Proyectos
  • 48. Infraestructura para la Administración Acelerada de Proyectos – Ejemplo de Procesos 5- Soporte para la definición del alcance Los objetivos de este proceso son: Asegurar que el nivel de detalle del alcance sea el adecuado para evitar cambios excesivos durante la ejecución del proyecto que puedan generar trabajo adicional. Asegurar que el proyecto solamente incluya entregables relacionados con el producto del proyecto y de responsabilidad de la organización performante. El agregado de actividades en el proyecto que no están directamente relacionadas con el desarrollo del producto o bien que son responsabilidad de un tercero no comprometido con el proyecto pueden desacelerar el proyecto. Previene problemas por definición insuficiente o inadecuada del alcance
  • 49. Infraestructura para la Administración Acelerada de Proyectos – Ejemplo de Procesos 6- Reporte de información de avance y performance La idea es que el Analista del Programa de la PMO colabore en la obtención y documentación de información de avance y desempeño de forma que el PM no se vea inmerso en tareas continuas de reportes de avance y pueda dedicarse a tareas más estratégicas. Optimiza el valor que le aporta el PM al proyecto como facilitador
  • 50. Infraestructura para la Administración Acelerada de Proyectos – Ejemplo de Procesos 7- Seguimiento del equipo de proyecto El objetivo de este proceso es establecer reuniones periódicas, grupales e individuales, con los miembros del equipo a fin de determinar su nivel de: Compromiso Motivación Satisfacción con su desempeño en el proyecto Expectativas Pretende adelantarse a conflictos y baja productividad por desinterés. Idealmente llevado a cabo por el PM con soporte de la PMO Previene problemas de performance y conflictos en el equipo
  • 51. Infraestructura para la Administración Acelerada de Proyectos – Ejemplo de Procesos 8 – Control de Calidad Es fundamental la importancia de implementar en los proyectos este proceso para evitar las demoras por retrabajo generado por SW de baja calidad. Una propuesta para hacer esto es que el PM y el equipo lleven a cabo una reunión mensual de seguimiento de defectos detectados en todas las fases, realizando un brainstorming sobre cuáles pueden ser las causas raíz de estos fallos. Una vez detectadas las causas de los fallos, el equipo podrá tomar acciones correctivas de aplicación inmediata. Reduce retrabajo por desarrollo de SW de baja calidad
  • 52. Infraestructura para la Administración Acelerada de Proyectos – Ejemplo de Procesos 9 – Control de Alcance Tal como lo propone el PMBoK, se trata de instalar un proceso de control de cambios al alcance del proyecto. Una forma de hacer esto es que el proceso formal de gestión de cambios del alcance permita a los usuarios definir sus requerimientos adicionales en un formulario“Presentación de Mejora”. Es sorprendente cómo se caen requerimientos de baja prioridad cuando los usuarios tienen que presentar un formulario. Previene el scope creep o arrastre del alcance
  • 53. Infraestructura para la Administración Acelerada de Proyectos – Ejemplo de Procesos 10 – Monitoreo de factores desacelerantes Proceso neurálgico de la Ádministración Acelerada de Proyectos. Implica el monitoreo constante de amenazas de demoras que pueden surgir sobre el proyecto. Responsabilidad del: PM en relación directa con el proyecto a su cargo y Analista de Programa de la PMO desde un punto de vista general de todos los proyectos del portfolio.
  • 54. Conclusiones: Administración Ágil y Administración Acelerada de Proyectos
  • 55. Conclusiones: Administración Ágil y Administración Acelerada de Proyectos Hemos analizado las ventajas de las metodologías ágiles al momento de desarrollar SW con rapidez. Si bien su escalabilidad es limitada, lo que no las hace aplicables a todos los casos, ciertas prácticas propias de los métodos ágiles como el desarrollo incremental y los equipos auto- gestionables, pueden aplicarse en proyectos y organizaciones de mayor envergadura. Por otra parte, vimos que la Administración Acelerada de Proyectos no impone restricciones sobre la metodología de administración de proyectos que desee utilizar cada organización, ya que es un conjunto de mejores prácticas, técnicas y herramientas que tienen por objetivo evitar los factores que frenan el curso de los proyectos. Este hecho hace de la AAP un método aplicable en todo tipo de organizaciones para todo tipo de proyectos. Queda en manos de cada organización investigar las causas de los frenos que se repiten en sus proyectos para definir el modelo de AAP que mejor responda a sus necesidades.
  • 56. Referencias Michelle LaBrosse, Cheetah Project Management: The Fastest Way to Reach Your Goals, 2006 James P. Lewis, Louis Wong, Accelerated Project Management: How to Be the First to Market, 2004 Dean Leffingwell, Scaling Software Agility: Best Practices for Large Enterprises, 2007 Gary Chin, Agile Project Management: How to Succeed in the Face of Changing Project Requirements, 2004 Información de Contacto Lic. Leonor Viturro, PMP lviturro@gmail.com 15-5498-6022