Guide utilisation-logiciel-procontact

PROcontact V.2013 - Guide d’utilisation
PROcontact 2013 : Guide de démarrage

PROcontact
2013

Logiciel de gestion de clients / prospects

Guide d’utilisation

Téléchargement du logiciel PROcontact
http://www.leprogiciel.com/logiciel-gestion-clients.html

1
LE PROGICIEL : www.leprogiciel.com V 1.0 (20/11/2012)


Sommaire

1- Présentation 4

Objectif du guide d’utilisation - - - - - - - - -- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 5

Présentation de PROcontact - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 6

2- Gestion des contacts 7

Présentation - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 8

Liste des contacts - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -9

Fiche d’un contact - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -10

Onglet Interlocuteurs - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 11

Onglet Informations - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 13

Onglet Echanges - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 15

Onglet Tâches - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -16

Onglet Notes - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 17

Onglet E-mailing - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 18

Fonctions avancées- - - - - - - - - - - - - - - - -- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 19

Importation - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 20

Saisie rapide - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 22

E-mailing - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 23

Recherche doublons - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 25

3- Gestion des tâches 26

Présentation - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 27

Liste des tâches- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 28

Fiche d’une tâche - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -29

2


4- Gestion des échanges 30

Présentation des échanges- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 31

Liste des échanges - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 32

Fiche d’un échange - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 33

5- Le tableau de bord 34

Présentation - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -35

6-Fonction avancées 37

Présentation - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 38

Réindexation- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -39

Sauvegarde manuelle et automatique - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 40

Restauration - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 41

Exportation - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 42

7- Paramétrage et personnalisation 43

Présentation - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 44

Paramètres généraux- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 45

Gestion des utilisateurs- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 46

Fiche d’un utilisateur- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 47

Options multi-utilisateurs - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 48

E-mailing- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 49

Type et catégorie- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 50

8- Centre d’aide et de support 51

Présentation- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 52

3


Chapitre 1

PRESENTATION

4


Objectif du guide de démarrage rapide

Ce guide vous permettra d'obtenir rapidement un maximum d'informations sur PROcontact. Vous pourrez
ainsi être autonome et utiliser le logiciel rapidement.

Nous allons aborder l'ensemble des étapes nécessaires à la création de nouveaux contacts et à la gestion
quotidienne de ceux-ci.

Voici les thèmes qui seront traités :

- Gestion des contacts (clients, prospects, fournisseurs …)

- Utilisation des tâches

- Utilisation des échanges

- Fonctions avancées (Tableau de bord, Emailing, Multi-utilisateurs…)

- Paramétrage

Avant toute chose, nous allons voir ci-dessous le vocabulaire utilisé dans ce manuel afin d’éviter toute
incompréhension.

Quelques définitions à connaitre :

Contact : La notion de contact correspond ici à un client, un prospect, un fournisseur ou à un
partenaire de votre entreprise.

Interlocuteur : Un interlocuteur est une personne physique appartenant à un contact.

Echange : Un échange est un appel, un rendez-vous téléphonique ou physique, un fax ou un
Email. Il symbolise une transmission d’informations entre vous et votre contact.

Tâche : Une tâche est un travail ou une chose à faire pour votre contact.

5


Présentation de PROcontact

PROcontact est un logiciel de gestion de contact. Un contact peut être un client, un fournisseur, un prospect
ou un partenaire (banque etc.). PROcontact permet d’associer par contact une multitude d’informations
telles que les interlocuteurs, les échanges effectués, les tâches à faire, des notes …

PROcontact propose également un tableau de bord permettant de regrouper l’ensemble des informations
de vos contacts en un seul écran.

Le point fort de PROcontact réside dans son environnement extrêmement simplifié. Ici tout est
ergonomique et pensé pour vous simplifier la vie. Un menu simple et clair permet d’accéder à l’ensemble
des fonctions de PROcontact :

Le menu se compose de 4 parties :

- Mon tableau de bord : Visualisation de l’ensemble des informations
- Gérer mes contacts : Gestion de vos contacts (Ajout//Modification/Suppression)
- Gérer mes tâches : Recensement de l’ensemble des tâches réalisées ou a réaliser
- Gérer mes échanges : Recensement de l’ensemble des échanges avec vos clients

Vous pouvez également cliquer sur la roue crantée. Elle vous permet d'accéder au centre d'aide et de
support. Cet espace regroupe l'ensemble de la documentation et la possibilité de contacter le
support technique.

6


Chapitre 2

GESTION DES
CONTACTS

7


Présentation

La gestion des contacts regroupe toutes les fonctions vous permettant de gérer vos contacts au quotidien.

Via cet écran, vous pourrez par exemple :

- Ajouter, consulter/modifier ou supprimer un ou plusieurs contacts
- Importer ou effectuer une saisie en masse de contact
- Exporter de données de vos contacts
- Exécuter un E-mailing
- Rechercher les contacts en doublons
- Effectuer un tri précis sur vos contacts

La gestion des contacts s’articule entre 2 fenêtres : La liste des contacts et la fiche d’un contact.

Nous allons voir en détail ces deux fenêtres.

8


Liste des contacts (accessible par le menu)

1

3

2

4

La liste des contacts a pour fonction de lister l’ensemble de vos clients, prospects, fournisseurs…
C’est à partir d’elle que vous allez pouvoir accéder à la fiche de chacun de vos contacts.

Cet écran est divisé en 3 parties :

La partie supérieure permettant de faire apparaitre les filtres d’affichage. (1)
Vous pourrez via ce panneau effectuer des recherches précises en fonction de critères que vous avez
renseignés dans les fiches contacts (ex. type, catégorie, ville, etc.)

Exemple : Vous pouvez n’afficher que les clients (type) d’une ville particulière (ville)

La partie centrale permet de lister vos contacts (2).
Une ligne par contact avec des informations essentielles divisées en colonnes

La partie droite regroupant l’ensemble des boutons d’actions (ajout, modification…)
Il existe 2 séries de boutons.
- Le bloc du haut (3) permet d’effectuer les actions courantes (ajout, consultation, etc.)
- Le bloc du bas (4) permettant d’accéder aux fonctions avancées (E-mailing, etc.)

9


Fiche d’un contact (accessible par la liste des contacts)

1

2

La fiche d’un contact regroupe toutes les informations liées à votre contact. C’est donc dans celle-ci que vous
allez saisir les informations relatives à ce dernier.

Elle est divisée en 2 parties afin de faciliter la lecture et l’utilisation.
La partie supérieure (1) permet de renseigner le nom de votre contact et le type (type, catégorie).
La partie inférieure (2) est divisée en onglets à thèmes

Détail des onglets

Description : Informations générales sur votre contact.

Interlocuteur : Ensemble des personnes physiques avec qui vous échangez.

Informations : Informations complémentaires « libres ». Vous pouvez y mettre ce que
vous souhaitez.

Echanges : Ensemble des échanges (Email, Appel, Fax ou Rdv) passés ou futurs.

Tâches : Ensemble des tâches réalisées et à réaliser.

Notes : Ensemble des notes dont vous pourriez avoir besoin pour faciliter votre
relation client/prospect.

E-mailing : Liste l’ensemble des campagnes d’E-mails effectuées.

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Fiche d’un contact > Onglet Interlocuteur

L’info +

Liste l’ensemble des interlocuteurs que vous serez amenez à contacter ou à connaitre pour votre relation
client/prospect.

La gestion des interlocuteurs est extrêmement simplifiée. Utilisez les boutons de droite pour ajouter/consulter-
modifier/supprimer un interlocuteur.
DTC=dead305
Un filtre sur l’état actif est présent au dessus de la liste. Il permet de masquer/afficher les anciens interlocuteurs
d’un contact. Pratique dans le cas ou la personne ne travaille plus au sein du contact, mais il peut toujours être
utile de garder trace de cette personne et surtout de se souvenir qu’elle a travaillé pour ce dernier.

DTC=dead305DTC=dead305

Ajouter un interlocuteur  Cliquer sur le bouton

Consulter/modifier un interlocuteur  Cliquer sur le bouton

Supprimer un interlocuteur  Cliquer sur le bouton

Imprimer la liste des interlocuteurs  Cliquer sur le bouton

A noter : un interlocuteur peut être désigné comme étant principal. C’est en quelque sorte votre référent

dossier. Il sera alors marqué avec un petit soleil.

11


Fiche d’un contact > Onglet interlocuteur >Fiche d’un interlocuteur

2
3

4

1

La fiche contient l’ensemble des informations de votre interlocuteur. Vous allez donc y trouver des
renseignements classiques, tels que le nom, l’adresse et le téléphone.

Des informations plus détaillées sont également présentes, comme le service et la fonction de l’interlocuteur
au sein de votre contact.

Renseigner l’adresse automatiquement en vous basant sur l’adresse du contact :
 Cliquer sur « Même adresse contact » (1)

Indiquer l’interlocuteur comme référent
 Cocher la case « interlocuteur principal » (2)

Désactiver l’interlocuteur afin de ne plus l’afficher dans la liste des interlocuteurs
 Cocher la case « Archivé » (3)

A noter : le bouton représentant une lettre à droite du champ « Email »(4). Cliquer dessus et votre client de
messagerie s’ouvrira automatiquement. Simple et pratique pour contacter rapidement votre interlocuteur.

12


Fiche d’un contact > Onglet Informations

L’onglet Informations vous permet de stocker des informations complémentaires sur votre contact.

PROcontact vous propose 40 champs personnalisables. Pour chaque champ, vous pouvez modifier le libellé et
saisir les informations que vous souhaitez.

Exemple : Nombre de salariés, connaissances en informatique ou nombre d’heures de formation restant etc.

Personnaliser l’affichage et le libellé des champs personnalisable
 Cliquer sur le libellé rouge « Personnaliser les champs ».

Savoir quelles sont les informations déjà saisies dans d’autres contacts pour un champ précis
 Cliquer sur le bouton situé à droite de chaque champ.

Au bout de chaque champ personnalisable, vous trouverez des boutons permettant de lister l’ensemble des
saisies déjà effectuées dans les autres fiches contacts (simple et pratique pour homogénéiser la saisie).

13


Fiche d’un contact > Onglet informations > Personnalisation de champs

Ici nous avons rendu visible
1 uniquement les 3 premiers
champs et mis un libellé
explicite (nombre de
salariés…) pour les 2
premiers champs.

Cette fenêtre permet de décider des champs qui seront affichés ou non et de définir le libellé (situé à gauche des
champs) de chaque champ.
Permet de modifier le libellé du
Exemple : champ dans la fiche du contact

Permet de faire apparaitre le champ

Rendre un champ visible ou invisible
 Cocher ou décocher la case à cocher située à gauche de chaque champ personnalisable

Modifier le libellé d’un champ
 Saisir le libellé souhaité dans le champ correspondant

Modifier le titre d’un bloc
 Saisir directement dans le champ (1)

Le paramétrage des informations complémentaires se fait pour tous vos contacts. Il n’est pas prévu de
personnaliser de manière indépendante les champs pour chaque contact.

Ceci a pour but d’homogénéiser vos fiches en collectant le même type d’informations pour tous vos contacts.
Cela permettra également, dans une future version, d’intégrer des filtres de recherche sur ces champs.

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Fiche d’un contact > Onglet échanges

Cet onglet permet de lister l’ensemble des communications (les échanges) entre vous et les interlocuteurs de
votre contact.

Ces échanges peuvent être de type téléphonique, Email, fax ou rendez-vous.

Un échange peut avoir 3 états : En cours, Terminé ou Planifié.

Il est important d’utiliser cette fonction pour conserver une trace des échanges effectués. Cela vous permettra
de retrouver facilement une information pertinente, même si elle date de longtemps.

Elles seront alors visibles dans la liste générale des tâches et également sur le tableau de bord.

Ajouter un échange  Cliquer sur le bouton

Consulter ou modifier un échange  Cliquer sur le bouton

Supprimer un échange  Cliquer sur le bouton

Imprimer la liste des échanges  Cliquer sur le bouton

Nous n’allons pas détailler ici la gestion des échanges.
Elle sera expliquée dans le chapitre 4 : Gestion des échanges.

15


Fiche d’un contact > Onglet tâches

Cet onglet permet de lister l’ensemble des tâches à effectuer pour votre contact.

Les tâches sont donc assimilées à une action à mener envers votre contact.

Utiliser cette fonction vous permettra de renseigner l’ensemble des travaux à faire pour ce contact. Ces tâches
se regrouperont automatiquement avec l’ensemble des tâches à faire pour l’ensemble de vos contacts.

Elles seront alors visibles dans la liste générale des tâches et également sur le tableau de bord.

Ajouter une tâche  Cliquer sur le bouton

Consulter ou modifier une tâche  Cliquer sur le bouton

Supprimer une tâche  Cliquer sur le bouton

Imprimer la liste des tâches  Cliquer sur le bouton

Nous n’allons pas détailler ici la gestion des tâches.
Elle sera expliquée dans le chapitre 3 : Gestion des tâches.

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Fiche d’un contact > Onglet notes

Cet onglet permet de lister l’ensemble des notes associées à votre contact. Une note vous permet de stocker
davantage d’informations.

Vous pouvez par exemple noter le type de matériel que possède votre contact ou bien des renseignements sur
une configuration spécifique que vous avez mis en place pour lui.

Ajouter une note  Cliquer sur le bouton

Consulter ou modifier une note  Cliquer sur le bouton

Supprimer une note  Cliquer sur le bouton

Imprimer la liste des notes  Cliquer sur le bouton

La fiche d’un contact possède déjà un nombre important d’informations que vous pouvez saisir.

Les notes vous offrent en plus la possibilité de renseigner des informations multi-lignes. Ce sont en quelque
sorte de petits textes qui pourront être renseignés.

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2- Gestion des contacts >Fiche d’un contact

Fiche d’un contact > Onglet E-mail

Cet onglet permet de lister l’ensemble des Emails reçus par votre contact via la fonction d’E-mailing.

Ici, il n’est pas possible d’envoyer des Emails. C’est simplement un historique des Emails envoyés.

Consulter un Email  Cliquer sur le bouton

Imprimer la liste des Emails  Cliquer sur le bouton

Nous allons détailler la fonction d’E-mailing dans le paragraphe suivant (fonctions avancées)

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Fonctions avancées

Maintenant que nous avons fait le tour de la fiche d’un contact, nous allons voir comment aller plus loin à partir de la
liste des contacts. Nous allons détailler l’ensemble de ces fonctions dans les prochaines pages.

Importation
Vous pouvez effectuer l’importation de vos contacts à partir d’une base existante via
la fonction d’import de fichiers au format texte.

Saisie rapide
Il est possible d’effectuer une saisie rapide (en masse) si le format de la base de
données ne permet pas une importation ou si vous n’avez pas de données au format
informatique.

E-mailing
Vous avez la possibilité d’exécuter un E-mailing. L’objectif est de transmettre une
communication par Email à un ensemble de contacts.

Recherche doublons
Il est possible qu’au fur et à mesure que vous utilisez PROcontact, vous vous
retrouviez avec des contacts en double (mauvaise saisie ou importation). La fonction
de recherche de doublons permet de les détecter.

__________________________________________________

Clic droit sur liste
La liste des contacts ainsi que l’ensemble des listes de la fiche d’un contact bénéficie
d’un clic droit permettant d’activer des fonctionnalités avancées, telles que
l’exportation et la copie.

Options d’éditions
Lors d’une édition, dans l’écran d’apercu vous avez accès à un nombre
important d’options : Surlignage, PDF, Word etc.

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Liste contacts > Importation

1
3
2
4
5

6

7

8

Cette fonction a pour objectif de vous permettre d’alimenter PROcontact avec votre base clients ou prospects
actuelle. Ceci sans avoir besoin de tout ressaisir. Le maître mot est donc GAIN DE TEMPS sur la reprise des
données.

La fonction d’importation viendra lire votre fichier d’importation et copiera les données automatiquement
dans PROcontact en créant une fiche par contact

Pour ce faire, vous devez disposer d’un fichier d’export au format texte avec comme séparateur de contact le
RC (un contact par ligne)

Ouvrir la fonction d’importation
 Depuis la liste des contacts, cliquer sur le bouton import (à droite de la liste) puis sélectionner en
haut à gauche « Fichier txt »
Choisir le fichier à importer
 Cliquer sur le bouton (1) à droite du champ « fichier à importer » afin de sélectionner votre fichier
d’import. (Il doit être au format .txt)
Paramétrage de l’importation
 La 1ère chose à faire est de déterminer quel est le séparateur entre les données. Il s’agit d’un
caractère délimitant le type de données. C’est souvent « ; » ou « , ». Une fois déterminé, sélectionnez-
le dans la liste « de champs » (2)
Par la suite, il est nécessaire de déterminer l’ordre des informations dans votre fichier à importer. Le
nom est-il avant le prénom ? La ville avant le téléphone ? Etc.

Pour cela, cliquez sur le bouton symbolisant l’œil (3) afin d’ouvrir le fichier et regardez la position des
informations par rapport aux séparateurs.
Lorsque vous avez déterminé l’ordre, il suffit de sélectionner les valeurs correctes dans les listes
déroulantes (4).

20


Tester l’import
 Avant d’importer, cliquer sur le bouton « charger les données » (5) afin de voir si les données
apparaissent bien dans la liste (6). Notez que vous pouvez modifier les données à importer,
directement dans le tableau si nécessaire.

Importer
 Une fois toutes les étapes de paramétrage effectuées, nous allons pouvoir importer. Noter qu’il est
possible de définir un type et une catégorie aux contacts qui seront importés. Pour cela, il suffit de les
sélectionner dans les listes déroulantes (7)
Il ne reste plus qu’à cliquer sur le bouton « Importer » (8)

Voici un exemple de ce que vous pourriez avoir une fois l’ensemble du paramétrage effectué :

21


Liste contacts > Saisie rapide

1

2

3

4

Cette fonction a pour objectif d’alimenter PROcontact avec vos contacts existant en passant par une saisie
rapide.

En effet, si vous ne pouvez pas importer les données (absence de logiciel, format incompatible …) vous pourrez
saisir directement dans la liste de saisie rapide.

Cela vous évitera de passer par la fiche d’un contact lorsque vous avez un nombre conséquent de données à
saisir.

Ouvrir la fonction d’importation
 Cliquer sur le bouton import (à droite de la liste) puis sélectionner en haut à gauche « saisie
rapide » (1)

Saisir les informations
 Saisir directement dans la liste les informations dans les colonnes. (2)

Importer
 Sélectionner si besoin un type et une catégorie (3), cliquer sur le bouton Importer (4).

Cette fonction de saisie peut être amenée à évoluer. Si certains champs manquent, il suffit de nous faire la
demande et nous pouvons ajouter des colonnes de saisie.

22


Liste contacts > E-mailing

1

La fonction d’E-mailing permet d’envoyer un Email en masse à un ensemble de contacts. Dans le cadre d’une
promotion par exemple ou d’une information importante auprès de vos clients ou prospects.
L’E-mailing se divise en 3 grandes étapes :

1- Le choix des destinataires
3 possibilités pour alimenter les destinataires :
>Récupération automatique des adresses de vos contacts
>Saisie directe dans la table
>Importation à partir d’un fichier texte
2- le contenu de votre Email
Il peut être en format txt (RTF) ou en HTML
.
3- L’envoi
Il est nécessaire de configurer un compte SMTP afin de pouvoir expédier vos Emails. Le délai entre les
envois est paramétrable ( permet d’éviter d’être considéré comme du spam).

Ouvrir la fonction d’E-mailing
 Depuis la liste des contacts, cliquer sur le bouton E-mailing

23


Renseigner les destinataires
 Si vous souhaitez utiliser les adresses Email de vos contacts (et des interlocuteurs), il suffit
d’effectuer une recherche depuis la liste des contacts, puis cliquer sur le bouton d’E-mailing.
PROcontact récupérera automatiquement les adresses de l’ensemble des contacts affichés dans la
liste.

Si vous souhaitez importer des E-mails provenant d’une base externe (achat, autre) vous pouvez le
faire en cliquant sur le bouton d’import depuis la fonction d’Emailing (1)

Rédiger un contenu
 Cliquer sur l’onglet Contenu. Renseigner un sujet et le corps de votre Email. A noter qu’il est
possible de saisir un texte au format HTML. Dans ce cas, l’onglet « Aperçu HTML » se dégrise.

Paramétrer un compte SMTP
 Le compte SMTP est un compte vous permettant d’envoyer des Emails. Il est impératif de posséder
un compte Professionnel d’envoi d’Emails. Sans quoi vous ne pourrez pas envoyer d’emails en masse.

La configuration s’effectue via l’onglet Envoyer en cliquant sur le bouton « Paramétrage du compte
Email ».

Envoyer les Emails
 Dans l’onglet « ENVOYER ! », paramétrer la temporisation. Nous vous conseillons de la régler sur 2
ou 3 secondes afin d’éviter d’être considéré comme du spam.

Consulter les Emails envoyés
 La liste des Emails envoyés est disponible dans l’onglet « Envois Effectués ». Vous pouvez
également retrouver les Emails envoyés à chaque contact directement dans la fiche d’un contact,
onglet Email.

24


Liste contacts > Détecteur de doublons

La fonction de recherche de doublons permet de détecter des contacts ayant la même adresse Email. Ce genre
de doublon peuvent apparaitre si vous saisissez deux fois le même contact ou si vous importez des contacts qui
sont déjà présents.

Attention cette fonction met en évidence les contacts identiques. Vous avez donc l’ensemble des contacts qui
s’affichent. Il est nécessaire de garder l’un des contacts et de supprimer les doublons de celui-ci.

Ouvrir la fonction détecteur de doublons
 Cliquer sur le bouton doublon situé sur la partie droite de la liste des contacts

Détecter les doublons
 Rien à faire, la détection s’exécute toute seule.

Contrôler les doublons détectés
 Cliquer sur le bouton permettant de consulter/modifier la fiche du contact
sélectionné.

Supprimer des doublons
 Sélectionner le doublon souhaité et cliquer sur le bouton.

L’analyseur de doublons se base sur le champ Email principal du contact (onglet description).

25


Chapitre 3

GESTION DES
TACHES

26


Présentation de la gestion des tâches

La gestion des tâches regroupe l’ensemble des tâches que vous devez effectuer pour vos contacts. Une tâche
se résume donc à un travail à faire.

La gestion des tâches s’effectue via la liste des tâches accessible en cliquant sur le bouton « gestion des
tâches » via le menu principal. L’ensemble des tâches sera alors affiché.

Vous pouvez également accéder aux tâches via la fiche de vos contacts. Seules les tâches rattachées au contact
seront alors affichées.

Enfin, les tâches sont également disponibles via le tableau de bord.

27


Liste des tâches

1

2

1

La liste générale de tâches vous permet de lister l’ensemble des tâches faites ou à faire.
Elle regroupe donc, en un seul endroit, tous les travaux que vous avez à réaliser.

Elle possède un système de filtre d’affichage par critère de recherche (1) ou par calendrier (2).

Ajouter une tâche :
 Cliquer sur le bouton

Consulter/modifier une tâche :

Supprimer une tâche :
Cliquer sur le bouton

Imprimer la liste des tâches

Afficher les tâches d’une journée
 Cliquer sur le calendrier situé à droite de la liste (2)

Effectuer une recherche
 Cliquer sur le bouton « activer la recherche » puis choisir les filtres de recherche

28


Liste des tâches > Fiche d’une tâches

1

2

La fiche d’une tâche vous permet de renseigner une tâche à faire. Dans cet écran, vous allez pouvoir détailler le
contenu de la tâche en renseignant un titre et un détail.

Vous avez également la possibilité d’indiquer une échéance et une priorité.

Une fois la tâche réalisée, vous pouvez utiliser les champs « Etat », « fait le », « à » ainsi que la durée de la
tâche.

Associer une tâche à un contact
 Cliquer sur le bouton (1). (La tâche sera alors visible à partir de la fiche du contact)

Personnaliser le contenu du champ texte
 Pour copier, coller, modifier la police, la couleur etc. Utiliser la barre de texte (2)

29


Chapitre 4

GESTION DES
ECHANGES

30


Présentation de la gestion des échanges

La gestion des échanges regroupe l’ensemble des échanges que vous avez avec vos contacts. Un échange peut
être un appel téléphonique, un Email, un rendez-vous ou un fax. Il s’agit donc d’une communication.

La gestion des échanges s’effectue via la liste des échanges accessible en cliquant sur le bouton « gestion des
échanges » du menu principal. L’ensemble des échanges sera alors affiché.

Vous pouvez également accéder aux échanges via la fiche de vos contacts. Seuls les échanges rattachés au
contact seront alors affichés.

Enfin, les échanges sont également disponibles via le tableau de bord.

Un échange possède :
 Un état : En cours, Terminé ou Planifié
 Un type : Appel (entrant ou sortant), Email, Fax etc.

Un échange peut être rattaché à un contact et à un interlocuteur.

Sachez également que vous pouvez planifier des échanges (réunion prévue, rappel d’un client pour bilan, etc.)

31


Liste des échanges

1

La liste générale des échanges vous permet de lister l’ensemble des échanges terminés, en cours ou planifiés.
Elle regroupe en un seul endroit tous les échanges.

Un module de recherche vous permet de filtrer l’affichage(1).

Ajouter, consulter-modifier, supprimer un échange
 Cliquer sur l’un des boutons situés à droite de la liste.

Imprimer la liste des échanges
 Cliquer sur le bouton imprimante.

Effectuer une recherche
 Cliquer sur le bouton « activer la recherche » puis choisir les filtres de recherche.

Notez que chaque ligne contient une petite image symbolisant l’état de l’échange. Simple, non ?

32


Liste échanges > Fiche des échanges

1

3

2

La fiche d’un échange vous permet de renseigner une communication entre vous et un interlocuteur d’un
contact. Dans cet écran, vous allez pouvoir détailler le contenu de l’échange en renseignant un titre et un
détail. Vous avez également la possibilité d’indiquer le type et l’état.

La date, l’heure et la durée peuvent également être renseignées.

Associer un contact à un échange
 Cliquer sur le bouton (1). (L’échange sera alors visible à partir de la fiche du contact)

Personnaliser le contenu du champ texte
 Pour copier, coller, modifier la police, la couleur etc. Utiliser la barre de texte (2)

Planifier un nouvel échange
 Cliquer sur le bouton « Planifier un échange » (3) et renseigner les informations de votre futur
échange

Le champ détail vous permet de saisir des informations texte agrémentées des options d’édition enrichies
(gras, couleur etc.). Pratique si vous souhaitez effectuer un copier-coller dans un document externe.

33


Chapitre 5

TABLEAU
DE BORD

34


Présentation du tableau de bord

Le tableau de bord a pour objectif de regrouper l’ensemble des informations en un seul écran. Cela simplifie
grandement la gestion de vos contacts à travers une vision simplifiée et synthétique.

Dans cet écran vous allez retrouver les informations clés des contacts et interlocuteurs ainsi que l’ensemble des tâches,
échanges et notes de chacun des contacts.

2
1 5

4

3

Sans doute la fenêtre la plus importante, elle est le point central de toute l’application.

Nous allons maintenant détailler son utilisation et vous révéler tout son potentiel.

1) Tour d’horizon

Le tableau de bord est divisé en 3 grandes parties :
(1) : La liste des contacts
(2) : Zone Informations (interlocuteurs du contact)
(3) : Zone éléments (Tâches, échanges et notes du contact sélectionné)

35


2) Détail

Liste des contacts
La liste des contacts contient l’ensemble de vos contacts. Vous pouvez les filtrer par type et par
catégorie.

Vous retrouvez dans cette liste les informations essentielles. Notez que vous pouvez utiliser
l’ascenseur horizontal permettant d’accéder à davantage de colonnes.

Zone d’informations interlocuteurs
Cette zone permet de lister l’ensemble des interlocuteurs associés au contact que vous avez
sélectionné (ligne en bleu dans la liste).

Pour chaque interlocuteur, vous verrez afficher les informations clés tel que : son nom, son service, sa
fonction ainsi que ces coordonnées.

A noter une petite flèche bleue en haut à droite de cette zone permettant de passer d’un contact à un
autre (5).

De plus, un petit libellé bleu dans la partie inférieure droite permet d’ouvrir la fiche de l’interlocuteur
sélectionné.

Zone éléments
Cette zone (située dans le bas de la fenêtre) permet d’afficher les tâches, échanges et les notes.

A noter, la possibilité de sélectionner « informations générales » à la place « d’informations du contact ».(4)
Cela aura pour effet de rendre la partie basse totalement indépendante de la sélection du contact dans la liste
supérieure.

Toutes les tâches, tous les échanges et toutes les notes s’afficherons alors.

36


Chapitre 6

OUTILS
AVANCES

37


Présentation

PROcontact dispose de plusieurs outils vous permettant de gérer votre base de données. Ce sont des outils qui ne vous
serviront peut-être jamais, mais elles sont présentent le cas où. Voici le détail de chacun de ces outils :

Réindexation
Outil permettant de réparer et d’optimiser votre base de données.

Sauvegardes automatique/manuelle
Outil permettant de sauvegarder votre base de données de manière automatique ou
manuelle.

Restauration
Fonction permettant de restaurer une sauvegarde effectuée de manière
automatique ou manuelle.

Exportation
Fonction permettant d’exporter l’ensemble des informations de votre base de
données au format XML.

38


Réindexation

Une réindexation est une fonction permettant de vérifier et d’optimiser la base de données.

Cette fonction peut être utilisée 1 fois par an (inutile de le faire plus souvent).

L’utilisation de cette fonction n’est pas importante et son utilisation est tout à fait facultative.

39


Outils : Sauvegarde manuelle et automatique

PROcontact stocke vos informations (contacts, interlocuteur, tâches, échange etc.) dans une base de données.
Cette dernière est donc importante. Il est impératif d’effectuer des sauvegardes régulières de votre base. En
effet, il peut arriver que vous ou l’un de vos utilisateurs fassiez une mauvaise manipulation et que vous
perdiez des informations.

Il est également possible, dans de rare cas, que votre base de données soit altérée suite à un problème
d’écriture en base (disque dur défaillant, etc.).
Il est donc important d’avoir une sauvegarde récente de votre base de données. PROcontact vous offre la
possibilité d’effectuer des sauvegardes manuelles ou automatiques.

Sauvegarder manuellement
er
 Cliquer sur le menu Outils> sauvegarde. Puis aller dans le 1 onglet et cliquer sur « sauvegarder ».
La sauvegarde apparaitra dans la liste.

Sauvegarder automatiquement
 Vous n’avez rien à faire. Le logiciel sauvegarde automatiquement à la fermeture du logiciel. La liste
des sauvegardes est disponible dans le 3ème onglet.

Les sauvegardes sont stockées dans un sous-dossier du répertoire d’installation de
PROcontact.
Le dossier « Sauvegarde_restauration » contient 3 sous Arborescence détaillée
dossiers : du système de
-Restauration : Vous y collerez les sauvegardes à restaurer sauvegardes
-Sauvegarde : Contient les sauvegardes manuelles
-Savauto : Contient les sauvegardes automatiques

40


Outils : Restauration

La fonction de restauration permet de restaurer une sauvegarde effectuée soit par la fonction de sauvegarde
manuelle soit par la fonction de sauvegarde automatique.

La liste (deuxième onglet) présente les sauvegardes disponibles dans le dossier de restauration. Cette fenêtre
possède un bouton « Parcourir ce dossier » afin d’ouvrir le dossier contenant les sauvegardes à restaurer. Un
bouton Restaurer permet d’effectuer la restauration.

Comment restaurer une sauvegarde ?
La restauration d’une sauvegarde s’effectue en 3 étapes :

1) Ouvrez le dossier contenant la sauvegarde que vous souhaitez restaurer.
> Si sauvegarde manuelle : Onglet sauvegarde > Cliquer sur le bouton « voir
fichiers » (procontactsauvegarde_restaurationsauvegarde)

> Si sauvegarde automatique : Onglet sauvegarde auto > Cliquer sur le bouton « voir
fichiers » (procontactsauvegarde_restaurationsavauto)

2) Copiez la sauvegarde souhaitée dans le dossier de restauration en cliquant sur le bouton
« Parcourir ce dossier » (procontactsauvegarde_restaurationRestauration)

3) La sauvegarde ainsi copiée sera alors visible dans la liste des restaurations. Sélectionner la
sauvegarde dans la liste des sauvegardes présentes et cliquez sur le bouton restaurer.

Attention, une restauration est irrémédiable. Assurez-vous qu’il s’agit de la bonne sauvegarde que vous utilisez
avant d’effectuer la restauration.

41


Outils : Exportation

La fonction d’exportation vous permet d’extraire l’ensemble des données de PROcontact au format XML, CSV,
Word, Excel. Ceci vous permet de les réintégrer dans un autre logiciel du marché.

En effet, même si aujourd’hui vous êtes totalement satisfait de PROcontact, il est possible que vos besoins
évoluent et que PROcontact ne puisse plus répondre à vos besoins.

C’est donc une solution permettant d’éviter de tout ressaisir.

Comment exporter tout ou partie des données du logiciel ?

Il existe deux manières d’exporter des données du logiciel. Le choix se fera selon le type
d’exportation que vous souhaitez.

Exportation globale

Accessible directement par le menu « outils » du menu général. Aussitôt que vous
cliquez sur la ligne « Exporter », un message apparait indiquant que l’exportation est
terminée.

Un dossier « export » s’affiche vous permettant de visualiser l’ensemble des fichiers
exportés. Ils sont au format CSV.

Exportation partielle

L’exportation partielle vous permet de n’exporter qu’une partie de vos données.

Elle est accessible via le clic droit sur toutes les tables du logiciel. Il suffit de
sélectionner l’une des lignes d’export.

A noter que vous pouvez également exporter

des données à partir des aperçus d’impression.

42


Chapitre 7

Paramétrage
et
personnalisation

43


Présentation du paramétrage et de la personnalisation

PROcontact est un logiciel offrant un large choix de personnalisation. L’espace de paramétrage regroupe l’ensemble de
la personnalisation disponible.

Un progiciel est un logiciel devant répondre à un maximum d’utilisation. C’est l’inverse d’un logiciel spécifique. C’est
pourquoi, afin de répondre à un maximum de besoins, nous permettons de modifier le fonctionnement de PROcontact
à travers cet espace accessible directement depuis le menu principal.

A travers cet espace, vous pourrez modifier :

Paramètres généraux
Regroupe les paramétrages visuels et fonctionnels de l’application. Vous pourrez par
ère
exemple indiquer la 1 fenêtre de démarrage du logiciel ou indiquer le type de filtre
souhaité.

Gestion des utilisateurs
Permet l’activation de la gestion multi-utilisateurs (disponible en version multi-
postes). De là, vous pourrez également administrer vos comptes utilisateurs et leur
associer des droits.

Paramétrage E-mailing
Permet de configurer le compte permettant l’envoi d’emails utilisé dans la fonction
d’Emailing .

Paramétrage des informations contact
Regroupe la gestion des types, des catégories et des informations complémentaires.

44


Paramètres généraux

Cet écran a pour objectif de modifier certains comportements du logiciel afin qu’il puisse s’adapter au mieux à
votre façon de travailler.

Vous pourrez par exemple modifier la possibilité de simplifier l’utilisation des filtres en pré-alimentant ces
derniers sur une valeur particulière (par ex. afficher par défaut tous vos clients ou prospects)

Une option également fort appréciable est l’ouverture de la fenêtre de votre choix dès le lancement de
PROcontact. Par exemple, si vous souhaitez ouvrir le tableau de bord au lieu d’arriver sur le menu.

Ouvrir une fenêtre dès le lancement de PROcontact ?
 Sélectionner la fenêtre souhaitez dans la liste déroulante « Ouvrir le logiciel sur »

Eviter de charger les listes contact, tâches etc. à l’ouverture de celle-ci ?
Cocher la case correspondante dans la zone « Affichage des listes »

Afficher la liste de tous mes clients ou prospects automatiquement
Sélectionner le type de contact souhaité dans la liste déroulante « Type de contact ».
Vous pouvez faire de même avec les catégories.

45


Gestion des utilisateurs

Uniquement disponible dans la version multi-postes, la gestion des utilisateurs permet de créer plusieurs profils
utilisateurs.

A quoi servent les profils utilisateurs ? Essentiellement à 2 choses :

> Vous pouvez d’une part autoriser/interdire certaines zones du logiciel ou certaines fonctions à des
personnes ciblées (Idéal pour faire utiliser le logiciel par des stagiaires ou des tiers).

> Vous pouvez associer des tâches ou des échanges à l’un des utilisateurs. Vous ne serez donc pas
parasité par des tâches devant être réalisées par d’autres utilisateurs.

Pour simplifier, du moment où vous travaillez à plusieurs sur PROcontact, il est judicieux d’activer cette fonction
pour organiser au mieux la gestion de chaque utilisateur.

Activer la gestion multi-utilisateurs :
Cocher la case « Activer la gestion multi-utilisateurs ». Un compte administrateur sera alors créé.
Modifiez le si vous le souhaitez. Puis validez la fenêtre de paramétrage et relancez PROcontact.

Créer un nouveau compte utilisateur

Modifier les droits d’un utilisateur

Supprimer un utilisateur

Une fois la gestion multi-utilisateurs activée, la modification de celle-ci ne pourra s’effectuer que par
un compte administrateur.

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Fiche d’un utilisateur

La fiche d’un utilisateur permet de renseigner les informations de connexion (login et mot de passe) et choisir
les droits à affecter à votre utilisateur.

En effet, c’est depuis cet écran que vous allez pouvoir cocher les cases permettant de donner les droits sur les
différentes parties du logiciel.

Empêcher un utilisateur de modifier les données du logiciel

 Pour créer un compte utilisateur limité, il suffit de décocher les cases « modification » et
« suppression » (voir capture d’écran)

Activer/désactiver les fonctions avancées

Cocher/décocher les cases de la section « divers »

Créer un compte administrateur

Sélectionner « administrateur » dans « profil de type »

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Option multi-utilisateurs

Une fois la gestion multi-utilisateurs activée, certaines fenêtres possèdent de nouvelles fonctions.

Gestion des tâches
Liste des tâches
La liste des tâches possède une nouvelle liste déroulante : « Destinataire ». Permet de filtrer les tâches en
fonction de l’utilisateur destinataire des tâches.

Fiches d’une tâche
Deux champs font leur apparition : « Saisi par » et « A destination de ». Permet d’effectuer un filtrage sur la
liste des tâches « Destinataire »

Gestion des échanges
Liste des échanges
Un champ « A destination de » apparaît. Il permet de filtrer l’affichage des échanges en n’affichant que ceux
qui ont comme destinataire l’utilisateur sélectionné.

Fiche d’un échange
Le champ « A destination de » apparaît. Il permet d’indiquer l’utilisateur destinataire de l’échange.

Gestion des contacts
Fiche d’un contact
Une petite information apparaît en bas de la fiche.
Il indique l’utilisateur ayant créé la fiche.

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Paramétrage de l’E-mailing

Cet écran permet de paramétrer le compte qui sera utilisé lors de l’utilisation de la fonction d’E-mailing.

Vous pouvez utiliser un compte Email (SMTP) en mode classique ou authentifié.

Vous devez utiliser un compte de type professionnel. N’utilisez pas de compte gratuit comme Gmail, Orange,
free. En effet, ces comptes sont souvent limités. Et vous risquez de black lister le compte utilisé.

Configurer un compte E-mail :

 -Saisir l’adresse Email que vous souhaitez utiliser pour l’envoi.

-Saisir l’adresse du serveur SMTP (fourni par votre fournisseur SMTP)

-Indiquer le N° de port (25 si normal, 587 si authentifié) d’envoi.

-Dans le cas d’un serveur requérant une connexion sécurisée, renseigner un nom d’utilisateur
et un mot de passe (fourni par votre fournisseur)

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Type et catégorie

Les types et catégories permettent de typer vos contacts afin de les regrouper par thème (client, prospect, etc.).
Grâce à ces informations, vous pourrez effectuer des recherches depuis toutes les listes (contact, tableau de
bord, etc.)

Créer un nouveau type/une nouvelle catégorie

Modifier un type/une catégorie

Supprimer un type/une catégorie

50


Chapitre 8

CENTRE D’AIDE
ET DE SUPPORT

51


Présentation

Le centre d’aide et de support regroupe l’ensemble des aides disponibles pour utiliser PROcontact.

A partir de cet espace, vous pouvez :

- Lire la présente documentation

- Consulter les vidéos de formation

- Contacter le support technique

- Consulter le forum des utilisateurs

Utiliser l’une des fonctions :

Il suffit de cliquer sur l’une des îcones

Ecrire un message sur le forum utilisateurs :

Cliquer sur « club utilisateurs », puis inscrivez-vous sur le forum. Vous pourrez alors écrire au
support.

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