Organizar datos ascendente, descendente, personalizado, insertar imágenes y gráficos

1. FACULTAD DE EDUCACIÓN Y HUMANIDADES
INFORMÁTICA Y COMPUTACIÓN
BÁSICA
Mg. Heli Modesto Lazaro Acero

2. MICROSOFT

3. Organizar Datos

4. Saber organizar u ordenar los datos es muy importante en nuestro quehacer
laboral, podremos ordenar datos alfanuméricos, es decir datos por texto (de la A
a la Z o de la Z a la A), números (de menor a mayor o de mayor a menor), fechas y
horas (de más antiguos a más recientes y de más recientes a más antiguos) en
una o varias columnas. También se puede ordenar datos de manera personalizada
según su requerimiento. Ordenar los datos nos facilita visualizarlos y
comprenderlos mejor, así encontrarlos más fácilmente y tomar decisiones más
eficaces
Organizar datos
Excel permite organizar sus datos de tres maneras :
• Ordenar de A a Z o de menor a mayor (Ascendente)
• Ordenar de Z a A o de mayor a menor (Descendente)
• Orden Personalizado

5. A continuación aplicaremos los tres tipos de organizar datos, teniendo en cuenta la
siguiente información:
Organizar datos

6. Ordenar de A a Z o de menor a mayor (Ascendente)
Para realizar este proceso, primero tenemos que seleccionar los datos a ordenar.
Después nos dirigimos al
menú INICIO (a) y de la
herramienta Ordenar y filtrar
(b) seleccionamos con un clic
la opción Ordenar de A a Z (c)
(a)
(c)
(b)

7. Ordenar de A a Z o de menor a mayor (Ascendente)
En la imagen siguiente podemos ver como se ordenaron los datos de menor a
mayor, es decir toma como referencia los datos de N°

8. Ordenar de Z a A o de mayor a menor (Descendente)
Para realizar este proceso, primero tenemos que seleccionar los datos a ordenar.
Después nos dirigimos al
menú INICIO (a) y de la
herramienta Ordenar y filtrar
(b) seleccionamos con un clic
la opción Ordenar de Z a A (c)
(a)
(b)
(c)

9. En la imagen siguiente podemos ver como se ordenaron los datos de menor a
mayor, es decir toma como referencia los datos de N°
Ordenar de Z a A o de mayor a menor (Descendente)

10. Para realizar este proceso, primero tenemos que seleccionar los datos a ordenar. De
una manera practica daremos un cli en recuadro de la parte superior izquierda (a) de la
hoja de calculo
Orden personalizado…
(a)

11. Orden personalizado…
(a)
(b)
(c)
Después nos dirigimos al menú INICIO (a) y de la
herramienta Ordenar y filtrar (b) seleccionamos con un clic
la opción Orden personalizado… (c)
Nos mostrara la ventana
donde seleccionaremos
la forma como se
ordenaran los datos. (d)
(d)

12. Orden personalizado…
Primero debemos seleccionar
la columna que se tomaran
los datos a ordenar, dando un
clic en la opción ordenar por:
nos mostrara una lista de
alternativas para ordenar (a)
Para configurar las opciones de ordenamiento seguiremos los siguientes pasos:
(a)
Para nuestro ejemplo
seleccionaremos la opción
Fecha de nacimiento (b)
(b)

13. Para seguir insertando
otro nivel de búsqueda
dando clic en (c)
(c)
Mostrará lo siguiente (d)
(d)
Al concluir de ingresar todas las
opciones de ordenamiento (e),
daremos clic en Aceptar. (f)
(e)
(f)
Orden personalizado…

14. Nos mostrara lo siguiente:
Orden personalizado…

15. Insertar un texto

16. b
Una vez activado el programa de hoja de cálculo Excel, nos dirigimos al menú
INSERTAR (a), seleccionamos de la herramienta Texto (b) la opción Cuadro de texto
(c).
Insertando un cuadro de texto
b
a
c

17. b
a
Insertando un cuadro de texto
Luego daremos un clic izquierdo en el área de trabajo para activar el cuadro de texto,
después ingresamos los datos de la institución educativa (d). Con su respectivo tipo y
tamaño de letra.
(d)

18. Una vez que se ingresó los datos al cuadro de texto, se procede a insertar una imagen (e)
y llenar los demás datos.
(e)
Insertando un cuadro de texto

19. Insertar Imágenes

20. Para insertar una imagen a la hoja de cálculo, nos dirigimos al menú INSERTAR (a), luego
seleccionamos de la herramienta Ilustraciones (b) la opción Imágenes (c)
Insertar una imagen
c
a
b

21. Insertar una imagen
En la ventana siguiente elegiremos el archivo (d) a insertar de la unidad o carpeta que se
encuentre guardado, luego daremos clic en Insertar (e)
d
e

22. Por defecto la imagen se inserta con un tamaño inadecuado, para darle el tamaño deseado
ajustamos la imagen con la ayuda del mouse, presionamos el clic izquierdo en cualquiera
de la guías blancas ubicadas en las puntas de la imagen (f), mantener presionado el clic
izquierdo y arrastrar hacia dentro hasta tener el tamaño adecuado.
f
Insertar una imagen

23. Después de ajustar la imagen al tamaño adecuado, con la ayuda del mouse colocaremos
la imagen donde corresponde. (g)
b
Insertar una imagen
g

24. Insertar Gráficos

25. Para insertar un gráfico primero debemos seleccionar los datos a mostrar manteniendo
presionado el clic izquierdo del mouse (a), luego nos dirigimos al menú INSERTAR (b)
después a la barra de herramienta Gráficos (C).
Insertando un gráfico
(a)
(c)
(b)

26. Seleccionamos con un clic Insertar gráfico de columnas (d), luego elegiremos de opción
Columnas 3D (e).
Insertando un gráfico
(e)
(d)

27. Insertando un gráfico
Nos mostrara el siguiente gráfico (f).
(f)

28. Cambiando el estilo de diseño
Si deseamos cambiar el estilo del grafico nos dirigiremos al menú DISEÑO (a) luego
seleccionamos de la barra de herramienta Estilos de diseño (b), la opción de su
preferencia, para nuestro ejemplo daremos clic en Estilo 5 (c).
a
b
c

29. Asignando un título al gráfico
Para cambiar el título al grafico daremos doble clic en el borde del grafico para activar
el menú DISEÑO, después daremos un clic encima del título (a), luego un clic al inicio
del texto (b) para activarlo y procederemos a cambiar el título
(a) (b)
(c)

30. Insertando Títulos de ejes y Etiquetas de datos
Para agregar Títulos de ejes y Etiquetas de datos daremos un clic en el borde del
gráfico (a), luego daremos otro clic en el signo más (b).
a b

31. Insertando títulos de ejes
Mostrara el menú ELEMENTOS DE GRÁFICO (c), elegiremos con un clic en recuadro
Títulos de ejes (d).
(c)
(d)
(d)

32. (c)
Como podemos apreciar asigna al gráfico tres ejes, para nuestro ejemplo solo
conservaremos el eje de la izquierda (a) y el eje de la parte baja (b), el eje del lado
derecho (c) lo borramos dando clic encima y luego presionaremos la tecla supr.
(a)
(b)
Insertando títulos de ejes

33. Una vez eliminado el eje mostrara el siguiente gráfico:
Insertando títulos de ejes

34. Procederemos a cambiar los títulos de los ejes, dando clic encima del título para poder
modificar el título, en nuestro caso le asignaremos a eje izquierdo el nombre de
Estudiantes (a) y al eje inferior Años (b) tal como se muestra en la imagen.
(a)
(b)
Insertando títulos de ejes

35. Para agregar etiquetas al grafico daremos un clic en el borde del gráfico (a), luego
daremos en el signo más (b), nos mostrara un menú de los ELEMENTOS DEL GRÁFICO
(c), elegiremos con un clic en recuadro Etiqueta de datos (d).
(a) (b) (c)
(d)
(d)
Insertando etiquetas de datos

36. Al marcar Etiquetas de datos colocara de manera automática los valores que
corresponde a cada una de las barras, tal como se muestra en la imagen:
Insertando etiquetas de datos

37. Para dar un toque de estética al gráfico moveremos con el mouse los valores que se
asignaron en la etiqueta para una mejor presentación.
Insertando etiquetas de datos

38. “ Gracias por su participación”