Giới thiệu bộ quy trình kế toán - Quy trình thanh toán
1. BỘ QUY TRÌNH
Quy trình Thanh toán
NỘI DUNG
Giới thiệu quy trình Thanh toán được cấu hình hoàn toàn tự động từ
phần mềm tự động hóa quy trình và quản trị doanh nghiệp
iWorkflow. Xin vui lòng liên hệ hotline để có thông tin đăng nhập hệ
thống.
Công ty phần mềm Lạc Long Quân
Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: contact@iworkflow.vn
Hotline: 091 1689 001
2. CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC
Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: contact@iworkflow.vn
Hotline: 091 1689 001
1
Quy trình nghiệp vụ - Quy trình Thanh toán
I. Bài toán:
Cán bộ/ chuyên viên khi có nhu cầu cần thanh toán sẽ tạo đề nghị thanh toán gửi cho các cấp phê duyệt như: Trưởng bộ phận, Kế toán đơn vị, Giám
đốc đơn vị, Tổng giám đốc, Kế toán trưởng, sau đó phòng kế toán sẽ Lập thông báo chứng từ thanh toán, thực hiện thanh toán cho đề nghị, và thực
hiện theo dõi thanh toán. Sau khi hoàn tất chứng từ thì tiến hành đối chiếu, ghi sổ và lưu hồ sơ.
3. CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC
Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: contact@iworkflow.vn
Hotline: 091 1689 001
2
Quy trình nghiệp vụ - Quy trình Thanh toán
Quy trình Thanh toán
Nhân viên Lãnh đạo phòng KTTĐV Giám đốc đơn vị Tổng giám đốc Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Văn thư Thủ quỹ
Phase
Thêm mới/
Chỉnh sửa đề
nghị
Gửi đề nghị
Duyệt đề
nghị
Tự động gửi mail
Trả lại
Tự động gửi mail Duyệt đề
nghị
Đồng ý
Trả lại
Đồng ý
Xác nhận phiếu
chi
Duyệt đề
nghị
Duyệt đề
nghị
Duyệt đề
nghị
Đồng ý
Từ chối
Cấp số cho Ủy
nhiệm chi
Lập phiếu
chi/ Lập ủy
nhiệm chi
Ủy nhiệm chi
Xác nhận phiếu
chi
Vào sổ thu chi
Thanh toán tiền mặt
Lưu chứng từ
thanh toán
Theo dõi ủy
nhiệm chi
Kết thúc
4. CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC
Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: contact@iworkflow.vn
Hotline: 091 1689 001
3
Quy trình nghiệp vụ - Quy trình Thanh toán
Mô tả quy trình.
Bước 1: Cán bộ tạo mới đề nghị thanh toán, gửi lên Trưởng bộ phận xác nhận
Bước 2: Trưởng bộ phận xem xét đề nghị, phê duyệt chuyển gửi sang Kế toán đơn vị hoặc từ chối trả về cho cán bộ cập nhật.
Bước 3: Kế toán đơn vị xem xét đề nghị, phê duyệt chuyển gửi sang Giám đốc đơn vị hoặc từ chối trả về cho trưởng bộ phận cập nhật.
Bước 4: Giám đốc đơn vị xem xét đề nghị, phê duyệt chuyển gửi sang Tổng giám đốc hoặc từ chối trả về cho kế toán đơn vị cập nhật.
Bước 5: Tổng giám đốc xem xét đề nghị, phê duyệt chuyển gửi sang Kế toán trưởng hoặc từ chối trả về cho giám đốc đơn vị cập nhật.
Bước 6: Kế toán trưởng xem xét đề nghị, phê duyệt chuyển gửi phòng kế toán thực hiện thanh toán hoặc từ chối trả về cho tổng giám đốc cập nhật.
Bước 7: Kế toán thanh toán nhận đề nghị thanh toán, xem xét đề nghị cần thanh toán theo Tiền mặt/ Chuyển khoản sẽ thực hiện thao tác tương ứng là
Lập phiếu chi/ Lập phiếu ủy nhiệm chi chuyển cho cán bộ đề nghị và thủ quỹ xác nhận hoặc chuyển Kế toán trưởng và Tổng giám đốc phê duyệt.
Bước 8.1: Với trường hợp thanh toán tiền mặt, cán bộ vào xác nhận phiếu chi rồi chuyển cho Thủ quỹ xác nhận, nếu đồng ý thì chuyển lại cho Kế
toán thanh toán không thì trả về cho người thực hiện trước đó.
Bước 8.2: Với trường hợp thanh toán chuyển khoản, Kế toán trưởng vào xác nhận ủy nhiệm chi rồi chuyển cho Tổng giám đốc xác nhận, nếu đồng
ý thì chuyển lại cho Văn thư không thì trả về cho người thực hiện trước đó.
Bước 9.1: Với trường hợp thanh toán tiền mặt, Kế toán thanh toán thực hiện lưu thông tin phiếu chi và các chứng từ liên quan.
Bước 9.2: Với trường hợp thanh toán chuyển khoản, Văn thư vào thực hiện Cấp dấu cho phiếu chi, sau đó chuyển Kế toán thanh toán cập nhật lại
sổ kế toán.
5. CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC
Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: contact@iworkflow.vn
Hotline: 091 1689 001
4
Quy trình nghiệp vụ - Quy trình Thanh toán
II. Ánh xạ trên phần mềm
II.1. Quy trình trên Iworkflow
Quy trình Thanh toán là một quy trình lớn được kết hợp thêm với các quy trình nhỏ như Quy trình Lập thông báo chứng từ thanh toán. Với mỗi quy
trình con này, người dùng có thể thực hiện như một quy trình to ban đầu.
Quy trình thanh toán
6. CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC
Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: contact@iworkflow.vn
Hotline: 091 1689 001
5
Quy trình nghiệp vụ - Quy trình Thanh toán
Quy trình Lập thông báo chứng từ thanh toán
7. CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC
Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: contact@iworkflow.vn
Hotline: 091 1689 001
6
Quy trình nghiệp vụ - Quy trình Thanh toán
II.1. Mô tả quy trình Thanh toán
Bước 1: Cán bộ khi có nhu cầu cần thanh toán tiền, sẽ vào danh mục Quy trình đã ban hành, chọn Quy trình Thanh toán, sau đó tiến hành Start quy
trình. Sau khi khởi tạo quy trình, chương trình sẽ hiển thị màn hình nhập thông tin.
Click / để thêm mới/ xóa các thông tin để đưa vào danh sách.
Click để thực hiện tính toán
8. CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC
Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: contact@iworkflow.vn
Hotline: 091 1689 001
7
Quy trình nghiệp vụ - Quy trình Thanh toán
9. CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC
Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: contact@iworkflow.vn
Hotline: 091 1689 001
8
Quy trình nghiệp vụ - Quy trình Thanh toán
Bước 2, 3, 4, 5: Các vai trò Trưởng bộ phận, Giám đốc đơn vị, Tổng giám đốc, Kế toán trưởng vào thực hiện phê duyệt theo thẩm quyền.
Phê duyệt: duyệt thông tin để chuyển sang bước tiếp theo. Riêng với vai trò kế toán trưởng, sau khi duyệt xong sẽ chuyển sang Quy trình lập
chứng từ thanh toán.
Từ chối: trả về cho người dùng thực hiện trước đó.
10. CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC
Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: contact@iworkflow.vn
Hotline: 091 1689 001
9
Quy trình nghiệp vụ - Quy trình Thanh toán
11. CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC
Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: contact@iworkflow.vn
Hotline: 091 1689 001
10
Quy trình nghiệp vụ - Quy trình Thanh toán
II.1. Mô tả quy trình Lập thông báo chứng từ thanh toán
Bước 1: Sau khi kế toán trưởng hoàn thành việc phê duyệt cho đề nghị thanh toán, đề nghị sẽ được chuyển tới cho Kế toán thanh toán, cán bộ vào xác
nhận đề nghị đã duyệt, tùy thuộc vào thanh toán Tiền mặt hay chuyển khoản mà sẽ thực hiện bước tiếp theo.
12. CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC
Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: contact@iworkflow.vn
Hotline: 091 1689 001
11
Quy trình nghiệp vụ - Quy trình Thanh toán
II.1. Mô tả quy trình Lập thông báo chứng từ thanh toán – Thanh toán tiền mặt
Bước 2: Với trường hợp thanh toán tiền mặt, Kế toán thanh toán sẽ vào thêm mới Phiếu chi và gửi lại cho cán bộ đề nghị.
13. CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC
Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: contact@iworkflow.vn
Hotline: 091 1689 001
12
Quy trình nghiệp vụ - Quy trình Thanh toán
Bước 3,4: Phiếu chi được tạo và gửi cho Người đề nghị xác nhận, sau khi xác nhận xong thì chuyển Thủ quỹ xác nhận, sẽ có 2 cách xử lý như sau:
Phê duyệt: đồng ý nội dung phiếu chi và chuyển thực hiện bước kế tiếp.
Từ chối: trả lại cho người thực hiện bước trước để cập nhật lại.
14. CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC
Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: contact@iworkflow.vn
Hotline: 091 1689 001
13
Quy trình nghiệp vụ - Quy trình Thanh toán
15. CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC
Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: contact@iworkflow.vn
Hotline: 091 1689 001
14
Quy trình nghiệp vụ - Quy trình Thanh toán
Bước 5: Kế toán thanh toán nhận được xác nhận từ người đề nghị và thủ quỹ sẽ tiến hành Lưu thông tin phiếu chi và chứng từ liên quan.
16. CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC
Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: contact@iworkflow.vn
Hotline: 091 1689 001
15
Quy trình nghiệp vụ - Quy trình Thanh toán
II.1. Mô tả quy trình Lập thông báo chứng từ thanh toán – Thanh toán chuyển khoản
Bước 2: Với trường hợp thanh toán chuyển khoản, Kế toán thanh toán sẽ vào thêm mới Ủy nhiệm chi và gửi lại cho kế toán trưởng phê duyệt.
17. CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC
Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: contact@iworkflow.vn
Hotline: 091 1689 001
16
Quy trình nghiệp vụ - Quy trình Thanh toán
Bước 3,4: Ủy nhiệm chi được tạo và gửi cho Kế toán trưởng, sau khi xác nhận xong thì chuyển Tổng giám đốc xác nhận, sẽ có 2 cách xử lý như sau:
Phê duyệt: đồng ý nội dung ủy nhiệm chi và chuyển thực hiện bước kế tiếp.
Từ chối: trả lại cho người thực hiện bước trước để cập nhật lại.
18. CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC
Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: contact@iworkflow.vn
Hotline: 091 1689 001
17
Quy trình nghiệp vụ - Quy trình Thanh toán
Bước 5: Ủy nhiệm chi được xác nhận qua Kế toán trưởng và tổng giám đốc sẽ được chuyển qua Văn thư xin cấp dấu.
19. CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC
Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: contact@iworkflow.vn
Hotline: 091 1689 001
18
Quy trình nghiệp vụ - Quy trình Thanh toán
Bước 6: Kế toán thanh toán vào cập nhật sổ kế toán, lưu thông tin, kết thúc quy trình thực hiện.