Digitalisering biedt ongekende mogelijkheden voor het op grote schaal beschikbaar stellen van informatie, maar stelt ook hoge eisen aan het beheer van die informatie. Eisen die lang niet altijd worden gerealiseerd, zo blijkt uit waarschuwende rapporten van de Algemene Rekenkamer en de Erfgoedinspectie. OCW spreekt in de Archiefvisie dan ook de ambitie uit om eerder invloed uit te oefenen op de inrichting van het
informatiebeheer.
In deze presentatie analyseren Gijsbert Kruithof en Margriet van Gorsel het instrument dat in Rotterdam in gebruik is voor de (het)inrichting van processen en systemen. Is dit instrument het antwoord op al uw vragen?
Is het weer een instrument naast al die andere? Is het altijd bruikbaar en wat vinden de experts er eigenlijk van? Tevens blikken Gijsbert en Margriet samen met u naar de toekomst. Wat hebben we nodig voor duurzame toegankelijkheid van informatie? Wat zijn risico’s? Gaat ISO 18.128 zorgen voor risicowaardering van records en processen?
Gijsbert Kruithof
informatiearchitect - Nationaal Archief
Margriet van Gorsel
preservation officer - Nationaal Archief
3. Hoe is het zo gekomen?
De reden om instrument te maken
-Volume digitaal werken neemt alleen maar toe
-Beheerkosten stijgen
-Management aan het stuur
-Informatie verandering is organisatieverandering Relatie met
andere ontwikkelingen
-Opkomst Good Governance
-Antwoord geven
3
KVAN presentatie Kruithof & Van Gorsel | 16 juni 2014
Verantwoorden
Sturen
BeheersenToezicht houden
4. Het instrument
KVAN presentatie Kruithof & Van Gorsel | 16 juni 2014
4
Vrage
n
Koppeling
kwaliteitseisen
aan systeem-
en
beheereisen
5. Vragen over Risicotool Rotterdam
• Is risicomanagement de ‘way to go’?
• Is dit weer een volgende checklist?
• Is deze tool bruikbaar voor u?
KVAN presentatie Kruithof & Van Gorsel | 16 juni 2014
5
Onderzoeksvraag:
“Welke eisen aan digitale duurzaamheid kunnen door
toepassing van de risicowaarderingstool voor
informatiebeheer van Rotterdam worden geborgd in de
Enterprise Architectuur bij overheidsorganisaties?”
7. Aanpak
KVAN presentatie Kruithof & Van Gorsel | 16 juni 2014
A: kwaliteit
van informatie
mag variabel
zijn
B: huidige
organisatie &
processen
C: huidige
applicaties &
systemen
Eisen
informatie-
beheer &
digitale
duurzaamheid
E: nieuwe
projecten &
mogelijkheden
G:
Implementatie
Governance
8. Architectuur
KVAN presentatie Kruithof & Van Gorsel | 16 juni 2014
8
Bron: Togaf ADM
A: kwaliteit
van informatie
mag variabel
zijn
B: huidige
organisatie &
processen
C: huidige
applicaties &
systemen
Eisen
informatie-
beheer &
digitale
duurzaamheid
E: nieuwe
projecten &
mogelijkheden
G:
Implementatie
Governance
9. Stellingen
KVAN presentatie Kruithof & Van Gorsel | 16 juni 2014
9
• De kwaliteit van informatie &
informatiebeheer mag variabel
zijn
• De goede aanpak van invloed op
informatiebeheer is een
architectuuraanpak
• Een risicobenadering is wel
aansprekend maar nog niet
waar te maken
Meer info:
Gijsbert.kruithof@nationaalarchief.nl
10. Stellingen
KVAN presentatie Kruithof & Van Gorsel | 16 juni 2014
9
• De kwaliteit van informatie &
informatiebeheer mag variabel
zijn
• De goede aanpak van invloed op
informatiebeheer is een
architectuuraanpak
• Een risicobenadering is wel
aansprekend maar nog niet
waar te maken
Meer info:
Gijsbert.kruithof@nationaalarchief.nl
Notas do Editor
Het Programma bestaat uit:
3x op KVAN dagen met hetzelfde onderwerp
1e keer introductie
2e keer demo instrument
3e keer analyse en gebruik
Het instrument
De analyse
Stellingen
Relatie met andere ontwikkelingen:
Eenmalige opslag, meervoudig gebruik
Social media
HNW
Organisatiedoelen:
verkleining van het ambtelijk apparaat;
(keten)samenwerking;
verbeteringen in het proces doorvoeren/lean
Transparante overheid en goed bestuur
-Applicatiereductie, standaardisering en uniformiteit
-Beveiliging
-Openbaarheid
Government governance (GoGo) waarborgt de onderlinge samenhang van de manier van sturen, beheersen en toezicht houden van een overheidsorganisatie. Het doel hier-
van is een efficiënte en ef fectieve realisatie van beleidsdoelstellingen. Ook kan hierdoor beter verantwoording worden afgelegd over de resultaten. (min Fin)
Onderzoek in het kader van een afstudeerscriptie voor de Master of Informatics
Master of Informatics is …
NB: Onderzoeksvraag is breder dan het doel dat de makers voor ogen hadden
Onderzoeksvraag:
“Welke eisen aan digitale duurzaamheid kunnen door toepassing van de risicowaarderingstool voor informatiebeheer van Rotterdam worden geborgd in de Enterprise Architectuur bij overheidsorganisaties?”
Onderzoeksmethode
Literatuurstudie
Expert panel
Toepassing van tool bij andere organisaties
Model gebaseerd op model van Risico management, de ISO 31000 en het model van Informatiebeveiliging de ISO 27002
Voornaamste conclusies:
de tool doet geen risicowaardering maar geeft een informatieclassificatie
De tool bestrijkt slechts een deel van de eisen aan digitale duurzaamheid
De Rotterdamse aanpak in het TOGAF Architectuur model weergegeven
De Rotterdamse aanpak in het TOGAF Architectuur model weergegeven