1. Document Management
Ongestructureerde informatie
beheren
Hoe aanpakken

2. Koenraad Seys
Senior Consultant
Mobile +32 (0) 499 70 86 98
Email
koenraad.seys@pandora.be
Sommaire
► Koenraad is Senior Managing Consultant Knowledge
Management
► Koenraad has more than 20 years experienc in
knowledge management more typically ECM and
Records Management applied in different projets and
pre-sales roles both as expert and as solution architect
► Koenraad is Master in Archiving and Records
Management
Expertise
► Project Management
► Records Management & Archivaging
► BPM
► Business Analysis
► Enterprise Information Architecture
► Business-IT Alignement
► Implementation of major solutions ECM (EMC²
Documentum, IBM FileNet,, Opentext, Alfresco)
► Enterprise 2.0
Recent Projets
► European Commission – DG OLAF – Solution architect guiding platform selection and
solution design for a global platform managing information and content with
a primary focus at investigative case management – dynamic/adaptive case
management using xCP Documentum
► SNCB - NMBS (ECM expert) – Participation in selection, the ralisation of the platform
architecture, project management and business analysis. Participation in pre-sales activities
inside NMBS group. Platform based on IBM FileNet
Business analist, Information and governance architect; platform based on Opentext Livelink
► Tractebel – Coaching during the platform selection process supporting the engineering and
construction activities
► Jan De Nul (dredging – ECM expert) – Coaching and development of specification for
selection of a package and request for proposal leading to a common management platform
for project management taking the particularities of JdN into account;; participation in
solution selection
► Vlaams Parlement (archiving expert) – Solution architect and business analist for the
archiving platform based on Alfresco
► Senat (expert/architect ECM) – Bid manager and solution architect for the minuting and
publishing solution of the commission meeting at the belgian senat. Solution based on Open
Source Software; project manager and business analist in the implementation phase
► Mobistar (project & bid managerchef) – coordination of technical activities and of
development project in the context of a framework contract implementing Documentum
► Schlumberger (records management expert) – Business analyst for IBM FileNet Records
Manager implementation
► Ministère Région Bruxelles Capitale (archivaging expert) – Definition electronic archiving
strategy
► SD WORX (knowledge architect) – Assessment and definition of corportate knowledge
strategy and of implementation roadmap
► Stad Gent (BPMconsultant) – Implementation (after pre-sales cycle) of case follow-up
system for public works related to city infrastructure, based on Staffware – workflow solution

3. Agenda
Functionaliteit
Markt
Implementatieaanpak

4. Argumenten
Plaatsonafhankelijk, ondersteunt de nieuwe nomade
Documenten overal toegankelijk, op kantoor, bij de klant of thuis
Meeste platformen bieden ook mobile apps voor iPad en/of Android tablets
Transparant samenwerken
Team beschikt over zelfde up to data informatie
Audit als leerinstrument
Snellere/efficiëntere dienstverlening
Dossier aan je vingertoppen – niet meer naar de kast
Teamdelen
Bedrijfskennis efficiënter toegankelijk
Zoeken en vinden van informatie
Precedenten en het wiel
Confidentialiteit gegarandeerd
Toegangsrechten – paswoorden zijn niet om door te geven – beveiligen beter
dan een standaard kantoorkast; het valse gevoel van veiligheid door gewoonte
Opties om digitale kluis te realiseren

5. Document
Base
Search Services
Document Manager
• Version management
• Folder & compound
document mgmnt
• Descriptors / attributes
•Full text retrieval
•Concept based
search
•Metadata access
User Interaction
layer
Integration
Services
Functional layer
Index & attribute
database
based on RDBMS
Authentication
& logon
services
Document base
based on RDBM
or file system
Collaboration support
•Check-in / check-out
•Routing facilities
•Workflow support for
approval, release &
promotion
Consumer interaction layer
Authentication
& logon services
Content submission
modules
• Batch document
conversion to neutral
cross platform format
• On the fly rendition
API & Integration
libraries
Contributor interaction layer
Third party editor
integration
Viewing portability
Content browsing
facility

6. Functionaliteit
Versiebeheer
1, 2 of 3 niveaus – overzicht ontstaansgeschiedenis
Contenttypes & Metadata
detail
ondersteuning en gebruik
Beveiliging
zien – consulteren – editeren – creëren – wissen
Uitgebreide Zoekmogelijkheden
Full-text, attributen
Formaatconversie
Formaatconversie of rendition zet origineel bestandsformaat om naar een neutraal
formaat, leesbaar met een standaardviewer (zoals Acrobat PDF)
Procesondersteuning & routering

7. Markt
belangrijkste spelers
Runs on: Windows
Database: SQL Server
Deploy: On Premises,
In the Cloud (Office 365)
Runs on: Windows, Linux,
Apple
Database: MySQL, SQL Server, Oracle
Deploy: On Premises, In the Cloud,
Hybrid (Alfresco One)
Licencing: Enterprise, Community

11. NOT a technical project !
toch deel van bedrijfsinfrastructuur

13. Om te beginnen 3 simpele vragen
Waarvoor moet dat dienen?
Welke business/projectdoelstelling willen we realiseren?
Welk business proces willen we ondersteunen? Welke meerwaarde willen we realiseren?
Wat moet het doen?
Welke functionaliteiten in welke context? Integratie en usability aspecten
Hoe gaan we het doen?
Welke technologie gaan we gebruiken? Hoe gaan we customiseren en integreren?
Het ‘kijk mama zonder handen’ syndroom

14. Implementatie - aandachtspunten
Technisch: Pakketgebaseerde oplossing
• Hou de filosofie en interne architectuur aan
• Vermijd customisatie
• Het gaat om documenten/content NIET data
Gebruik & gebruikers
• Het is vaak goedkoper proces – interactie – organisatie aan te passen
• Electrocuteer de bestaande situatie NIET – ga de discussie aan!
• Realiseer het potentieel van de technologie
Proces
• Aard van het proces: kennisintensief (knowledge workers) – routine
• Implementeer duidelijke procedures als workflow
Governance & gebruik
• Auteur – volmacht – editor – proxy
• Documentnomenclatuur – titel – gecodeerd
• Link met business concepten

15. Implementatie – aanpassingen
Informatie architectuur & mappenstructuur
Content types
Meta data, attributen of eigenschappen – beschrijvende elementen
Ordeningsplan
Nadere toegangen zoals stored searches & queries – taxonomie
Stabiele basisstructuur of ordeningsplan: hoofdprocessen
Toegangsrechten & authorisaties
Rolgroepen! Vergemakkelijken het onderhoud
Processen – procedures – workflow
Modulair
Probeer niet alle processen uit te werken cf. adaptive/dynamic case management

16. Change management & Training
Mix praktische afspraken (governance) &
applicatie interactie training
functionaliteit
Gezond verstand ≠ aanvaarde praktijk
vb. versiebeheer
Volg op met ‘coaching’

17. Manage & Control your goals
Manage expectations through knowledge of the
platform put in place
Integrate IT – Organisation Development –
Processes – People Skills