1. Проблемы и ограничения внедрения
обмена электронными документами в
отрасли распространения печатной
продукции
(или ложка меда в бочке дёгтя)
Шелепанов Ю.А. Гаврилов С.Д.
ведущий бизнес-технолог генеральный директор
ООО «АРПИ «Сибирь» ООО «АРПИ «Сибирь»
22 ноября 2012 г. Отраслевая конференция АРПП

2. ЭЛЕТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ
 Между компаниями (СЭД – система электронного
документооборота через оператора)
 С банками (ЭД предлагается большинством банков)
 С налоговыми органами (ЭД предлагается ФНС, но
требует подтверждения)
 Внутренний (Регулирование уровня автоматизации
внутри компании, зачастую электронно - бумажный)
особый интерес - оборот между компаниями

3. ДЕКЛАРИРУЕМЫЕ ПРЕИМУЩЕСТВА
 Отказ от бумаги
 Выгода от замены бумажной копии документа электронной
 Обмен электронными документами между операторами и
компаниями
 Снижение потерь
 Нет дублирования документов в результате утерь
 Снижение затрат
 Нет ручной обработки документов
 Нет доставки документов почтой или курьером
 Своевременное возмещение НДС.
…ложка мёда…

4. РАБОЧАЯ МОДЕЛЬ
 Документооборот разделен:
идеально для СЭД

5. НАШИ РЕАЛИИ
Документооборот в сутки:
Процессы:
 Прием товара от поставщиков
 Возврат товара поставщикам
 Отгрузка клиентам
 Прием возврата
Около 7 000 входящих и исходящих документов
Цена внедрения электронного документооборота - ?

6. НАШИ РЕАЛИИ
 Документооборот оптимизирован:
Наша реальность

7. ОТКАЗ ОТ БУМАГИ
 Поставки товара на торговые точки должны
сопровождаться фактом подтверждения поставки. В
слабокомпьютеризированных торговых точках без
бумажного носителя это нереально.
 70 % документооборота в нашей отрасли связано с
поставками в киоски и торговые точки.
 Груз должен иметь сопроводительные документы с
описанием товара
СЭД не заменит сопроводительные документы

8. СНИЖЕНИЕ ПОТЕРЬ
Существующие потери документов снизились за счет
доставки их вместе с товаром:
 Своевременное формирование пакета документов
 Клиент получает документ и товар в одно время
 Быстрая обратная связь
Потери документов снижены

9. СНИЖЕНИЕ ЗАТРАТ
Доставка документов с товаром также дает экономию на
курьерской и почтовой доставке
 более 20 филиалов и распределительных складов
 около 800 точек доставки
 около 100 поставщиков
Затраты на доставку снижены до нуля

10. СНИЖЕНИЕ ЗАТРАТ
Затраты на дублирование документов оптимизированы за
счет высокой доли возврата подписанных документов:
 Слабоорганизованные контрагенты
(ЧП) – до 80%
 Высокоорганизованные контрагенты
(супермаркеты) – до 100%

11. СНИЖЕНИЕ ЗАТРАТ
Оптимизация процесса ручной обработки и контроля
возврата подписанных документов
Штриховой код разгрузил бухгалтеров

12. СВОЕВРЕМЕННОЕ ВОЗМЕЩЕНИЕ НДС
В случаях ошибок в документах:
 Счета-фактуры выставляются датой исправления
 Исправление ошибок ведет к штрафам
Ошибки неминуемы, какова цена исправления -?

13. ПРОБЛЕМЫ И ОГРАНИЧЕНИЯ
 Необходимость сквозной установки СЭД в
компаниях всех контрагентов
 Необходимость установки СЭД во всех пунктах
приемки товара
 Подтверждение факта поставки невозможно без
бумажного документа
…бочка дёгтя…

14. ДЛЯ КОГО ЭТО ПОДХОДИТ
 Фискальные органы (облегчает проверки)
 Компании с «недискретным» товаром (газ,
электричество и пр.)
 Высоко-компьютеризированная и
автоматизированная отрасль.
 Торговля услугами
 Невысокий уровень оптимизации документооборота

15. ВЫВОДЫ
 Нужно вводить документы, которыми ранее не
пользовались.
 В условиях высокого уровня оптимизации
документооборота внедрение дорого.
 За ошибки в документах придется платить больше.

16. Спасибо за внимание
Вопросы….