Kongre ve Fuar Organizasyonu 6-7. Hafta

1. KKoonnggrree vvee FFuuaarr
OOrrggaanniizzaassyyoonn
66 vvee 77..hhaaffttaa
ÖÖğğrr..GGöörr..DDooğğaann GGÜÜRRDDAALL

2. FFuuaarr NNeeddiirr??
• Fuar, ticaretle ilgili ürün ya da hizmetlerin,
teknolojik gelişmelerin, bilgi ve yeniliklerin
tanıtımı, pazar bulunabilmesi ve satın
alınabilmesi, teknik işbirliği, geleceğe
yönelik ticari ilişki kurulması ve
geliştirilmesi için, belirli bir takvime bağlı
olarak, düzenli aralıklarla genellikle de
aynı yerlerde gerçekleştirilen bir tanıtım
etkinliğidir.

3. • Fuarlarda alıcı ve satıcılar çeşitli iş anlaşmaları
gerçekleştirmek üzere bir araya gelmektedirler.
Zaman açısından sınırlandırılmış aktiviteler olup,
çok sayıda katılımcı, bir veya birden fazla
ekonomik dalın önemli ürünlerini sergilemekte
ve ağırlıklı olarak sanayi toptancılarına, sanayi
tüketicilerine ve büyük miktarlarda satın alanlara
örnek ürünler tanıtmaktadır.

4. FFuuaarr TTüürrlleerrii NNeelleerrddiirr??
• Üretim sistemleri ve tanıtım olanaklarında
meydana gelen gelişmelere bağlı olarak
ürünlerin tanıtılması, pazarlanması ve dağıtım
kanalının geliştirilmesi için en geçerli araçlardan
biri olan fuarlar da bu gelişim süreci
doğrultusunda daha farklı niteliklerdeki ürün ve
hizmet grupların tanıtımı ve pazarlanmasını
gerçekleştirmek amacıyla farklı gruplara
ayrılmıştır.

5. YYaattaayy ((GGeenneell)) FFuuaarrllaarr
• Tarım, endüstri ve her türlü tüketim
mallarının birlikte ve çeşitleriyle (mamul,
yarı-mamul ve hizmet) sergilendiği
fuarlardır. Genellikle ürün ve hizmetin
tanıtılması ve satışı esasına göre
düzenlenmektedir.

6. DDiikkeeyy ((İİhhttiissaass)) FFuuaarrllaarrıı
• Düzenlendiği konuda üretilen ürün ya da
hizmetlerin sergilenmesine izin verilen ve
genellikle o sektörle ilgili hedef kitleler
tarafından ziyaret edilen fuarlardır.
Yüksek teknolojilerin tanıtılması, transferi
ve üretilmesinde, ticari ilişkilerin
arttırılmasında, pazar yapısı ve potansiyeli
konusunda bilgi akışı sağlanmasında
ortam hazırlar.

7. • İhtisas Fuarları aşağıdaki gibi ele alınabilir;
Büyük İhtisas Fuarları: Sadece iş adamlarına
açık olarak, sektör ve pazar dilimi bazında
gerçekleştirilmektedir. Bu fuarlara katılan
firmaların hem fuarın düzenlendiği ülkeden, hem
de diğer ülkelerden çok sayıda ithalatçı ile
karşılaşma ve ticari bağlantı kurma şansı vardır.
Ayrıca pazara yeni girme gayretinde bulunan
firmalar açısından acente veya distribütör bulma
konusunda avantajlar sağlamaktadır.

8. • Küçük İhtisas Fuarları: Küçük kapsamlı ticaret fuarları
içinde sayısı en fazla olan bu fuarlar, genellikle
perakendecilere yönelik olarak düzenlenmekte ve
fonksiyonları açısından büyük ihtisas fuarları ile benzerlik
göstermektedir.
İhtisas Fuarları da Endüstriye göre ve pazar bölümüne
göre 2'ye ayrılır;
-Endüstriye Göre İhtisaslaşma: Bir endüstriye dayalı
organize edildiği için konuyla ilgili olmayan kişilerin
gelme olasılığı az olmakla beraber, bu tarzdaki fuarlar
acente ve distribütör bulma açısından iyi bir araç olarak
görülmektedir.
-Pazar Bölümüne Göre İhtisaslaşma: Perakendecilere
yönelik olarak düzenlenmekte olup, perakende ticaretteki
yenilikleri tanıtmak için olanak sağlamaktadır.

9. TTüükkeettiiccii FFuuaarrllaarrıı
•
Toplumun her kesimine açık olan ve tüketim
mallarının sergilendiği fuarlardır. Ziyaretçilerinin
çoğunluğunu fuarın düzenlendiği merkez ve
komşu merkezden gelen halk oluşturduğundan
belirli bir bölge ya da ülkede dağıtım ağı bulunan
ürünler ve şirketler için bu fuarlar genel tanıtım
ve satış geliştirme açısından oldukça yararlı
olmaktadır.

10. • Entegre Fuarlar
Temel alınan bir ürünle ilgili diğer tüm
ürün, mamul, yarı-mamul, ekipman ve
hammadde gibi temel ve yan dalları
kapsayacak şekilde entegre edilerek
düzenlenen organizasyonlardır.
Solo Fuarlar
Bir ülkenin başka bir ülkede tek başına
organize ettiği fuarlardır.
Bölgesel Fuarlar: Belirli bir coğrafi bölge
bazında düzenlenen ve içinde bulunulan
bölgedeki ziyaretçiler tarafından ziyaret
edilen fuar tipidir.

11. • Ulusal Fuarlar: Düzenlendiği ülkenin
kuruluşlarının katılmasıyla gerçekleştirilen
ve başka bir ülke kuruluşunun katılımına
izin verilmeyen fuarlardır.
Uluslararası Fuarlar: Birçok ülkenin
katılımıyla gerçekleştirilen ve fuara katılan
firmaların kendi ülkelerinin ekonomik,
teknolojik, kültürel-sosyal düzeylerini ve
imkanlarını ortaya koyarak uluslararası bir
tanıtma stratejisi izlediği fuarlardır.

12. • Expo Organizasyonları
EXPO sözcüğü 'uluslararası sergi' anlamına gelmektedir.
3-5 yıl gibi aralıklarla ve en çok 6 ay boyunca devam
eden EXPO'lar hem düzenlendiği ülkenin hem de
katılımcıların ürün ve hizmetlerinin tanıtıldığı, teknolojik
gelişmelerin sergilendiği, gelecek vizyonların yansıtıldığı
bir iletişim platformudur. Bir ülkenin ekonomik ve
teknolojik değerlerini tanıtmakla kalmayıp, yerel ve
kültürel değerlerini de tanıtmaya aracılık eder. Ayrıca
ülkelerin ulusal ve uluslararası ekonomisini güçlendirdiği
gibi, ülkeler arası ticari ve kültürel ilişkileri de
geliştirmektedir.

13. • Fuar Hazırlıklarının Stratejik Planlanması
- Fuar ziyaretçi istatistikleri ve geçmiş yıllara ait
performans raporları,
- Fuara katılım amaçları,
- Fuar için hazırlanan iletişim araç ve haberleşme
araçları,
- İletişim mesajını destekleyecek sergi ve planların ve
özel grafikler,
- Ürün sunum ve sergilemeleri, fuar alanında yapılacak
gösteri tanıtım ve sunumları,
- Söz konusu fuar için hazırlanmış tanıtım planları,
- Bütçe tahminleri.
Stratejik planlar, genellikle fuarın misyon ve amaçlarını
tanımlayıp bunların gerçekleştirilmesinde rol oynamakta
ve şirketin uzun dönemli büyümesine katkıda
bulunmaktadır.

14. Fuarların yyaarraarrllaarrıı nneelleerrddiirr??
• İyi bir fuar, katılımcı firmanın ve alıcının
karşılaştığı bir merkez niteliğini taşımaktadır.
Satıcı firma alıcının ofisine gitmemekte, aksine
alıcı satıcının ürünleri hakkında bilgi edinmek
amacıyla gönüllü olarak firmanın standını ziyaret
etmektedir. Standı ziyaret eden kişi o anda iş
bağlantısı için karar verecek pozisyonda
olmayabilir, ancak katılımcı firma görevlisi bu
kişiyi ürünler konusunda etkileyerek vermek
istediği mesajın asıl karar vericiye ulaşmasını
sağlayabilir.

15. • Bunun yanısıra fuarlar, normal
zamanlarda bulunması zor ve hiç hesapta
olmayan bir çok alıcının belirlenmesini de
sağlayabilir.

16. FFuuaarrllaarrıınn ÖÖnneemmii
• Katılımcı Firmalar Açısından Önemi
Fuarlar mal ve hizmet üreticilerinin ve tüketicilerinin belli
bir zaman ve mekân dilimi içerisinde buluştukları bir
Pazar niteliği taşımakta ve fuarların belirli bir konuya
yönelik olması katılımcı firmalara ‘ilgili talebi’ doğrudan,
kısa sürede ve en etkili biçimde yakalama imkanı
vermektedir. Bu sayede de hem satış hem de tanıtım
açısından önemli kazanımlar elde edilmesini
sağlamaktadır. Bu açıdan fuarlar, tanıtım kapsamlı
olmakta, katılımcıların etkili satış grafiğinin bire bir
pazarlama ilişkileri ile artmasına aracılık etmektedir.
Firmaların büyüklüğü ne olursa olsun, ticari ihtisas
fuarlarına katılmak onlara, bundan sonraki
çalışmalarında rehberlik edecek bilgileri toplamak, satış
yapmak ya da yeni ilişkiler kurmak adına pek çok fırsat
sunmaktadır.

17. Bir KKiittllee İİlleettiişşiimm AArraaccıı OOllaarraakk
ÖÖnneemmii
• Fuarlar, dünya devletlerinin ticari, ekonomik,
sosyal ve kültürel açıdan birbirlerini tanıyıp
aralarındaki ilişkileri ve dayanışmayı en üst
seviyede gerçekleştirmeleri açısından önemli
yararlar sağlamaktadır.
Bir ürün ve hizmet üreten işletmeler varlıklarını
sürdürebilmek için ürün ve hizmetlerini satmak
ve kar etmek zorundadır. Günümüz koşullarında
ise müşteri gruplarına satış yapabilmek için
öncelikle bunların tanıtımını etkin bir biçimde
gerçekleştirmek ve bu sayede yurtiçi ve yurtdışı
pazarlara ulaşmak gerekmektedir.

18. DDüüzzeennlleennddiiğğii AAllaannddaa SSoossyyoo--
KKüüllttüürreell OOrrttaamm BBaakkıımmıınnddaann ÖÖnneemmii
• İşte bu noktada reklâm, halkla ilişkiler ve tanıtım
çalışmalarının önemi ve gerekliliği ortağa
çıkmaktadır.
Fuar organizasyonları da günümüzde reklâm,
halkla ilişkiler gibi çağdaş iletişim olanaklarından
biri haline gelmiş ve hedef kitleye firma ve
firmanın pazarlama bileşimi hakkında bilgi
verme, tanıtımı sağlama ve imajı güçlendirme
konusunda önemli aşamalar kaydetmiştir.

19. • Katılımcı ve ziyaretçilerin konaklama, yeme,
içme gibi temel ihtiyaçlarını fuarın düzenlendiği
bölgede karşılama zorunluluğu o bölgede
faaliyet gösteren birçok işletmenin gelirinin
artmasına yardımcı olmaktadır.
Ayrıca bölge halkı fuar dönemi boyunca
gerçekleştirilen aktivitelere katılma şansını elde
etmekte, sosyal ve kültürel aktivitelere
katılabilmektedir.

20. Pazarlama İİlleettiişşiimmii AAççııssıınnddaann
ÖÖnneemmii
• Pazardaki mevcut şartlar altında bir firma, ne
kadar iyi ve kaliteli ürün üretirse üretsin, o ürünü
iyi ve doğru bir biçimde tanıtmayı başaramazsa,
faaliyet gösterdiği sektörde başarı
sağlayamamaktadır. Bu noktada firmaların
yürüttüğü bütünleşik pazarlama iletişimi süreci,
firmaların yoğun rekabet ortamı içerisinde bir
adım öne çıkmasında ve hem ürün / hizmetler
hem de firma için ortak bir mesaj yaratılmasında
etkili rol oynamaktadır.

21. • Bütünleşik pazarlama iletişimi kapsamında
ele alınan iletişim teknik ve yöntemlerinin
uygulanmasıyla birlikte, firmaya ait tek ve
güçlü bir imaj oluşturulmakta ve sinerjik bir
etki elde edilmektedir.
Bu aşamada ticari ihtisas fuarları da
bütünleşik pazarlama iletişimi sürecinin
çok önemli bir parçasını oluşturmakta ve
diğer iletişim çabalarının etkinliğinin
artırılmasına yardımcı olmaktadır.

22. DDüüzzeennlleennddiiğğii AAllaannddaa SSoossyyoo--
KKüüllttüürreell OOrrttaamm BBaakkıımmıınnddaann ÖÖnneemmii
• Fuarlar, farklı yöre, ülke ve kültürden insanları bir araya
getirmesi, bunlar arasında iletişim kurulmasına ve
kültürel paylaşımlar gerçekleştirilmesine yardımcı olması
bakımından önem kazanmaktadır.
Fuar organizasyonları düzenlendikleri alanlara ciddi
anlamda bir canlılık getirmektedir. Fuar dönemi boyunca,
fuarı ziyaret etmek için başka şehir ve ülkelerden gelen
katılımcı ve ziyaretçiler sayesinde kısa süreli de olsa
ticari bir hareketlilik yaşanmakta ve de ekonomilere ciddi
katkılar sağlamaktadır.

24. Ticaret fuarlarına kkaattııllıımmıınnıınn aavvaannttaajjllaarrıı
• A-Satış yararları
• Mevcut Müşterilerle karşılaşma ve bunların
desteklenmesi
• Sipariş alınması
• Direkt satış yapılması
• Yeni alıcılarla karşılaşma ve olası alıcıların
belirlenmesi
• Yeni distribütörler, tedarikçiler, satın alma
konusundaki karar vericilerle karşılaşma

25. • B-İletişim yararları
• Mevcut ürünlerin promosyonu
• Yeni ürünlerin sunulması ve piyasaya
yerleştirilmesi
• Marka imajının pekiştirilmesi
• Ürünlerle ilgili teknik bilgi sağlanması

26. • ANKARA 9. HEDİYELİK EŞYA FUARI
24-30 Aralık 2007
Atatürk Kültür Merkezi-ANKARA
Ankara 9. Hediyelik Eşya Fuarı’nda tekrar Atatürk Kültür
Merkezi’nde birlikteyiz.Ziyaret SaatleriFuar, 10.00-21.00
saatleri arasında ziyarete açık olacaktır. Katılım Ücret
ve Ödeme ŞekliGaleri ve fuayede sergi standları m2
ücreti : 140 YTL + KDV
Müze alanında sergi standları m2 ücreti : 100 YTL +
KDV
Dış alanda yiyecek standları m2 ücreti : 250 YTL + KDV

27. • Kafeterya 1 m² : 50 YTL+KDV’dir.En küçük sergi standı 9
m2, dış alanda yiyecek-içecek kulübesi 12 m2’dir.Katılım
ücretinin % 25’i sözleşmenin imzalanmasıyla birlikte
ödenecek, bakiye için fuar tarihi öncesine çek veya mail
order talimatı verilecektir.Ödemelerin yapılabileceği
banka hesap numaraları :· Akbank Ankara Ticari
Şubesi (834) 44467-9 nolu YTL Hesabı
· Yapı Kredi Bankası Meşrutiyet Bulvar Şubesi (812)
61248841 nolu YTL hesabıKatılım Ücretine Dahil 76.
Sokak No:4 Aşağı Öveçler / ANKARA

28. • HizmetlerStand konstrüksiyonu, 1 masa, 2
sandalye, 2 raf, 1 çöp sepeti, 1 küllük, her 3
m2’ye 1 spot, alınlık yazısı, genel güvenlik
(fuarın açık olduğu saatlerde stand güvenliği
katılımcıya aittir), genel temizlik hizmetleri (stand
içi temizlik katılımcıya aittir), fuar alanının ısıtma
ve havalandırması, fuar kataloğunda firma
bilgilerine yer verilmesi, fuarın basın yayın
organları ve açık hava reklamları yoluyla tanıtımı

29. • Ekstra Malzeme ve Hizmetler:Katılım
ücretine dahil eşya ve hizmetler dışında
talep edilecek (masa, sandalye, raf, vitrin,
özel bölme, telefon hattı, faks, buzdolabı,
hostes, tercüman, yabancı katılımcılar için
handling ve gümrükleme hizmetleri vb.)
hizmetler ayrı ücrete tabidir. Son Başvuru
Tarihi: 12 Aralık 2007İrtibat :
Forza Fuarcılık ve Organizasyon
Hizmetleri A.Ş

30. • C-Araştırma yararları
• Rekabeti izleme, rakipler, ürünler ve
teknolojiler hakkında bilgi edinme
• Genel pazar ve pazarlama bilgilerinin
toplanması
• Yeni pazarlara girişle ilgili bilgi ve tecrübe
edinilmesi
• Yeni ürünlerin pazara uygunluğunun ve
pazar tepkisinin belirlenmesi

31. • D-Stratejik yararları
• Pazarda mevcudiyet
• Rakiplerden geri kalmamak
• Pazar ve ürünlerle ilgili gelişmelerden uzak
kalmamak
• Firma imajı tesisi
• Bir ticaret merkezi olarak özel bir konum
oluşturmak

32. Hedef pazarlara hheeddeeff ffuuaarrllaarrllaa uullaaşşmmaakk
Bir fuara katılmadan önce aşağıdaki sorulara
yanıt arayınız:
• Fuarın organize edileceği ülke ürünleriniz için
doğru bir pazar mıdır?
• Ürünlerinizin fiyatları uygun mudur?
• Ürünlerinizin pazar standartlarına ve tüketici
zevklerine uygunluğu ne ölçüdedir?
• Firmanız yeterli üretim ve ihracat kapasitesine
sahip midir?

33. • Bu pazarda karşılaşabileceğiniz sorunlar
nelerdir?
• Söz konusu ülkenin Türkiye ile ticari ilişkileri
nasıldır?
• Fuara katılmakta öncelikli amaçlarınız nelerdir?
• Bu fuar alternatifleri arasında en iyisi midir?
• Fuar sonrasındaki gelişmelere firmanız uygun
mudur? (Yatırım için kaynak, zaman vb.)

34. OOrrggaanniizzaattöörrüü nnaassııll sseeççeecceekkssiinniizz??
• Organizatör firma ile ilgili şu konulara dikkat ediniz:
• Organizatör firma Dış Ticaret Müsteşarlığı tarafından
uluslararası fuar organizasyonu düzenleme yeterlilik
belgesine sahip midir?
• Söz konusu organizatör firma, fuarın yapılacağı ülkede
deneyim sahibi midir?
• Dış Ticaret Müsteşarlığı tarafından söz konusu fuara izin
belgesi verilmiş midir?
• Devlet desteğine ilişkin hizmetler yerine getiriliyor mu?
• Maliyet ve ödeme koşulları nelerdir

35. FFuuaarr öönncceessii bbüüttççeelleennddiirrmmeenniizz
ggeerreekkeenn kkaalleemmlleerr nneelleerrddiirr??
• Stand kirası
• Kişi başı seyahat ve konaklama ücreti
• Personel harcırahı olarak ödenecek ücret
• Stand dekorasyonu (Özel stand istenmesi
halinde)
• Ekstra malzemeler (faks, bilgisayar, tercüman
vb.)
• Fuar kataloğuna firmanızı tanıtıcı reklam ücreti
(İstek halinde)

36. FFuuaarraa yyöönneelliikk yyaappmmaannıızz ggeerreekkeenn
hhaazzıırrllııkkllaarr nneelleerrddiirr ??
• Fuar öncesinde organizatör tarafından gönderilen fuar
kılavuzundaki bilgileri eksiksiz okuyunuz.
• Kılavuzda doldurulması istenilen belgeleri (Nakliye
Taahhütnamesi, Devlet Desteği belgesi, Katalog Bilgi
Formu, Proforma Faturalar vb.) okunaklı biçimde
doldurarak (bilgisayar, daktilo) organizatöre gönderiniz.
• Belgelerin organizatöre son ulaştırılma tarihine dikkat
ediniz.
• Sergileyeceğiniz ürünlerin organizatöre son teslim
tarihine dikkat ediniz.
• Fuarın düzenleneceği ülkede iş ilişkileriniz bulunan
firmalara organizatörden temin edeceğiniz davetiyeleri
önceden gönderiniz.

37. • Fuarı ziyaret eden işadamlarına
dağıtılmak üzere firmanızı tanıtıcı
broşürler veya tanıtım dosyaları
hazırlayınız.
• Ürün ve hizmetinizi geliştirmenize
yardımcı olacak anket formları
hazırlayınız.
• Standınızda görevlendireceğiniz
personelin yabancı dil bilip bilmemesine
ve sergilenecek ürünler hakkında detaylı
bilgi sahibi olmasına dikkat ediniz.

38. s Fuar sıırraassıınnddaa ddiikkkkaatt eettmmeenniizz
ggeerreekkeenn nnookkttaallaarr nneelleerrddiirr??
• Stand görevlinizin sergilediğiniz ürün hakkında bilgi
sahibi olmalı, iş görüşmelerini yürütebilmeli ve katılım
amaçlarını bilmelidir. Ziyaretçilerle kolay diyalog
kurabilmeli, onların yaklaşım göstermesini
beklememelidir. Ürünler kadar firmanın da tanıtımını
yapmalı, alıcının ilgisiyle ürünler arasında bağlantı
kurabilmelidir. Fuar saatlerine dikkat etmeli ve standı boş
bırakmamalıdır.
• Video veya bilgisayar aracılığıyla ürünlerinizi ve firmanızı
tanıtıcı film oynatarak ziyaretçilerin ilgisini çekebilirsiniz.
• Ziyaretçilere yanınızda götüreceğiniz şekerleme, lokum
vb. ürünlerden ikram edin.

39. • Ürünlerinizle ilgilenen ziyaretçilere tanıtım
broşürünüzü veya dosyanızı sunun. Broşür veya
tanıtım dosyanızın fuarın düzenlendiği ülkenin
dilinde veya İngilizce hazırlanmasına dikkat edin.
• Ürününüz veya hizmetinizle ilgilenen müşterileri
kaydedebileceğiniz görüşme formları hazırlayın.
Müşterilerinizin kartvizitini alıp taleplerini not alın.
Ürün ve hizmetlerinize ihtiyaç duyma sebeplerini
öğrenin. Ayırdıkları bütçe ile ilgili bilgi sahibi
olun. İlgilendiği ürününe ilişkin teklifinizi
belirleyin.

40. • Ziyaretçilerin talep ettikleri ürün ve
hizmetleri belirleyecek nitelikte
hazırlayacağınız anketi doldurmalarını
sağlayın.
• Fuara gidilen ülkedeki büyükelçi,
başkonsolos, ticaret müşaviri ile daha
sonra size yardımcı olabilmeleri için temas
kurun.

41. FFuuaarr ssoonnrraassıınnddaa yyaappııllmmaassıı
ggeerreekkeennlleerr nneelleerrddiirr??
• Fuarda standınızı ziyaret eden firma temsilcilerine
teşekkür yazıları yazarak firmanız ve ürünleriniz
hakkında daha kapsamlı bilgi verin.
• Fuarda bulunmayan yönetici ve ilgili departmanları
bilgilendirmek ve gelecekte yapılacak işleri tespit etmek
için sonuç raporu hazırlayın.
• Fuarda bağlantı kurduğunuz firmalarla ilişkilerinizi sıcak
tutun. Söz konusu firmalarla ilişkinizi sürdürmeniz uzun
dönemde elde edilebilecek verimi artıracaktır. Özellikle
Arap ülkeleri bu tip yaklaşımlara önem vermektedir.

42. • Alınan siparişlerle ilgili miktar, fiyat, ödeme
koşulları, teslimat vs. hakkında ayrıntılı bilgi
edinin.
• Fuarda ziyaretçilere doldurttuğunuz anketlerin
değerlendirmesini yapın. Ürün ve hizmetlerinizi
bu yönde geliştirin.
• Sizinle birlikte fuara katılan rakip firmaların
sergilediği performansı değerlendirin,
eksikliklerinizi çıkartın.
• Gelecekte katılmayı planladığınız fuarlarda daha
iyi nasıl olunacağına dair araştırma yapın.