El documento habla sobre la gestión del tiempo en proyectos. Explica que es responsabilidad del director de proyecto administrar los plazos, recursos y priorizar tareas. Luego detalla las siete fases clave para gestionar efectivamente el cronograma de un proyecto, como definir actividades, estimar recursos y duraciones, y desarrollar el cronograma. También enumera los 10 errores más comunes en la gestión del tiempo, como falta de planificación y priorización, y procrastinación. Finalmente, discute métodos para establecer prioridades

1. Las claves del éxito
Gestión del
tiempo de un
proyecto
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Las claves del éxito

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Las claves del éxito
ÍNDICE
Gestión del tiempo de un proyecto
Las claves del éxito. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Cómo gestionar el tiempo de un proyecto de forma efectiva. . . . . . . . . . 4
Los 10 errores más graves en la gestión del tiempo de un proyecto. . . 5
La importancia de priorizar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

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¿Cómo completar un proyecto dentro del plazo acorda-
do? ¿De qué modo optimizar la gestión del tiempo? ¿Qué
métodos y herramientas facilitan la planificación y me-
joran su eficiencia?
Gestión del tiempo de un proyecto
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La gestión del tiempo de un proyecto es responsabilidad del Director de Proyecto, sin embargo, las consecuen-
cias de su forma de administrar los plazos, distribuir los recursos y priorizar las tareas afectarán, no sólo a los
resultados finales, sino al proceso que conduce hasta ellos, impactando directamente sobre la productividad y
motivación de los equipos de trabajo y ejerciendo una influencia decisiva sobre el ambiente laboral y los niveles
de estrés.
La mala noticia es que el tiem-
po vuela. La buena noticia es
que tú eres el piloto.
Michael Altshuler

4. 4Gestión del tiempo de un proyecto
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Ser sistemático, tener la mente clara y basarse en datos objetivos y contrastados son, junto con la experiencia
y formación necesarias, las claves para asegurar el éxito en una empresa de este tipo. No es sencillo, pero ser
metódico ayuda. Por eso, tal y como propone el PMBOK, la gestión del tiempo de un proyecto puede plantearse
como una sucesión de fases:
Cómo gestionar el tiempo de un proyecto de forma efectiva
1. Gestión del cronograma:
• Se debe planificar en base al establecimiento de
políticas y procedimientos.
• Es importante recoger la información más im-
portante por escrito, añadiéndola a la documen-
tación de proyecto.
• El cronograma permite no perder la orientación
necesaria en la fase de ejecución.
• A la vez, sirve como apoyo para la función de con-
trol.
2. Definición de actividades:
• Comienza por la identificación de las tareas que
culminan en la producción de entregables.
• Requiere de un proceso de documentación, que
describa las acciones concretas que será necesa-
rio llevar a cabo en cada caso.
• Suele plantearse en torno a la estructura de des-
composición del trabajo.
• Sus resultados aumentan de valor cuando en esta
fase se puede contar con la participación de re-
presentantes de los equipos de trabajo aportando
su punto de vista.
3. Concatenación de actividades:
• En esta etapa se establece la secuencia lógica de
trabajo.
• Es necesario definir las relaciones entre las dis-
tintas actividades del proyecto, hallando las de-
pendencias.
•En la elaboración de esta secuencia han de tenerse
presentes las limitaciones que afectan a cada tarea.
4. Estimación de los recursos necesarios para cada
actividad:
• Identificar los recursos disponibles, las posibili-
dades y las incompatibilidades.
• Hacer una aproximación del tipo, características
y cantidad de recursos necesarios para llevar a
cabo cada actividad.
• Calcular los costes relativos y determinar los re-
quisitos aplicables.
5. Estimación de la duración de cada actividad:
• Determinar las acciones necesarias para comple-
tar cada tarea y los recursos disponibles.
• Evaluar la duración estimada de las tareas que se
engloban en cada actividad.
• Calcular el número de períodos de trabajo nece-
sarios para completar cada actividad.
6. Desarrollo del cronograma de proyecto:
• Analizar cada secuencia de actividades.
• Evaluar sus duraciones.
• Identificar los requisitos y restricciones aplica-
bles a los recursos necesarios.
• Definir el cronograma incorporando las fechas de
inicio y fin de cada actividad.
• Anotar las fechas estimadas de inicio y fin del
proyecto en su totalidad.
• Aplicar técnicas de compresión, si se considera
oportuno.
7. Control del cronograma:
• Monitorizar el estado de las actividades del pro-
yecto.
• Introducir actualizaciones.
• Practicar los ajustes necesarios en base a a infor-
mación disponible.
• Completar el seguimiento con la elaboración de
un plan de contingencia en base a los pronósticos
realizados.

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1. No contar con una lista de tareas: la planificación evita muchos más fracasos que la improvisación, en lo
que a gestión de proyectos se refiere. Enumerar todas las actividades que se deben completar en un periodo de
tiempo determinado es la mejor forma de no olvidarse de ninguna y estar preparado también para las necesi-
dades de recursos que implicará. En este sentido, la experiencia indica que, además, conviene entrar en detalle,
lo suficiente como para evitar postergar tareas que se han descrito de forma demasiado generalista.
Hoy día existen muchas herramientas de software que facilitan la creación de este tipo de listados y
su actualización, además de resultar una contribución excelente a la hora de compartir su contenido.
2. No priorizar: si se ha confeccionado una lista de tareas o un cronograma de proyecto donde las prioridades
no están establecidas, su utilidad desciende a mínimos ya que, ¿cómo saber a qué actividades se debe dedicar
más tiempo y mayor esfuerzo? ¿Qué criterio se puede aplicar para tomar decisiones?
Para priorizar hay que saber distinguir lo importante de lo urgente y lo necesario de lo superfluo.
3. Objetivos poco claros: o inexistentes. Y este principio no se ha de aplicar sólo a las metas de proyecto, sino
también a las personales. Es clave conocerlas para poder dedicar el tiempo a tareas que aporten valor y evitar
distracciones.
Conocer el trabajo y, si es preciso, contar con el apoyo de otras personas, bien provenientes de los equi-
pos de trabajo, bien de otros niveles de la organización, es muy útil para facilitar la definición de metas.
Los 10 errores más graves en la gestión del tiempo de un
proyecto
Hasta que no sepamos administrar
bien el tiempo, no seremos capaces
de gestionar nada más.
Peter F. Drucker

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La priorización es una habilidad esencial para conse-
guir hacer el mejor uso de los propios esfuerzos y los
del equipo. Al mismo tiempo, esta cualidad facilita
el crear un mejor ambiente de trabajo, que proviene
de la capacidad para crear la tranquilidad y espacio
suficientes para enfocar su energía y atención en lo
verdaderamente importante.
La importancia de priorizar
4. Precaria gestión de interrupciones: estos lapsos o distracciones pueden provenir de distintas fuentes. Un
email, una llamada de teléfono, una visita, alertas del servicio de mensajería instantánea del móvil... pese a
su variedad de formatos el resultado es siempre el mismo: hacen perder concentración, aumentan el riesgo de
errores y suponen una pérdida de tiempo que puede llegar a suponer una parte sustancial de la jornada, ara-
ñando minutos que deberían haberse dedicado a actividades planeadas.
Una forma de luchar contra este tipo de ladrones de tiempo es, por ejemplo, desconectando las alertas
automáticas de móvil y ordenador y dedicando un espacio de tiempo prefijado al día para leer y res-
ponder a emails.
5. Procrastinación: su origen está en la falta de priorización de actividades, el miedo a iniciar una tarea que se
presume aburrida o complicada o, incluso, la propia personalidad del individuo, algo nada positivo cuando se
trata de un Director de Proyecto.
Para evitarla es necesario fijar objetivos y definir una estrategia de acción.
6. Abarcar demasiado: saber delegar, aprender a decir “no” y conocer las prioridades son los tres pilares que
evitan el asumir demasiada responsabilidad y terminar cometiendo errores y sumido en el estrés, algo que se
transmite al resto del equipo con consecuencias muy negativas para la productividad y los resultados.
Una gran ayuda para prevenir este tipo de situaciones es controlar y evitar, en la medida de lo posible,
la multitarea que, contrariamente a lo que se piensa, no aumenta la eficacia sino que la reduce, a la vez
que maximiza el riesgo por la pérdida de control real que provoca.
7. Falta de planificación de los descansos: una pausa a tiempo aumenta los niveles de rendimiento, favorece
la concentración y mejora la salud y la motivación laboral. Un Director de Proyecto necesita programar sus des-
cansos diarios y debe programar esos minutos de desconexión que le permitan volver a la carga con energías
renovadas.
Una programación de tareas eficaz permite el disponer del propio tiempo de la mejor manera, inclu-
yendo los minutos necesarios para cada actividad y garantizando el no tener que privarse de un mo-
mento para recuperar fuerzas.
La clave no está en establecer prio-
ridades en el cronograma, sino en
saber cómo programarlas.
Stephen Covey

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En un proyecto el tiempo es un recurso limitado, sin embargo, las demandas parecen no tener fin. El Direc-
tor de Proyecto tiene que saber asignar su tiempo donde más se necesita, buscando el valor.
Con una buena priorización y una gestión cuidadosa de las tareas re-priorizadas es posible:
Quienes no tienen muy clara la mejor forma de establecer prioridades en su lista de tareas pueden enfocar
esta misión desde tres perspectivas diferentes:
1. Rentabilidad: la priorización basada en el valor del proyecto o la rentabilidad potencial es, probablemente, la
base más comúnmente utilizada y la más racional para llevar a cabo esta labor. Es fundamental que se articule
en torno a datos objetivos y una evaluación financiera sofisticada, y nunca en base a suposiciones o intuiciones,
si se quieren alcanzar resultados más eficaces.
2. Plazo: la falta de tiempo es un factor a tener muy en cuenta cuando los recursos son limitados y se requieren
para varias actividades diferentes, en especial si alguna de ellas se encuadra entre las que componen la ruta
crítica del proyecto. Hay que buscar proteger todas las tareas así definidas, ya que es la única forma posible de
completar el proyecto con garantías.
3. Estrés: la presión recibida en relación a la consecución de una determinada tarea puede ser una importante
motivación para ponerla por delante de otras pendientes. Si existe tanto interés en que se complete una activi-
dad, puede ser debido a motivos razonables y legítimos que, de conocer, es muy probable que se compartiesen.
En muchos proyectos, especialmente cuando su volumen y complejidad aumenta, estas tres opciones
de priorización pueden resultar una alternativa demasiado simplista. En estos casos, conviene optar
por herramientas de priorización, como:
• Poner orden en el caos.
• Reducir significativamente los niveles de estrés, personales y de los grupos de trabajo.
• Avanzar hacia una conclusión exitosa, en cuanto a plazos , calidad y resultados.

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A) Análisis de comparación por parejas: este método resulta muy útil cuando los criterios de decisión son
vagos, subjetivos o inconsistentes. Ayuda a priorizar opciones al comparar cada elemento de una lista con
todos los demás que la componen, de forma individual. De esta forma, se puede decidir cuál de los dos es más
importante en cada caso, información de gran valor a la hora de construir una lista de prioridades.
B) Teoría de la utilidad multi-atributo: ayuda a priorizar una lista de tareas en las que debe tomar muchos
factores en consideración. Su método de aplicación no es complicado y comienza por listar las diferentes
opciones en forma de filas que compongan una tabla. Las columnas se asignarán a los distintos factores que
deban tomarse en consideración, a los que se asignarán puntuaciones del 0 al 5, en función de su convenien-
cia, a mayor puntuación, mayor beneficio. Tras multiplicar cada puntuación por el peso del factor se conocerá
su contribución al global, mostrando claramente cuál es la mejor opción.
C) Matriz de prioridades de acción: esta técnica de diagramación rápida y simple compara el valor de la tarea
contra el esfuerzo va a consumir. Permite detectar rápidamente las actividades que reportarán los mayores
beneficios en el menor tiempo posible, facilitando el evitar las que absorben mucho tiempo en comparación
con su aportación o contribución al resultado final. Este enfoque resulta muy eficaz para la toma de decisio-
nes.
D) Matriz Ansoff: este método se exporta del mundo de los negocios y ayuda a evaluar y priorizar las oportuni-
dades de riesgo en base a ciertos principios. El punto de partida es la clarificación de la perspectiva existente,
para poder compararla con la nueva buscando las ventajas que el cambio atraerá y facilitando la gestión del
riesgo.
E) Matrices de Boston: su planteamiento es similar al método anterior, aunque se basa en el atractivo de una
opción, las oportunidades que puede generar y la capacidad que es necesaria para aprovecharlas.
F) Análisis de Pareto: ayuda a identificar los cambios más importantes que hacer. Comienza por agrupar los di-
ferentes tipos de problemas a los que hay que enfrentarse para, después, contabilizar el número de casos que
presentan cada tipo de problema. Al priorizar el tipo más común de problema, se pueden concentrar todos
los esfuerzos en la resolución del mismo, consiguiendo ganar un tiempo precioso.

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