Guia inicio para el uso del paquete contable Siigo 4.3 (Español)

3. 1. INTRODUCCION Y acceso a la pagina web 1.1. QUE ES SIIGO SIIGO - Sistema Integrado de Información Gerencial Operativo, es un software genérico administrativo que permite llevar un registro detallado de las operaciones de la empresa y en general de todos los aspectos relacionados con la administración de negocios. Su mercado objetivo son las medianas y pequeñas empresas de los sectores industrial, comercial y de servicios, que utilizan computadores bajo los sistemas operacionales DOS, WINDOWS, LINUX o REDES.

9. 3. Instalación de empresas La instalación de empresas debe hacerse en orden consecutivo así, SIIWI 01 , SIIWI 02 . Al borrar un Directorio de trabajo ( SIIWI 01 , SIIWI 02 ) se desencadenan las empresas, no permitiendo la ejecución de otros procesos posteriormente. NOTA: La carpeta SIIWI 01 , NO puede ser usada ya que es de uso del Administrador.

10. Ruta menú Tipo Explorador: Administración – Creación nueva empresa.

11. En esta ventana digitamos en “Numero de Empresa a Instalar” (02 ó 03, etc.), teniendo en cuenta la “Unidad” a usar para crear la empresa ( C:, D: u otra )

12. Ingrese en “Número de Empresa” el mismo digito que usó en “Número de Empresa a Instalar” omita el “ 0 ”.

13. En caso de instalar una empresa sobre otra ya creada, es obligatorio seleccionar la opción “ Corresponde a una reinstalación ” para que el sistema pida la Clave del Administrador y pueda reemplazar los archivos existentes. De lo contrario se debe dejar en blanco.

14. En este caso (Reinstalación de Empresa) el sistema genera un mensaje de advertencia indicando lo anterior, para que el sistema solicite la Clave del Administrador y así poder registrar la nueva información.

15. En caso de instalar una empresa nueva, inmediatamente se registra el serial (01-68-1998-00551-07), el nombre que se le va a dar a la empresa y el numero de identificación (NIT) con una casilla independiente para el digito de verificación.

16. Agente retenedor: Se debe seleccionar si la empresa que se está instalando es agente retenedor de IVA, de lo contrario con Enter se deja en blanco. Agente Retenedor

17. Maneja Múltiples Retenciones: Esta opción permite manejar más de un tipo de retención en la fuente dentro de un mismo documento y realiza el cálculo de las mismas únicamente en los casos en que realmente procede. Lo anterior tanto para quienes están catalogados como Auto retenedores como para quienes no lo son. Maneja múltiples ret. x documento

18. Inventario periódico: Corresponde al sistema de valoración de inventarios que se va a llevar en la empresa. Para manejar el sistema Permanente deje en blanco o seleccione el campo si define el manejo del juego de inventarios. Inventario Periódico

20. Mantiene el P.U.C.: (Plan único de cuentas) Campo empleado para mantener el Plan Único de Cuentas que el sistema tiene digitado internamente, de acuerdo a la actividad económica de la compañía.

22. El siguiente paso es la confirmación de los datos que se registraron anteriormente: Se da por finalizado el proceso de instalación de empresa.

23. IMPORTANTE Para que el sistema asuma los cambios, deberá salir de la aplicación y volver a ingresar, encontrando así la empresa que acabó de instalar.

24. 4. ParametRización 4.1. Creación de países y ciudades Ruta menú Tipo Explorador: Parametrización – Registro de ciudades NOTA: Se pueden crear hasta 999 países y 9999 ciudades, empleando códigos numéricos Estos datos son requeridos en la apertura de terceros e informes de ventas. El Código del DANE es un campo informativo únicamente.

25. Para grabar la ciudad y el país a crear se debe hacer clic sobre el ícono, o con la tecla de función F1 .

26. 4.2. Creación de Zonas Ruta menú Tipo Explorador: Parametrización – Registro de zonas NOTA: Las zonas son necesarias en el momento de crear los vendedores y los cobradores, para generar algunos informes de ventas. Se pueden definir hasta 999 zonas. Se debe seleccionar un país y una ciudad en la cual este la respectiva Zona

27. 4.3. Creación de Centros y Subcentros de Costo Ruta menú Tipo Explorador: Contabilidad – Administración de centros de costos – Apertura

29. SUBCENTROS DE COSTOS. Se pueden definir hasta 999 por cada centro de costo, para poder detallar por áreas mas especificas dentro de cada centro de costos.

30. 4.4. Creación de Bodegas y Ubicaciones Ruta menú Tipo Explorador: Inventarios – Administración de Bodegas – Apertura Se entiende por Bodega como el sitio en el cual se tiene almacenado el inventario. Se pueden definir 99 de ellas.

31. RECUERDE En el caso de no manejar Centros de Costo y/o bodegas, se debe crear como mínimo uno solo(a), debido a que en algunos de los procesos automáticos, que se verán en los siguientes Temas, SIIGO solicita un Centro de Costo y/o bodega como requisito para generarlos.

32. 4.5. Definición del Registro de Control Ruta menú Tipo Explorador: Parametrización – Registro de Control La información que se solicita en el registro de control sirve para definir la información correspondiente a: 1. Los datos generales de la empresa instalada 2. Definición del Método de Valuación de los Inventarios 3. Información tributaria de la empresa instalada 4. Definición de parámetros generales del programa

35. 4.5.2. Definición del Método de Valuación de los inventarios VALORIZACIÓN DEL INVENTARIO: En SIIGO se pueden definir tres tipos de costeo o valorización del inventario, se debe seleccionar el más conveniente para el manejo de la mercancía de su compañía de acuerdo a las siguientes preguntas:

36. NOTA: Se debe tener en cuenta que el no asignar el campo significa contestar a la pregunta NO, y asignar el campo es responder a la pregunta SI.

40. Información Tributaria Esta opción permite manejar mas de un tipo de retención en la fuente y realiza el calculo de las mismas únicamente en los casos que realmente procede. NOTA: Este campo deja en blanco. Maneja Nomina Con Decimales

41. Facturación en Bloque: Es una opción que permite parametrizar conceptos fijos de facturación, para varios clientes o terceros. Facturación Rápida: Es una opción que permite parametrizar conceptos fijos de facturación, para un cliente o tercero. NOTA: En la mayoría de los casos se usa facturación rápida.

42. Tipos de Contribuyentes: En este campo se debe seleccionar el tipo de contribuyente correspondiente a la empresa.

43. Tipo de Personas: Se debe asignar si es Persona Jurídica o Persona Natural Maneja Impoconsumo: Este campo se asigna si se desea hacer el manejo de impuestos a los productos como licores y cigarrillos.

44. Maneja Autorretencion: Si la compañía es auto retenedora, se deben parametrizar las cuentas en la definición de los documentos tipo F.

45. IVA Diferencial: Se debe asignar este campo si se comercializa productos gravados a diferentes tarifas. Esta permite asignar una cuenta para compras y para ventas.

46. Maneja Cooperativas: Este campo se debe seleccionar si se trabaja con el sector cooperativo, ya que permite realizar la reclasificación de las cuentas de Clientes con base a las últimas modificaciones del Plan de Cuentas de Cooperativas.

47. Creación de actividades económicas: Si definió en el campo reforma tributaria municipal que SI, se deben registrar las actividades económicas su tarifa y cuenta de aplicación, de las personas jurídicas y naturales con las cuales comercializa sus productos o servicios. Ruta menú Tipo Explorador: Administración – Códigos AE- Procesos – Funciones del Administrador – Administrador.

48. Manejo de Reservas Asigne el campo, si el proceso de facturación, lo realiza en dos terminales al mismo tiempo.

49. Impuesto del AIU (Administración, Imprevisto y Utilidad) Aplica para empresas que prestan servicios de aseo y vigilancia.

50. Corre Desagrega por producto o por Cuenta: Desagrega: Consiste contabilizar una proporción del valor ajustes por inflación de la cuenta de ajustes por inflación de inventarios a la cuenta de inventarios que maneje la empresa. Por Cuenta: Que consiste en llevar el valor de la proporción de la cuenta de ajuste de todos los productos de una línea de inventario, al primer producto de la misma.

52. Modifica Bodega y Centro de Costo de notas de traslados Al marcar esta opción el sistema permite modificar la bodega y el centro de costo que se registra en el documento Nota de Traslado.

53. NOTA: Los campos siguientes se dejan en Blanco, para esta opción damos ENTER.

54. TALLER N o 1