Cours de Management de projets Dr. Wajdi Ben Rejeb Ecole Doctorale de l'INSAT

1. PROJECT MANAGEMENT
1–1
Dr. Wajdi Ben Rejeb

2. 1–2
What is a Project?
• Project Defined
–A complex, nonroutine, one-time effort limited by time,
budget, resources, and performance specifications
designed to meet customer needs.
• Major Characteristics of a Project
–Has an established objective.
–Has a defined life span with a beginning and an end.
–Requires across-the-organizational participation.
–Involves doing something never been done before.
–Has specific time, cost, and performance
requirements.

3. 1–3
Programs versus Projects
• Program Defined
–A series of coordinated, related, multiple
projects that continue over an extended
time and are intended to achieve a goal.
–A higher level group of projects targeted
at a common goal.
–Example:
• Project: completion of a required course
in project management.
• Program: completion of all courses required
for a business major.

4. 1–4
Comparison of Routine Work with Projects
TABLE 1.1
Routine, Repetitive Work
Taking class notes
Daily entering sales receipts into
the accounting ledger
Responding to a supply-chain
request
Practicing scales on the piano
Routine manufacture of an Apple
iPod
Attaching tags on a manufactured
product
Projects
Writing a term paper
Setting up a sales kiosk for a
professional accounting meeting
Developing a supply-chain
information system
Writing a new piano piece
Designing an iPod that is
approximately 2 X 4 inches,
interfaces with PC, and
stores 10,000 songs
Wire-tag projects for GE and
Wal-Mart

5. 1–5
Project Life Cycle
FIGURE 1.1

6. 1–6
An Overview of Project Management 5e.

7. PROJECT IDENTITY
1–7

8. Project Scope Statement
• Project managers use the Scope Statement as a written
confirmation of the results your project will produce and the
constraints and assumptions under which you will work.
• Project scope refers to the work that needs to be accomplished to
deliver a product, service or result with the specified features and
functions.
• A good Scope Statement includes the following information:
• Justification: A brief statement regarding the business need your project
addresses. (why)
• Deliverables scope description: The characteristics of the products,
services, and/or results your project will produce. (What)
• Constraints : Restrictions that limit what you can achieve, how and when
you can achieve it, and how much achieving it can cost. (How)
1–8

9. Project objectives
• Objectives are the necessary outcomes that
make the aim successful (and usually they
should be tangible). The objectives must be
SMART (specific, measurable, achievable,
results-focused and time-bound).
• Example : To construct a high-quality, custom
home within five months at cost not to exceed
$150,000.

10. 2–10
Characteristics of Objectives
EXHIBIT 2.1
S Specific Be specific in targeting an objective
M Measurable Establish a measurable indicator(s) of progress
A Assignable Make the objective assignable to one person
for completion
R Realistic State what can realistically be done with
available resources
T Time related State when the objective can be achieved,
that is, duration

11. 2–11
Project Screening Matrix
FIGURE 2.3

12. The NTCP Framework
1–12
Array System Assembly
Complexity
Novelty
Technology
Pace
Derivative Platform Breakthrough
Super-High
Tech
High-Tech
Medium-Tech
Low-Tech
Regular
Fast/
Competitive
Time-Critical
Blitz

13. Exemple NTCP Framework
1–13
Array System Assembly
Complexity
Novelty
Technology
Pace
Derivative Platform Breakthrough
Super-High
Tech
High-Tech
Medium-Tech
Low-Tech
Regular
Fast/
Competitive
Time-Critical
Blitz
New International Airport Project
Automatic Bag –
Handling System
Airport
Construction
Project

14. Exemple : Projet opérationnel
1–14

15. Projet stratégique
1–15

16. PROJECT STAKEHOLDERS
MANAGEMENT
1–16

17. Identifying Project Stakeholders
Stakeholder
engagement
cycle

18. Definition of Project Stakeholder
“A stakeholder is an individual, group, or
organization who may affect, be affected by, or
perceive itself to be affected by a decision,
activity, or outcome of a project”.
[Project Management Body of Knowledge, 5th Ediction 2013, p.28]
1–18

19. Identifying Project Stakeholders (cont.)

20. Project stakeholders Management
• Identify stakeholders
• Analyze stakeholders
• Plan stakeholders management (strategy)
• Act (apply it)
• Monitor
1–20

21. Identifying Project Stakeholders (cont.)

22. The Stakeholder Power/Interest Grid

23. Importance / Influence Matrix
High Importance / High Importance /
Low Influence High Influence
Low Importance / Low Importance /
Low Influence High influence
Importance / Influence Matrix
A
C
B
D
Shows stakeholders of high importance
to the activity, but with low influence.
They require special initiatives if their
interests are to be met
Shows stakeholders of high importance to the
activity who can also significantly influence its
success. Managers will need to develop good
working relationship with these stakeholders to
ensure an effective coalition of support for the
activity
Shows stakeholders who are of low priority
but may need limited monitoring
They are unlikely to be the focus of the
activity
Shows stakeholders with high influence, who
can affect outcome of the activity, but whose
interest are not the target of the activity
These stakeholders may be able to block the
activity and therefore constitute a killer risk

24. Stakeholder Engagement
Unaware: Unaware of the project and any potential impacts
Resistant: Aware of the project and its potential impacts and is resistant to change
Neutral: Aware of the project yet neither supportive nor resistant
Supportive: Aware of the project and potential impacts and supportive of the change
Leading: Aware of the project and potential impacts and actively engaged in the success of the
project
Current Engagement = C
Desired Engagement = D

25. Contribution/Commitment Grid

26. Exemple of stakeholder management plans
Stakeholder
name
Interest
(want)
Classificati
on
Attitude Priority of
engagemen
t
Strategy
Finance Higher
budget
Primary Mixed 3 Reward
Keep
informed
Unions Employe
ment
security
Key Non
supportive
1 Communica
te
Manage
closely
Shareholders Financia
l gain
Primary Supportive 4 Engage
Keep
satisfied
Community Quality
of life
Key Non
supportive
2 Involve

27. PROJECT PLANNING
1–27

28. Processus de planification
1–28
Lots
Estimation
de charges
Décomposition
en tâches
élémentaires
Conception
OBS
WBS
RBS
OBS/
WBS
OBS/
RBS
WBS/
RBS
Planification
Saisie
des tâches
Budget
Chemin
critique
Lissage
Ordonnancement
Identification
du
Périmètre
Initialisation

29. WBS
• Le WBS est une décomposition hiérarchique,
axée sur les tâches et activités, du travail que
l’équipe de projet doit exécuter pour atteindre
les objectifs du projet et produire les livrables
voulus (Source: Project Management Institute)
1–29

30. 4–30
Hierarchical
Breakdown of
the WBS
FIGURE 4.3
* This breakdown groups work
packages by type of work within a
deliverable and allows assignment
of responsibility to an organizational
unit. This extra step facilitates a
system for monitoring project
progress (discussed in Chapter 13).

31. Exemple de WBS
1–31
Appartement
Préparation Gros oeuvre Finitions
Vider l’appartement Mise à jour structure
Démontage Emballage Dépose sanitaires Décoller papier peintDéménagement Déblaiement
Plans Choix et commandes Tracés Maçonnerie Plomberie

32. 4–32
How WBS Helps the Project Manager
• WBS
–Facilitates evaluation of cost, time, and technical
performance of the organization on a project.
–Provides management with information appropriate
to each organizational level.
–Helps in the development of the organization
breakdown structure (OBS). which assigns project
responsibilities to organizational units and individuals
–Helps manage plan, schedule, and budget.
–Defines communication channels and assists
in coordinating the various project elements.

33. OBS
• « Object Breakdown Structure » / « Product
Breakdown Structure »
• Nomenclature des objets du projet
• Décomposition de l’objet du projet en sous-
ensembles et en composants
• Il fournit une liste exhaustive et hiérarchisée
(sous forme d’organigramme en arbre) des
livrables qui participent au projet. Il fait partie de
la technique de planification de projets basée
sur les produits (ou livrables).
1–33

34. Exemple de OBS
1–34
Appartement
Salon / CuisineChambre Salle de bain
Espace lavabo Baignoire
Meuble sous lavabo Vasque
Cuisine Salon
Espace chaud Bar
Toilettes
Miroir + spots Robinetterie

35. RBS
• Organigramme des Ressources : le «QUI fait
QUOI ». Ce sont les ressources (les moyens) à
utiliser
• Décomposition du projet en ressources
• Regroupement des ressources par nature ou en
équipes
• Mise en place des calendriers de travail
1–35

36. Exemple de RBS
1–36
Appartement
Architecte d’intérieur Société de déménagement Plombier Société
Revêtements
Tapissier Peintre
Déménageurs Emballeurs
Carreleur
Matériel

37. OBS / RBS
1–37
• Qui fait quoi
• Définition des responsabilités en termes de
livrables
• Vérification de la présence de l’ensemble des
compétences pour l’exécution correcte du projet
Salle de bain Cuisine Chambre
Plombier
X X
Carreleur
X X
Électricien
X X
Peintre
X X

38. WBS / OBS
1–38
• Quand produit-on les différents éléments ?
• Mise en place du calendrier des livrables
• Vérification des phases
• Vérification de l’enchaînement des livrables
Salle de bain Cuisine / salon Chambre
Plan
X X X
Choix et commande
X X X
Plomberie
X X
Pose papiers peints
X X

39. WBS/RBS
1–39
• Calendrier des ressources
• Mise en place du plan de trésorerie
prévisionnel
• Plan projet initial
Pose sanitaires Finition chambre Finition cuisine / salon Pose électroménager
cuisine
Peintre
X X
Carreleur
X
Plombier
X X
Électricien
X X

40. Work Packages : définition des lots
1–40
Composant C
+
Constituants du
composant C
+
Activités C :
Travaux et moyens
nécessaires à
l’obtention du
composant C
Lot =

41. Exemple
1–41
• Lot 1: pose sanitaire salle de bain
– Plombier
– Baignoire
– Robinetterie baignoire + raccords
– Lavabo
– Robinetterie lavabo + raccords
– Meuble sous lavabo pré-monté
– WC
– Eau
– Pose baignoire en eau
– Pose lavabo en eau
– Pose WC en eau

42. GANTT charts
• Named after Henry Gantt (1861 - 1919) an
American mathematical engineer.
• A Gantt chart is a type of bar chart that illustrates
a project schedule.
• Gantt charts illustrate the start and finish dates of
the work elements (tasks) of a project.
• Elements of a GANTT chart:
–Task names
–Start and finish dates of each tasks (graphically)
–Dependency relationships
–Task duration in an additional column
–Lag relationships (start-to-start, finish-to-start etc.)
–Name of the project worker responsible for the task or
–Resource specifications
–other

43. GANTT chart example
ID Activities Who
is
respo
nsible
?
Time intervals
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8
9
10.
11.

44. Microsoft Project’s Gantt Chart
1–44

45. PROJECT RISK
MANAGEMENT
1–45

46. 7–46
Risk Management Process
• Risk
–Uncertain or chance events that planning can not
overcome or control.
• Risk Management
–A proactive attempt to recognize and manage internal
events and external threats that affect the likelihood of
a project’s success.
• What can go wrong (risk event).
• How to minimize the risk event’s impact (consequences).
• What can be done before an event occurs (anticipation).
• What to do when an event occurs (contingency plans).

47. 7–47
The Risk Event Graph
FIGURE 7.1

48. 7–48
Risk Management’s Benefits
• A proactive rather than reactive approach.
• Reduces surprises and negative consequences.
• Prepares the project manager to take advantage
of appropriate risks.
• Provides better control over the future.
• Improves chances of reaching project performance
objectives within budget and on time.

49. 7–49
The Risk
Management
Process
FIGURE 7.2

50. 7–50
Managing Risk
• Step 1: Risk Identification
–Generate a list of possible risks through
brainstorming, problem identification and risk profiling.
• Macro risks first, then specific events
• Step 2: Risk Assessment
–Scenario analysis for event probability and impact
–Risk assessment matrix
–Failure Mode and Effects Analysis (FMEA)
–Probability analysis
• Decision trees, NPV, and PERT
–Semiquantitative scenario analysis

51. 7–51
The Risk Breakdown Structure (RBS)
FIGURE 7.3

52. Risk Analysis Matrix
1–52

53. 7–53
Risk Assessment Form
FIGURE 7.6
Failure Mode and Effects Analysis (FMEA)
Impact × Probability × Detection = Risk Value

54. 7–54
Risk Severity Matrix
FIGURE 7.7
Failure Mode and Effects Analysis (FMEA)
Impact × Probability × Detection = Risk Value

55. 7–55
Managing Risk (cont’d)
• Step 3: Risk Response Development
–Mitigating Risk
• Reducing the likelihood an adverse event will occur.
• Reducing impact of adverse event.
–Avoiding Risk
• Changing the project plan to eliminate the risk or condition.
–Transferring Risk
• Paying a premium to pass the risk to another party.
• Requiring Build-Own-Operate-Transfer (BOOT) provisions.
–Retaining Risk
• Making a conscious decision to accept the risk.

56. Risk Management Plan
1–56

57. SCÉNARIOS
1–57

58. Scénario 1
• Lancement d'une nouvelle gamme de produits Vous
travaillez pour une entreprise qui fabrique et distribue
des produits cosmétiques. Jusqu’à là, vos ventes se font
principalement à des points de vente au détail.
L'entreprise a décidé de lancer une nouvelle gamme
d’huiles essentielles HALAL destinés à être vendus et
distribué à des organisations telles que les hôpitaux, les
hôtels, les kinésithérapeutes, les spas, etc. Vous êtes en
charge du équipe qui doit présenter un plan de projet
pour la production, la vente et la distribution de la
nouvelle gamme de produits aux investisseurs potentiels
afin d'obtenir des fonds pour le nouveau produit sur le
marché.
1–58

59. Scénario 2
• Votre entreprise adopte un nouvel outil logiciel pour
renforcer ses fonctions comptables.
• Presque tout le personnel de l'entreprise utilisera le
logiciel: du personnel de la comptabilité qui utilise les
fonctions les plus avancées, à l'employé de première
ligne qui vont l'utiliser pour entrer les demandes et les
bons de commande. Dans de nombreux cas, les
employés qui n'ont pas utilisé le logiciel précédemment
pour accomplir des tâches de comptabilité (qui les
faisaient sous forme papier) vont utiliser maintenant le
nouveau logiciel. Votre équipe est responsable de
planifier et d’exécuter l'installation et la mise en œuvre
du nouveau logiciel et planifier la formation de suivi et le
soutien technique.
1–59

60. Scénario 3
• L’INSAT compte lancer un projet qui consiste à
offrir certains cours en ligne au lieu du format
d’enseignement traditionnel (en présentiel).
Dans ce cadre, une plateforme de e-Learning
(formation à distance via le web) va être
développée dans le cadre de PFE réalisés par
des étudiants et certains cours seront proposés
en ligne via cette plateforme. La plateforme
permet aussi d’organiser des sessions
synchrones en temps réel sous forme de vidéo
conférence.
1–60

61. Scénario 4
• Vous faites partie d'un groupe hôtelier exclusif qui a une solide
réputation dans les hôtels de luxe dans la capitale. Ayant
récemment vendu un hôtel à succès de la capitale, les membres du
conseil d’administration souhaitent réinvestir les fonds en
s’installant dans un autre grande ville se trouvant à une distance
raisonnable de la capitale. Votre équipe est responsable de
l'acquisition, du réaménagement et de l'ouverture du nouvel hôtel.
Vous avez la charge d’acquérir un bâtiment approprié, de planifier
sa capacité d’accueil, les services, le décor et le branding pour
lancer le nouvel hôtel. L’hotel doit pouvoir comprendre entre 25 et
40 chambres et suites haut de gamme dans une zone qui permet
d’assurer un haut niveau d'occupation.
1–61