Absysnet avanzado

Taller
absysNET
avanzado
Donostia - San Sebastian, 1 – 01010 VITORIA-GASTEIZ
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Euskadiko Liburutegien Sistema Nazionala
Sistema Nacional de Bibliotecas de Euskadi
INDICE
1. Realizar búsquedas avanzadas en el catálogo ............................................................................................................ 3
1.1. Personalización de las búsquedas ...................................................................................................................... 3
1.2. Operadores boleanos .......................................................................................................................................... 4
1.3. Operadores posicionales ..................................................................................................................................... 5
1.4. Buscar términos en un campo concreto .............................................................................................................. 6
1.5. Buscar términos en varios campos...................................................................................................................... 6
1.6. Realizar búsquedas truncadas ........................................................................................................................... 7
1.7. Buscar en campos numéricos.............................................................................................................................. 7
1.8. Buscar documentos por tipo ................................................................................................................................ 8
1.9. Buscar documentos por lengua ........................................................................................................................... 9
1.10. Buscar todos los documentos introducidos en el catálogo................................................................................ 10
1.11. Buscar todos los documentos que no tengan ejemplares................................................................................. 10
1.12. Etiquetas de equivalencia.................................................................................................................................. 10
2. Obtener listados y trabajar con ellos .......................................................................................................................... 12
2.1. Obtener listados desde ejemplares ................................................................................................................... 12
2.2. Elaborar listados a partir de una búsqueda en el catálogo................................................................................ 12
3. Editar listados................................................................................................................................................................ 14
3.1. Utilizar el “Asistente para importar texto” de Excel............................................................................................ 14
3.2. Depuración de listados exportados a Excel: los autofiltros ............................................................................... 16
3.3. Detección de elementos duplicados: las tablas dinámicas................................................................................ 17
4. Realizar un catálogo de novedades utilizando Word ................................................................................................ 20
4.1. Combinar los documentos ................................................................................................................................. 20
5. Las peticiones de préstamo ......................................................................................................................................... 23
5.1. Realizar peticiones de préstamo a través del OPAC......................................................................................... 23
6. Realizar inventario......................................................................................................................................................... 25
6.1. Marcar ejemplares para inventario .................................................................................................................... 25
6.2. Realizar inventario desde un fichero.................................................................................................................. 25
7. Expurgar ejemplares..................................................................................................................................................... 28
7.1. Realizar el expurgo............................................................................................................................................ 28
7.2. Expurgar ejemplares que no se han prestado nunca........................................................................................ 28
8. Aceptar desideratas (sugerencias de compra) y responder a los comentarios de los usuarios ......................... 30
8.1. Realizar desideratas desde el OPAC ................................................................................................................ 30
8.2. Visualización de las desideratas........................................................................................................................ 30
8.3. Contestar a los comentarios y sugerencias de los lectores.............................................................................. 32
9. El préstamo de seguridad............................................................................................................................................. 34
9.1. Descarga e instalación del Préstamo de seguridad .......................................................................................... 34
9.2. Utilización del Préstamo de seguridad.............................................................................................................. 34
9.3. Recuperar las transacciones realizadas con el Préstamo de seguridad........................................................... 35
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1. Realizar búsquedas avanzadas en el catálogo
Antes de empezar:
Las búsquedas bibliográficas en absysNET se pueden hacer a texto completo o
restringiéndolas a campos concretos.
Los términos de búsqueda pueden introducirse de cualquier manera, es decir
en mayúsculas o minúsculas y con diacríticos, tildes, diéresis, etc., o sin ellos.
Cualquier término introducido es considerado como término de búsqueda:
una palabra, un número, una cadena de caracteres, etc.
Se puede introducir hasta un máximo de doscientos cincuenta caracteres en
una misma consulta.
En las bases de datos de absysNET no existen palabras vacías salvo aquellos
términos que funcionan como operador (y, o, no, cerca, mismo)
1.1. Personalización de las búsquedas
El programa nos permite ajustar las opciones que por defecto utilizará al realizar las
búsquedas, para ello
1. nos posicionamos en Catálogo > Acceso al catálogo y pinchamos en para
que aparezca el cuadro de diálogo de Opciones de visualización/búsqueda
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2. en el apartado Búsquedas definimos las opciones
Operador por defecto. Podemos seleccionar el operador que
queremos que el sistema utilice por defecto, cuando no
introduzcamos ninguno entre los términos de la búsqueda. Lo
habitual es que el operador por defecto sea & (y)
Nivel adj. Establece el nivel de proximidad del operador adj. Por
defecto el nivel es 1, o sea, los términos unidos por dicho operador
deberán estar seguidos y sin ningún otro término en medio. Para
ampliar el nivel de adyacencia introduciremos el número de
términos intermedios que nos interese.
Nivel Cerca. Establece el nivel de proximidad del operador cerca.
Al igual que el nivel adj, por defecto aparece el nivel 1, o sea, los
términos unidos por dicho operador deberán estar seguidos y sin
ningún otro término en medio.
Límite índice. Es el máximo número de referencias que aparecen
cuando buscamos una Raíz o Sufijo . El número puede oscilar
entre los valores 1 y 99.
Límite truncamiento. Es el máximo número de términos que
absysNET procesa cada vez que realiza una búsqueda truncada.
Para evitar que aparezca un mensaje que nos avisa de que se
hemos excedido el límite de truncamiento escribiremos el valor
10000.
Universo. Las búsquedas, por defecto, se realizan teniendo en
cuenta todos los documentos de la base de datos. Se puede, sin
embargo, restringir todas las búsquedas a unos documentos
determinados. Por defecto aparece un 0 para que las búsquedas se
realicen teniendo en cuenta todos los documentos del catálogo.
Plurales. Si la casilla está seleccionada las búsquedas localizarán
los documentos que contengan los términos de búsqueda en
singular o en plural. (p.ej. biblioteca/bibliotecas). Si no está
seleccionada, se localizarán los documentos que contengan los
términos de búsqueda tal y como los hayamos escrito en la
sentencia de búsqueda.
1.2. Operadores boleanos
Son operadores lógicos que permiten combinar términos de manera que el resultado final
de la búsqueda se ajuste a unas determinadas condiciones. En absysNET los operadores
boleanos que podemos utilizar son Y O NO XOR.
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Importante:
Si no especificamos ningún operador entre los términos de la búsqueda, el
sistema utilizará el que se haya definido por defecto
y Los términos unidos con este
operador están en el mismo
documento.
o Uno de los términos, el otro o
ambos están en los documentos.
no El primer término unido con este
operador está en los documentos
pero no el segundo.
xor Uno de los términos o el otro está
en los documentos, pero nunca
ambos en el mismo documento.
1.3. Operadores posicionales
Los operadores posicionales toman como punto de partida la consideración del valor del
término dentro del contexto, es decir, la posición de ese término en relación con otros.
absysNET reconoce los siguientes:
adj Ambos términos están
seguidos y en ese mismo
orden.
cerca Ambos términos están
seguidos, pero el orden es
indiferente.
mismo Los términos van en el mismo
campo.
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1.4. Buscar términos en un campo concreto
Un solo término
Introducimos el término de búsqueda que queremos localizar y el nombre del campo
al que queremos restringir la búsqueda seguido y precedido de un punto.
La búsqueda localizará todos los documentos que contengan derecho en el campo
T650-Encabezamiento secundario de materia.
Varios términos
Tecleamos los términos de búsqueda entre paréntesis, unidos entre sí por un
operador, y posteriormente el campo al que va a restringir la búsqueda seguido y
precedido de un punto.
Esta búsqueda devuelve todos los documentos que contienen los términos derecho y
civil en el campo T650-Encabezamiento secundario de materia.
1.5. Buscar términos en varios campos
Un solo término
Introducimos el término de búsqueda que queremos localizar y la secuencia de los
campos a los que va a restringir la búsqueda seguida y precedida de un punto. La
separación entre cada uno de los campos es únicamente una coma, sin espacios.
La búsqueda localiza todos los documentos que contienen el término derecho en
alguno de los campos indicados (T650-Encabezamiento secundario de materia o
T245-Mención de título)
Varios términos
Tecleamos los términos de búsqueda entre paréntesis y la secuencia de los campos
a los que va a restringir la búsqueda seguida y precedida de un punto. La separación
entre cada uno de los campos es únicamente una coma, sin espacios.
La búsqueda localizará todos los documentos que contengan derecho y civil en
alguno de los campos indicados (T650-Encabezamiento secundario de materia o
T245-Mención de título)
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1.6. Realizar búsquedas truncadas
Mediante los truncamientos podemos a localizar partes de palabras. En absysNET
existen dos tipos de truncamientos:
? Sustituye a un único carácter en cualquier posición del término de
búsqueda
Esta búsqueda devolverá todos los documentos que contengan
términos como Jiménez, Gimenez o Ximenez.
* Situado en cualquier posición del término, o en varios a la vez, sustituye
una cadena de caracteres. El asterisco “*” localizará todos los
documentos que cumplan el patrón de búsqueda y que en el lugar
donde se encuentra el signo * contengan cualquier número de
caracteres.
Esta búsqueda localizará todos los documentos que contengan la “raíz”
document (documento, documentos, documentales, documentalistas,
documentación, etc.)
1.7. Buscar en campos numéricos
En la base de datos CATA existen dos campos numéricos:
FEIN (fecha de introducción del documento en la base de datos)
FEPU (fecha de publicación)
Utilizando el operador @ podemos hacer búsquedas en dichos campos. Para ello
tecleamos el nombre del campo precedido por @ e introducimos el operador numérico
necesario. Los operadores numéricos son:
> mayor que >= mayor o igual a
< menor que <= menor o igual a
= igual a
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FEPU
Para localizar todos los documentos publicados a partir de un año, la sintaxis de
búsqueda es la siguiente: @+fepu+operador+año
Esta búsqueda localiza los documentos publicados a partir de 2000.
FEIN
Para localizar todos los documentos catalogados en un periodo de tiempo
determinado, la sintaxis de búsqueda es la siguiente: @+fein+operador+fecha
(esquema aaaammdd)
Esta búsqueda devuelve los documentos catalogados entre el 1 de enero de 2002 y el
31 de diciembre de 2003.
CDU
Si lo que queremos localizar es una CDU, teclearemos la notación requerida entre
comillas (“”).
1.8. Buscar documentos por tipo
Es posible localizar documentos por tipología, es decir, monografías, grabaciones
sonoras, videograbaciones, etc. utilizando los códigos que se graban en la Cabecera del
documento. Para localizar los documentos bastará con utilizar el código “Tipo de
material” (LD06), mientras que para buscar otros deberemos combinarlo con el código
“Nivel bibliográfico” (LD07).
Como en las búsquedas anteriores teclearemos el código correspondiente y el campo
LD06 o LD07 precedido y seguido de punto.
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A continuación se recogen los códigos correspondientes a cada tipo de material:
Tipo de documento LD06 LD07 Búsqueda
Monografías a m (a.LD06. y m.LD07.)
Publicaciones seriadas a s s.LD07.
Registros sonoros j m j.LD06.
Fondo antiguo a m (a.LD06. y m.LD07.)
Manuscritos t m t.LD06.
Mapas e m e.LD06.
Vídeograbaciones g m g.LD06.
Analíticas a a (a.LD06. y a.LD07.)
Partituras c m c.LD06.
Archivos de ordenador m m m.LD06.
Materiales gráficos no
proyectables
k
m k.LD06.
Materiales mixtos p m p.LD06.
Recupera las videograbaciones
Localiza las publicaciones seriadas
1.9. Buscar documentos por lengua
Utilizando el campo especial leng es posible recuperar documentos por idioma. Los
códigos de cada lengua son los definidos por la norma ISO 639-2 Code list for the
representation of names of languages, utilizada en la posición 35-37 del campo T008.
La búsqueda se realiza tecleando el correspondiente código de lengua mas el término
leng seguido y precedido de un punto.
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Devuelve los documentos cuya lengua
de catalogación consignada en el campo
T008 sea el euskera
Devuelve los documentos cuya lengua
de catalogación sea el castellano
1.10.Buscar todos los documentos introducidos en el catálogo
Introduciendo @docn localizaremos todos los documentos añadidos en el catálogo.
1.11.Buscar todos los documentos que no tengan ejemplares
El comando nocopi permite localizar todos los documentos que no tienen asignados
ejemplares.
1.12.Etiquetas de equivalencia
absysNET agrupa varios campos del formato MARC conceptualmente próximos bajo un
nombre genérico por lo que es posible restringir la búsqueda a un “grupo” de campos.
Las etiquetas de equivalencia son las siguientes:
Etiquetas de equivalencia Campos que agrupan
autp (autores personales) T100, T600, T700, T800
autc (autores corporativos) T110, T111, T610, T611, T710, T711, T810, T811
aut (autores de todo tipo) T100, T110, T111, T600, T610, T611, T700, T710,
T711, T800, T810, T811
titp (títulos principales) T130, T245, T630, T730, T740, T830
tits (títulos secundarios) T210, T212, T222, T240, T243, T245, T246, T247,
T780, T785
tit (títulos de todo tipo) T130, T210, T212, T222, T240, T243, T245, T246,
T247, T630, T730, T740, T780, T785, T830
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seri (colección) T440, T490, T800, T810, T811, T830
mate (materias de todo tipo) T600, T610, T611, T630, T650, T651, T653, T655
Devuelve todos los documentos que
contengan a Benito Pérez Galdós en alguno
de los campos de autor personal (T100,
T600, T700, T800)
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2. Obtener listados y trabajar con ellos
Tanto si realizamos una búsqueda bibliográfica como de ejemplares, es posible obtener
listados de documentos que podemos editar con Excel.
2.1. Obtener listados desde ejemplares
Para poder imprimir listados de cualquier tipo es necesario, en primer lugar, llevar a cabo
una búsqueda que recoja aquellos ejemplares de los que nos interesa obtener el listado.
Una vez escogidos los parámetros y realizada la búsqueda:
1. hacemos clic en el botón Listados y elegimos el listado que más se ajuste a
nuestras necesidades
2. para poder editar el listado, elegimos la opción Fichero
3. aparecerá el habitual cuadro de diálogo de descarga y guardamos el archivo en el
directorio que queramos.
2.2. Elaborar listados a partir de una búsqueda en el catálogo
Al contrario de lo que ocurre en la búsqueda desde ejemplares, cuando realizamos una
búsqueda bibliográfica no aparece la opción de generar listados directamente. Esto no
quiere decir que no sea posible obtenerlos ya que existe la posibilidad de sacar listados de
un campo concreto desde la opción Documento .
Por ejemplo, queremos localizar los ISBN de la serie de los Episodios Nacionales de
Benito Pérez Galdós con el fin de más adelante proceder a su depuración. Para ello:
1. realizamos la búsqueda
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2. una vez localizados los documentos pinchamos en y aparecerá el siguiente
cuadro de diálogo
3. mantenemos el formato UPDATE y seleccionamos el campo del cual queremos
obtener el listado pinchando en el icono (en nuestro caso el T020 de ISBN)
4. Como queremos editar posteriormente el listado, elegimos la opción Fichero y le
damos un nombre
5. aparecerá el cuadro de diálogo de descarga y guardamos el archivo en el
directorio que queramos.
6. el archivo se guardará con la extensión .txt, y podremos editarlo más tarde.
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3. Editar listados
3.1. Utilizar el “Asistente para importar texto” de Excel
Excel permite importar datos de un archivo de texto a una hoja de cálculo mediante el
Asistente para importar texto. Para
ello:
1. ejecutamos el programa Excel
2. abrimos el fichero (.txt)
generado en absysNET que
queremos convertir. (Es
importante elegir en Tipo de
archivo “Archivos de texto”)
3. una vez seleccionado el
fichero de texto nos aparecerá
el Asistente para importar texto que consta de tres pasos:
Paso 1 de 3
Si los elementos del archivo de texto
están separados por tabulaciones, signos
de punto y coma, espacios u otros
caracteres, seleccionamos Delimitado.
Si todos los elementos del archivo de
texto tienen la misma longitud,
seleccionamos Ancho fijo. Esta
segunda opción será la más común a la
hora de editar listados generados en
absysNET.
En Origen del archivo dejaremos la opción que aparece como predeterminada Windows
(ANSI). Si por cualquier razón la opción que nos aparece no es esa la escogeremos del
combo desplegable.
Pinchamos en Siguiente
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Paso 2 de 3 (datos de ancho fijo)
En este paso podemos definir el ancho de las
columnas haciendo doble clic en el salto de
columna para quitarlo, o arrastrándolo para
moverlo.
Paso 2 de 3 (datos delimitados)
Si hemos elegido la opción de campos
delimitados, en este paso debemos
especificar los Delimitadores
seleccionando el carácter que separa los
valores en el archivo de texto
(tabulación, espacio, punto y coma,
coma y otros)
Paso 3 de 3
En este tercer y último paso podemos establecer el formato de los datos de las columnas
(general, texto, fecha..) y decidir que columnas importamos y cuales no. Esta operación
debe realizarse columna por columna.
Seleccionamos Finalizar
El resultado es una hoja Excel con los datos que nos interesan.
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3.2. Depuración de listados exportados a Excel: los autofiltros
Una vez realizada la importación del archivo de texto desde Excel, será necesario
depurarlo para eliminar lo superfluo. Para ello utilizaremos utilidades propias del programa
Excel como los Filtros que nos permiten seleccionar las filas que cumplen unas
determinadas condiciones y eliminarlas.
Tras importar el fichero de los ISBN de los “Episodios Nacionales” de Benito Pérez Galdós
(ver punto 2.2.) desde Excel y siguiendo los tres pasos del Asistente para importar
texto el resultado es el siguiente:
Como se pude observar en la columna existen elementos innecesarios (celdas vacías y
términos superfluos) que podemos eliminar de una vez con la ayuda de los Filtros. Para
ello:
1. seleccionamos la columna que queremos depurar y pinchamos en Datos > Filtro
> Autofiltro
2. de esa manera Excel crea una lista desplegable con los distintos valores
encontrados que nos permite elegir los términos que queremos eliminar del
listado.
3. en nuestro ejemplo, queremos eliminar en primer lugar el término MENT
BOUNDARY ***, así que
seleccionamos el término en el desplegable (la flecha azul
significa que la columna está filtrada)
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seleccionamos las filas que lo contienen y las eliminamos.
4. repetiremos el procedimiento hasta que hayamos eliminado toda la información
innecesaria.
3.3. Detección de elementos duplicados: las tablas dinámicas
Suele ser habitual, una vez depurado y ordenado el listado, encontrarnos con términos
duplicados que queremos controlar. Por ejemplo, una vez
ordenados el listado de ISBN de los “Episodios Nacionales”
de Benito Pérez Galdós, apreciamos a primera vista que
algunos de ellos están repetidos. Para evitar repasar el
listado Excel en busca de los términos duplicados,
utilizaremos la utilidad Informe tablas y gráficos
dinámicos.
1. pinchamos en Datos > Informe tablas y gráficos dinámicos y nos parecerá el
Asistente para tablas y gráficos dinámicos que consta de tres pasos:
Paso 1 de 3
Especificamos el origen de los datos y el tipo
de informe que queremos crear,
generalmente una tabla dinámica creada a
partir de una lista de datos de Microsoft
Excel.
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Paso 2 de 3
En este paso debemos señalar el rango de datos que queremos analizar, para ello
pinchamos en y seleccionamos las celdas que contienen la información que nos
interesa
Paso 3 de 3
Este último paso nos permite seleccionar el lugar en el cual se insertará la tabla
dinámica: en una hoja de cálculo nueva o en una existente
Pinchamos en Finalizar
2. nos pedirá a continuación como queremos visualizar los datos y para ello
arrastraremos los campos de la columna que contiene los datos
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El resultado agrupa el contenido de las celdas y muestra el número de veces que se
repite.
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4. Realizar un catálogo de novedades utilizando Word
Word ofrece la utilidad de Combinar correspondencia lo que permite enviar una misma
carta a diferentes destinatarios.
4.1. Combinar los documentos
Ejecutamos Word, abrimos un documento nuevo y pinchamos en Herramientas > Cartas
y correspondencia > Combinar correspondencia. Se abrirá la sección Combinar
correspondencia en el panel de tareas con el primer paso del asistente.
Paso 1
En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar
(cartas, mensajes de correo electrónico, sobres…). Seleccionamos Lista de
direcciones y pinchamos en Siguiente
Paso 2
En este paso definimos el documento “base” a partir de la cual crearemos el
documento combinado. Dejaremos marcada la opción que aparece por defecto
Utilizar una lista existente (es posible partir de un modelo ya creado o definirlo a
partir de ahora). Pinchamos en Siguiente
Paso 3
Nos pide seleccionar a los destinatarios. Dado que
nuestra fuente de datos es el fichero Excel que hemos
generado a partir de un listado de absysNET,
seleccionamos la opción Seleccionar una lista
existente y pinchamos en Examinar con el fin de abrir
la base de datos que contiene los datos de nuestras
novedades.
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Paso 4. Redactamos el escrito si aún no lo tenemos y comenzamos a insertar los
campos de combinación pinchando en Más elementos, seleccionando los campos
que nos interesa combinar e insertándolos en el lugar adecuado (ciclando en
Insertar o haciendo doble clic sobre el campo)
El campo aparecerá en el documento principal entre << y >> lo que nos indica que
en ese lugar va un campo que será sustituido por un valor cuando se ejecute la
acción de combinar.
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Paso 5. La vista previa del listado nos permite comprobar el
aspecto que tendrá el documento final una vez combinado. Por
defecto aparece el primer elemento de nuestra lista/base de
datos, pero podemos movernos a través de las distintas
páginas y comprobar que el documento es correcto.
Paso 6. El documento está combinado y listo para imprimir
(bien todos los documentos, bien una parte de ellos).
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5. Las peticiones de préstamo
La Petición de préstamo afecta a dos acciones diferentes que pueden realizarse en al
ámbito de la circulación de documentos:
a) por un lado puede llevarla a cabo un usuario a través del OPAC
b) por otro lado, es la herramienta que permite llevar a cabo el préstamo de
documentos entre bibliotecas de la red.
Antes de empezar:
En este Taller nos centraremos exclusivamente en cómo gestionar las peticiones
que realizan los usuarios desde el OPAC.
La gestión del préstamo entre bibliotecas de la red será
5.1. Realizar peticiones de préstamo a través del OPAC
La petición de préstamo a través del OPAC necesita de dos “actores”, por un lado el
usuario -que es el que lleva a cabo la petición, y por otro el profesional -que gestiona la
petición desde el programa de gestión bibliotecaria.
Paso 1 – Realizar la petición a través del OPAC (lector)
Para llevar a cabo una petición de préstamo desde el OPAC, en primer lugar es
necesario identificarse como lector. Una vez identificado en el sistema seguiremos
los siguientes pasos:
1. buscamos el documento en el OPAC y una vez localizado pinchamos en la
pestaña de Ejemplares
2. pinchamos en
3. seleccionamos la biblioteca por la que pasaremos a recoger el documento
Paso 2 – Visualizar las peticiones pendientes (Bibliotecario)
Con el fin de satisfacer las necesidades del usuario es necesario comprobar
periódicamente las peticiones pendientes que hayamos recibido sobre ejemplares
de nuestra biblioteca y de ese modo retirar el documento hasta que el usuario pase
a recogerlo (el plazo es de dos días). Para ello:
1. Pinchamos en Circulación > Peticiones pendientes y hacemos clic en
Aceptar para refrescar la pantalla y que aparezcan las peticiones
recibidas
2. si tenemos alguna, aparecerá una pantalla como esta:
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3. Desde esta ventana, además de visualizar las peticiones pendientes
podemos cambiar el estado e imprimir recibos y listados de peticiones. Los
diferentes estados de una petición son los siguientes:
R-Petición – la petición está pendiente, sin procesar
B-Proceso de búsqueda – la petición se ha procesado, es decir
hemos retirado el ejemplar de la balda.
T-Tránsito a destino – el documento se halla en el mostrador a la
espera de la visita del usuario.
Para cambiar el estado de una petición sólo tendremos que pulsar en
4. Para imprimir un recibo de la petición, haremos clic en Recibos
5. Una vez procesada la petición procederemos al préstamo del ejemplar
siguiendo el procedimiento habitual
6. Al realizar la devolución, aparecerá un cuadro que nos preguntará, Este
préstamo viene de una petición ¿Desea terminar el proceso como petición?
Importante:
En este caso contestaremos
SIEMPRE NO. De esa forma la
aplicación gestionará la devolución
sin necesidad de tener que dar por
finalizada la petición, el ejemplar
constará como devuelto y lo
podremos volver a prestar.
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6. Realizar inventario
Mediante esta opción podemos controlar los fondos de la biblioteca, tanto si se encuentran
disponibles como si están prestados.
Importante:
Se recomienda realizar inventario de manera regular una vez al año.
Para facilitar la tarea es aconsejable realizar el inventario por secciones (infantil,
narrativa, etc.)
6.1. Marcar ejemplares para inventario
En primer lugar especificaremos qué grupo de ejemplares se van a inventariar para que no
puedan ser prestados. Para ello
1. Pinchamos en Catálogo >
Inventario
2. hacemos clic en y después
en Marcar ejemplares para
inventario
3. Seleccionamos los campos por
los que nos interese restringir los ejemplares que va a inventariar. Por
ejemplo si queremos inventariar la colección de novela la biblioteca
teclearemos N* en el campo Signatura
4. Hacemos clic en aceptar Así, la situación de los ejemplares marcados
cambiará de C-Circulación a I-En Inventario y no aparecerán en el
OPAC ni podrán prestarse mientras realizamos el inventario.
6.2. Realizar inventario desde un fichero
Paso 1 – Crear el fichero de ejemplares
Para crear un fichero con los códigos de barras de los ejemplares que queremos
inventariar, debemos
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1. Abrir el Bloc de Notas
2. Leer con ayuda del lector óptico los códigos de barras de los ejemplares
que vamos a inventariar. El resultado es similar a éste
3. una vez leídos todos los códigos de barras, guardamos el fichero en
nuestro PC
Paso 2 – Cargar el fichero generado
1. Hacemos clic en el Ejecutar
2. En el campo Fichero de entrada pinchamos en y elegimos el
fichero que hemos generado con los códigos de barras
3. En Fichero de salida escribimos el nombre del fichero en el que
queremos guardar el resultado y guardamos el fichero.
4. Seleccionaremos el campo Incluir perdidos/expurgados si queremos
que el inventario incluya ejemplares perdidos o expurgados ya que de esa
manera, si alguno de los ejemplares que se encuentran en el fichero
están perdidos o expurgados, la aplicación los incluirá en el listado de
ejemplares perdidos.
La opción Devolución automática devuelve automáticamente aquellos
ejemplares inventariados que todavía constan como prestados dentro de
la base de datos (solo funciona cuando se ha utilizado la opción Marcar
ejemplares para inventario)
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Pasar a revisión cambia la situación de C-Circulación a R-En Revisión
de los ejemplares que la aplicación ha detectado como perdidos (solo
funciona cuando se ha utilizado la opción Marcar ejemplares para
inventario)
5. Una vez realizado el proceso, aparecerá información sobre el número de
ejemplares inventariados, cuántos están prestados y cuántos están sin
localizar:
Inventariados: se informa sobre el número de ejemplares que
contiene el fichero utilizado para realizar el inventario
Perdidos: se informa del número de ejemplares que se han
perdido. Es decir, no están en el fichero utilizado para realizar el
inventario pero sí en la información relativa a ejemplares que
guarda la aplicación
No pertenecen: se informa del número de ejemplares que están en
el fichero pero que no corresponden a la restricción que se ha
hecho al realizar el inventario (p.ej. no corresponde a la misma
sucursal)
Prestados: se informa del número de ejemplares que están
prestados (incluyendo los que tienen plazo sobrepasado)
No devueltos: informa del número de ejemplares que según la
aplicación siguen prestados pero que están en el fichero utilizado
para realizar el inventario
Incorrectos: muestra el número de ejemplares que, por cualquier
razón, no han sido correctamente leídos por el lápiz óptico y
muestran un código de barras incorrecto.
La información relativa a los ejemplares perdidos, no devueltos…, en
definitiva aquellos que por cualquier razón no se hallan en las baldas, queda
reflejada en el fichero de salida.
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7. Expurgar ejemplares
7.1. Realizar el expurgo
El programa permite cambiar la situación de los ejemplares de C-Circulación a X-
Expurgado de manera automática a través de la lectura de los códigos de barras. De esta
manera, no hay necesidad de entrar a modificar los ejemplares de uno en uno. Para ello,
1. nos posicionamos en Catálogo > Expurgo
2. hacemos clic en Ejecutar
3. ayudándonos del lápiz óptico, vamos introduciendo los códigos de barras
de los ejemplares que queremos expurgar
Cada vez que introducimos un código de barras, la aplicación nos avisa de cuántos
ejemplares quedan asociados al título al que estaba asignado.
Muy importante:
En el caso de que el ejemplar que se quiera expurgar sea el único asociado a
un título (y sea de interés para el fondo que conforma el Depósito Legal y la
Bibliografía Nacional), el programa preguntará si queremos mover el registro
a la base de datos CANC marcaremos SIEMPRE NO.
7.2. Expurgar ejemplares que no se han prestado nunca
Uno de los criterios para el expurgo es la falta de préstamo de los documentos. Desde la
búsqueda de ejemplares podemos obtener un listado con aquello ejemplares que no se
han prestado nunca. Para ello,
1. realizamos la búsqueda en ejemplares (p. ej. queremos localizar las
monografías para adultos (AMO) dadas de alta en la biblioteca hasta el 31
de diciembre de 2004 y que no se han prestado jamás.
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2. Una vez localizados los ejemplares, pinchamos en Listados y
escogemos el número 14 . Listado de ejemplares no prestados.
3. obtenemos así un listado con el código de barras y el título de los
ejemplares que no se han prestado nunca y podremos expurgarlos si lo
consideramos necesario.
Pág.: 29 / 36

8. Aceptar desideratas (sugerencias de compra) y responder a los
comentarios de los usuarios
A través del OPAC los usuarios pueden hacernos llegar tanto propuestas de compra
(desideratas) como sugerencias y comentarios.
Importante:
Las desideratas serán recibidas por la biblioteca a la que está asociado el lector
que realiza la sugerencia.
8.1. Realizar desideratas desde el OPAC
Para realizar desideratas desde el OPAC es necesario que el lector se identifique en el
sistema. Una vez identificado, el usuario podrá acceder a las opciones de lector a través
del enlace “Mi biblioteca” que aparece en la página principal del OPAC.
Dentro de la opción Desideratas y pinchando en añadir el lector podrá hacernos llegar
sus sugerencias de compra cumplimentando el correspondiente formulario con los datos
del documento. No es necesario cumplimentar todos los campos.
8.2. Visualización de las desideratas
Para conocer qué sugerencias de compra nos están haciendo nuestros lectores desde el
OPAC,
1. dentro del menú jerárquico pinchamos en Adquisiciones > Desideratas.
Aparecerá la siguiente pantalla
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2. pinchamos en aceptar con el fin de recuperar las desideratas que nos hayan
hecho nuestros usuarios. Cuando se crea una nueva desiderata, el estado se
rellena por defecto con N – Nueva
3. una vez visualizadas las desideratas, es posible cambiar el estado y contestar al
lector, para ello pinchamos en Modificar
4. A través de Nota para el lector, informamos al usuario del estado de su petición
5. Nota del lector y Nota de la biblioteca son campos opcionales que permiten
controlar de forma interna el estado de las desideratas.
6. Cambiamos el Estado del comentario de N-Nueva al que más se ajuste al
momento, las opciones son:
E – Estudio
A – Aceptada
R – Rechazada
El ejemplo ilustra
cómo se refleja en el
OPAC el tratamiento
que damos en todo
momento a las desideratas de los lectores.
Pág.: 31 / 36

8.3. Contestar a los comentarios y sugerencias de los lectores
Además de desideratas, los usuarios pueden comunicarse con la biblioteca pinchando en
Sugerencia y comentarios y rellenando el formulario
Para acceder a los comentarios/sugerencias de nuestros lectores, pinchamos en
absysNET OPAC > Comentarios de los lectores con lo que aparecerá la siguiente
pantalla.
Importante:
Los comentarios y/o sugerencias enviados por nuestros usuarios tienen una
caducidad de 1 mes desde su creación independientemente de si son
atendidas o no. Pasado dicho periodo desaparecen del sistema, por lo que es
muy importante que los comprobemos periódicamente.
Para localizar y procesar las sugerencias enviadas a nuestra biblioteca,
1. pinchamos en Aceptar con lo cual aparecerán todos los comentarios realizados
por alguno de nuestros lectores. Por defecto los comentarios se crean como P –
Pendiente
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2. Para contestar al lector pinchamos en Modificar y en Nota para el lector
escribimos la contestación.
3. El campo Nota interna es de obligado cumplimiento y sirve para consignar
cualquier anotación que sirva para gestionar las respuestas (p.ej. por ejemplo la
fecha de contestación, la persona encargada de contestar, etc.)
4. Cambiamos el Estado del comentario de P-Pendiente a R-Revisada
5. Con el fin de poder mantener un fichero histórico, ampliamos la Fecha de
caducidad (p. ej. durante un año)
6. Guardamos el registro modificado pinchando en Aceptar
El lector a través del OPAC accederá a nuestra respuesta
Pág.: 33 / 36

9. El préstamo de seguridad
Dado que absysNET es una aplicación Web habrá ocasiones en que la conexión nos falle
por problemas con la red, caídas del servidor, etc. Para dichas ocasiones existe la
posibilidad de trabajar con el préstamo de seguridad en PC.
9.1. Descarga e instalación del Préstamo de seguridad
Podemos descargar el programa desde la Página Web del Servicio de Bibliotecas1. A
continuación instalamos el programa en nuestro PC para lo que seguimos los siguientes
pasos:
1. Creamos en C:/ el directorio absysnet en cada uno de los PCs donde queremos
instalarlo
2. Descomprimimos los ficheros en dicho directorio
3. Para utilizar el programa tendremos que ejecutar el fichero
C:/absysnet/Bin/absysNETp.exe
9.2. Utilización del Préstamo de seguridad
1. Ejecutamos el programa
2. antes de iniciarse, el programa nos preguntará si la
fecha y la hora del sistema son correctos (el dato es
importante ya que al “volcar” los préstamos de
seguridad a absysNETnet la fecha debe ser correcta para que no existan
problemas de suspensiones, préstamos
sobrepasados, etc.). Si es correcto
pinchamos en Aceptar.
3. Por defecto el programa se ejecuta en la
pestaña de Préstamo. Si queremos
pasar a devoluciones, tan solo debemos
pinchar en el botón
1 http://www.kultura.ejgv.euskadi.net/r46-4879/es/contenidos/informacion/descargas_bib/es_9518/es_programak.html
Pág.: 34 / 36

4. Procedemos a prestar y devolver los ejemplares de la manera habitual leyendo los
códigos de barras mediante el lápiz óptico.
5. En Detalle de las operaciones irán apareciendo los préstamos y devoluciones
realizadas
9.3. Recuperar las transacciones realizadas con el Préstamo de seguridad
Una vez que la red funcione de nuevo podremos recuperar la información de los
préstamos y devoluciones realizadas. Para ello en absysNET
1. vamos a Administración > Préstamo de seguridad y aparecerá la siguiente
pantalla
2. pinchamos en Ejecutar
3. en Fichero de entrada indicamos el nombre el fichero donde encuentran los
datos de los préstamos y las devoluciones.
IMPORTANTE. Por defecto dicho fichero se crea de manera automática en el
directorio C:absysnetWork con extension .anp y se nombra con el día en
que se ha efectuado el préstamos de seguirdad siguiendo el esquema
aaaammdd
4. si queremos guardar el resultado de la transacción en un fichero, se lo tendremos
que indicar en Fichero de salida (recomendamos nombrar el fichero con un
nombre lo suficientemente identificativo como PS_fecha
5. En Fecha límite indicamos la fecha desde la cual se quiere realizar la carga, es
decir, la fecha en la que hemos empezado a utilizar el préstamo de seguridad)
Pág.: 35 / 36

6. Pinchamos en Aceptar
7. Aparecerá el cuadro de diálogo que nos preguntará dónde queremos guardar el
fichero de salida
8. aparece el resultado de las transacciones realizadas
Pág.: 36 / 36

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