Diagramasdeflujo2005

Instituto para el Desarrollo
Empresarial Administrativo
DIAGRAMAS DE FLUJO
REPRESENTACIÓN GRÁFICA DEL PROCESO
INTRODUCCIÓN
“Una imagen vale más que mil palabras”. Si podemos modificar este viejo
proverbio y ampliarlo un poco para que cubra sus procesos de la empresa,
podríamos decir: “Un diagrama de flujo vale más que mil procedimientos”. Un
diagrama de flujo, conocido también como diagramación lógica o de flujo, es una
herramienta de gran valor para entender el funcionamiento interno y las relaciones
entre los procesos de la empresa. Este capítulo tiene como objetivo ayudarle al
miembro del equipo de mejoramiento del proceso (EMP) a realizar la doble tarea de:
1. Comprender algunas técnicas disponibles sobre el diagrama de flujo.
2. Aplicar estas técnicas para mejorar procesos de la empresa.
La diagramación de flujo se define como un método para describir
gráficamente un proceso existente o uno nuevo propuesto mediante la utilización de
símbolos, líneas y palabras simples, demostrando las actividades y su secuencia en
el proceso.
¿QUE SON LOS DIAGRAMAS DE FLUJO?
Los diagramas de flujo representan gráficamente las actividades que
conforman un proceso, así como un mapa representa un área determinada.
Algunas ventajas de emplear los diagramas de flujo son análogos a las de utilizar
mapas. Por ejemplo, tanto los unos como los otros muestran cómo se adaptan en
forma conjunta los diferentes elementos.
Otra ventaja consiste en que la construcción de los diagramas de flujo nos
sirve para disciplinar nuestro modo de pensar. La comparación del diagrama de
flujo con las actividades del proceso real hará resaltar aquellas áreas en las cuales
las normas o políticas no son claras o se están violando. Surgirán las diferencias
entre la forma como debe conducirse una actividad y la manera como realmente se
dirige. Entonces, con la ayuda de unos cuantos pasos cortos, usted y sus colegas
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podrán determinar cómo mejorar tal actividad. Los diagramas de flujo son un
elemento muy importante en el mejoramiento de los procesos de la empresa (MPE).
Los buenos diagramas de flujo muestran, claramente, las áreas en las cuales los
procedimientos confusos interrumpen la calidad y la productividad. Dada su
capacidad para clarificar procesos complejos, los diagramas de flujo facilitan la
comunicación en estas áreas problemas.
VISIÓN GENERAL DEL DIAGRAMA DE FLUJO
Elaborar un diagrama de flujo para la totalidad del proceso hasta llegar al
nivel de tareas, es la base para analizar y mejorar el proceso. La asignación de
partes del proceso a determinados miembros del equipo acelerará lo que de otra
manera sería una tarea dispendiosa y que demanda mucho tiempo.
Cada situación o proceso presentará problemas únicos de diagramación. El
equipo deberá enfrentarlos a medida que se vayan presentando. Por ejemplo, la
documentación existente rara vez es suficiente para elaborar el diagrama de flujo de
cada tarea y actividad sin comunicarse con las personas que ejecutan estas tareas.
Tenga la precaución de distinguir entre lo que la documentación dice que debería
hacerse y lo que realmente se hace.
Existen diferentes tipos de diagramas de flujo y cada uno de éstos tiene su
propósito. Para obtener efectividad es importante comprender al menos tres de las
técnicas:
1. Diagramas de bloqueo, que proporcionan una visión rápida de un
proceso.
2. Diagramas de flujo del Instituto Nacional Estadounidense de
Estandarización (American National Standards Institute - ANSI), que
utiliza diferentes íconos o formatos de acuerdo a la actividad.
3. Diagramas de flujo funcional, que muestran el flujo del proceso entre
organizaciones o áreas.
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DIAGRAMAS DE BLOQUE
El diagrama de bloque, conocido también como diagrama de flujo de bloque,
es el tipo más sencillo y frecuente de los diagramas de flujo. Este proporciona una
visión rápida no compleja del proceso. Algunos diagramas de flujo de bloque
también incluyen símbolos consistentes en un círculo alargado al comienzo y al final
para indicar en dónde comienza y en dónde termina el diagrama de flujo.
Utilice los diagramas de bloque para simplificar los procesos prolongados y
complejos o para documentar tareas individuales. Coloque una frase corta dentro
de cada rectángulo para describir la actividad que se realiza. Estas frases
descriptivas (nombres de las actividades) deben ser concisas.
Los diagramas de bloque proporcionan una visión rápida del proceso y no un
análisis detallado. Normalmente, éstos se elaboran en primer lugar para
documentar la magnitud del proceso; luego, se utiliza otro tipo de diagrama de flujo
para analizar el proceso en forma pormenorizada. Ejemplo de diagrama de bloque:
1. Ejemplo de diagrama de bloque
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1. Presione la
tecla grabar
2. Graba

SÍMBOLOS ESTÁNDARES PARA EL DIAGRAMA DE FLUJO
Antes de examinar los otros tipos de diagramas de flujo, debemos definir
algunos símbolos estándares, ampliamente conocidos. Pensemos en cuán fácil
resulta leer un mapa vial cuando se está familiarizado con el significado de cada
símbolo y qué molesto es tener una figura extraña y desconocida en el área del
mapa que se utiliza para tomar una decisión sobre los planes de viaje.
El diagrama de flujo es una de las más antiguas ayudas de diseño con que
podemos contar. Para mayor sencillez, sólo analizaremos 12 de los símbolos más
comunes, en su mayor parte publicados por la ANSI ( American National Standard
Institute).
SÍMBOLOS ESTÁNDARES PARA DIAGRAMAS DE FLUJO
ANSI
Símbolo Significado
Operación: Rectángulo. Utilice este
símbolo cada vez que ocurra un cambio en un
ítem. El cambio puede ser el resultado del
gasto en mano de obra, la actividad de una
máquina o una combinación de ambos
elementos. Se usa para denotar cualquier
clase de actividad, desde perforar un hueco
hasta el procesamiento de datos en el
computador. Es el símbolo correcto que debe
emplearse cuando ningún otro es apropiado.
Normalmente, usted debe incluir en el
rectángulo una breve descripción de la
actividad.
Movimiento /transporte: Flecha ancha,
Utilice una flecha ancha para indicar el
movimiento del output entre locaciones (por
ejemplo, envío de partes al inventario, envío de
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una carta por correo).
Punto de decisión: Diamante, Coloque
un diamante en aquel punto del proceso en el
cual deba tomarse una decisión. La siguiente
serie de actividades variarán con base en esta
decisión. Por ejemplo, “Si la carta es correcta,
se firmará. Si es incorrecta, deberá repetirse”.
Por lo general, los outputs del diamante se
marcarán con las correspondientes opciones
(por ejemplo, SI - NO, VERDADERO - FALSO).
Inspección: Círculo grande. Utilice un
círculo grande para indicar que el flujo del
proceso se ha detenido, de manera que pueda
evaluarse la calidad del output. Típicamente
esto involucra una inspección realizada por
alguien que no sea la persona que efectuó la
actividad previa. Este círculo también puede
representar el punto en el cual se requiere una
firma de aprobación.
Documentación: Rectángulo con la
parte inferior en forma de onda. Utilice este
símbolo para indicar que el output de una
actividad incluyó información registrada en
papel (por ejemplo, informes escritos, cartas o
impresiones de computador)
Espera: Rectángulo obtuso. Utilice est
símbolo, algunas veces denominado bala,
cuando un ítem o persona debe esperar o
cuando un ítem se coloca en una
almacenamiento provisional antes de que se
realice la siguiente actividad programada (por
ejemplo, esperar un avión, esperar una firma).
Almacenamiento: Triángulo. Utilice un
triángulo cuando exista una condición de
almacenamiento controlado y se requiera una
orden o solicitud para que el ítem pase a la
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siguiente actividad programada. Este símbolo
se usa con mayor frecuencia para mostrar que
el output se encuentra almacenado, esperando
al cliente. El objetivo de un proceso de flujo
continuo es eliminar todos los triángulos y
rectángulos obtusos del diagrama de flujo
correspondiente al proceso. Es un proceso de
la empresa, el triángulo se utilizaría para indicar
la condición de una solicitud de compra
retenida en el área de compras, esperando que
el departamento de finanzas verifique si el ítem
se encontraba dentro del presupuesto
aprobado.
Notación: Rectángulo abierto. Utilice
un rectángulo abierto conectado al diagrama de
flujo por medio de una línea punteada para
registrar información adicional sobre el símbolo
al cual está conectado. Por ejemplo, en un
diagrama de flujo complejo trazado sobre
muchas hojas de papel, este símbolo podría
estar conectado a un pequeño círculo para
suministrar el número de página en el cual los
inputs reingresarán al proceso. Otra forma de
emplear un rectángulo abierto consiste en
identificar qué persona es responsable de
realizar una actividad o el documento que
controla tal actividad. El rectángulo abierto se
conecta al diagrama de flujo mediante una línea
punteada de manera que éste no se confunda
con una flecha de línea que denota el flujo de la
actividad.
Dirección del flujo: Flecha. Utilice una
flecha para denotar la dirección y el orden que
corresponden a los pasos del proceso. Se
emplea una flecha para indicar el movimiento
de un símbolo a otro. La flecha indica
dirección: ascendente, descendente o lateral.
La ANSI indica que la cabeza de la flecha no es
necesaria cuando el flujo de dirección se
desplaza de arriba a abajo o de izquierda a
derecha. Sin embargo, para evitar malas
interpretaciones por parte de otras personas
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que pueden no estar tan familiarizadas con los
símbolos del diagrama de flujo, se recomienda
que siempre se usen las cabezas de flecha.
Transmisión: Flecha quebrada. Utilice
una flecha quebrada para identificar aquellos
casos en los cuales ocurre la transmisión
inmediata de la información (por ejemplo,
transferencia electrónica de datos, fax, llamada
telefónica).
Conector: Círculo pequeño. Emplee
un círculo pequeño con una letra dentro del
círculo, al final de cada diagrama de flujo para
indicar que el output de esa parte del diagrama
de flujo servirá como el input para otro
diagrama de flujo. Con frecuencia, este
símbolo se utiliza cuando no existe suficiente
espacio para dibujar la totalidad del diagrama
de flujo en un papel. La cabeza de flecha que
señala el círculo denota que éste es un output.
La cabeza de flecha que señala el sentido
contrario al círculo indica que se trata de input.
Cada output diferente debe designarse con una
letra diferente. Todo output puede reingresar al
proceso en diferentes puntos.
Límites: Círculo alargado. Utilice un
círculo alargado para indicar el inicio y el fin del
proceso. Normalmente dentro del símbolo
aparece la palabra inicio o comienzo término o
fin.
Figura 2. Símbolos estándares para los diagramas de flujo.
Los 12 símbolos enumerados en la figura 2. no son una lista completa de los
símbolos para el diagrama de flujo, son lo mínimo que usted necesitará para
diagramar adecuadamente su proceso de la empresa. A medida que adquiera
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nuevos conocimientos sobre diagramación de flujo, puede ampliar el número de
símbolos que utiliza para cubrir su campo y sus necesidades específicas.
El diagrama de flujo estándar de la ANSI proporciona una comprensión
detallada de un proceso que excede, en gran parte, el del diagrama de bloque. En
efecto, el diagrama de bloque constituye frecuentemente el punto de partida; el
diagrama de flujo estándar se utiliza para ampliar las actividades dentro de cada
bloque al nivel de detalle deseado. Cada tarea del proceso en estudio puede
detallarse hasta el punto en el cual el diagrama de flujo estándar puede emplearse
como parte del manual de entrenamiento para un nuevo colaborador. Por ejemplo
un cajero de banco debe respetar un procedimiento antes de pagar un cheque en
ventanilla:
DIAGRAMA DE FLUJO FUNCIONAL
El diagrama de flujo funcional es el tipo de diagrama de flujo, que muestra el
movimiento entre diferentes unidades de trabajo, una dimensión adicional que
resulta ser especialmente valiosa cuando el tiempo total del ciclo constituye un
problema; puede utilizar símbolos estándares o de bloque.
Un diagrama de flujo funcional identifica cómo los departamentos
funcionales, verticalmente orientados, afectan un proceso que fluye horizontalmente
a través de una organización. Si un proceso siempre se mantuviese dentro de un
solo departamento y no se cruzara con otros territorios, la vida del gerente sería
mucho más fácil. Sin embargo, en la mayor parte de las empresas, la organización
funcional o vertical es una forma de vida, por cuanto proporciona un centro de
competencia altamente entrenado, que no puede compararse cuando se emplea
una organización de proceso o de producto
1. El cliente entrega cheque para cobrar
2. El cajero verifica el monto en números y letras
3. Verifica la firma en el sistema
4. Digita monto y número en el sistema
5. verifica si el cheque tiene fondos
6. Si tiene fondos paga
7. El cliente cobra
8. Si no tiene fondos lo envía al funcionario de la cuenta.
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9. Verifica si el cliente tiene autorización de sobregiro. Si tiene le indica al
cajero que pague. Si no tiene, le indica que lo rechace.
10. El cliente recibe el cheque devuelto.
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Cliente Cajero Funcionario de cuenta
3. Diagrama de flujo funcional para la verificación y pago de cheque
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1. 2.
3..
4..
5.
8.
9.
10.
Sí
No
Sí
No
6.7.
Fin
Inicio

Cliente Cajero Funcionario de cuenta
2. Diagrama de flujo funcional para la verificación y pago de cheque
con línea de tiempo
La línea de tiempo normalmente tiene tres columnas: la primera indica el número de
la actividad, la segunda indica el tiempo de procesamiento y la tercer el tiempo del
ciclo. Leer explicación en la página siguiente.
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Inicio
1. 2.
3..
4..
5.
8.
9.
10.
Sí
No
Sí
No
6.7.
Fin
Inicio

DIAGRAMA DE FLUJO FUNCIONAL DE LA LÍNEA DE TIEMPO
Un diagrama de flujo funcional de la línea de tiempo adiciona el tiempo de
procesamiento y del ciclo al diagrama de flujo funcional estándar. Este diagrama de
flujo le ofrece algunas percepciones valiosas cuando usted realiza un análisis del
costo de la mala calidad, con el fin de determinar qué cantidad de dinero está
perdiendo la organización debido a un proceso ineficiente e inefectivo. Agregar un
valor de tiempo a las funciones ya definidas que interactúan dentro del proceso
hace fácil identificar las áreas de desperdicio y demora.
El tiempo se monitorea de dos maneras. En primer lugar, el tiempo que se
requiere para realizar la actividad se registra en la columna titulada “Tiempo de
procesamiento (horas)”, La columna del lado corresponde al tiempo del ciclo (es
decir, el momento en el cual se finalizó la última actividad y el momento en el que
esta actividad se termina). Usualmente, existe una diferencia importante entre la
suma de las horas individuales de procesamiento y el tiempo del ciclo para la
totalidad del proceso. Esta diferencia obedece al tiempo de espera y transporte.
Constituye un error común el dedicarse a reducir el tiempo de procesamiento
e ignorar el tiempo del ciclo. El resultado sería centrar nuestras actividades en
reducir costos, sin tener en cuenta la empresa desde el punto de vista de nuestros
clientes. Estos no ven el tiempo de procesamiento; ellos sólo ven el tiempo del
ciclo (tiempo de respuesta). Para satisfacer nuestras necesidades, nos
preocupamos sólo por reducir el tiempo de procesamiento. Para tener clientes
felices, debemos reducir el tiempo del ciclo.
En un proceso de ventas, IBM logró acortar el tiempo de procesamiento en
un 30%, reduciendo de esta forma los costos en un 25%. Al mismo tiempo la
empresa redujo el tiempo del ciclo en un 75%. Un efecto colateral no planeado dio
como resultado un incremento superior a 300% en las ventas (el cierre de 65% de
las ventas). No hay duda de que existe una correlación directa entre tiempo del
ciclo, satisfacción del cliente e incremento de las ganancias.
El concepto del flujo de la línea de tiempo puede aplicarse a todo tipo de
diagramas de flujo. Con frecuencia, el tiempo transcurrido se registra tomando
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como base el tiempo que ha pasado desde el momento en el cual se inició la
primera actividad dentro del proceso.
DIAGRAMA DE FLUJO GEOGRÁFICO
Un diagrama de flujo del plano geográfico o físico analiza el flujo físico de las
actividades. Este ayuda a minimizar el desperdicio de tiempo mientras la
producción resultante del trabajo y/o recursos se desplazan entre las actividades.
Las primeras impresiones tienen gran importancia. ¿Qué creen ustedes que
piensan los nuevos empleados acerca de esta empresa después de un día de
“apúrese y espere”? Probablemente se preguntarán si hicieron bien en ingresar a la
empresa. El análisis rápido de un diagrama de flujo revela el desperdicio de
desplazamiento y tiempo. Por ejemplo, si los nuevos empleados se dirigen a una
sala especial de espera en el departamento de personal, se reduciría en gran parte
la cantidad de tiempo que los empleados gastarían durante el día. Si el
departamento de personal distribuye las identificaciones provisionales, la persona
encargada no tendría que acompañar a los empleados a otros departamentos.
Pensemos ahora en lo que se puede hacer para mejorar el flujo y aprovechar
mejor el tiempo, tanto el de los nuevos empleados como el del encargado del
departamento de personal.
ADOPTAR UNA VISIÓN SOBRE EL PROCESAMIENTO DE
INFORMACIÓN
Además de los tres diagramas de flujo básicos que ya hemos analizado
(diagramas de bloque, diagramas de flujo estándar de la ANSI, y diagramas
funcionales), existen otros como los diagramas de información, que con frecuencia
poseen su propia serie de símbolos. Como norma, éstos tienen mayor interés para
los programadores de computadores y para los analistas de sistemas
automatizados, que para los jefes y empleados que diagraman las actividades de la
empresa. Los dos libros que se indican al final de este capítulo analizan algunas de
estas herramientas.
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Usted puede considerar estos tipos de diagramas de flujo como diagramas
que siguen el recorrido de la información a lo largo de un proceso. A medida que
prepara los diagramas de flujo, piense en sus actividades organizacionales desde el
punto de vista del procesamiento de la información. Empiece con los archivos de
su organización. Estos son valiosos porque contienen información que se modifica
o que se utiliza en sus procesos de la empresa.
En seguida, tenga en cuenta a sus colaboradores. Usted y sus compañeros
de trabajo poseen habilidades de diferentes niveles y tipos. Lógicamente, aun el
conocimiento de un solo trabajador es sustancialmente más complejo que la
información en un archivo. Pero, el principio sigue vigente: el valor de un empleado
para una organización depende de sus aportes de información. Trátese de cómo
cargar una plataforma, lanzar un nuevo producto o resolver un conflicto, la
información constituye un recurso. Esto es particularmente cierto en la industria de
servicios, que en 1989 empleó a más de 70% de los trabajadores de los Estados
Unidos. Todos ellos pueden considerarse como procesadores y proveedores de
información.
Al adoptar una visión del procesamiento de información en el momento de
preparar sus diagramas de flujo, se creará un énfasis común en la labor de utilizar
un input de calidad para generar un output de calidad. Al mismo tiempo, esta visión
referente al procesamiento de información ayuda a las personas a tomar decisiones
sobre la forma de trazar diagramas de flujo y los elementos que deben incluirse. En
forma más específica, usted debería:
1. Determinar aquellas partes del proceso para las cuales la validez y
confiabilidad de la información tienen la mayor importancia.
2. Considerar las tres dimensiones diferentes del procesamiento de
información de los procesos de la empresa: qué información se
procesa, qué actividades se involucran en el procesamiento de la
información y qué elementos controlan a otros elementos. Si su
diagrama de flujo no produce el impacto que desea, trate de trazarlo
de manera que éste caracterice una de las otras dimensiones.
3. Recuerde que las organizaciones están integradas por personas, y
cuando hay seres humanos involucrados, la transmisión y el
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procesamiento de la información se dificulta bastante. En
consecuencia, es mejor trazar varios diagramas de flujo fácilmente
comprensibles que un solo diagrama maestro, completo pero
incomprensible.
DICCIONARIO DE DATOS
Muchos de ustedes jamás tendrán la necesidad de emplear un diccionario de
datos, por cuanto sus diagramas de flujo serán razonablemente sencillos y directos.
No obstante, algunos de ustedes necesitarán entrar en un gran número de detalles
que cubran una amplia gama de actividades. En este caso se hace necesario el
uso de un diccionario de datos para tener la seguridad de que todos los títulos y
definiciones sean claros y comprensibles.
Los diagramas de flujo más efectivos emplean palabras y frases que las
personas pueden comprender fácilmente y sólo incluyen símbolos estándares,
ampliamente conocidos. Con frecuencia, puede ser muy útil un glosario adjunto de
términos, conocido como diccionario de datos, elaborado por profesionales en el
procesamiento de información. Cada vocablo del diccionario se refiere a un título
usado en los diagramas de flujo.
Un diccionario de datos cumple una serie de propósitos de referenciación.
Por ejemplo, éste le sirve para permanecer alerta a los homónimos de la base de
datos. Una base de datos es una compilación de información de los archivos de la
organización. (Con frecuencia, estos archivos se computarizan). Existen
homónimos cuando el mismo título se refiere a ítems diferentes. Veamos, por
ejemplo, el título “Ingresar la identificación del empleado”. En un diagrama de flujo
esto puede significar: “Registre en un formato el número del seguro social
correspondientes al empleado”. En otro diagrama de flujo, esto podría significar:
“digite el nombre del empleado en un sistema computacional y espere que el
sistema verifique esta entrada”. Por razón de sus múltiples significados, los
homónimos de la base de datos pueden crear confusión en una serie de diagramas
de flujo.
Se presentan homónimos por cuanto los títulos del diagrama de flujo deben
ser breves. Dentro del diagrama mismo usted no cuenta con espacio para una
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explicación detallada, pero puede incluir la correspondiente definición en el
diccionario de datos. La revisión de diccionario de datos antes de seleccionar un
título le indicará si su título ya se ha utilizado. Si éste es el caso, deberá escoger
otro título o tomar medidas especiales para quienes empleen su diagrama de flujo
sepan realmente qué quiere decir usted.
También puede utilizar el diccionario de datos como ayuda al encontrar
sinónimos en la base de datos, cuando títulos diferentes tienen definiciones
idénticas. Por ejemplo, cobros puede indicar lo mismo que ventas por cobrar.
Al igual que los homónimos, los sinónimos de la base de datos pueden ser
necesarios. Las personas prefieren utilizar términos familiares al construir sus
diagramas de flujo, y los empleados que trabajan en diferentes partes de la
organización pueden tener palabras diferentes para un mismo ítem. Reconociendo
el valor de los términos comunes, los profesionales del procesamiento de
información emplean sinónimos de la base de datos que se convierten en alias
aceptables.
Pero los sinónimos deben identificarse. De lo contrario, el equipo que
elabore un diagrama de flujo general con las actividades de los departamentos de
contabilidad y ventas podría incurrir en duplicaciones innecesarias. Aquí es donde
un diccionario de datos resulta de gran utilidad. Cuando al departamento de
contabilidad se le pide que defina el archivo de cobros, y al de ventas se le solicita
que defina las ventas por cobrar, el equipo que elabora el diagrama de flujo
describirá que los dos archivos son iguales.
Además, el diccionario de datos puede incluir información detallada, más allá
de la definición, sobre la actividad representada en el diagrama de flujo. En la
búsqueda de formas para mejorar las actividades de la empresa, el equipo podría
estar interesado en el número de registros que contiene un determinado archivo o
en el número de ítems que cada semana se procesa mediante cierta actividad. El
equipo también puede estar interesado en saber en cuáles diagramas de flujo un
título específico parece evaluar con precisión las implicaciones de un cambio.
Todos estos detalles pueden almacenarse en diccionario de datos.
Los diccionarios de datos pueden mantenerse manualmente o en un sistema
computacional. Cuando se dispone de este sistema, es más fácil revisar, organizar
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y encontrar la información. Si elabora sus diagramas de flujo en el computador, la
automatización del diccionario de datos le ofrecerá ventajas aún mayores, por
cuanto usted puede elaborar un sistema automatizado de referencias cruzadas
entre los diagramas y el diccionario.
RESUMEN
El diagrama de flujo es una herramienta clave para comprender los procesos
de la empresa. Trazar el proceso sobre un papel en un formato comprensible, con
frecuencia prepara e el terreno para un importante mejoramiento del proceso. Este
también constituye un instrumento efectivo para analizar el impacto de los cambios
propuestos. Muchos diagramas de flujo sobre procesos de la empresa son
demasiado complejos, con frecuencia cubren toda una pared; pero, bien vale la
pena la comprensión que el EMP obtenga como resultado de este tipo de análisis.
En el casos de nuevos procesos, los diagramas de flujo deben preceder a la
preparación de los procedimientos.
Para mejorar la calidad de sus productos y servicios, muchos empresarios
han utilizado técnicas de diagramación de flujo con resultados envidiables. Otros,
no obstante, han tenido menor éxito. Usualmente, esto sucede por cuanto
consideran sus diagramas de flujo como un fin, no como un medio para encontrar
aquello que buscan. Este es un error que se comete fácilmente. Comparado con
algunas técnicas para mejorar la calidad y la productividad, el diagrama de flujo es
de fácil comprensión y aplicación. Además en su entusiasmo por lograr un
mejoramiento, algunas personas se sienten tentadas a vertir en un diagrama de
flujo detallado todo lo que puedan encontrar. Afortunadamente, sin embargo, este
esmero rara vez es necesario.
Los diagramas de flujo cumplen un propósito importante: documentar un
proceso con el fin de identificar áreas que necesitan mejoramiento. La “magia” no
proviene de documentar el proceso sino de analizarlo, y es aquí donde usted debe
centrar la mayor parte de sus esfuerzos. Recuerde que el propósito de los
diagramas de flujo y el análisis siguiente estriba en obtener el conocimiento
suficiente para definir y realizar los mejoramientos del proceso. Este no debe ser un
fin en sí mismo.
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Los diagramas de flujo son herramientas. En las actividades de MPE que
siguen al diagrama de flujo puede apreciarse su pleno valor. Sin embargo, el
mismo proceso de diagramación de flujo prepara a las personas para los cambios
productivos que vienen más adelante:
1. Los que participan en la elaboración de los diagramas de flujo
reconocen su propia capacidad e influencia. Ahora, ellos reconocen que sus
contribuciones sirven para conferir poder a sus compañeros de trabajo, Se sienten
orgullosos de que su rol esté documentado en un diagrama que consultarán otras
personas.
2. Las personas saben que el valor de su desempeño afecta aquella
forma en la cual otras personas utilizan el output. Esto estimula la curiosidad sobre
las expectativas de los clientes, y fortalece los vínculos entre colaboradores y
clientes.
3. En la elaboración de los diagramas de flujo, las personas adquieren
comprensión mutua de sus labores, lo que genera un incremento de la colaboración
en el ambiente de trabajo. La elaboración de diagramas de flujo establece equipos
de trabajo.
4. A medida que crece el diagrama de flujo, los participantes se sienten
inspirados por las fuentes de apoyo y respaldo que tienen a su disposición. El
mensaje del diagrama de flujo es el de que existe poder y camaradería en la
organización.
5. Al mismo tiempo, renace la responsabilidad individual. El diagrama de
flujo fomenta los esfuerzos de mejoramiento, la adhesión a los estándares de
calidad y el compromiso de reducir las variaciones del proceso.
6. Se facilita la fijación de objetivos, aun en aquellas partes de la
organización que han mostrado resistencia a la medición del desempeño o allí en
donde han analizado aquello que consideran como objetivos legítimos y reales.
A través de todo esto, los diagramas de flujo hacen que la atención se
centre en las oportunidades de cambio. A medida que se realizan loa MPE, su
equipo reconocerá los sitios en donde los diagramas han dejado de ser exactos y
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cuándo se hace necesario efectuar revisiones. Asimismo, podrá crear nuevas
versiones de los diagramas de flujo en la medida que usted y sus compañeros de
trabajo adquieren mayor habilidad para su elaboración. Esto obedece en parte al
aumento de los talentos técnicos y artísticos. Pero, un aspecto mucho más
importante es el desarrollo de talentos conceptuales. Las personas vinculadas a su
organización comenzarán a ver las actividades de la empresa en forma más
sistemática y creativa. En tanto que usted elabora diagramas de flujo y verifica su
precisión, se hará más sensible a los procedimientos en los cuales puede mejorar
su empresa.
BIBIOGRAFÍA
TEXTO: MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS
DE LA EMPRESA.
AUTOR: JAMES HARRINGTON
EDITORIAL: McGRAW-HILL
LECTURAS ADICIONALES
Jeffrey, D.R. y M. Lawrence, Systems Analysis and Design, Prentice Hall,
Englewood Cliffs, NJ, 1984
Modell, M.E.,A Professional´s Guide to Systems Analysis, McGraw-Hill,
Nueva York, 1988
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