Espais de gestió del coneixement. 5a sessió Jesús Martínez, Mireia Ochoa, Ana Saint-Dizier i Núria Vives Barcelona, 17 de juny de 2013

1. Guia per a la correcta implantació
del treball col·laboratiu
Espais de gestió del coneixement. 5a sessió
Jesús Martínez, Mireia Ochoa, Ana Saint-Dizier i Núria Vives
Barcelona, 17 de juny de 2013

2. Índex
1. Plantejament
• Definint els termes: treball col·laboratiu
• Barreres i oportunitats
2. Variables d’èxit per a la col·laboració i Guia pràctica per
al treball col·laboratiu
3. Casos d’èxit
4. La propera frontera: la col·laboració per defecte

3. Ara mateix…

5. 1. Polítiques d’austeritat?
2. Redescobriment del valor del coneixement intern?
3. Redescobriment del potencial de les TIC com a...
disparadors de productivitat?
connectors?
4. Evolució de la gestió de la informació (intranets) i de la
gestió del coneixement (plataformes tecnològiques) a
través (gràcies a) de capes socials (les persones)?
Per què (ara) aquesta tendència al que és col·laboratiu?

6. Les organitzacions públiques no estan dissenyades per a
la col·laboració
Funcionament per sitges (unitats tancades)
Rendició de comptes per via jeràrquica i, en relació
directa, programació de l’agenda de treball en la
mateixa via vertical
Dedicació a tasques transversals de forma secundària
(temps excedent i en un nivell de compromís secundari)
Tipus de lideratge no preparat per a organitzacions més
obertes (i més incertes)
Però hi ha barreres...

7. … i també noves oportunitats
• Alta sensibilització del personal directiu sobre la bondat
de la col·laboració.
• Entorn afavoridor des de l’alta direcció.
• Alta connectivitat gràcies a Internet i extensió de les TIC.
• El nou context d’austeritat demana noves formes de
treball per a la gestió eficient.
• Experiències prèvies d’èxit en moltes organitzacions: el
programa Compartim com a referent en el treball
col·laboratiu a l’Administració pública.

8. Però l’eficiència en el treball col·laboratiu...
...necessita metodologia

9. Hi ha molts processos implicats
• Rols i responsabilitats dels participants (i experts)
• Estructuració de la informació prèvia
• Divisió del treball
• Codificació del treball (que es va avançant)
• Debats eficients
• Presa de decisions
• Incentius per mantenir la participació

10. Tanmateix, hi ha aspectes molt bàsics
GUIA PER A NOVELLS

11. ...enforteixen la col·laboració
Les bones relacions bilaterals...

12. Bilateral
• Coneixements i prerequisits
Cal tenir un objectiu comú
• Actituds
Valorar la contribució dels
altres
Interessar-se per l’èxit dels
altres
• Habilitats
Escoltar
Comunicar amb freqüència,
de forma oberta i clara
Justificar els raonaments
Ser pacient i persistent
Preveure problemes futurs
Multilateral (equips)
• Coneixements
Tenir un objectiu comú
Una mateixa manera de
treballar i el compromís de
comprovar-ne l’evolució
Nombre correcte per persones
(7-12)
• Correcta barreja d’habilitats
• Actituds
Valorar la contribució dels
altres
Interessar-se per l’èxit dels
altres
• Habilitats
Facilitar el debat
Habilitats per a la col·laboració

13. • Involucrar les parts interessades
rellevants
• Construir consens fase a fase
• Comptar amb un facilitador
orientat a la resolució de
problemes
• Tenir un mapa de processos
• Treballar el poder de la memòria
grupal
Les regles d’or per a una col·laboració amb èxit

14. Fer servir eines eficients

15. Però hi ha aspectes que encara s’han de desenvolupar

16. Molt orientat Flexible/Obert
Grups de treball
ad hoc
CoP
Xarxes
FormalInformal
Molt orientat Flexible/obert
Per exemple: Enfocaments del treball col·laboratiu
ConvidatsVoluntarietat

17. La nomenclatura clàssica

18. Focus definit/
altament dirigit
Grups de millora/innovació
Xarxes professionals d’intercanvi
+
-
CoP
Xarxes professionals de comunicació/col·laboració
Grups ad hoc (encàrrec)
Focus no definit/flexible
De menys específic a més especialitzat
Continuum en el treball col·laboratiu

19. Variables d’èxit per a la col·laboració (1)
Adequada detecció del problema o necessitat
El treball col·laboratiu no pot ser impulsat com a resultat d'una moda. Si
es vol que sigui sostenible i eficient, ha d'estar lligat a una necessitat
real detectada i valorada com a important per a l'organització.

20. Variables d’èxit per a la col·laboració (2)
Focalització precisa en el problema o la necessitat que cal resoldre
Com més operativament estigui descrit allò que es treballarà, més ràpid
s'avançarà.

21. Variables d’èxit per a la col·laboració (3)
Pla de treball
Ha d’incloure: eines, plataformes, espais, rols, encàrrecs,etc.

22. Variables d’èxit per a la col·laboració (4)
Presència d'un animador/coordinador
Un facilitador actua com a:
• Guia de processos
• Proveïdor d’eines
• Tercera part neutral
• Educador del procés
Teacher Leader Conference 2 August 2012 © US Department of
Education CC BY

23. Altres variables d’èxit per a la col·laboració
• S’han d’usar els canals de comunicació/col·laboració naturals del
col·lectiu i després, si cal, oferir millores.
• S’han d’utilitzar eines tecnològiques de fàcil maneig per a no experts.
• Si el grup ho necessita s’ha d’oferir:
Alfabetització digital
Ajuda puntual d’experts en la matèria concreta
Flux d'informació/actualització a través de biblioteca/centre de documentació
• Altres consells:
Deixar clar des de l’inici quins seran els incentius del grup.
Codificar el coneixement tàcit és costós (cal molta feina).
Dosis de coneixement extern ajuden i estimulen l'intern (el frec i la fricció són
productius).
El grup evoluciona i arriba (si el procés va bé) a un estadi productiu en fases
més avançades (el temps necessari varia de grup a grup)
La participació té nivells i regles diferents que l'e-moderador ha de
gestionar.

24. Objectiu Contingut Procés Qui Termini
Aconseguir que
tothom estigui
focalitzat en la tasca
Amb què em puc trobar
avui
En què pretenc prestar
ajuda
30 segons per a
contribucions
Tothom 6 minuts
Entendre el
problema des de
totes les
perspectives
Fets que mostren
l’existència d’un problema
Presentació Persona A 10 minuts
Detectar possibles
problemes
col·laterals
Quins altres elements
suggereixen l’existència
d’un problema
Debats en grups
reduïts amb
informació de
retorn estructurada
Tothom, en
grups de 2-
3
20 minuts de
debat 20
minuts per al
retorn
d’informació
Acordar la definició I
delimitació del
problema
Identificació de les
formulacions alternatives
Debat en grup
seguit de votacions
basat en el sistema
de punts
Tothom 10 minuts per
generar la
idea
10 minuts per
votar
Fases en el treball col·laboratiu presencial

25. Tot el grup s’ha de focalitzar en la
resolució de problemes en la
mateixa fase
Font: How to Make Collaboration Work, David Straus
Construir consens fase a fase

26. Requereix emprar tècniques de dinamització i
sistematització
Cal tenir en compte la rellevància de les aportacions
externes
Requereix organització i estructuració del
coneixement generat
Cal fer seguiment i avaluació
El debat virtual: aspectes bàsics
El debat virtual com a element central del treball
cooperatiu en línia

27. Funcions de l’e-moderador com a facilitador
Dissenyar la plataforma en funció de les necessitats del seu grup;
decideix quines eines s’utilitzaran.
Proposar l’alta dels membres i els privilegis dels quals disposaran.
Aclarir i resoldre dubtes relacionats amb el funcionament de l’espai.
Supervisar que les intervencions dels integrants s'adeqüen a allò
que s’havia pactat.
En cas d’observar alguna missatge no adequat, el moderador s’ha
de posar en contacte amb el membre del grup i explicar-li els motius
pels quals el missatge no es mantindrà publicat.
El bon treball en línia

28. Funcions de l’e-moderador com a gestor
• Apuntalar l’activitat de la xarxa intel·ligent nodrint les seves zones d’aportació
amb materials pertinents.
• Conèixer les necessitats del debat, descobrir els punts àlgids de la discussió, els
temes implícits i les deficiències de reflexió en els temes proposats.
• Procurar que les aportacions s’ajustin als objectius plantejats en el grup.
• Buscar la informació i el coneixement pertinent, ja sigui dins o fora de la xarxa.
També procurar documents, investigacions, experiències, ensenyaments
d’experts o obtenir entrevistes amb personalitats que tinguin coneixements o
experiències sobre els temes que es debaten.
• Contactar amb experts i consultors amb la finalitat que contribueixin al debat en
algun moment, ja sigui de forma directa o sotmetent algun document a discussió.
• Elaborar ressenyes i crítiques d’obres (llibres, articles, programari, llocs web,
pel·lícules, etc.)
• Mantenir el grup connectat amb els altres grups.
El bon treball en línia

29. La reflexió guiada (com a pauta en debats oberts)

30. Eines que faciliten la feina

31. Què és e-Catalunya

32. Estructura d’e-Catalunya

33. QuèCAT

34. Espai personal

35. Portal de Justícia

36. Eines

37. Eines: llistes de distribució

38. Eines: llistes de distribució

39. Eines: llistes de distribució

40. Eines: blog

41. Blog del programa: Gestió del coneixement

42. Eines: fòrum
Fer pinya
Compartir
coneixement
Col·laborar
Autoformar-se
Intercanviar
rols

43. Eines: calendari

44. Eines: wiki

45. Eines: repositori de documents
Lloc de referència per al
col·lectiu

46. Eines: àlbum d’imatges

47. Eines: processos participatius
Monitorar
participació
Acotar temps
de resposta
Extreure’n dades
estadístiques
Facilitar
col·laboració
Retorn als
participants

48. Més enllà d’e-Catalunya

49. Més enllà d’e-Catalunya

50. I encara més enllà...

51. Eines que faciliten la feina: Moodle

52. Eines que faciliten la feina: Campus virtual del CEJFE

53. El Campus virtual: grups de treball col·laboratiu

54. El Campus virtual: blocs

55. El Campus virtual: persones connectades

56. Casos pràctics d’èxit

57. Casos pràctics d`èxit (1)
El grup de treball col·laboratiu ad hoc
• Demanda específica i estratègica de l’organització des de
la direcció.
• Posada a disposició d’eines col·laboratives transversals i
síncrones que completen eines de treball tradicionals.
• Habilitació d’un facilitador/moderador que dinamitzi el
grup i faci de nexe amb la direcció.
• Resultat: Augmenta l’eficiència i s’aprofita el coneixement
de les persones, i alhora es compleixen objectius
estratègics de l’organització.

58. Grup de treball col·laboratiu ad hoc: exemples
Un manual en casos de violència filioparental encarregat
per la Direcció General d’Execució Penal a la Comunitat i de
Justícia Juvenil (2010)

59. Projecte tècnic de medi obert de justícia juvenil (2013):
proper llibre blanc de la professió; s’està elaborant com a
continuïtat d’un projecte de la CoP de Medi Obert.
Grup de treball format per tots el professionals i els
comandaments.
Grup de treball col·laboratiu ad hoc: exemples

60. Comunitat de pràctica
• Necessitat de formació específica i de transferència de coneixement
entre professionals (per exemple, casos de noves incorporacions).
• Les plataformes permeten:
generar debats
intercanviar informació
difondre bones pràctiques, etc.
• Resultat: generar un entorn de confiança entre professionals i, per
tant,,augmentar la cohesió professional i alhora complir els imperatius
de l’organització d’oferir formació inicial i contínua.
La comunitat de pràctica com a espai de formació contínua
i espai de cohesió professional

61. Guia pràctica per al treball col·laboratiu: plantilla
1. Títol [xxx]
2. Definició operativa de l’aspecte que cal treballar [xxx] (El tema que cal
treballar ha d’estar focalitzat, i si és complex, cal tractar-lo en parts.
Tanmateix, el grup pot replantejar posteriorment el tema).
3. Constitució del grup [xxx] (En aquest ordre: patrocinador,e-
moderador/dinamitzador, participants -nombre reduït per ser operatiu)
4. Posada en marxa del grup [xxx] (Primera reunió amb obertura oficial i
presentació de l'encàrrec per part del patrocinador. Presentació de l’e-
moderador i participants. Exposició del pla de treball, eines, calendari,
necessitats, etc.)
5. Treball presencial i en línia [xxx] (Es recomana la combinació entre treball
presencial i en línia. Implica formació de l‘e-moderador)
6. Presentació pública del treball i difusió [xxx] (Si s’han posat a treballar
diversos grups alhora es recomana fer una presentació global com una
jornada de bones pràctiques)

62. Exemple
La comunitat de pràctica dels equips d’assessorament tècnic de
família , després de la renovació de més de la meitat dels professionals
al 2012 han tornat al programa Compartim: èxit de participació

63. La propera frontera: col·laboració per defecte

64. Més casos d’èxit
Molt més casos d’èxit gràcies a l’adaptabilitat de la
metodologia col·laborativa a la configuració de cada
organització, als diferents perfils de professionals, als
interessos de cada col·lectiu.
En definitiva, una recepta senzilla: a problemes, solucions
a mida…

65. La col·laboració per defecte: la xarxa social corporativa

66. • Reducció del correu electrònic
• Millor gestió del talent intern
• Major eficàcia en la gestió de les noves idees
• Reducció dels esforços dedicats a la gestió de la
informació corporativa
• Reducció dels esforços dedicats a la gestió de la
informació
Beneficis de la xarxa social corporativa

67. Ja s’està treballant al Departament de Justícia

68. Gràcies!
www.gencat.cat/justicia/compartim
@compartim