1) El documento explica conceptos relacionados con la organización empresarial como la organización como proceso, la departamentalización, los tipos de departamentalización, y la relación de autoridad de línea y staff.
2) Define la organización como el proceso de establecer roles, relaciones y responsabilidades para lograr los objetivos de manera eficiente.
3) Explica que la departamentalización divide el trabajo de la empresa en funciones especializadas para mejorar la eficiencia.
1. Instituto Universitario Politécnico.
“Santiago Mariño”
Extensión Maturín
Escuela de Ingeniería Industrial.
Electiva III
Profesora: Integrante:
Xiomara Gutiérrez Juan José Febres M.
C.I. 17.547.435
Maturín, Junio de 2017
2. INDICE
Introducción….....................................................................................3
Explicar el concepto de organización desde el punto de vista empresarial….4
Explicar la organización como proceso…………………….……………………..4,5,6,7
Explicar que es la Departamentalización…………………………..………………….7,8
Explicar los tipos de departamentalización…………….………………………………8,9
Explicar la relación de autoridad de línea y de Staff…………………………9,10,11
Explicar a qué se refiere la centralización y Descentralización de autoridad en
una organización………………………………………………………………11,12,13, 14,15
Conclusión……………………………………………………………………………………………16
Bibliografía………………………………………………………………………………………….17
3. INTRODUCCION
Las empresas no nacen ni se estructuran por sí mismas. Antes de
ponerlas en marcha, sus creadores o directivos deben tener clara la forma en
que ésta se organizará de cara a las tareas propias de su actividad comercial.
Este proceso se conoce como organización empresarial o estructuración del
negocio. Ninguna labor de gestión y administración será posible si antes no
se fija un plan de organización, el cual debe sentar las bases para el
funcionamiento de la empresa y para elementos asociados
La organización se refiere a estructurar lo planeado para llevarlo a la
práctica de manera que las metas y objetivos planeados se lleven a cabo,
también se refiere a cómo deben ser las funciones, jerárquicas y actividades
a realizar, engloba lo que es el organigrama. Funciones y actividades que
están por estructurarse, así mismo ve al futuro, inmediato y remoto, la
organización constituye el dato final del aspecto estático o de mecánica. Nos
dice en concreto cómo y quién va hacer cada cosa, ver perfiles de puestos, el
puesto adecuado para la persona adecuada. Cuando la organización está
terminada solo resta actuar de manera que todo lo planteado lo llevamos a la
práctica, integrando, dirigiendo y controlando que son los pasos y/o procesos
que siguen de forma que tales ya pertenecen a la dinámica.
La organización requiere constantemente tomar en cuenta los
elementos humanos y materiales de que se pueda disponer, repito es
encontrar el puesto adecuado para la persona adecuada, para adaptarse a
ellos. Ya que hoy en día la mayoría de los talentos no se exponen a
situaciones reales manejando solo el concepto teórico sin pasar al lado
empírico.
4. 1. Explicar el concepto de organización desde el punto de vista empresarial.
El objetivo principal de la organización buscar maximizar los
resultados que se obtendrán de la colaboración, trabajo y relación de todos
los integrantes de una empresa, la organización es la base que permitirá la
obtención de excelentes resultados, ya que con ellos se lograra alcanzar los
propósitos. Una buena organización empresarial depende de procesos y
procedimientos que unidos logran los objetivos que se desean alcanzar
dentro de una empresa. La organización se aplica como el diseño y
mantenimiento de un sistema de funcionamiento que se basada en la
determinación de los roles que debe cumplir cada persona que integra la
compañía o empresa, así como de las relaciones que se establecen entre
ellas.
Una buena organización dentro de una empresa va a reflejar mucho
dentro de su imagen tanto externa como interna ya que determinara la
capacidad de la misma para enfrentar cualquier evento. Es por ello que es
importante antes de hablar de administración hacer un plan organizativo,
que no muestre como iniciar y hacia dónde vamos, es importante mantener
en consideración varios planes para cualquier cambio futuro y deben
prevenirse de manera adecuada para evitar daños de cualquier índole a la
estructura de la empresa.
2. Explicar la organización como proceso
El proceso de organizar es el establecimiento de roles, relaciones,
autoridades y responsabilidades, con el objetivo de operar con la eficiencia y
eficacia requeridas para alcanzar objetivos. Lo que se espera de un buen
proceso de organización es disponer de una estructura organizativa a través
de la cual todos los individuos cooperan sistemáticamente para el logro de
objetivos comunes.
5. Sus niveles:
• Institucional Establecimiento de la Visión y elaboración de Estrategias.
• Intermedio Transformación de las estrategias en programas de acción.
Interacción entre un componente ligado a la incertidumbre (externa) y un
componente orientado a la certeza y a la lógica (nivel operacional)
• Operacional Ejecución cotidiana y eficiente de las tareas de la organización.
Para realizar un proceso de organización su estructura debe ser de un
carácter tal que muestre los cargos, sus relaciones, mecanismos de
coordinación y control de los miembros de la organización. A demás deben
figurar los niveles de autoridad y de responsabilidad. En el proceso de
organización participan los sistemas; para ello vamos a definirlos: Procesos,
procedimientos y mecanismos de resolución de conflictos. Se basa en el
establecimiento de métricas para evaluación de resultados. A su vez identifica
los criterios de asignación de recursos. El objetivo de la estructura es de
servir como ayuda en el cumplimiento de los procesos de negocios de la
organización, en todos sus niveles.
1. Detallar todo el trabajo que debe ejecutarse para alcanzar las metas
de la organización. Toda organización se crea para lograr un conjunto
de propósitos, todas las finalidades se logran en forma diferente, por
consiguiente, para que se logren las metas de la organización las
tareas deben ser establecidas primero.
2. Dividir la carga total de trabajo en actividades que pueden ser
ejecutadas en forma lógica, por una persona o grupo de personas. Las
organizaciones se crean porque el trabajo que debe realizarse no
puede hacerlo una persona, de ahí que el trabajo deba dividirse
6. adecuadamente entre sus miembros. Por adecuadamente entendemos,
primero, que a los individuos se les asignaran las tareas con base a su
cualidad para ejecutarlas, y segundo, que a ninguna persona, se le
puede imponer una carga de trabajo demasiado pesada o ligera.
3. Combinar el trabajo de los miembros de la organización de modo
lógico y eficiente. A medida que una organización crece y contrata a
más personal para llevar a cabo las actividades, se hace necesario
agrupar a las personas cuya tarea guarda relación entre sí. Ventas,
recursos humanos, mercadotecnia, producción, manufactura. A esta
agrupación del trabajo suele llamarse departamentacion.
4. Establecer un mecanismo para coordinar el trabajo de los miembros
que un poco unitario y armonioso. A medida que los individuos y
departamentos realizan sus actividades especializadas, pueden
olvidarse las metas de la organización o bien surgir conflictos entre los
miembros. Los gerentes de mercadotecnia de una compañía pueden
hacer presión para que se apruebe un presupuesto mayor de
publicidad y así estimular la demanda, aun cuando el interés general
de la compañía convenga mas invertir en creces en equipo
automatizado reducir los costos.
5. Vigilar la eficiencia de la organización y hacer ajustes para mantenerla
mejorarla. Dado que organizar es un proceso constante, se requiere
una evaluación periódica de los cuatro pasos precedentes. A medida
que la organización crece y cambia las situaciones hay que evaluar su
estructura a fin de asegurarse de que sea compatible por una
operación eficaz y eficiente para satisfacer las necesidades presentes.
La división del trabajo es fraccionar una tarea, de modo que cada
7. individuo sea responsable y realice un conjunto de actividades y no
toda la tarea.
3. Explicar que es la Departamentalización
La departamentalización respecto a la organización de empresas se
puede definir como una herramienta clave para lograr óptimos resultados,
consistiendo en dividir el trabajo en funciones por separado, por esto la
empresa se verá beneficiada ya que habrá una mayor especialización del
empleado en un área determinada a desarrollar. El fin de la
departamentalización es lograr que todas las funciones que se desarrollen,
se hagan de manera eficiente. Cabe destacar que en función de la
departamentalización, no es como en matemáticas que uno más uno es igual
a dos, esto se refiere a que lo que sea aplicable y beneficioso para una
empresa, puede no serlo para otra aunque se aplique de manera exacta.
Es necesario que el plan a ejecutar, deba estar estudiado por los
gerentes y que deba responder a las demandas y necesidades de dicha
organización. El criterio de departamentalización corresponderá a cuestiones
como: la tecnología que se emplee, los objetivos que se propone lograr la
empresa, la coyuntura externa, la formación que disponen los empleados, las
tareas que se lleven a cabo, las dimensiones de la empresa, entre otras.
Fundamentalmente al departamentalizar, es beneficioso observar la
secuencia siguiente:
• Listar todas las funciones de la empresa.
• Clasificarlas.
• Agruparlas según un orden jerárquico.
• Establecer actividades a cada una de las áreas agrupadas.
8. • Describir las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las
funciones y los puestos.
• Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.
4. Explicar los tipos de departamentalización
Los tipos de departamentalización más conocidos son:
a.- Funcional: El más empleado en las empresas industriales; consiste
en agrupar las actividades análogas según su función principal, se basa
específicamente en agrupar personas y recursos en base a ciertas funciones
ya definidas, es decir funciones específicas y especializadas, que tengan la
capacidad de cubrir cada una de las labores o tareas que practica la empresa.
b.- Por producto: Es propia de las empresas encargadas de la
fabricación de distintas líneas de productos, donde la departamentalización se
hace en basándose en un producto o grupo de productos relacionados entre
sí.
c.- Geográfica o por Territorios: En este caso la departamentalización
se ejecuta en base a las zonas geográficas en las que se encuentra presente
la empresa. Se basa en agrupar y diferenciar las actividades de una empresa,
de acuerdo a las regiones geográficas donde esta se ejecuta, con la finalidad
de cubrir todas las necesidades que se originan de sus tareas. Igualmente,
los especialistas en Administración señalan que este tipo de
Departamentalización está indicado para empresas de gran tamaño y
alcance, casi siempre relacionadas con actividades de producción y ventas, en
donde cada sucursal cuenta con una oficina dedicada a estos procesos, a fin
de que se atiendan las necesidades in situ, y de acuerdo a las realidades que
demanda cada región.
d.- Por Proceso o Equipo: el agrupamiento de equipos industriales en
diferentes departamentos reportará eficiencia y ahorro de tiempo; también en
una planta automotriz, la agrupación por proceso. Este tipo de
Departamentalización se conoce en el núcleo de la Administración también
como Departamentalización por Fases del Proceso, además puede tomar
9. como criterio distintos aspectos del proceso, por ejemplo cuáles son las fases
que presenta el proceso empresarial, e incluso: cuál es la más empleada, el
tipo de máquinas utilizadas, en caso de que sea una empresa de tipo
industrial. De esta forma se busca implementar el concepto de fabricación en
serie a la organización de la Empresa, haciendo que esta se divida y se
agrupe según las fases que implican la fabricación de su producto.
e.- Por Secuencia: Es empleada en empresas productoras que trabajan
sin interrupción los tres turnos, para controlar cada uno de los turnos; o
cuando se trate de labores que manejen una gran cantidad de números o
letras.
f.- Por clientes: Generalmente ésta es aplicada en empresas comerciales,
primordialmente almacenes, y su función es basada en crear unidades donde
el interés primordial es servir a los clientes o distintos compradores. El tipo de
Departamentalización por clientela, está basado primordialmente en dividir y
agrupar recursos y personal en base a los distintos targets o perfiles de
clientes que maneje la empresa, a fin de propiciar una atención
personalizada, a la altura de las necesidades de cada cliente. En este sentido,
los criterios para agrupar y dividir tareas tendrán presentes las edades,
sexos, niveles sociales y económicos, inclinaciones, necesidades y gustos de
los distintos clientes. De esta manera, la empresa se organizará
administrativamente, o por lo menos podrá organizar sus oficinas operativas,
de acuerdo a los distintos clientes que tenga o pretenda querer.
5. Explicar la relación de autoridad de línea y de Staff
AUTORIDAD DE LINEA
Es la autoridad que tiene o ejerce un administrador para dirigir el
trabajo de un subordinado; Es la relación de autoridad superior - subordinado
que se extiende desde la cima de la organización hasta llegar al escalón más
bajo siguiendo la cadena de mando. Algunas veces él termino línea se usa
para diferenciar a los administradores de línea con los de personal, en este
contexto, línea pone por arriba a aquellos administradores cuya función
10. organizacional contribuye directamente al logro de los objetivos de la
organización.
LINEA Y STAFF
Las relaciones de línea y staff son importantes como modo de vida
organizacional, ya que las relaciones de autoridad entre los miembros de una
organización afectan necesariamente a la operación de la empresa. Las
funciones de línea son las que tienen un impacto directo en el cumplimiento
de los objetivos de la empresa mientras que las funciones de staff son
aquellas que contribuyen a que el personal de línea trabaje con mayor
eficacia a favor del cumplimiento de tales objetivos, quienes sostienen esta
visión clasifican invariablemente a producción y ventas (y en ocasiones a
finanzas) como funciones de línea, y a compras, contabilidad, personal,
mantenimiento y control de calidad como funciones de staff.
Naturaleza de las relaciones de línea y staff:
La autoridad de línea le va a dar a un superior una línea de autoridad
sobre un subordinado. Esto estará presente en todas las organizaciones como
una escala o serie ininterrumpida de pasos. De ahí que el principio escalar de
las organizaciones, cuanto más clara sea la línea de autoridad desde el
máximo puesto administrativo de una organización hasta cada puesto
subordinado, tanto más clara será la responsabilidad de toma de decisiones y
tanto más efectiva la comunicación organizacional. En muchas grandes
empresas, los pasos que esta implica son largos y complejos, pero incluso en
las empresas más pequeñas el solo hecho de la organización supone la
aplicación del principio escalar.
11. La autoridad de línea es la relación en la que un superior ejerce supervisión
directa sobre un subordinado; una relación de autoridad en línea o pasos
directos.
La naturaleza de la relación de staff es de asesoría. La función de quienes
ejercen capacidad exclusivamente de staff es realizar investigaciones y dar
asesoría a los administradores de línea.
6. Explicar a qué se refiere la centralización y Descentralización de autoridad
en una organización.
Centralización de la autoridad
Se refiere a la tendencia a restringir la delegación de la toma de decisiones
en una estructura organizacional o empresa, conservando la autoridad en la
cima de la estructura o cerca de ella.
Tipos de centralización:
Centralización del desempeño: Corresponde a la concentración geográfica; es
característica de, por ejemplo, una compañía que opera en un solo lugar.
Centralización departamental: Se refiere a la concentración de actividades
especializadas, generalmente en un departamento. El mantenimiento de una
planta, por ejemplo, puede ser responsabilidad de un solo departamento.
Centralización como aspecto de la administración: Es la tendencia a restringir
la delegación de la toma de decisiones. En este caso, los administradores de
los niveles más altos de la jerarquía organizacional ostentan un alto grado de
autoridad.
Se debe conceder autoridad en una medida adecuada a los
12. administradores para que los diversos departamentos de una organización
actúen como unidades de fluida operación armonizada para el cumplimiento
de los objetivos de la empresa. También se recomienda que la delegación de
autoridad sea real, incluye no solo lo que un superior le dice a un
subordinado, sino también su manera de actuar, Se debe reconocer al mismo
tiempo la importancia del equilibrio entre la centralización y descentralización
de la autoridad, ya sean verticales u horizontales, las relaciones de autoridad
son los factores que hacen posible la organización, facilitan las actividades
departamentales y permiten la coordinación de una empresa.
Aunque un departamento puede ocupar una posición en la que
predomine la línea de staff respecto de otros departamentos, línea y staff se
distinguen por relaciones de autoridad, no por lo que la gente hace. Las
organizaciones se hacen más grandes y complejas, los administradores de
línea encuentran que no tienen el tiempo con la experiencia ni lo recursos
para realizar bien su trabajo. En respuesta crean funciones de autoridad para
apoyar, aconsejar y en general reducir algunas de las cargas informales que
tienen.
Ventajas de la centralización
• Posibilita que la organización funcione con pocos jefes y sobre todo
situados en los niveles más altos de dirección.
• Permite la uniformidad tanto en la toma de decisiones como en la aplicación
de políticas y métodos de trabajo.
Desventajas de la centralización
• No permite el desarrollo de los niveles más bajos de la organización.
13. • Puede ocasionar demoras en la llegada de la orientación a los niveles
inferiores.
• El trabajo de los directivos superiores esta recargado
• En ocasiones no se toman las mejores decisiones con respecto a un nivel
determinado porque las mismas carecen del conocimiento directo del que
realiza el trabajo.
• Disminuye la motivación debido a la poca participación en las decisiones por
los niveles inferiores.
• Los ejecutores realizan una labor reactiva y no proactiva mermando las
posibilidades de éxito.
Descentralización
La descentralización al igual que la centralización son conceptos muy
discutidos por que ambos van dirigidos a la distribución de la autoridad, pero
con la diferencia de que la descentralización distribuye la autoridad por
departamentos o secciones, es decir, basándose en la organización funcional.
Los factores que la constituyen como descentralización administrativa
son:
Tamaño de la organización.
Tipo de negocio de la organización.
Tendencias económicas y políticas del país.
Filosofía de la alta administración y personalidades involucradas.
14. Competencia de los subordinados y confianza de los superiores en esa
competencia.
Facilidad en la información, que permita la toma de decisiones.
La descentralización es favorable ya que las decisiones son tomadas por los
subordinados más bajos de la organización.
Ventajas
superiores están más cerca del punto, departamento o sección donde
se deben tomar las decisiones, es decir que esto disminuye los atrasos, se
economiza tiempo y dinero.
la responsabilidad de los funcionarios es más eficiente.
jefes principales.
una oficina a otra.
inación se reducen gracias a la autonomía en las
decisiones, teniendo en cuenta la estructura organizacional de la empresa.
consientes de sus
trabajos y de sus resultados.
Desventajas
midad en las decisiones; esto quiere decir, que las
decisiones tomadas pueden tomar otro rumbo o pueden ser mal
interpretadas.
15. pasarían a segundo plano por que los especialistas casi siempre están
ubicados en las oficinas principales.
esto quiere decir que aunque las decisiones sean tomadas por el Staff, la
casa matriz debe conocer los resultados deseados por la organización.
16. Conclusión
La organización dentro de una empresa requiere trabajo constante de
todas las partes que participan en ella, tanto directivos como empleados. Es
un proceso esencial, en el que se da el enlace con la administración y se
señalan las funciones y actividades que corresponden a cada puesto, cuando
se establecen correctamente las líneas de comunicación entre los
departamentos es más sencillo identificar las necesidades de la empresa y
moverse en la dirección correcta para alcanzar los objetivos, incrementando
la productividad y disminuyendo los esfuerzos.
Una buena organización suministra los métodos para que las
actividades se desempeñen correctamente, evita la lentitud, reduce costos y
duplicidad de esfuerzos al delimitar funciones y responsabilidades, y ayuda a
utilizar mejor los medios y recursos. Es indispensable ser conscientes de lo
que implica cada puesto y si no causa gastos innecesarios. De igual manera
es importante que en una estructura empresarial se maneje la integración
para que todos los componentes de la empresa estén consiente de todos los
eventos relacionados con la empresa.
