Stratégie et propositions pour la Gouvernance Documentaire en entreprise. La D&IM présenté comme facteur clé de succès.

1. v 2010 11 16 1
Un Besoin
de Gouvernance Documentaire
Rôles et missions
et comment faire émerger la fonction dans votre organisation ?
Alexis BLUM, Consultant
Jean Louis de LA SALLE, VP Xplor France
Didier MENAY , MAIF

2. 2/13
Sommaire
I- Pourquoi ce besoin ?
II- Risques et Valeurs - Métiers
III- Le Groupe de travail
IV- Un cas concret d’utilisateur
Questions & Réponses

3. 3/13
I – Besoin ? Les 7 causes
POURQUOI
AUJOURD’HUI ?

4. 4/13
I-1. L’explosion du numérique
1. Explosion des volumes
Facilité
• 247 milliards d'emails sont envoyés chaque jour
dans le monde en 2009, soit 2,9 millions par
seconde dans le monde. Pour 2013, la prévision
est de 507 milliards
• L'essor du SMS en France se confirme. Près de
13,5 milliards de messages ont été échangés, soit
deux fois plus qu'un an auparavant.
• YouTube aura servi aux internautes US plus de 13
milliards de vidéos au mois de mars 2010 (41%
de PDM)
Intensité documentaire
• Banque
• Agro alimentaire
• ….

5. 5/13
I-2. L’explosion des usages
2. Le multi canal en même temps
Etape 1 un canal pour tous les clients….le papier
Etape 2 un canal par client…(papier ou fax ou
électronique 1.0)
Etape 3 Plusieurs canaux pour 1 client en
même temps pour le même dossier…(Agence
et papier et SMS et électronique 2.0)
Se « re »centrer sur le Client
et non sur le Processus

6. 6/13
I-3. 4. De nouvelles règles qui s’imposent…
3. Réglementation, Conformité
Addition de règles (Bâle 2, Bâle 3, Moreq, etc.)
Etre capable de fournir les D&I devant les autorités
rapidement (2/4 jours ouvrés)…
…...risque pénal et amendes
4. Transparence
– Nouvelles règles non connues, médiatiques
– Etre capable de fournir les D&I devant les parties
prenantes TRES rapidement (1 jour ouvré)…
……risque image de marque et crise de confiance
Bonne nouvelle : Cela intéresse la DG !

7. 7/13
I-5. C’est nouveau, c’est vert….
5. L’impact environnemental
Attention à bien comprendre et à bien
expliquer
• C’est COMPLIQUE
Maîtrisez le Cycle de vie du document
Dématérialiser oui……
A volumes à peu près constants
Pas CONTRE le client
Sans faire de…Greenwashing

8. 8/13
I-6. Une nouvelle organisation, de nouveaux projets
6. La nouvelle « frontière »
Le document coûte 1 à 3% du Chiffre d’Affaires
Économie, productivité, service aux clients
Déclarations connues mais non suivies d’effet
Problèmes de priorités
• ERP et CRM, des projets achevés….enfin
presque
Problèmes d’organisation
• Pas d’interlocuteur
• Besoin de Gouvernance Documentaire

9. 9/13
I-7. Attention à la jeunesse….
7. La génération Y
Les jeunes nés de 1978 à 1998
D'ici 2015, la génération Y devrait représenter 15%
de la population européenne et 40% des actifs en
France.
Et ils pensent que vous êtes des billes en
informatique !!!

10. 10/13
I-7. Vos enfants……
Car ils ont plus de puissance
informatique installée chez eux que
dans l’entreprise
Les outils quotidiens sont :
Une messagerie instantanée
Facebook
Twitter
YouTube
Et vous leur direz NON ???

11. 11/13
II- Risques et Valeurs – Métiers du Document
1. Risques
Quels sont-ils ?
• Fonctionnel - Productivité : on refait le
travail … déjà fait ; on cherche ; on ne trouve
plus le bon Document … impacts client …
• Patrimonial : on perd le savoir-faire des
métiers de l’entreprise …. (baby-boomer à la
retraite dans quelques années)
• Légal : Paie, Contrats, Factures (DGI, avec
ses « lois » - BO du ….-)
Qui est Responsable ? … Qui a aussi
connaissance de la conformité, des lois et règlements
(nationaux et multinationaux … SOX…) régissant les
Documents ?

12. 12/13
II- Risques et Valeurs - Métiers du Document
2. Valorisation
Comment valoriser le Document,
numérique (poste de travail, Workflow, dossier et
connaissance client .. Savoir et savoir-faire : KM ..), ou
matérialisé (facture, courrier marketing, image de
l’entreprise) ?
Qui sait le faire dans l’entreprise ?
• Qui est responsable ?
• Qui est garant de la cohérence transverse ?
• Qui défend les intérêts de l’entreprise vis-à-vis des
fournisseurs, ….qui vendent tous les meilleurs produits
… ?
• Qui connaît la « chaîne de production » de chaque
Métier du Document permettant sa meilleure
valorisation ?

13. 13/13
II- Risques et Valeurs - Métiers du Document
3. Les Métiers du Document
Il existe 2 grandes natures du Document
• Les Documents MATERIALISES
(papier)
• Les Documents NUMERIQUES
Donc il existe aussi 2 grands Domaines de
Métiers du Document …

14. 14/13
II- Risques et Valeurs - Métiers du Document
3. Les Métiers du Document
Chacun des 20 Métiers principaux ex. :
l’imprimerie, l’éditique, la Ged, le BPM .. repose sur
une dizaine de métiers finaux ex. la couleur,
les presses numériques, les progiciels de Ged, d’ECM, …
Il y a en environ 130 métiers finaux :
• 70 dans le monde Matérialisé
• 60 dans le monde Numérique

15. 15/13
II- Risques et Valeurs - Métiers du Document
3. Les Métiers du Document
Chaque Métier possède :
• Sa finalité, son objet ex. …imprimer en
quadrichromie, sans dérive, 100 000 Documents par jour ;
élaborer un bon plan de classement des Documents
d’entreprise ; trouver la meilleure cible client d’1 mailing …
• Son vocabulaire ex. ….MDS, quadrichromie, gamut,
…, ppi, …PDF 1.4, PDF/A, XML, ..AFP, .. GED, ECM, ILM,
…BPM …archivage à valeur probatoire, SAE, …coffre-fort
électronique …
• Son expertise, et donc sa chaîne de la
valeur ex. …la police de caractère, le datamining
Marketing, …le textmining, …

16. 16/13
II- Risques et Valeurs - Métiers du Document
4. Comment optimiser cette valorisation
Documentaire, et diminuer les Risques ?
Les « Moyens généraux » ou les Métiers n’ont pas
une vision globale du S.I.
la DSI veut souvent fournir des outils …. approche
MOE
L’Organisation n’est pas mal placée, mais n’a pas la
connaissance des métiers du Document : approche
MOA
Le D&IM :
« Document & Information Manager »
serait « une » ou « la » solution

17. 17/13
III- Le groupe de travail
1. Des points de vue complémentaires
Grands comptes
D&IM
Document & Information Manager

18. 18/13
III- Le groupe de travail
1. Points de vue complémentaires
Didier BIOCHE
Marketing Impression professionnelle Canon - Membre Xplor
Jean-Pierre BLANGER
Directeur Recherche & Développement Ricoh - Membre Aproged
Philippe BLOT-LEFEVRE
Risk manager de l’information - Hub2b-DLM
Alexis BLUM
Consultant en ingénierie documentaire et éditique – Membre Xplor
Gérard GODART
Consultant en ingénierie documentaire - ConceptDoc
Jean-Louis de LA SALLE
Vice-Président Xplor
Aude de MONTGOLFIER
Consultante Bureau van Dijk Ingénieurs conseils – Membre Aproged
Cyrille de TURENNE
Coordinateur Archives du Groupe AREVA - Direction Conformité

19. 19/13
III- Le groupe de travail
2. L’objectif
Accroître la capacité des entreprises à maîtriser
les documents et informations (D&I) dans l’entreprise
Définir la fonction Document & Information Manager
D&IM

20. 20/13
III- Le Groupe de travail
3. Les phases de travail
Réflexion sur le profil 2007-2008
Présentation Profil au FAN 2008 10/2008
Réflexion sur le référentiel 2009
Présentation Référentiel au FAN 2009 10/2009
Réflexion sur comment devenir D&IM Fin 2009
Livre blanc Début 2010

21. 21/13
III- Le Groupe de travail
4. Les réalisations
Profil D&IM Référentiel D&IM D&IM en bref…
Présentation D&IM
Référentiel D&IM

22. 22/13
III- Le Groupe de travail
5. Évolution
Aujourd’hui le Groupe de Travail se
structure.
Un blog
http://dimanager.wordpress.com/
Une réflexion sur le passage à une
structure plus professionnelle de type
association indépendante
Rejoignez nous !!!

23. 23/13
IV- Un exemple Concret
La MAIF
Didier Menay : Directeur de la
Logistique de L’information

24. 24/13
Questions et Réponses