Presentatie Digitaal (samen)werken voor elke gemeente door Wim Hoekstra, partner Quarant BV tijdens het Golfevent2012

1. Seminar Samenwerken
7 september 2012

2. Samenwerken in het publieke
domein doen we al eeuwen
7 september
2 Digitaal (samen-)werken voor iedere gemeente
2012

3. Takenpakket
ja nee
Overheid Principiële
overheidstaak
Verplicht
zelf uitvoeren nee
nee
ja Is er
concurrentie
ja
Ambtelijke
Uitvoering Politiek of nee
duurder strategische reden
zelf beheer
nee
ja
ja Ambtelijke
Uitvoering
nee gewenst
Samen met ja Garantie
gemeenten ja omzet
nee
nee ja
Activiteit te
verkopen
ja nee Subsidie
derden mogelijk /
ja gewenst nee
Beleidvraag
in uitvoering
ja Eerst
Verzelfstandigen
nee
Eigen Intergemeen-
GR- 100% overheid 100% overheid Verkoop
Overheids- telijk Outsourcen
bedrijf NV/BV Stichting c.q. buy out
Dienst/bedrijf samenwerken
Belang van een juiste
juridische entiteit

4. Gebaseerd op een
sluitende business case

5. Onontkoombaarheid van digitaal samenwerken
in relatie tot
factoren die organisaties succesvol maken

6. Basisregistraties
10 Gemeentelijke Basisregistratie Personen (GBA)
11 Registratie Niet Ingezetenen (RNI)
12 Nieuw Handelsregister (NHR)
13 Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG)
14 Topografie
15 Kadaster
16 Grootschalige Basiskaart Nederland (GBKN)
Digitaal werken is
onontkoombaar

7. Maar wat maakt digitaal werkende organisaties
nu succesvol?
7 7 september 2012 Digitaal (samen-)werken voor iedere gemeente

8. Inleidende vragen
Door wie ben je uitgenodigd?
1. Cyber
2. Quarant
Bij welk type organisatie ben je werkzaam?
1. Overheid
2. Bedrijfsleven
Welke rol heb je in je huidige functie?
1. Manager
2. Inhoudelijk specialist

9. Vakbekwaam en juist Klik om de stijl te
bewerken
toegerust

10. Vakbekwame medewerkers
Digitale vaardigheden: digitaal rijbewijs
Een digitaal rijbewijs is een norm die gesteld wordt aan de digitale vaardigheden van medewerkers
werkend binnen gegevensverwerkende organisaties.
Onze vakbekwame medewerkers beschikken over toereikende digitale
vaardigheden
Te weinig Meer dan genoeg
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

11. Vakbekwame medewerkers
Borging in HRM
Het sturen op digitale vaardigheden begint bij het benoemen hiervan in functie- en
competentieprofielen. Daarnaast moet duidelijk worden afgesproken op welke momenten
medewerkers een terugkoppeling krijgen van de mate waarin zij voldoen aan de benodigde eisen
en wensen op dit gebied.
Digitale vaardigheden worden besproken tijdens de functioneringsgesprekken
Te weinig Meer dan genoeg
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

12. Vakbekwame medewerkers
Opleidingsbeleid
De digitale wereld verandert steeds weer. Om bij te blijven is structurele opleidingsaandacht vereist.
Onze medewerkers worden continu bijgeschoold op hun digitale vaardigheden
Nooit Heel veel
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

13. Cultuur gericht op Klik om de stijl te
bewerken
samenwerking

14. Cultuur gericht op samenwerking
Managementstijl
De manager 2.0 stuurt op output en niet op aanwezigheid. Hij stuurt nadrukkelijk op het verbeteren
van processen en is zich bewust van de keuzes die hij heeft in het informatiebeleid.
Bij ons sturen we op resultaat en niet op aanwezigheid.
Nooit Heel veel
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

15. Cultuur gericht op samenwerking
Focus op de klant
De klant staat centraal. Leveren we wel wat de klant wil? Leveren we toegevoegde waarde? Dit
natuurlijk wel omkaderd door wet- en regelgeving.
Bij het samen werken staat de klant centraal
Helemaal oneens Helemaal eens
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

16. Cultuur gericht op samenwerking
Ambtenaar 2.0
De Ambtenaar 2.0 is open, zowel transparant naar de interne en externe klanten als open voor
nieuwe ideeën. Kennis delen is kennis vermenigvuldigen. Je netwerk gebruiken door middel van de
kennisvraag.
Bij ons is kennisdelen heel normaal
Helemaal oneens Helemaal eens
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

17. Klik om de stijl te
Processen gestroomlijnd bewerken

18. Processen gestroomlijnd
Efficiënte en effectieve processen (lean)
Klanten (burgers) willen dat de gevraagde producten snel geleverd worden en dat deze producten
dan ook in één keer goed zijn.
Het verbeteren van processen zit in onze genen
Helemaal oneens Helemaal eens
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

19. Processen gestroomlijnd
Zaakgericht
“Product/dienst (een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een
gedefinieerd resultaat) waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden".
Alle zaakkenmerken en informatie die aan een zaak zijn gekoppeld vormen samen een
‘zaakdossier’.
Statusinformatie over alle zaken is gemeentebreed beschikbaar.
Helemaal oneens Helemaal eens
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

20. Processen gestroomlijnd
Stuurinformatie
 Verzamelen en interpreteren van cijfers uit processystemen om te sturen op productiviteit,
kwaliteit, kosten, normering, aantallen en doorlooptijd.
 Creëren en onderhouden van integraal inzicht in klant en medewerkers-tevredenheid.
Wij weten continu of we onze producten tijdig opleveren.
Helemaal oneens Helemaal eens
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

21. Klik om de stijl te
Informatie ontsloten bewerken

22. Informatie ontsloten
Zoeken en vinden
Tijdbesteding medewerkers
 5 % directe waarde
 35 % indirecte waarde
 60% zoeken en vinden
Onze medewerkers kunnen de informatie die ze zoeken direct vinden
Helemaal oneens Helemaal eens
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

23. Informatie ontsloten
Registraties op orde
 T.a.v. de basisregistraties voldoen aan wettelijke eisen (beheerregime)
 Concern (interne) registraties: beheerregime ingeregeld/geformaliseerd
 Principe: beheerregime Basisregistraties geldt ook voor concernregistraties
 Stelselbeheer ingeregeld (stelselregisseur tactisch/strategisch)
 ‘Bron’ verantwoordelijk voor inwinning en kwaliteit,
 ‘Distributie’ verantwoordelijk voor SLA (realtime, near realtime, terugmeldingen op kwaliteit)
 ‘Afnemer’ verantwoordelijk voor terugmeldingen op inhoud, verplicht gebruik
Wij hebben het beheer van onze kernregistraties (wettelijk en concern)
adequaat ingericht.
Helemaal oneens Helemaal eens
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

24. Informatie ontsloten
Digitaal beschikbaar
 Documenten, tekeningen, kaarten digitaal maken
 Analoog ontvangen, digitaal gemaakt (kraan dicht)
 Analoge documenten/dossiers backlog (archieven) digitaal maken (on demand of bulk
scanning: dweilen)
 Principe: wat digitaal is blijft digitaal
De papierstroom in onze organisatie is geminimaliseerd
Helemaal oneens Helemaal eens
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

25. Klik om de stijl te
Systemen op orde bewerken

26. Systemen op orde
Moderne infrastructuur en werkomgeving
 Werkomgeving 2.0: content en  Performance ok, beschikbaarheid 24x7 (99,99%)
communicatie functionaliteit gekoppeld  Mix private en public clouds
 Communicatie: integratie vast en mobiele  Digitale samenwerkingsvormen faciliteren over
telefonie, organisatie/domeingrenzen heen.
 Kort cyclische verbeteringen/innovaties  Informatiebeveiliging: balans tussen technische
 Open connectiviteit/draadloos oplossingen en individuele
verantwoordelijkheden
Veelvuldig heen-en-weer mailen voorkomen wij door gebruik te maken van
onze digitale samenwerkingsomgeving (Alfresco, SharePoint, etc.)
Helemaal oneens Helemaal eens
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

27. Systemen op orde
Gekoppelde applicaties
 Eenmalige opslag, meervoudig gebruik. Dus  Ook ontsloten via internet
gekoppelde Apps+databases  Waar mogelijk toepassingen voor mobiele
 Standaard koppelvlakken (stuf, wmsw, etc) devices
 AD-aware, single sign-on, gebruikersbeheer  Applicatielandschap ontwikkelen onder
op orde architectuur (SOA)
 Webbased, SOA-architectuur  Applicatiebeheer gecentraliseerd
Het overkloppen van gegevens van het ene systeem naar het andere is bij ons
tot een minimum beperkt.
Helemaal oneens Helemaal eens
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

28. Systemen op orde
Tijd, plaats en apparaat onafhankelijk
 24x7 beschikbaarheid
 Toegang via internet, always connected
 Webbased,
 Byod
 Intern: Wifi/draadloos toegang
Bij ons kan iedereen overal en altijd bij zijn werkplek
Helemaal oneens Helemaal eens
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

29. …en een structuur die niet Klik om de stijl te
bewerken
dwars zit

30. Structuur die niet dwars zit
Ketenmanagement
 Structuur volgt proces ook over organisatiegrenzen heen.
 Complexiteit rond klant/productprocessen neemt toe
 Afspraken maken over organisatiegrenzen heen over processen, uitwisseling gegevens, mensen,
dossiers (SLA's, wetgeving)
 Bevoegd gezag vaststellen tbv het inrichten van casemanagement, feedback geven en ontvangen
over organisatiegrenzen heen
De structuur maakt het samenwerken met ketenpartners eenvoudig.
Helemaal oneens Helemaal eens
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

31. Structuur die niet dwars zit
Regelcapaciteit in het proces
 Mandatering/besluitvorming, planning, controle in het werkproces beleggen. Rijkere functies
 Ontstaffen
 Managementinformatie op orde
Onze medewerkers kunnen autonoom beslissingen nemen
Helemaal oneens Helemaal eens
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

32. Structuur die niet dwars zit
Structuur volgt proces
 Lijnorganisatie inrichting mag niet leiden tot extra
afstemmingsmomenten/overdrachtsmomenten (additionele afstemmingsmechanismen)
 Verschuiving van macht van lijn naar Procesmanagement.
Bij elke organisatiewijziging is een soepele procesgang leidend. De
organisatiestructuur is van ondergeschikt belang.
Helemaal oneens Helemaal eens
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

33. DoeDigiWijs™ Aanpak
33 7 september 2012 Digitaal (samen-)werken voor iedere gemeente

34. MODEL DoeDigiWijs™
Sneller realiseren van digitaal werken
VISIEVORMING ROND DIGITAAL WERKEN
BELEIDSONTWIKKELING GERELATEERD AAN DIGITAAL WERKEN
PROGRAMMA-AANPAK DIGITAAL WERKEN
PROJECTENAANPAK
Lean ZGW SW 2.0

35. Wat is DoeDigiWijs™
• DoeDigiWijs™ is een totaal aanpak voor het realiseren van digitaal
(samen)werken binnen gemeenten.
• Centraal staat een krachtige workshopaanpak voor het analyseren en ontwerpen van digitale
werkprocessen.
• Daarnaast bestaat DoeDigiWijs™ uit een set sjablonen, methoden, oplossingen, technieken,
trainingen en standaarden om visievorming, beleidsontwikkeling, de uitvoering van
programma’s en realisatieprojecten te ondersteunen.
• DoeDigiWijs™ ondersteunt de volgende concepten:
– Zaakgericht Werken
– Lean Thinking
– Samenwerking 2.0 (Collaboration)
• DoeDigiWijs™ is afgestemd op de bouwstenen van de e-overheid/GEMMA architectuur, I-NUP.
• Het is een standaardmaatwerk aanpak waarbij diensten in de vorm van afgemeten producten
worden aangeboden. Dit maakt zowel de prijs en het voor de klant beoogde resultaat
voorspelbaar.

36. We brengen de ambitie in kaart
36 7 september 2012 Digitaal (samen-)werken voor iedere gemeente

37. Het DoeDigiWijs™ wiel
vertaald in een Quick Scan
Cultuur gericht
Systemen
op samen-
-werken
op orde
Gekoppelde focus op klant
applicaties
37 7 september 2012 Digitaal (samen-)werken voor iedere gemeente

38. Vertalen ambitie en quick scan in een Gap-analyse
10
8
6
4
2
0
Specialisten
Management
38 7 september 2012 Digitaal (samen-)werken voor iedere gemeente

39. Vertaald in een Doelen Inspanningen Netwerk
Interne Externe Zaak- Tijd-/locatie Moderne Borging in
Sociaal Opleiding/ Digitale Processen
samenw.- samenw.- gericht onafhankelijk BYOD open werk- Beleid &
intranet training documenten Lean
omgeving omgeving werken werken omgeving Organisatie
Implemen- Test digitaal Scannen J/G-schijf Projectsites Zaaktypes Adviseurs Flexwerken Beleid Mobiele Oprichting
tatie rijbewijs analoge docu- schonen en implemente- configureren opleiden toegestaan formuleren devices i-Team
sharepoint menten migratie naar ren (tijd/locatie beschikbaar
Trainingen SharePoint Scanstraat Processen onaf- Implementati stellen Oprichting
Integratie AD digitaal SharePoint inrichten lean maken hankelijk) e ICT-Beraad
Koppeling
met smoelen- rijbewijs DMS / vak- Integratie extern beleid Kantoorauto-
boek applicatie met ontsluiten Deelstoel matisering
E-formulieren Verbeter- Applicatie
Share-Point kantoorauto- inrichting & up-to-date
implemente- cyclus Beheerom- rationali-
oplei- matisering promotie satie
Videoconfere Ontsluiting ren implementere geving I&A
ncing dingen n Open Wifi
gescande
docs via Implementati Hoge beschik-
DMS Resultaat-
Applicatie Kennissites e Kennis, Afd. baarheid
Chat & koppelen verplich-
opleidin- , Proj. infrastructuur
Presence ting
gen , Vergader
Geen archief Digitaal loket
sites Internet
meer op de installatie
Iedereen ontsluiting
afdeling
digitaal Vergaderop- van
rijbewijs lossing functionaliteit
implemente- en data
ren
MySite imple-
menteren
SharePoint
installatie
39 7 september 2012 Digitaal (samen-)werken voor iedere gemeente

40. Vertaald in een planning
40 7 september 2012 Digitaal (samen-)werken voor iedere gemeente

41. wim.hoekstra@quarant.nl
06-21260638
Twitter: @wihoek
www.quarant.nl