Este documento discute cómo la gestión de registros y la profesión de archivista están evolucionando debido a cambios en el ecosistema organizacional, tecnológico y social. Se argumenta que la gestión de registros debe volverse más ligera, efectiva y automatizada para adaptarse a las nuevas tecnologías como la nube, los datos masivos y las plataformas sociales. También debe enfocarse más en la reutilización y explotación de datos. El archivista del futuro necesitará nuevas habilidades interdisciplinarias para colaborar

1. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
El futuro del archivista en la
Administración electrónica
Jordi Serra Serra
Escuela de Historia
Universidad de Costa Rica
Agosto de 2017

2. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017

3. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
UN ECOSISTEMA EN EVOLUCION

4. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Un ecosistema en evolución
Organizacional
Tecnológico
Social

5. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
El ecosistema social
Organizacional
Tecnológico
Social
Inmediatez
Transparencia
Reutilización
Multi-identidad

6. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Presión social
• Inmediatez (si no está en línea no existe)
• Confianza inferida (autenticidad por
acumulación)
• Mayor rendición de cuentas (transparencia)
• Dilución de la propiedad (reutilización)

7. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Pero seguimos anclados en el modelo papel…
• Inmediatez (si no está en
línea no existe)
• Confianza inferida
(autenticidad por
acumulación)
• Mayor rendición de
cuentas (transparencia)
• Dilución de la propiedad
(reutilización)
• Nivel bajo de
digitalización
• Mecanismos de
autentificación
• Desconexión Front-office
vs. Back-office
• Sacralización del
(ejemplar) original

8. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Nuevas dimensiones del acceso y el uso
Acceso reactivo
Acceso
proactivo
(publicidad)
Uso en el
contexto original
Uso en un
conttexto
distinto
(reutilización)
TRANSPARÈNCIA
Interoperabilida
d e integración
entre sistemas
Tratamiento
semántico
(opne/linked)

9. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
El ecosistema organizacional
Organizacional
Tecnológico
Social
Multiformes
Compuestas
Ubicuas
Agiles

10. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Conflicto de dinámicas en las Administraciones
+ Valor
(más usabilidad)
- Riesgo
(más seguridad)

11. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
La Administración electrónica
• ¿Es una demanda ciudadana?
• ¿Para qué queremos un frontal?
• ¿Qué poder tiene la Ley para impulsar?

12. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Explotació
Tramitació ArxiuPresentació i tramesa
Administració
Empresa
Ciutadania Portales de trámites
Portales de trámites
Sistemas de BI
Contratación
Registro
Digitalización
Gestores généricos
Intercambio de datos
Sistema de pago
Portales de trámites
Mensajería
Factura electronica
Publicación
Copia auténtica
Notificación
Archivo electrónico
Sistemas específicos
Sistemas transversales
Entornos de colaboración
Componentes de un sistema de Administración electrónica

13. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
El ecosistema tecnológico
Organizacional
Tecnológico
Social
Mobile (portabilidad)
Cloud (externalización)
Social (interacción)
Big Data (datificación)

14. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Ejes de evolución en la tecnología
Mobile Cloud
Social
Big
Data

15. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
La información es (el) poder
Interoperabilidad
•Datos normalizados y
enlazados/bles
Externalización
•Cloud services
Desarrollo
modular
•Economia de escala
Mundo en red
•Dilución del concepto de
productor
Mayor capacidad
•De proceso
•De almacenaje
Reutilización
•Multiplicación de
contextos
Big Data
•Creación de nueva
información
Control del
entorno
…o caos?
?

16. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Fuerzas motrices de la gestión documental
Interoperabilidad
•Datos normalizados y
enlazados/bles
Externalización
•Cloud services
Desarrollo
modular
•Economia de escala
Mundo en red
•Dilución del concepto de
productor
Mayor capacidad
•De proceso
•De almacenaje
Reutilización
•Multiplicación de
contextos
Big Data
•Creación de nueva
información
Control del
entorno
Control del
ciclo de vida
Fiabilidad
•Autenticidad e integridad
• Usabilidad

17. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Alcance de la gestión documental
Interoperabilidad
•Datos normalizados y
enlazados/bles
Externalización
•Cloud services
Desarrollo
modular
•Economia de escala
Mundo en red
•Dilución del concepto de
productor
Mayor capacidad
•De proceso
•De almacenaje
Reutilización
•Multiplicación de
contextos
Big Data
•Creación de nueva
información
Control del
entorno
Control del
ciclo de vida
Fiabilidad
•Autenticidad e integridad
• Usabilidad

18. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
UNA PROFESION EN EVOLUCION

19. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
¿En qué ambiente debe lidiar el archivista?
Gestión
documental
/patrimonial
Profesional(es)
de la
información
Documento en
disolución
Reducción de
costes
(Des)prestigio
de las fuentes
Reutilización
de la
información
Evolución
tecnológica
constante
Problemas de
obsolescencia

20. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
¿Qué espera este ambiente del archivista?
Análisis y
diseño
• Mejora de procesos
• Aseguramiento de
evidencias
• Diseño del sistema
Desarrollo e
implantación
• Desarrollo
tecnológico
• Parametrización del
sistema
• Gestión del cambio
Gestión y
administración
• Administración del
sistema
• Evaluación y
certificación de
sistemas
Conservación
y difusión
• Vigilancia tecnológica
• Actuación preventiva
• Difusión proactiva
• Colaboración
Gestión
de
fondos
x

21. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
¿Con qué profesionales debe colaborar?
Archivista
Tecnólogo
Analista de
procesos
Jurista
Gestor de
comunidad
Curador de
contenidos
...

22. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
¿Qué competencias requiere?Conocimientos
• Archivística y gestión
documental (muy sólidos)
• Gestión de y por procesos
• Fundamentos y estado de
la tecnología
• Naturaleza y necesidades
de las organizaciones
• Explotación y
rentabilización de la
información
Habilidades
• Consistencia
• Flexibilidad
• Proactividad
• Poliglotía
• “Humildad"

23. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
¿Una profesión en riesgo de extinción?
Records
manager
IT & Data
analysis
Legal
(especial.)
Automa
tización
Disminución
del papel
• “While there are signs
that the natural habitat
of the records and
information manager is
desappearing, the
future looks bright for
those willing to adapt”.
Sue Trombley, 2016

24. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
¿Hacia dónde centrifugamos competencias?
• Compliance
• Gestión del riesgo
• Control de acceso
• eDiscovery
Departamentos
legales
• Clasificación
• Eliminación
• Conservación
Records
manager
• Gestión de
procesos
• Análisis de datos
• Explotación
• Reutilización
Departamentos
de IT

25. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Evolución
Dept.
de
archivo
Dept.
de IT
Cliente
Servicio de
custodia
de papel
Herramienta
de gestión
de archivo

26. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Evolución
Dept.
de
archivo
y RM
Dept.
de IT
Cliente
Servicio de
custodia
electrónica
Herramientas de
custodia
electrónica
Servicio de
tramitación
electrónica

27. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Evolución
Dept.
de IT
Dept.
de
archivo
y RM
Cliente
Servicio de
tramitación
electrónica
Servicio de
custodia
electrónica

28. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Evolución
Dept.
de IT
Dept.
de RM
Cliente
Servicio de
tramitación
y custodia
electrónica
Servicio de
orientación
y soporte

29. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Evolución
Dept. de IT (CIO)
Dept.
de RM
Cliente
Servicio de
tramitación
y custodia
electrónica

30. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Evolución
Dept. IG (CIGO)
Dept.
de IT
Cliente
Servicio de
tramitación
y custodia
electrónica

31. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
LAS ARMAS DEL ARCHIVISTA

32. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
“The records management
experiment has failed.”
Nick Inglis, 2017

33. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
¿Qué porcentaje queda cubierto?
?

34. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
¿Qué valor se aporta al usuario?
Iron Mountain (2015)

35. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
¿Qué valor se aporta al usuario?
Iron Mountain (2015)

36. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
¿Cuando se recupera la inversión?
Memòria d’arxius 2013. Departament de Cultura, Generalitat de Catalunya.

37. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
¿Contra quién competimos?

38. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
¿Podemos seguir con este modelo
de gestión documental?

39. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
¿Como será (és) la gestión documental?
Ligera (ágil)
Efectiva
Automatizada
Datificada
(Des)centralizada
Consumerizada

40. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
¿Como será (és) la gestión documental?
Ligera (ágil)
Efectiva
Automatizada
Datificada
(Des)centralizada
Consumerizada

41. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Ligera (ágil)
• Acelerar el tiempo de desarrollo e implantación de
soluciones: resultados más rápidos y mayor capacidad
de adaptación a los cambios.
• Dimensionar los proyectos para que sean alcanzables a
corto plazo, y aceptar como válidas soluciones
provisionales o de mercado.
• Retos: sistema de garantías públicas en los procesos de
planificación presupuestaria y contratación, y rigidez de
la arquitectura normativa.

42. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
¿Como será (és) la gestión documental?
Ligera (ágil)
Efectiva
Automatizada
Datificada
(Des)centralizada
Consumerizada

43. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Efectiva
• Avanzar de las medidas formales (políticas y protocolos) a
las medidas que garanticen la efectividad (soluciones y
controles).
• Asegurar mínimos de cumplimiento de amplio alcance en
lugar de máximos de alcance focal.
• Potenciar los controles en origen y en los entornos
originales antes de la captura formal como record (in place
RM).
• Mantener indicadores que permitan medir el ROI del
sistema y el valor que aporta a los usuarios, a la
organización, y sobretodo a sus clientes (medir).
• Automatizar la gestión documental.

44. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Efectiva
Visión
360°
centrada en el usuario
(para el tomador de
decisiones)
Producir resultados
en los procesos clave

45. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
¿Como será (és) la gestión documental?
Ligera (ágil)
Efectiva
Automatizada
Datificada
(Des)centralizada
Consumerizada

46. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
“Cloud and social platforms
render file and declare
ineffective.”
Cheryl McKinnon, 2013/2017

47. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Automatizada
• Captura automatizada basada en reglas o
implícita en el propio entorno de trabajo o
en las aplicaciones de escritorio (in place
RM).
Dejar de pedir a los
usuarios que capturen
(manualmente) los
documentos relevantes
• Priorizar el uso de sistemas de
autoclasificación (por reglas o algorítmicos)
basados en análisis predictivo e inteligencia
artificial (NLP y ML).
Dejar de pedir a los
usuarios que hagan
acciones específicas de
clasificación
• Utilizar herramientas de análisis de archivos
y extracción automática de metadatos
habituales del ámbito del eDiscovery y digital
forensics.
Dejar de pedir a los
usuarios que rellenen
manualmente metadatos

48. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Automatizada
• Implantar el sistema a los diferentes
entornos desde donde se gestionan todas las
formas documentales y gobernarlo mediante
motores de reglas (RBR y archivos ligeros).
Dejar de restringir el
alcance del sistema a lo
que es posible controlar de
forma centralizada
• Incorporar la generación de cuadros de
mando e indicadores orientados a la
explotación como un elemento esencial del
diseño del Sistema.
Dejar de concentrar los
esfuerzos en el
almacenamiento de los
documentos
• Evaluar teniendo presente un abanico más
amplio de posibles usos (procesabilidad y
reutilización).
Dejar de concentrar
esfuerzos a evaluar para
poder eliminar
documentación original

49. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
¿Como será (és) la gestión documental?
Ligera (ágil)
Efectiva
Automatizada
Datificada
(Des)centralizada
Consumerizada

50. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Datificada
• “We’ve entered a new era of RIM, with big
data at the forefront.”
• “Data analysis has become a twisting Mobius
strip, looping back not only how we look at
data but also how we manage data itself.”
Kon Leong, 2016

51. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Datificada
• Aumento exponencial de la
capacidad de generar (o
recoger) y procesar datos.
• Crisis del doc-objeto:
– Principio de dato único
– Reutilización del dato en
diferentes contextos
– Evolución de los sistemas
de autentificación
(Blockchain)
• El análisis de datos no está
dando todavía los frutos que
podría dar debido ... de la
mala gestión de los datos de
que se alimenta (Dark Data).
• Dejar de gestionar entidades discretas no
interpretables informáticamente (documentos-objeto)
y pasar a gestionar flujo de información.
• Repensar el peso de los conceptos asociados al papel
(expediente, copia ...) y potenciar los conceptos propios
del mundo digital (versión, permisos, evidencia
auditable ...)
• Dar valor de evidencia a la información en forma de
datos en los propios sistemas origen. No obligar a
formalizar todas las transacciones como documentos,
al menos durante la vigencia.
• Considerar la gestión de los datos estructurados un
elemento más del sistema de gestión documental
(MDM, Dashboard, Data Analysis) y clave para dar
calidad a la explotación de los datos.

52. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
La mina de oro son los Dark Data
Correo y
mensajería
Ofimática
Legacy
systems
Residuos de
datos en
aplicaciones

53. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
¿Como será (és) la gestión documental?
Ligera (ágil)
Efectiva
Automatizada
Datificada
(Des)centralizada
Consumerizada

54. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
(Des)centralizada
• “Today’s reality is that organizations are living in a
multirepository world”.
• “Focus all the attention onto a single RM platform
only gives the illusion of Information Governance
maturity”.
• “Knowing where our information lives is the first
step to proficiently governing our organisation’s
information assets”.
RecordLion, 2016

55. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
(Des)centralizada
• El éxito del sistema de gestión documental radica en
aprovechar:
• La adaptación al medio del front-office
• La visión global del back-office
• Cada tipo de información tiene sentido y utilidad en un
determinado sistema de información. No todas las
formas son exportables sin riesgo de perder
funcionalidades.
• El sistema debe basarse en un control centralizado y en
una implantación descentralizada basada en la
interoperabilidad.

56. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
¿Como será (és) la gestión documental?
Ligera (ágil)
Efectiva
Automatizada
Datificada
(Des)centralizada
Consumerizada

57. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Consumerizada
• La tendencia para la interacción con la ciudadanía
y, por tanto, la definición de servicios externos, la
marca la propia ciudadanía, y después se
extrapola a los servicios internos.
• Crece así en importancia la movilidad.
• La movilidad encuentra su entorno óptimo de
desarrollo en los servicios en la nube, no en
sistemas centralizados (pesados).

58. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
UN EJEMPLO: EL CONSORCIO DE EDUCACION DE BARCELONA

59. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
El Consorcio de Educación
de Barcelona (CEB)
Órgano consorciado responsable de toda la educación en
la ciudad de Barcelona (excepto la formación universitaria)
60% Generalitat de
Catalunya
230 centros
educativos
públicos
400 centros
educativos
concertados
200 centros
privados
40% Ajuntament de
Barcelona
15 servicios
educativos
especializados
18.000
docentes
200
profesionales
(PAS)

60. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Situación inicial
180 procesos (80% no normalizados)
0 procesos telemáticos
208 aplicaciones (52% ofimáticas)
Sin sistema de gestión documental

61. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Creación del equipo de trabajo
Dirección de Atención
a la Comunidad
Educativa
USIDP
Equipo 1: procesos y trámites
Equipo 2: gestión documental
Equipo 3: análisis de datos
UTIC UATAE

62. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Captura y gestión (equipo 1)
Mapeo y análisis de procesos y sistemas
Sistemas, servicios y
aplicaciones
Almacenamiento y auditoría (equipo 2)
Mapeo y análisis de series documentales
Evidencias, reglas y
sistemas de registro
Uso y explotación (equipo 3)
Mapeo y análisis de datos
Matrices de datos,
fiabilidad e indicadores
Aproximación por capas

63. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Clasificar y describir
Reglasbásicas
Quién lo puede ver y
modificar
Acceso y uso
Cuanto tiempo y cómo
se debe conservar
Conservación y
eliminación
Reglasextendidas
Quién lo debe ver Publicidad y reutilización
Cómo se debe proteger Vitalidad y seguridad
Reglasdinámicas
Qué forma debe tener Formato y estructura
Cómo se debe tramitar
Flujo y canal de
tramitación
Mapeo
de
procesos
Mapeo
de
sistemas
Mapeo
de datos
Mapeo
de series
Mapeo
de
agentes
Paso 1: ubicar (contextualizar) Paso 2: actuar (predeterminar)

64. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
La clasificación como elemento dinámico:
mapeo de una realidad cambiante
Mapeo
de
procesos
Mapeo
de
sistemas
Mapeo
de datos
Mapeo
de series
Mapeo
de
agentes

65. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
La clasificación como plataforma
de análisis y detección de mejoras
Identificación
de series
clave o
vitales
Detección de
necesidades de
nuevos interfaces
o integraciones
entre sistemas
Valoración de
esfuerzo y
resultados de
tramitación

66. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Sistema de gobierno integral de la información

67. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
¿Cómo construimos y mejoramos la realidad?
El enfoque a procesos
Control y mantenimiento
Automatización
Mejora
Análisis
Identificación P DSA S
P DSA S
P DSA S
P DSA S
P DSA S

68. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
El diseño orientado a procesos
Identificación
Mapeo
de
procesos
Mapeo
de
sistemas
Mapeo
de
agentes
Análisis
funcional
ISO 26122

69. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Serie
Acceso y uso
Publicidad y
reutilización
Conservación y
eliminación
Vitalidad y
seguridad
El diseño orientado a procesos
Análisis
Cálculo de
métricas
Descripción del
procedimiento
Derivación del
circuito
documental
Derivación de
series
documentales
Caracterización
de series
documentales
Análisis de
eficiencia, valor
e interacciones
Mapeo de
series
Mapeo de
datos
• Evidencias
• Transacciones
Análisis
secuencial
ISO 26122

70. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
El diseño orientado a procesos
Mejora
Análisis de
eficiencia, valor e
interacciones
Descripción del
procedimiento
Análisis de
requisitos
documentales
Modificaciones:
•Optimización
•Deshibridación
•Datificación
Descripción del
procedimiento
mejorado
Modificaciones:
•Poda
•Reordenación
•Paralelización
Eficiencia Cumplimiento
Mapeo de
series
Mapeo de
datos
Definición
funcional

71. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
El diseño orientado a procesos
Automatización
Desarrollo
Nuevo desarrollo Evolución Parametrización Integraciones
Sistemas
dedicados
Sistemas
dedicados
Plataformas
transversales
Sistemas
comunes

72. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
El diseño orientado a procesos
Control y mantenimiento
Puntos de control
Monitorización
Auditoría
periódica
Mantenimiento
Actuaciones
transversales
Actuaciones
focales
Contexto único
(organización)
Procesos Sistemas Agentes Series Datos

73. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Estamos integrando tres tipos de proyectos
Proyecto de
gestión
documental
Proyecto de
desarrollo
tecnológico
Proyecto de
reingeniería
de procesos

74. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Sistema y aplicación de gestión documental
El mapa de sistemas: el ideal
S.I.
normalizado
S.I.
normalizado
S.I.
normalizado
S.I.
normalizado
Frontal externo único Frontal interno único
Sistema de archivo digital a largo plazo
ISO16175-2ISO16175-3ISO14721

75. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Sistema de gestión documental
para los soportes físicos no
integrado con el electrónico
El mapa de sistemas: la realidad
S.I. no
normalizado
ni interop.
S.I. no
normalizado
ni interop.
S.I. no
normalizado
ni interop.
S.I. no
normalizado
ni interop.
Múltiples frontales externos Múltiples frontales internos
Ausencia de un sistema de
archivo digital a largo plazo
Aplicación de gestión documental
con alcance parcial, y sin
integración con los sistemas
productores
Cultura
de silos

76. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
La consecuencia:
Interoperabilidad
•Datos normalizados y
enlazados/bles
Externalización
•Cloud services
Desarrollo
modular
•Economia de escala
Mundo en red
•Dilución del concepto de
productor
Mayor capacidad
•De proceso
•De almacenaje
Reutilización
•Multiplicación de
contextos
Big Data
•Creación de nueva
información
Control del
entorno
…o caos?

77. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Importancia del plan de sistemas
Flujos de
información
Sistemas
de
almacenaje
Sistemas
de
tramitación

78. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Ficheros
La gestión de datos: situación actual
Aplicación
(datos)
BI
(datos)
Ficheros
Aplicación
(datos)
Recopilación
costosa de los
datos
Sin vínculo con
los sistemas
productores

79. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Ficheros
La implantación de un gestor
documental no es suficiente
Aplicación
(datos)
BI
(datos)
Ficheros
Aplicación
(datos)
Dificultad para
procesarlo
como datos
estructurados
Sin vínculo con
los sistemas
productores
GD
(ficheros)

80. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Ficheros
La gestión de datos forma parte
de la gestión documental
Aplicación
(datos)
BI
(datos)
Ficheros
Aplicación
(datos)
GD
(ficheros)
MD
(datos)

81. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Ideas revisables
• El sistema de gestión documental tiene como
principal objetivo cumplir la legalidad.
• Un sistema de gestión de documentos
electrónicos es una aplicación informática.
• Para los documentos electrónicos nos sirve el
modelo utilizado para el papel.
• El sistema de gestión documental es competencia
exclusivamente archivística.

82. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Aprendizajes
• Nuestro objetivo no es construir sistemas, sinó mejorar el funcionamiento
de la organización.
• Toda mejora se debe basar en la observación, toma de datos, análisis e
implantación en un entorno normalizado.
• Toda solución tiene fecha de caducidad, y debe ser reevaluada
periódicamente.
• Todo sistema de gobierno de la información es un observatorio para el
monitoreo, el análisis, la planificación y el desarrollo de nuevas soluciones.
• El cambio no se impone, se asimila. La gestión del cambio necesita
tiempo, paciencia, constancia y quemar etapas.

83. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Muchas gracias!
Jordi Serra Serra
serra@ub.edu
Escuela de Historia
Universidad de Costa Rica
Agosto de 2017