Préstamo bibliográfico

Figura 2. Flujograma procedimiento: “Orientación al Usuario”

Centro de Biblioteca

Usuario Funcionarios Jefe Area Atención al Usuario

Inicio

Solicita orientación para localizar
información Bibliográfica

Orientan al usuario en la consulta
de bases de datos y ficheros

Remite al Usuario a las
colecciones y/o secciones donde
se encuentra la información
Capacita al Usuario en la búsqueda,
uso y manejo de las bases de datos y
fuentes de información del centro

Supervisa a los funcionarios de la
sección en la atención oportuna y
eficiente a los usuarios

Fin

Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.

Figura 3. Flujograma procedimiento: “Elaboración y Difusión de Listados y Boletines Bibliográficos”


Jefes Areas de Servicios Públicos

Inicio

Recibe material bibliográfico y audiovisual

Recupera información del material
bibliográfico y audiovisual

Procesa recuperación de
información en la base de datos

Imprime listados y los boletines de
material bibliográfico y audiovisual

Exhibe listados y boletines
en carteleras

Informa a los departamentos sobre la
publicación de nuevos listados y boletines

Fin


Figura 4. Flujograma procedimiento: “Difusión de Información a Través de Correo Electrónico”


Coordinador Biblioteca

Inicio

Recuperación de boletines y listados de
nuevo material bibliográfico y audiovisual

Consulta e identifica información de interés de Internet

Baja información de interés de Internet

Elabora listados de direcciones de
páginas con temas de interés

Selecciona la información de acuerdo al perfil de los usuarios

Envía boletines y listados a los departamentos

Envía información de interés bajada de Internet a los usuario
definidos de acuerdo a su perfil, por correo electrónico

Fin


Figura 5. Flujograma procedimiento: “Reservación de Material Bibliográfico”


Usuario Auxiliar de Biblioteca

Inicio

De Colección General
Solicita la reservación del
¿El libro es?
material bibliográfico

De Reserva Recibe del usuario el formato de
solicitud de material bibliográfico
Identifica en la estantería de la y lo anexa a la ficha de préstamo
colección de libros de reserva
las áreas dewey y busca los libros

Adjunta el carné del estudiante a la
ficha de préstamo del libro solicitado

Informa al usuario el día y la hora en
que puede retirar y devolver el libro

Fin


Figura 6. Flujograma procedimiento: “Préstamo de Material Bibliográfico”


Auxiliar de Servicio Público

Inicio

Recibe del usuario el formato de
solicitud de material bibliográfico

Identifica en la estantería de la
colección de libros, las áreas
dewey y busca los libros

Solicita el carné del usuario

En la sala Anexa el carné al formato de
¿El préstamo es?
solicitud o ficha de préstamo

A domicilio
Entrega el libro al usuario
¿Es Si
A
Primera vez? Guarda el carné con la ficha
de préstamo o formato
No
de solicitud temporal
C
B


Figura 6. Flujograma procedimiento: “Préstamo de Material Bibliográfico”



A B

Abre tarjeta del usuario y diligencia Recibe el libro del usuario
los datos personales del usuario

En la sala
Registra en la tarjeta del usuario ¿El préstamo es?
los datos de identificación del material C
bibliográfico y la fecha de devolución
A domicilio Devuelve el carné al usuario
y deposita el formato
Retira la ficha de préstamo y le coloca ¿Libro de solicitud de material
No
la fecha de devolución con el fechador devuelto en la fecha bibliográfico en el
indicada respectivo casillero
D por tipo de usuario
Hace firmar al usuario la tarjeta
de préstamo y marca la fecha Si
de devolución en la tarjeta y
en la hoja de vencimiento Marca en la tarjeta del libro
y del usuario la fecha de Ubica el material bibliográfico
devolución con el fechador en la colección
Entrega el libro al usuario

Fin
B


Figura 6 Flujograma procedimiento: “Préstamo de Material Bibliográfico”



D

Verifica días de retardo, diligencia
formato con el valor de la multa
y entrega el original al usuario

Guarda copia del formato
de cobro de multas

Ubica el material bibliográfico
en la colección

Recibe copia de la
consignación del usuario

Anexa copia de consignación
al formato de cobro de multas
y reporta informe

Fin


Figura 7. Flujograma procedimiento: “Préstamo de Materiales Audiovisuales”


Usuario Auxiliar de Referencia

Inicio

Recibe solicitud de préstamo de material audiovisual

Selecciona los Entrega al usuario los listados de audiovisuales:
audiovisuales de interés Diapositivas, películas en Betamáx, VHS y CD

Busca el audiovisual solicitado por
el número de identificación del material

Retira del audiovisual la ficha de préstamo

Solicita el carné al usuario

Firma la ficha de préstamo del audiovisual

Anexa al carné la ficha de préstamo del audiovisual

A


Figura 7 Flujograma procedimiento: “Préstamo de Materiales Audiovisuales”


Auxiliar de Referencia

A

Entrega el audiovisual al usuario

Guarda el carné del usuario y la
ficha de préstamo de audiovisual

Deposita el formato de solicitud del audiovisual
en el respectivo casillero por tipo de usuario

Recibe audiovisual del usuario y entrega carné

Marca en la tarjeta de devolución
del audiovisual, con el fechador

Ubica el audiovisual en su lugar

Fin


Figura 8. Flujograma procedimiento: “Renovación de Material Bibliográfico Audiovisual”


Usuario Auxiliar de Préstamo

Inicio

Solicita la renovación
del material bibliográfico

Entrega el audiovisual al usuario

Recibe al usuario el material bibliográfico

Coloca la nueva fecha de devolución
tanto en la tarjeta del usuario como en
la ficha de préstamo del material
bibliográfico audiovisual

Entrega material al usuario

Fin


Figura 9. Flujograma procedimiento: “Consultas Internet y Bases de Datos”


Usuario Auxiliar de Biblioteca

Inicio

Solicita servicios de información Recibe formato diligenciado
a través de Internet con la información requerida y diskette

Define tiempo de entrega de la información

Define medio de consulta:
Internet o Base de Datos

Realiza la consulta

Graba la información obtenida
en el diskette

Informa al usuario

Entrega al información al usuario

Fin


Figura 10. Flujograma procedimiento: “Ubicación de Material Bibliográfico y Audiovisual”


Auxiliar de Préstamo

Inicio

Organiza el material
bibliográfico y audiovisual

Revisa que concuerde el material con la
ficha de préstamos de libros y audiovisuales

Identifica el área y estantería
para ubicación del material

Organiza el material bibliográfico
y audiovisual en su lugar

Fin


Figura 11. Flujograma Procedimiento: “Manejo de Correspondencia y Publicaciones
Periódicas”


Secretaria Auxiliar de Canje Jefe de Sección

Inicio

Recibe correspondencia

Entrega correspondencia al
Abre correspondencia y Define respuesta a la
auxiliar de registro y Canje
entrega al Jefe de Sección correspondencia recibida
de Materiales Bibliográficos

Diligencia respuesta en
formatos según el caso

Verifica información
diligenciada y firma
los documentos

Envía correspondencia a la
administración de documentos
y archiva copia

Fin


Figura 12. Flujograma procedimiento: “Compra de Material Bibliográfico”


Director Secretaria

Inicio

Identifica requerimientos de Contacta proveedores de materiales
material bibliográfico y solicita cotizaciones bibliográficas

Recibe y analiza cotizaciones

Gestiona adquisición de
material como centro de gastos

Recibe Material Bibliográfico y
confronta que coincida con el pedido

Organiza material y entrega
a los jefes de sección

Fin


Figura 13. Flujograma procedimiento: “Canje de Duplicados”


Auxiliar de Canje Jefe de Sección

Inicio

Separa las publicaciones duplicadas
de las que ingresarán a la colección

Organiza los duplicados alfabéticamente
por título, año, volumen y número

ingresa los duplicados a los listados
sistematizados de duplicados para canje

Ubica las publicaciones duplicadas
en la colección de duplicados

Copia en diskette listado de Envía por correo electrónico listado de
publicaciones para canje publicaciones para canje a las instituciones
que poseen poseen correo electrónico
Imprime listados de duplicados de
publicaciones para enviar a instituciones
que no poseen dirección electrónica

A




Auxiliar de Canje Secretaria

A

Elabora sobres con direcciones de
instituciones locales, nacionales e
internacionales para enviar
listados de duplicados

Recibe sobres con listados de
duplicaciones y los envía a la sección
de Administración de Documentos
Recibe listados por las instituciones
tanto por correo electrónico como
por correo aéreo con la solicitud
de duplicaciones de su interés

Selecciona las publicaciones solicitadas

B




Auxiliar de Canje Jefe de Sección Secretaria

B

Descarga los duplicados solicitados
de los listados automatizados

Elabora oficios de remisión de publicaciones
para canje y los pasa al Jefe de Sección
para su control y firma

Firma oficios

Empaca las publicaciones publicadas
solicitadas con el oficio de remisión

Envía duplicados de publicaciones
a la secretaria del centro
Envía duplicados de
publicaciones
a la sección de
administración

Fin


Figura 14. Flujograma procedimiento: “Canje de Publicaciones Producidas por la Universidad de Caldas”

Centro Editorial Centro de Biblioteca

Director Jefe de Sección Auxiliar de Canje

Inicio

Envía a la sección de canje 100
ejemplares de cada documento
producido y editado en la universidad
Recibe las publicaciones enviadas
para canje por el centro Editorial

Revisa el envío y entrega las
publicaciones a la auxiliar de registro
y canje de materiales bibliográficos

Ubica las publicaciones en la colección
“Publicaciones en la Universidad
de Caldas para Canje”

Determina las instituciones a las
cuales se les enviará las
publicaciones y demás documentos
editados por la U. de Caldas

A


Figura 14. Flujograma procedimiento: “Canje de Publicaciones Producidas por la Universidad de Caldas”



A

Verifica los listados automatizados de las
diferentes instituciones con las que se tiene
establecido el canje para cargar las publicaciones
que se enviaran de acuerdo a los programas
académicos que editan publicaciones

Descarga los duplicados solicitados
de los listados automatizados

Elabora oficios de remisión de publicaciones
para canje y los pasa al Jefe de Sección Firma los Oficios
para su control y firma

Empaca las publicaciones duplicadas solicitadas
en le oficio de remisión y las envía a
Administración de Documentos

Fin


Figura 15. Flujograma procedimiento: “Donación de Material Bibliográfico”



Inicio

Selección de material de duplicados
aquellos a donar


Elabora listados de
material para donación

Contactan instituciones interesadas
en material bibliográfico y envía
listados de material a donar
Entrega o envía a las
instituciones la donación

Fin


Figura 16. Flujograma procedimiento: “Procesamiento técnico de Libros”


Secretaria Jefe de Proceso Técnico Catalogadora de Libros

Inicio

Envía al Jefe de Procesos Técnicos
Recibe los libros y Materiales
los libros y materiales audiovisuales
Audiovisuales y gráficos y confronta
y gráficos recibidos en el centro
contra los listados
de los respectivos listados

Envía con listados los materiales Recibe los materiales bibliográficos
bibliográficos (libros, audiovisuales, con su correspondiente
CD, cassetes, Diskette) recién listado, del Jefe de Sección
adquiridos al área de catalogación
Constata que el material bibliográfico
recién recibido no contenga
imperfecciones de edición

Confronta libros con fichero de autor
interno para constatar que no haya
existencia del libro mismo ni
repetición de ediciones

Confronta fichero topográfico y en
A la respectiva ficha registra el nuevo
ejemplar y su respectivo
número de inventario




Catalogadora de Libros

A

Verifica número de edición de los libros nuevos

Sella los libros en el mayor número de hojas
posible y en las páginas terminadas en 36

Asigna al libro el número de inventario, con el
numerador y anota fecha de entrada del libro,
facultad; el volumen y el número de ejemplar
cuando es necesario, y la forma de adquisición

Elabora fichas de acceso (Entrada de material
bibliográfico, audiovisual y gráfico

Registra en los formatos de estadística de
acuerdo con la ficha de inventario, la
existencia de libros por facultad
y programas académicos

B




Catalogadora de Libros Jefe de Proceso Técnico

B

¿El Libro No
C
es nuevo?

Si

Cataloga el material a la sección de acuerdo
a las reglas de Catalogación Angloamericanas

Asigna la clave de autor de
acuerdo a la clave de Cutter

Entrega al Jefe de Sección el material catalogado
para su clasificación con: ficha catalográfica
(borrador) Ficha de acceso debidamente diligenciado

Revisa la catalogación para verificar
la correcta aplicación de las
reglas angloamericanas

D




Jefe de Proceso Técnico Auxiliar Duplicadora

D

Asigna los encabezamientos de materia
adecuados para la recuperación de la información,
de acuerdo a las listas de encabezamientos
de materia y de tesaurus

Clasifica los materiales bibliográficos audiovisuales
y gráficos llegados al centro de acuerdo al sistema
de clasificación Mevil Dewey

Envía los materiales bibliográficos (lobros, CD,
audiovisuales, cassetes, diskette) al área de
preparación física de materiales bibliográficos

Recibe los materiales bibliográficos
catalogados y clasificados con su
respectiva ficha catalográfica

Duplica las fichas de autor interno y
C topográfica con base en el borrador
de la ficha catalográfica

E




Auxiliar Duplicadora

E

Elabora ficha de préstamo al material bibliográfico.
Contiene: Signatura topográfica, No de acceso, autor, título

Elabora bolsillo al material de préstamo.
Contiene: Signatura topográfica, No de acceso.

Rotula el material bibliográfico con su
correspondiente No. de clasificación

Pega el bolsillo con su ficha de
préstamo, y hoja de devolución

Elabora listados de los libros procesados
para las bibliotecas central y satélite

Entrega listados a la Coordinación del centro para el
programa de difusión y diseminación selectiva de la
información. Los libros al jefe de procesos Técnico

F




Jefe de Servicios al Público

F

Revisa fichas del autor interno y la topográfica

Ubica el material en el área de libros
para las diferentes colecciones

Elabora listados de libros y los entrega a la
biblioteca central o envía a las bibliotecas satélites

Recibe del jefe de procesos técnicos libros
y materiales audiovisuales procesados

Confronta los libros con los epígrafes para
recuperación de una nueva información

Entrega los libros a los funcionarios
responsables de las colecciones

G




Jefe de Servicios al Público

G

Entrega las fichas para intercalarlas
en los catálogos públicos

Elabora listados sistematizados por
materiales con la información
recuperada de los últimos
libros ingresados a la colección

Difunde la información a través de las
carteleras y correo electrónico

Fin


Figura 17. Flujograma procedimiento: “Procesamiento técnico de Publicaciones
Seriadas”

Auxiliar de Canje

Inicio

Recibe publicaciones periódicas

Separa las publicaciones según su destino final:
biblioteca central o bibliotecas satélites

Organiza las publicaciones alfabéticamente por título
para registrarlas en la base de datos del CCNPS
(Catálogo Colectivo Nacional de Publicaciones Seriadas

Registra las publicaciones en la base de datos
del CCNPS según su periodicidad

No
¿Es Título A
nuevo?

Si
Separa revistas como materiales de
cuarentena y entrega al Jefe de la Sección

B


Seriadas”

Jefe de Proceso Técnico Auxiliar de Canje

B A

Recupera la información de las Registra las publicaciones en
publicaciones para su difusión la base de datos del CCNPS

Difunde información relevante Registra el título de la publicación
en los listados automatizados
Ubica revistas en colección de
cuarentena Sella cada publicación en el mayor
número de hojas y en las páginas
terminadas en seis
Fin

Señala el título de la publicación

Rotula cada publicación con su
respectivos datos de identificación
Año, Vol, No.

Pega rótulo en el lomo o
pasta de la publicación

C


Seriadas”

Jefe de Sección Analistas de Información

C

Capacita a los monitores para el análisis y
recuperación de la información de las publicaciones

Selecciona los títulos de revistas que
deben ser actualizados de acuerdo
a la temática de los programas académicos
y las necesidades de los usuarios

Entrega a los funcionarios analistas y a los monitores Recibe las publicaciones
las publicaciones seleccionadas para ser analizadas seleccionadas para ser analizadas

Elabora la ficha con la catalogación
descriptiva de las publicaciones

Selecciona los artículos de mayor
interés y asigna los encabezamientos de
materia adecuados para la recuperación
de la información, de acuerdo
a las listas de materia de tesaurus

D

Seriadas”

Analistas de Información

D

Supervisa la elaboración correcta de la
catalogación descriptiva y asignación
de epígrafes a las publicaciones

Duplica las analíticas por
materia y ficha catalográfica

Supervisa la correcta
duplicación de las analíticas

Alfabetiza las analíticas por materia,
siguiendo las normas bibliotecológicas
para alfabetización

Intercala las analíticas en el fichero
publico de hemeroteca siguiendo
el orden alfabético por materia

Fin


Figura 18. Flujograma procedimiento: “Procesamiento de Materias para Archivo Vertical”


Secretaria Jefe de Servicio Público

Inicio

Envía los documentos para el archivo
vertical con su respectivo listado

Recibe los documentos para el centro vertical

Cataloga los documentos para el archivo vertical de
acuerdo a las reglas de catalogación angloamericanas

Asigna encabezamientos de materia de acuerdo
a la normatividad de indización coordinada

Asigna número de identificación a los documentos

Elabora resumen a los documentos que lo ameriten

A


Figura 18. Flujograma procedimiento: “Procesamiento de Materias para Archivo Vertical”


Auxiliar de Referencia Jefe de Servicio Público

A

Registra los materiales procesados
en la base de datos

Elabora las fichas de préstamo
y las hojas de vencimiento

Rotula los materiales procesados

Ubica el material procesado en la colección de
archivo vertical de acuerdo a la numeración
del sistema de indización coordinada

Alfabetiza e intercala materiales procesados Elabora listados sistematizados
del nuevo material procesado

Difunde la información a través de las
carteleras y correo electrónico

Fin


Figura 19. Flujograma procedimiento: “Elaboración y Presentación de Informes Estadísticos”


Jefe de Sección Director del Centro Secretaria

Inicio

Recoge estadísticas
de las secciones

Elabora Reporte Estadístico

Entrega al Director del Centro

Revisa informes Estadísticos

Consolida información
para el reporte semestral

Fin


Figura 20. Flujograma procedimiento: “Reporte de Listados de Usuarios Morosos”


Auxiliar de Préstamo Auxiliar de Referencia

Inicio

Verifica en las tarjetas de préstamo de
los usuarios las fechas de préstamo

Elabora listados de usuarios morosos por
Facultades y por Programa Académico

Entrega listados de usuarios morosos
al Coordinador de la Sección

Elabora listado de usuarios
que han pagado multas

Anexa recibos de pago a los
Alfabetiza e intercala materiales procesados
listados de usuarios que han pagado

Entrega al Coordinador de la Sección el
listado de usuarios que han pagado

Fin


Figura 21. Flujograma procedimiento: “Coordinación y Control de Monitores”


Auxiliar de Préstamo Coordinador de Biblioteca

Inicio

Convoca estudiantes interesados
en ser monitores de biblioteca

Realiza entrevista

Selecciona monitores

Informa a los monitores seleccionados

A


Figura 21. Flujograma procedimiento: “Coordinación y Control de Monitores”


Jefe de Sección Monitores

A

Capacita a los monitores en el
manejo de la información
de acuerdo al área específica

Concerta horarios con
monitores y asigna labores

Diligencian formatos de cumplimiento
de horario y labores realizadas

Evalúa labor de monitores y presenta
informe al Director del Centro

Fin


Figura 22. Flujograma procedimiento: “Diligenciamiento y entrega de paz y salvos”


Auxiliar de Préstamo Usuario

Inicio

Solicita el Paz y Salvo

Busca la tarjeta del usuario en orden
alfabético por programa, apellido
y usuario respectivamente

Verifica que el usuario no deba
libros y en caso de deberlos que la
fecha de vencimiento no
sobrepasa los reglamentos

Llena el formato de Paz y Salvo

Entrega Paz y Salvo al Usuario

Fin


Figura 23. Flujograma procedimiento: “Asesoría en el uso y manejo de fuentes de
información”

Auxiliar de Préstamo Usuario

Inicio

Solicita asesoría

Evalúa la asesoría requerida

Determina el tiempo de atención

Presta atención al usuario

Fin


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