Pengurusan stor

B P P A , K P M
Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan
Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, KPM
1Pekeliling Perbendaharaan AM 6.1

B P P A , K P M
Tujuan
TPS bertujuan untuk menguruskan stok
yang meliputi Penerimaan, Merekod,
Penyimpanan, Pengeluaran, Pemeriksaan,
Keselamatan, Kebersihan, Pelupusan,
Kehilangan dan Hapus Kira.
2

B P P A , K P M
Tatacara Pengurusan Stor
KP 6.4/2013 - Penyimpanan
KP 6.2/2013 – Penerimaan
KP 6.3/2013 – Merekod Stok
KP 6.5/2013 - Pengeluaran
KP 6.1/2013 – Pendahuluan
KP 6.6/2013 – Pemeriksaan
KP 6.7/2013 – Keselamatan dan Kebersihan
KP 6.8/2013 – Pelupusan
KP 6.9/2013 – Kehilangan dan Hapuskira

B P P A , K P M
Definisi Stor & Stok
STOR STOK (INVENTORI)
Tempat melaksanakan :
i. Penerimaan;
ii. Perekodan;
iii. Penyimpanan;
iv. Penyelenggaraan;
v. Pengendalian; dan
vi. Pengeluaran STOK.
Barang BELUM GUNA dan perlu disimpan atau
untuk digunakan terus untuk tujuan operasi atau
penyelenggaraan. Antara kriteria :
i. Dalam bentuk barangan dan bekalan untuk
digunakan dalam proses pengeluaran;
ii. Dalam bentuk barangan atau bekalan untuk
digunakan atau diedarkan dalam pembekalan
perkhidmatan;
iii. Dipegang untuk dijual atau diedar dalam operasi
biasa; atau
iv. Dalam proses pengeluaran untuk dijual atau
diedarkan.

B P P A , K P M
Bekalan
Pejabat
Ubat-ubatan Alat Ganti Makmal
Contoh Stok
Dapur Sukan Pertanian

B P P A , K P M
Bagi menentukan kategori / sub-
kategori / jenis stok sebelum
pendaftaran dilakukan Kementerian /
Jabatan / PTJ hendaklah menyemak
maklumat tersebut melalui laman
sesawang
http://knowledgebase.treasury.gov.my
Kategori Stok

B P P A , K P M
Kategori Stor Kerajaan

B P P A , K P M
Stor yang menyedia, mengurus dan membekal
barang-barang kepada pelanggan melalui rangkaian
stor peringkat negeri, daerah, bahagian, cawangan dan
unit
Antara contoh Stor Pusat ialah Stor Material Spesifik
(SMS) PDRM dan Depoh Bekalan Pusat Kementerian
Pertahanan

B P P A , K P M
9
Menyedia, mengurus dan membekal barang kepada
Stor Unit
Membuat perolehan sendiri dan membekal terus kepada
pelanggan akhir.
Stor yang mempunyai peruntukan berdasarkan aktiviti
dalam Belanja Mengurus Tahunan walaupun bukan
bertaraf PTJ / Pusat Kos.

B P P A , K P M
10
Di Kementerian / Ibu Pejabat Jabatan
hendaklah mempunyai sekurang-kurangnya
1 Stor Utama
Membekalkan stok kepada Bahagian /
Cawangan / Ibu Pejabat
Jika Bahagian / Cawangan buat perolehan
sendiri maka Bahagian / Cawangan tersebut
adalah Stor Utama
Di PTJ seperti Institusi
hendaklah mempunyai 1
Stor Unit yang
dibahagikan mengikut
seksyen/bahagian seperti
bekalan pejabat,
domestik, alat ganti dll
Permohonan stok kepada Stor Utama hendaklah menggunakan Borang
Permohonan Stok.
Contoh: Stor JKR, JPS, JBPM, Hospital, Institusi Latihan & SU Bekalan
Pejabat di Kem/Jab.

B P P A , K P M
11
Stor yang menyimpan dan membekal barang-barang untuk keperluan
jangka pendek atau guna terus bagi tujuan operasi dan
penyelenggaraan kepada pelanggan akhir.
Stor Unit hendaklah mendapatkan bekalan daripada Stor Pusat dan
Stor Utama serta tidak membuat perolehan sendiri.
Permohonan stok daripada pelanggan akhir kepada Stor Unit
hendaklah menggunakan Borang Permohonan Stok.
Antara contoh Stor Unit ialah stor pejabat, cawangan, bahagian,
bengkel, wad, makmal, dapur, dispensari, domestik, sekolah dan unit-
unit kecil

B P P A , K P M
12
Organisasi Stor
Pembekal
Stor
Unit
Stor
Unit
STOR UTAMASTOR PUSAT
Contoh Stor
SMS PDRM
Depoh Bekalan
Peralatan
KEMENTAH
Contoh Stor
JKR / JPS /
Hospital
Stor Utama di
Kementerian
Contoh Stor
Stor Wad /
Makmal /
Bahagian / Unit /
Bengkel
Stor
Unit

B P P A , K P M
Objektif / Asas Pengurusan Stor
Pengurusan Stor
• Stok sentiasa ada
• Menepati kehendak
pelanggan
Kawalan Stok
• Stok boleh diguna
• Kaedah penjagaan &
penyelenggaraan yang sempurna

B P P A , K P M
Fungsi Stor
Terima
▪ Barang dipesan
▪ Sah dan perakukan barang diterima
Simpan Stok
Penjagaan
▪ Guna kaedah dan di lokasi ditetapkan
▪ Mengoptimumkan ruang stor
▪ Jaga & selenggara stok dengan baik
▪ Pastikan berfungsi untuk digunakan
Pengeluaran ▪ Pergerakan stok ikut keperluan pelanggan
▪ Selenggara rekod setiap transaksi
Perancangan
▪ Rancang & urus penokokan stok
▪ Pastikan kedapatan stok ikut paras ditetapkan

B P P A , K P M
Pemeriksaan
▪ Stok dalam simpanan
▪ Kelemahan / usang / terlebih dll
3K
Pelupusan
▪ Pastikan keselamatan, kebersihan & keceriaan
▪ Tindakan pelupusan dilaksanakan
▪ Stok usang/obsolete, rosak, expired, melebihi
keperluan & elak pembaziran
Hapuskira
▪ Dilaksanakan mengikut peraturan
▪ Untuk stok yang hilang
Pembungkusan ▪ Bungkus dan hantar stok kepada pelanggan
Fungsi Stor

B P P A , K P M
STOR
Bhgn Bekalan,
Kawalan & Akaun
Rancang & urus
pembelian
Kawalan Stok
Akaun
Pangkalan Data
Bahagian
Terimaan
Terima & periksa
barang dibekal
Bahagian
Simpanan
Terima, Simpan &
keluar Stok
Catat dalam Kad
Petak
Keselamatan
Pengiraan Stok
Bhgn
Pembungkusan &
penghantaran
Bungkus & hantar
kpd pelanggan
Pengurusan Organisasi Stor

B P P A , K P M
17
Ketiadaan stok dapat dielakkan dan keperluan pemesan dapat
dipenuhi.
Penggunaan modal yang lebih ekonomik serta kurangnya terikat
dalam bentuk stok.
Penggunaan modal yang lebih ekonomik serta kurangnya terikat
dalam bentuk stok
Stok yang tidak bergerak, tamat tempoh penggunaan, rosak dan
usang dapat dikurangkan
Ruang simpanan dapat dioptimumkan
Objektif Pengurusan Kawalan Stok

B P P A , K P M
18
Senarai barang-barang dalam pegangan Stor Pusat dan
Stor Utama mengandungi maklumat mengenai nombor kod,
perihal barang, unit ukuran dan harga
Rujuk kepada laman sesawang
http://knowledgebase.treasury.gov.my/knowledgebase/
untuk mendapatkan maklmat bagi penyediaan katalog barang-
barang
Jika barang-barang dibeli/disimpan tiada dalam
Knowledgebase maka Kem/Jab perlu mengemukakan
permohonan kepada Perbendaharaan menggunakan *Borang
Permohonan Kod Baharu SPA/SPS dan emel kepada
sppa@treasury.gov.my
Katalog Stok
*Borang boleh didapati dalam AM6.1 Lampiran D atau melalui SPA Kit di bawah tab Informasi
dalam Knowledgebase

B P P A , K P M
19
Penambahan Item Katalog
Barang-barang baharu yang hendak dimasukkan ke dalam
katalog hanya boleh dilakukan setelah mendapat kelulusan
Pegawai Katalog/Stor dan kelulusan daripada Pegawai Pelulus
Permohonan menggunakan borang Penambahan Barang
(KEW.PS-6) bagi Kem/Jab yang belum menggunakan Sistem
Pengurusan Stor (SPS) Perbendaharaan Malaysia
Katalog disediakan oleh semua stor :
Diedarkan kepada pemesan bagi tujuan pemesanan stok
Menyeragamkan barang-barang yang disimpan supaya
penjenisan barang-barang yang serupa dapat dikurangkan

B P P A , K P M
20
JUSTIFIKASI
Tiada barang
pengganti yang
memuaskan
dalam stok;
Barang baru
lebih ekonomik;
Barang tersebut
kerap digunakan
dalam
jangkamasa lama
BAHAGIAN BEKALAN,
KAWALAN DAN AKAUN
(BBKA)
Memesan atau membeli
untuk permintaan itu
sahaja;
Memberitahu pemohon
bahawa terdapat barang-
barang lain dalam katalog
yang boleh digunakan
sebagai pengganti;
Menolak dan
memulangkan
permohonan tersebut
PERATURAN
PENGELUARAN ITEM
DARIPADA KATALOG
Kelulusan Pegawai Pelulus
hendaklah diperoleh
sebelum stok lama
dikeluarkan drpd katalog
dengan memastikan baki
stok dihabiskan dan
tindakan menokok stok
tidak dilakukan
Pembelian stok yang
seakan-akan atau hampir
serupa dengannya
hendaklah dihentikan
pembelian dan dikeluarkan
daripada katalog
Penambahan Item Katalog
dan
atau
dan

B P P A , K P M
KumpulanStok
Dilaksanakan oleh Stor Pusat /Utama
Kump. A (30 %) stok yang disimpan yang mempunyai nilai
pembelian tahunan tertinggi. Kump. B (70 %) stok bakinya
Kew.PS-7 – Penentuan Kumpulan Stok
Senarai ikut nilai pembelian untuk tempoh dua tahun
Kajian pembahagian kumpulan dibuat pada setiap awal
tahun
Tumpuan lebih diberi kepada stok Kump. A untuk elak
stok bernilai tinggi disimpan secara berlebihan
Pengurusan Stor

B P P A , K P M
Paras Stok Jumlah stok disimpan pada satu-satu masa
Paras Maksimum – kuantiti stok tertinggi
(3 bulan penggunaan)
Paras Menokok – indikator untuk dapatkan stok
Paras Minimum – kuantiti stok terendah
Penentuan paras stok – purata pengeluaran 12
bulan terakhir
Stok kritikal (ubat/vaksin) tidak ditetapkan aras
Paras Stok

B P P A , K P M
Kadar Pusingan Stok
•Pengiraan setiap suku tahun & tahunan
•Perlu capai sekurang-kurangnya 2 kadar pusingan
•Lebih tinggi lebih bagus
•Kajian semula kalau tidak aktif (untuk elak usang/obsolete)
•Stok pembangunan/projek khas tidak diambilkira
Paras Simpanan
• Petunjuk pengurusan stor yang baik.
• Stok tidak melebihi paras simpanan.
• Kecuali keperluan darurat spt vaksin ular.
Paras Perkhidmatan
• Stor memenuhi semua pesanan.
• Stor mencapai paras perkhidmatan yang baik
Prestasi Stor

B P P A , K P M
Ketua Jabatan di Stor Pusat dan
Stor Utama hendaklah
menyediakan Laporan Kedudukan
Stok KEW.PS-13 setiap suku tahun
dan mengemukakan kepada UPA
Kem/Jab untuk dilaporkan dalam
JKPAK
Ketua Jabatan hendaklah
menandatangani KEW.PS-13 bagi
tahun semasa yang telah lengkap
dan mengemukakan kepada UPA
Kem/Jab sebelum 15 Februari
tahun berikutnya.
Laporan Kedudukan Stok
Penyediaan
Pelaporan

B P P A , K P M
Bidang Tugas
▪ Pegawai yang diberi tanggungjawab untuk
terima dan sahkan stok yang diperolehi
▪ Dilantik oleh Ketua Jabatan
Objektif
▪ Spesifikasi barang-barang stor
▪ Kualiti/Kuantiti
▪ Keadaan barang-barang stor
Pelantikan
Pegawai
Penerima
▪ Tanggungjawab Ketua Jabatan.
▪ Bagi barang teknikal, pegawai penerima
hendaklah ada kemahiran mengenainya
Penerimaan

B P P A , K P M
Barangan diterima berserta LO / Inbois / Dokumen Kontrak
dll
Diperiksa, diukur, ditimbang oleh Pegawai Penerima
dengan serta merta
Pengesahan penerimaan dalam pada dokumen rasmi
Isi Kew.PS-1
Isi Kew.PS-2 (2 salinan) jika ada perselisihan ( sesalinan
simpanan dan sesalinan kepada pembekal)
Pengesahan bersyarat jika tidak berkesempatan. Cop
“diterima dengan syarat …….”
Penerimaan Daripada Pembekal

B P P A , K P M
Pengujian Kualiti
Pembelian dari sesuatu kontrak hendaklah
menepati spesifikasi dalam perjanjian. Pegawai
Penerima hendaklah memastikan perkara-perkara
berikut dipatuhi:
Pengesahan kualiti oleh pengilang/pembekal;
Sampel barang dihantar ke agensi teknikal
untuk diuji;
Barang-barang yang tidak menepati kualiti
dikembalikan; dan
Menuntut penggantian semula mengikut terma
kontrak.

B P P A , K P M
29
Pelaksanaan
dalam situasi
berikut:
Penerimaan Di Luar Kawasan Stor

B P P A , K P M
Semak butiran
(LO / Inbois /
Nota serahan dll )
Periksa
(kira / ukur /
timbang / uji)
Terima – Kew.PS-1
(Stor Unit – Kad
Petak)
Terima – Kew.PS-2
(jika ada
perselisihan)
Perekodan
▪ Kew.PS-1 – Borang terimaan Barang-barang (BTB)
▪ Kew.PS-2 – Borang Laporan Terimaan Barang-barang
▪ Tidak sempurna – kuantiti lebih/kurang, kualiti tidak elok atau rosak
(catat diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa,
dikira, diukur, ditimbang atau diuji.
Penerimaan Daripada Pembekal

B P P A , K P M
31
Penerimaan Daripada Stor Pusat /
Utama
Barangan diterima berserta Senarai
Pembungkusan dan Salinan Borang
Pesanan dan Pengeluaran Stok (Stor
Utama & Unit)
Diperiksa dan disahkan barang diterima
adalah seperti yang dipesan
Jika ada perselisihan rujuk kepada stor
pengeluar dengan serta merta

B P P A , K P M
Semak butiran
(Kew.PS-10 &
Kew.PS-12)
Semak (sama
dengan
pesanan)
Terima – Kad
Petak
Tidak
sempurna –
Kew.PS-2
Perekodan
▪ Kew.PS-2 – Borang Laporan Terimaan Barang-barang
▪ Kew.PS-10 – Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok
▪ Kew.PS-12 – Senarai Pembungkusan
▪ Tidak sempurna – kuantiti lebih/kurang, kualiti tidak elok atau rosak
Penerimaan Daripada Stor Pusat /
Utama

B P P A , K P M
33
Direkodkan semula
dalam Kad Kawalan
Stok dan Kad Petak
asal sebagai barang
belum guna
Bagi stok separa guna
hendaklah direkod
dalam borang yang
disediakan oleh Stor
bagi tujuan kawalan
Keluar-Masuk
Barang Dikembalikan oleh Stor
Penerima

B P P A , K P M
34
Pegawai Penerima di Stor Pusat
dan Stor Utama hendaklah
melabelkan nombor kod dan nama
barang kepada semua barang yang
diterima atau bekasnya bagi
memudahkan penyimpanan
Pelabelan Barang-barang Diterima

B P P A , K P M
35
Bungkusan barang tidak
mempunyai tanda rosak atau
terusik
Jika terdapat tanda maka
hendaklah dibuka serta merta
di hadapan agen / wakil
penghantaran serta
dibandingkan dengan butir-butir
yang terdapat dalam inbois
atau nota hantaran /
pembungkusan
Sekiranya berlaku kerosakan /
kehilangan / tidak cukup bekal
ke atas konsainan maka sijil /
perakuan kerosakan hendaklah
diperolehi daripada pembekal
Penerimaan Barang-barang Import
di Tempat Pendaratan

B P P A , K P M
36
Barang-barang
mudah
terbakar atau
kimia perlu
dihantar terus
ke stor
Penerimaan Barang Mudah
Terbakar atau Kimia

B P P A , K P M
Merekod Stok
– Kad Kawalan Stok & Kad Petak
PERKARA STOR PUSAT / UTAMA STOR UNIT
Rekod di ..
 Kew.PS-3 (Kad Kawalan Stok)
 Kew.PS-4 (Kad Petak)
 Kew.PS-4 (Kad Petak)
Warna Kad
 Kew.PS-3 (Putih)
 Kew.PS-4 (Hijau & Merah
Jambu untuk stok bertarikh
luput)
 Kew.PS-4 (Hijau & Merah
Jambu untuk stok bertarikh
luput)
Lokasi Kad
 Ditempatkan bersama stok
 Kad petak barangan kimia, mudah terbakar atau stok simpan
dalam bilik beku simpan di tempat berasingan
Tatacara
Merekod
 Penerimaan – Pen dakwat merah
 Pengeluaran – Pen dakwat biru/hitam
 1 kad 1 item & no. kad berturutan
 silap (tidak boleh padam – garis, repair & initial)

B P P A , K P M
39
Semua Kem/Jab
hendaklah
menggunakan Sistem
Pengurusan Stor (SPS)
yang telah dibangunkan
oleh Perbendaharaan
Malaysia
Borang Laporan
Terimaan Barang-Barang
KEW.PS-2 & Borang
Permohonan Stok
KEW.PS-11 hendaklah
dicetak dan
ditandatangani oleh
Pegawai yang
Bertanggungjawab
Borang-borang lain
boleh dicetak mengikut
keperluan
Penggunaan Rekod Melalui
Sistem Elektronik

B P P A , K P M
40
Komponen atau alat ganti
yang diluluskan melalui
proses pelupusan melalui
kaedah tukar ganti
(cannibalize) hendaklah
dimasukkan ke dalam stor
untuk penempatan sementara
sebelum dipasang kepada
peralatan lain yang sama
jenis atau kegunaannya
Satu senarai berasingan
hendaklah disediakan bagi
tujuan rekod
Rekod Komponen Alat Ganti
yang Masih Boleh Diguna

B P P A , K P M
Merekod Stok
Kew.PS-4 – Disimpan Bersama Stok

B P P A , K P M
Merekod Stok
Kew.PS-4 – Tidak Disimpan Bersama Stok

B P P A , K P M
46
Susun atur
•Menggunakan ruang semaksima mungkin
•Pelan Lantai yang sistematik
•Ambil kira faktor pergerakan keluar masuk
•Penggunaan tempat simpanan yang praktikal
•Jarak 50cm dari siling atas faktor keselamatan
Lokasi dan letakan stok
• Dipetakan dan sentiasa dikemaskini
• Amalkan Letakan Stok Tetap
• Letakkan Stok Sementara jika :
 Stok akan dikeluarkan kepada pemesan
 Baru diterima
 Ruang terhad (faktor saiz dll)
• Dicatat perihal stok untuk memudahkan penyimpanan dan
pengeluaran
Penyimpanan

B P P A , K P M
47
Penyimpanan
•Amalan Masuk Dulu Keluar Dulu (MDKD)
•Tempat simpanan ambil kira jenis stok
 Bilik hawa dingin
 Bilik bersiling
 Ruang kering dan ada laluan angin
•Ruang penyimpanan perlu dibahagi mengikut seksyen / baris
/ rak / tingkat / petak
•Stok yang memerlukan cara simpanan khas hendaklah
dipatuhi / dipenuhi kehendaknya
Penyimpanan

B P P A , K P M
48
Stok dalam bekas asal
•Dikekalkan dalam bekasnya
•Label dipastikan boleh dilihat dengan jelas
Barang-barang tercerai
•Dimasukkan dalam bekas yang sama
•Simpan ikut bilangan atau unit untuk memudahkan
pengeluaran
Barang-barang berharga dan menarik
•Tempat selamat dan sentiasa di bawah pengawasan
•Kawalan pengeluaran diketatkan
Penyimpanan

B P P A , K P M
49
Penyimpanan dadah merbahaya, racun dan bahan
psikotropik
•Patuhi peraturan penyimpanan di bawah Akta Dadah
Berbahaya 1952 dan Peraturan Racun 1952 dan
Peraturan Bahan Psikotropik 1989
Penyimpanan stok unsur keselamatan
•Senjata atau peta-peta
•Patuhi Peraturan Keselamatan yang ditetapkan
Stok mudah terjejas akibat hawa panas dan
lembap
•Simpan ditempat bersesuaian (bilik hawa dingin / bilik
nyah lembapan)
Penyimpanan

B P P A , K P M
50
Stok tahan pada cuaca panas dan hujan
•Tahan panas atau hujan dan sukar dialih
•Simpan ditempat lapang dan berpagar
Stok barang-barang berat
•Pada rak paling bawah
•Ambil kira faktor berikut waktu simpanan
 MDKD
 Elak paling bawah ditindih dengan stok
berat
 Mudahkan urusan kiraan, pemeriksaan
dan verifikasi
•Alas dengan palet,belantan atau landasan
•Ruang simpanan bersesuaian
•Tinggi susunan sederhana untuk urusan pergerakan
dll
Penyimpanan

B P P A , K P M
51
Stok bertarikh luput
• Pembekal perlu label tarikh luput (catat pada bekas/kotak
supaya mudah dilihat)
• Rekod pada kad petak warna merah jambu
• Amalan Masuk Dulu Keluar Dulu (MDKD)
• Jika MDKD tidak dapat diamalkan guna label MDKD (Kew.PS-8)
• Senarai stok bertarikh luput (KEW.PS-9) disediakan oleh
Pegawai Stor dengan merekodkan kuantiti stok bertarikh luput
dalam bulan yang sama
• KEW.PS-9 dikemaskini enam bulan sebelum tamat tarikh luput
• Jika tidak dapat dihabiskan perlu ambil tindakan berikut:
 Maklumkan kepada stok pusat/utama untuk agih
kepada stor lain
 Laksanakan pengeluaran bagi tujuan yang berkaitan
spt latihan,pembangunan dll
 Pulangkan kepada pembekal (rujuk perjanjian jika
ada)
 Laksana pelupusan
Penyimpanan

B P P A , K P M
Penyimpanan
- Stok Tersusun & Ada Pengenalan

B P P A , K P M
Penyimpanan
- Stok Tidak Tersusun & Tiada Pengenalan

B P P A , K P M
Guna sistem Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu (MDKD)
Elak pengeluaran tanpa kebenaran
Pengeluaran tidak ikut kuantiti kelulusan
Stok lama tersimpan dan tidak dikeluarkan
Kebenaran oleh Pegawai Pelulus
atau Pegawai diberi kuasa secara
bertulis oleh Ketua Jabatan
Kebenaran Pengeluaran

B P P A , K P M
Pemesanan Stok
Gunakan Borang KEW.PS-10 (Stor Pemesan
kepada Stor Pengeluar)
Pesanan kepada Stor Pusat perlu 5 salinan
KEW.PS-10. Pesanan kepada Stor Utama (jumlah
salinan ikut keperluan agensi)
1 salinan disimpan oleh pemesan, 4 salinan kepada
stor pengeluar
Pengendalian di stor pengeluar mengikut fungsi
setiap seksyen stor
1
2
3
4

B P P A , K P M
Permohonan Stok
Pesanan stok kepada stor utama yang bekalkan terus kepada
pelanggan dan stor unit guna KEW.PS-11
Disediakan dalam 2 salinan
1 salinan simpanan pemohon dan 1 salinan kemukakan
kepada stor unit
Tindakan perlu diambil bila terima KEW.PS-11
i. Daftarkan dan beri no. permohonan
ii. Tentukan kuantiti pengeluaran
iii. Dapatkan kelulusan pengeluaran
iv. Catat pengeluaran pada kad petak
v. Keluarkan stok
1
2
3
4

B P P A , K P M
Sekiranya pesanan disahkan tidak
dapat dibekalkan oleh Stor Pusat
maka Stor Utama hendaklah
membuat perolehan Mengikut
tatacara perolehan semasa yang
berkuat kuasa
Pesanan Tidak Dapat Dibekalkan

B P P A , K P M
Stok hanya boleh dikeluarkan atas pesanan
dengan Kebenaran Pegawai Pelulus yang diberi
kuasa secara bertulis oleh Ketua Jabatan
Pengeluaran Stok
Pegawai Pelulus hendaklah menurunkan
tandatangan dan tarikh di KEW.PS-10 atau
KEW.PS-11
Stok yang dikeluarkan hendaklah mengikut
kuantiti yang diluluskan

B P P A , K P M
Barang
kerap
digunakan;
atau
Barang
mudah
rosak;
atau
Barang
bernilai
rendah;
atau
Barang tidak
ekonomik
dikesan.
Contoh :
Kalkulator / gunting / stapler / penunu bunsen /
pemutar skru / tali / gelas / bakul sampah/ sudu /
garfu.
• Rekod dan keluarkan terus daripada stok
• Tidak perlu buku kawalan dalaman
Barang Gunahabis

B P P A , K P M
Barang guna habis bagi tujuan
guna sama disimpan di lokasi
tertentu selepas digunakan
Sediakan borang kawalan
dalaman
Jika tidak diperlukan tetapi
masih ada nilai jualan boleh
buat jualan sisa stok atau
barang terpakai
Kawalan Keluar Masuk Barang
Guna Habis

B P P A , K P M
Perlu kelulusan Ketua Jabatan
Jika kategori Bahan Buangan Terjadual,
ikut peraturan ditetapkan
Jika lain-lain boleh jual sisa kepada
syarikat berdaftar dengan MOF dan
permit barang lusuh (berat kurang
1000kg)
Jika lebih 1000kg ikut tatacara
pengurusan aset alih atau lain-lain yang
berkaitan
Hasil jualan dikredit dalam hasil
Kerajaan
Jualan Sisa Stok Atau Barang
Terpakai

B P P A , K P M
Direkod secara
berasingan
Jika hendak dijual perlu
kelulusan Ketua
Jabatan
Harga ditetapkan oleh
Jabatan
Hasil jualan dikredit
dalam hasil Kerajaan
Produk Hasilan Stok

B P P A , K P M
Pemeriksaan
Stor
Pengiraan
Stok
Pemeriksaan
Stok
Verifikasi
Stor
Jenis Pemeriksaan

B P P A , K P M
Soalan Jawapan
Di mana dilaksana ?
 Stor Pusat
 Stor Utama
 Stor Unit
Bila ?
 Sepanjang Tahun
 Bila ada transaksi masuk atau keluar
Tanggungjawab siapa ?  Pegawai Stor
Apa perlu dibuat ?
 Kira baki selepas transaksi
 Buat garisan merah pada akhir transaksi di Kad Petak
 Tandatangan & tarikh oleh Pegawai Stor
 Stor Utama perlu sediakan Laporan kedudukan Stok
(Kew.PS-13)
 Dilaporkan kepada Urusetia JKPAK
Pengiraan Stok

B P P A , K P M
Soalan Jawapan
Di mana dilaksana ?
 Stor Pusat
 Stor Utama
Bila ?
 Sekali setahun mulai 1 Oktober
 Pemeriksaan terhadap semua stok
Tanggungjawab siapa ?
 Pegawai Pemeriksa yang dilantik oleh Ketua Jabatan
 Pegawai tidak kena mengena dengan stor
Apa perlu dibuat ?
 Guna Kew.PS-14 – Laporan Pemeriksaan / Verifikasi Stor
 Kew.PS-14 disemak dan disahkan oleh pegawai
Pemverifikasi Stor
 Buat garisan merah pada akhir transaksi di Kad Kawalan
Stok (tandatangan & tarikh Pegawai Pemeriksa)
Ingat !!!
 Tiada transaksi waktu pemeriksaan
 Boleh dengan kebenaran Pegawai Pemeriksa
Pemeriksaan Stok

B P P A , K P M
70
Soalan Jawapan
Di mana dilaksana ?
 Stor Pusat
 Stor Utama
Bila ?
 Sekali setahun sebelum 31 Disember
 Selepas Pemeriksaan Stor dibuat
Tanggungjawab siapa ?
 Pegawai Pemverifikasi Stor dilantik oleh KSU/
 Pengerusi JKPAK Kementerian
 Tempoh pelantikan 2 tahun
Apa perlu dibuat ?
 Lawatan & semakan berdasarkan jadual ditetapkan
 Semak / sahkan Kew.PS-14 dan serah kepada KJ
 Sediakan Kew.PS-15 – Laporan Tahunan Keseluruhan
Pengurusan Stor dan serah kepada KJ
Keanggotaan
Pemverifikasi Stor
 Sekurang-kurangnya 2 orang
 Tidak bertugas di stor
 Kump. P&P atau sokongan
Verifikasi Stor

B P P A , K P M
Soalan Jawapan
Pelarasan Stok ?  Tindakan pembetulan akibat kesilapan kiraan
Bila ?
 Selepas Pemeriksaan Stor dan Verifikasi Stor
dilaksanakan
Tanggungjawab siapa ?  Pegawai Stor
Kuasa Melulus  Ketua Jabatan
Borang Diguna  Kew.PS-17 – Penyata Pelarasan Stok
Apa perlu buat ?
 Transaksi di ruang Terima – stok terlebih (KKS-Bhgn B)
 Transaksi di ruang Keluar – stok terkurang
 Catat di Kad Petak
 Tandatangan dan tarikh
Pelarasan Stok

B P P A , K P M
73
Patuhi Arahan Keselamatan
Suasana stor yang kondusif
Pelabelan yang jelas &
mudah difahami
Tujuan

B P P A , K P M
Pelupusan Stok
Dilaksanakan
pada stok yang
usang, rosak,
expired, tidak
boleh diguna, tidak
diperlukan dll
Laksana
berdasarkan syor
Pegawai
Pemeriksa atau
Pemverifikasi Stok
Mematuhi
peraturan
berkuatkuasa
dalam Tatacara
Pengurusan Aset
Alih Kerajaan
Lembaga
Pemeriksa
Pelupusan Stok
guna Lembaga
Pemeriksa
Pelupusan Aset
Alih Kerajaan
sedia ada
Guna KEW.PS-19
yang disediakan
oleh Pegawai Stor
Catat keadaan
stok serta syor
kaedah pelupusan
yang sesuai
Kuasa melulus ikut
akta sedang
berkuatkuasa
Pegawai stor
kemaskini rekod
KKS dan KP
Perakuan
Pelupusan tidak
diperlukan
Dilaporkan dalam
KEW.PS-20

B P P A , K P M
77
Dilaksana bila berlaku kecurian,
kebakaran, bencana alam, kesusutan
dan seumpamanya
Perlu mematuhi peraturan ditetapkan
dalam Tatacara Pengurusan Aset Alih
Kerajaan
Kecuali Kekurangan Stok Bernilai Rendah
Hapus Kira Kehilangan Stok

B P P A , K P M
78
Kekurangan Stok Bernilai Rendah
Jumlah keseluruhan NPA
kurang RM250
Susut disebabkan oleh
kekurangan akibat
dipotong, ditimbang,
dibancuh, bocor, sejat dll
Bukan disebabkan oleh
kecuaian pegawai awam
Kuasa Melulus Seksyen 5
Akta Pewakilan Kuasa
1956 yang sedang
berkuatkuasa
Pegawai Stor sediakan
Laporan Hapus Kira
Kekurangan Stok guna
KEW.PS-21
KEW.PS-21 hendaklah
disahkan oleh KJ sebelum
diangkat kepada Kuasa
Melulus
Kemaskini KKS dan KP
Laporan Polis, Laporan
Awal dan Laporan Akhir
tidak diperlukan

B P P A , K P M
Unit Pengurusan Aset Alih
Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset
Kementerian Pendidikan Malaysia
Aras 5, Blok E2, Kompleks E
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan
62604 Putrajaya
Tel : 03 – 88849400
03 – 88846834
03 – 88846873
03 – 88846836
03 – 8884 6846
Fax : 03 – 88846824
marianis.din@moe.gov.my
nurhayati.sebli@moe.gov.my
nizarudin@moe.gov.my
syuhaida.safian@moe.gov.my
mnoor.roslan@moe.gov.my

Pengurusan stor

Recomendados

Recomendados

Mais conteúdo relacionado

Mais procurados

Mais procurados (20)

Semelhante a Pengurusan stor

Semelhante a Pengurusan stor (8)

Mais de jasmi jaafar

Mais de jasmi jaafar (11)

Pengurusan stor