El caso hace referencia a los procesos necesarios para la planificación de un nuevo semestre en la Universitat Oberta de Catalunya (UOC). El equipo de Coordinación y Gestión Docente debe propender que los materiales, los docentes, los estudiantes y las aulas estén en condiciones para dar inicio a las actividades correspondientes al nuevo semestre. Este es un trabajo grupal que requiere líderes que tengan un conocimiento integral del proceso y excelentes relaciones con los demás integrantes del mismo

1. et<br />Procesos de Gestión Docente Mediante las TIC’sDocumento de SíntesisConsejero: Javier Revuelta Pérez2010Jairo Acosta SolanoGestión Docente, Tecnológica, Financiera y Presupuestaria del e-learning24/10/2010<br />El caso hace referencia a los procesos necesarios para la planificación de un nuevo semestre en la Universitat Oberta de Catalunya (UOC). El equipo de Coordinación y Gestión Docente debe propender que los materiales, los docentes, los estudiantes y las aulas estén en condiciones para dar inicio a las actividades correspondientes al nuevo semestre. Este es un trabajo grupal que requiere líderes que tengan un conocimiento integral del proceso y excelentes relaciones con los demás integrantes del mismo.<br />La incursión en proyectos e-learning permite a las instituciones educativas dar respuestas más flexibles a las necesidades de formación de una población que cada día empieza a laborar más tempranamente, esto no les permite acceder al modelo educativo tradicional, además debido al aprovechamiento de la conectividad de estos entornos es posible presentar soluciones formativas para un público globalizado en busca de mejorar las competencias profesionales. La implantación del e-learning tiene un impacto en los costos operativos, es necesario cambiar las estructuras organizativas y en un principio las competencias del personal administrativo, operativo y docente, para estos últimos implica mayor dedicación por la misma flexibilidad de este tipo de educación, la articulación necesaria de los implicados y los roles que asumen, estos son aspectos críticos para el éxito de estos proyectos.<br />Voy a tratar de identificar los principales procesos que sustentan este tipo de proyectos de acuerdo a la lectura y a las buenas prácticas utilizadas en la UOC.<br />PLANIFICACIÓN<br />El proceso de planificación permite identificar los elementos que son vitales para el correcto funcionamiento de la institución educativa, en el caso de un proyecto e-learning es necesario tomar decisiones sobre:<br />Los materiales: este tipo de proyectos puede presentar dos tipos de materiales, aquellos que son entregados a los estudiantes vía correo postal, o entregados personalmente, y los que son suministrados en el campus virtual. En este punto hay que determinar los materiales que están disponibles, los que hay que confeccionar, los que necesitan alguna modificación, además de los docentes o entidades encargados de su realización; es necesario determinar en qué medios van a estar soportados y las implicaciones pedagógicas que pueden tener el uso de alguno de los soportes.<br />Los docentes: se debe hacer un balance del recurso humano disponible, los colaboradores externos y las necesidades de nuevos integrantes del equipo docente, además se debe realizar la asignación de los docentes a sus respectivas aulas. Los docentes deben ser informados de las novedades y funciones en el nuevo semestre y de ser necesario deben ser capacitados o reforzados en sus competencias como consejeros y tutores, esto es muy común cuando el campus virtual y los medios utilizados tienen novedades con nuevas funcionalidades o herramientas.<br />Los estudiantes: hay que planificar de acuerdo al número de estudiantes matriculados como van a ser asignados a las respectivas aulas virtuales y además se debe determinar cuál es la información que se les va a suministrar en las diferentes etapas programadas para el semestre.<br />Las aulas: de acuerdo a la información de estudiantes matriculados se procede a determinar el número de aulas necesarias para su correcto manejo de acuerdo a las especificaciones de la asignatura, al personal docente asignado de tal forma a que no queden muy recargados en sus obligaciones pedagógicas. Además es importante establecer el plan docente y la temporalización de las actividades actualizando el calendario o cronograma del aula de acuerdo al cronograma semestral.<br />Además de los aspectos anteriores es necesario realizar la planeación de los procesos de apoyo a la acción docente: el proceso de evaluación busca garantizar que la acción docente tenga la información, las pruebas y dispositivos de evaluación, los modelos de evaluación, los calendarios, lugares y condiciones y que como consecuencia de todo se pueda consignar las calificaciones finales en los expedientes de los estudiantes; la programación académica implica preveer el proceso de homologación, deben definirse las directrices del programa, las ofertas de matrícula, además se debe velar por la adecuación permanente de las normas que regulan el proceso de titulación; la gestión de docentes colaboradores (catedráticos) conlleva a que la actividad y las condiciones de estos estén de acuerdo con el modelo pedagógico de la institución y al cronograma establecido; y en la gestión de acciones formativas se debe planificar y valorar los recursos propuestos para las acciones formativas relacionadas con la nueva oferta docente y los cambios realizados en las anteriores.<br />Como se puede evidenciar la base de todo el accionar de la institución en el proceso de gestión docente es el proceso de planeación de las actividades principales vistas anteriormente y la previsión de cualquier eventualidad que pueda afectar el proceso con el fin de tener un plan de contingencia, esto permite asegurar un gran porcentaje de éxito en el proyecto educativo virtual.<br />El producto de esta etapa es el Plan de Trabajo que hay que seguir para antes y durante el semestre el cual además, de otras cosas, debe contener la repartición de tareas y responsabilidades de los implicados en el proyecto.<br />PUESTA EN MARCHA<br />En esta etapa el Plan de Trabajo debe ponerse en práctica y ser coordinadas las actividades por los líderes de departamentos, a pesar de que cada persona tiene una labor asignada los avances deben socializarse en reuniones periódicas en las que se deben concretar las acciones necesarias para corregir el rumbo cuando sea necesario.<br />Basado en el caso esta etapa implica para la UOC las siguientes acciones: a) pubicación y actualización de materiales en la plataforma e impresión y envío postal según sea el caso, b) confección y actualización de los planes docentes de las asignaturas, c) activación del proceso de matrículas, c) selección y formación de los colaboradores docentes (de planta y externos), d) publicación de las novedades en el aula de acuerdo al plan de comunicación, e) distribución de los atributos de las asignaturas (profesor responsable, consejeros, modelo evaluativo, relación entre asignaturas), f) publicación y socialización del calendario de tareas para el profesorado y gestores, entre otros aspectos.<br />VERIFICACION<br />Es necesario durante todo el proceso realizar la verificación de las acciones tomadas de acuerdo al plan de trabajo y a los objetivos propuestos con el fin de poder tomar las acciones correctivas con el fin de tener un inicio de actividades con el menor número de traumatismos posible.<br />En este proceso es de vital importancia revisar como van los procesos que tengan que ver con los materiales, las aulas, las asignaturas, el profesorado asignado a las mismas y que la información necesaria haya sido transmitida a todos los interesados.<br />Es importante además verificar las condiciones técnicas y estructurales del campus virtual de acuerdo a la carga que se va a manejar en todas las asignaturas del nuevo semestre con el fin de que no existan cuellos de botella en los accesos a esta.<br />APLICACIÓN DE CORRECTIVOS<br />De acuerdo al proceso de verificación deben aplicarse los correctivos necesarios y las decisiones pertinentes ante cualquier anomalía detectada en el proceso y poder así iniciar las actividades de la mejor manera posible.<br />La comunicación entre directores de cada departamento es vital para que conjuntamente se subsane cualquier eventualidad y se puedan repartir las tareas necesarias entre ellos de acuerdo al tipo de correctivo necesario y a la relación que haya entre estas.<br />Se debe dar preferencia a corregir los problemas que afecten de alguna manera la experiencia de los estudiantes.<br />CONCLUSIONES<br />El ciclo PHVA de Demming es una herramienta efectiva para realizar una adecuada gestión de cualquier proyecto, el caso planteado es un ejemplo de su aplicación y adecuación para asegurar el éxito del proyecto e-learning del nuevo semestre en la UOC.<br />Como todo ciclo cada uno de los procesos alimenta a los otros y se pueden ejecutar conjuntamente aunque pueden traslaparse, la aplicación de correctivos no es el final del proceso ya que este y todos los procesos deben retroalimentar el de planeación.<br />El inicio del semestre, implica también el inicio del proceso de planificación del próximo, con las experiencias y correcciones realizadas a las acciones anteriores como un insumo de entrada muy importante.<br />Hay que tener en cuenta que el proceso de gestión tecnológica es transversal a todos los existentes, ya que sobre este se sustentan la mayoría de estos. Una adecuada gestión tecnológica es vital para el éxito de todo el proceso y la implicación de los encargados en el proyecto debe realizarse desde que se comienza a planificar el nuevo semestre.<br />Hay que tener en cuenta que la UOC es una universidad con tradición en proyectos e-learning, las instituciones educativas que inician proyectos de este tipo pueden necesitar además adecuar su estructura tecnológica y acondicionar sus programas presenciales al nuevo modelo, entre otros.<br />