Heino Levald'i ettekanne ISO-Klubis 22.05.2013

1. HELMETHELMET
OrganisatsiooniOrganisatsiooni
kvaliteetjuhtimistarkvarakvaliteetjuhtimistarkvara
Heino Levald

2. Arvutitarkvara HELMET 2
KAVA
1. Mis on HELMET?
2. Organisatsiooni juhtimissüsteem ja
selle arendamine
kvaliteetjuhtimissüsteemiks
3. Organisatsiooni protsess ja funktsioonid
-- juhtimissüsteemi arendamise alus
4. HL meetod
5. HELMET kasutamine
6. HELMET eelised
7. Kokkuvõte

3. Arvutitarkvara HELMET 3
1. MIS ON HELMET?
1.1. HELMET on arvutitarkvara, mis
hõlbustab
 organisatsiooni juhtimissüsteemide
protsessipõhist kavandamist ja
arendamist ning
 kvaliteetjuhtimissüsteemi
väljatöötamist, rakendamist ja
kasutamist.
HELMET aluseks on standardi ISO
9001:2008 nõuded ja uudne HL
meetod

4. Arvutitarkvara HELMET 4
1.2. Tarkvara on mõeldud kasutamiseks
organisatsioonide juhtidele ja nende
abilistele juhtimise korraldamise alal.
Tarkvara on kasutatav igasuguses
organisatsioonides – ettevõtetes ja
asutustes, äriühingutes, avalikus
juhtimises ja MTÜ-des.
Tarkvara peaks pakkuma huvi ka
ärikorralduse ja muude erialade
üliõpilastele ning kõigile
juhtimishuvilistele.

5. Arvutitarkvara HELMET 5
1.3. Organisatsiooni kavandamisel ja
arendamisel võimaldab tarkvara:
 välja selgitada kõik organisatsiooni funktsioonid
– tööd, millised on vajalikud organisatsiooni
ülesannete täitmiseks ja eesmärkide
saavutamiseks;
 kavandada organisatsioonile sobivaim
(optimaalne) struktuur, töötajate
(ametikohtade) koosseis ja tööde jaotus täitjate
vahel;
 hõlbustada organisatsiooni
kvaliteetjuhtimissüsteemi väljatöötamist,
rakendamist ja kasutamist.

6. Arvutitarkvara HELMET 6
1.4. Organisatsiooni töös võimaldab
tarkvara:
 omada püsivalt ülevaadet organisatsiooni
juhtimissüsteemist ja tööjaotusest,
 koguda märkusi ja ettepanekuid arvestamiseks
organisatsiooni juhtimissüsteemi arendamisel,
 kavandada uusi organisatsiooni
juhtimissüsteemi versioone selleks, et
kõrvaldada ilmnenud puudusi ja valmistuda
uute ülesannete täitmiseks.
 süsteemselt hallata ja arendada
organisatsiooni kvaliteetjuhtimissüsteemi.

7. Arvutitarkvara HELMET 7
2. ORGANISATSIOONI JUHTIMISSÜSTEEM
JA SELLE ARENDAMINE
KVALITEETJUHTIMISSÜSTEEMIKS

8. Arvutitarkvara HELMET 8
2.1. Kvaliteetjuhtimine on organisatsiooni
selline juhtimine, mille toimel selle
tegevuse
tulemused vastavad püsivalt nii välis- kui
siseklientide vajadustele ja ootustele.
Kvaliteetjuhtimise tagab organisatsiooni
kvaliteetjuhtimissüsteem. Selle aluseks on
standardi
ISO 9001:2008 nõuetele vastav kvaliteedi-
juhtimissüsteem ja muud nõuded.
Kvaliteetjuhtimissüsteemi eesmärk ei ole ainult
organisatsiooni tegevuse tulemuste kõrge kvaliteedi
tagamine, vaid ka organisatsiooni majandusliku
edukuse, keskkonnakaitse, tööohutuse ja töötajate
rahulolu kindlustamine.

9. Arvutitarkvara HELMET 9
2.2. Mistahes organisatsiooni edukus sõltub
selle juhtimissüsteemist.
Organisatsiooni kvaliteetse
juhtimissüsteemi peamised elemendid on
 organisatsiooni struktuur,
 töötajate (ametikohtade) koosseis,
 tööjaotus ja
 juhised (protseduurid) juhtimiskvaliteedi
suhtes tähtsate tööde tegemiseks
Nõuded, millistele peab vastama
organisatsiooni kvaliteetne
juhtimissüsteem, on esitatud
kvaliteedijuhtimissüsteemide standardis
ISO 9001.2008 ning muudes standardites,
eeskirjades ja soovitustes.

10. Arvutitarkvara HELMET 10
2.3. Organisatsiooni otstarbeka
juhtimissüsteemi kujundamise aluseks
on
 organisatsiooni missioon, visioon,
eesmärgid ja ülesanded ning
 tööd ehk funktsioonid, mis peavad nende
eesmärkide täitmiseks olema täidetud.
Tööjaotus peab hõlmama kõik funktsioonid
ja delegeerima need konkreetsetele
täitjatele.
Juhised (protseduurid) peavad hõlmama
kõiki töid (alamprotsesse), millest
sõltuvad organisatsiooni tegevuse
tulemused

11. Arvutitarkvara HELMET 11
2.4. Paraku mõeldakse organisatsioonide
loomisel ja arendamisel tihti vaid
peamistele eesmärkidele.
Tähelepanu alt võivad välja jääda paljud
asjad, mida on vaja teha või hooles
pidada selleks, et organisatsioon toimiks
sujuvalt, tulemuslikult ja ökonoomselt
ning et talle esitatavad nõuded oleksid
täidetud.

12. Arvutitarkvara HELMET 12
2.5. Organisatsioonides, kus pole
piisavalt selgeks tehtud, milliseid
funktsioone on vaja täita, ega ole
määratud, kes neid täidavad, nõuab
tööjaotus juhtide pidevat tähelepanu
ning ikkagi võivad jääda mitmed
vajalikud funktsioonid täitmata ja tööd
tegemata. See koormab juhte ega lase
neil tegeleda strateegiliste
probleemidega, pingestab suhteid ning
pidurdab organisatsiooni arengut ja
kasvu.
Selle vältimiseks tuleb organisatsiooni
juhtimissüsteemi kavandamist ja
arendamist alustada organisatsiooni
protsessi kavandamisest ja analüüsist.

13. Arvutitarkvara HELMET 13
3. ORGANISATSIOONI PROTSESS JA
FUNKTSIOONID - JUHTIMISSÜSTEEMI
ARENDAMISE ALUS

14. Arvutitarkvara HELMET 14
3.1. Kvaliteedijuhtimissüsteemide standardi
ISO 9000 kõikides väljaannetes on
järgmine tekst:
 „Käesolev rahvusvaheline standard edendab
protsessikeskse lähenemisviisi omaksvõtmist
kvaliteedijuhtimissüsteemi väljatöötamisel,
rakendamisel ja selle mõjususe parendamisel,
et suurendada kliendi rahulolu tema nõuete
rahuldamise teel“.
 Protsessikeskne lähenemisviis võimaldab välja
selgitada kõik tööd ja tegevused, mis peaksid
organisatsioonis toimuma.
 Paraku ei täideta paljudes organisatsioonides
mitmeid olulisi töid just seetõttu, et need on
teadvustamata ega ole kellelegi täitmiseks
antud.

15. Arvutitarkvara HELMET 15
3.2. Organisatsiooni protsess on tegevuste
kompleks, mis on vajalik organisatsiooni
eesmärkide saavutamiseks ja ülesannete
täitmiseks.
Organisatsiooni protsess koosneb
alamprotsesssidest ja tegevustest.
Organisatsiooni protsess kavandatakse
organisatsiooni eesmärkide, missiooni ja visiooni
alusel.
Organisatsiooni protsessi on vaja pidevalt
täiustada ja otstarbekamaks muuta.

16. Arvutitarkvara HELMET 16
3.3. Protsessikeskse lähenemisviisi
rakendamiseks on vaja:
 kavandada või välja selgitada organisatsiooni
protsess, alamprotsessid ja tegevused ning neid
otstarbekalt arendada,
 koostada organisatsiooni protsessi
organisatsioonis tegemist vajavate tegevuste -
organisatsiooni funktsioonide võimalikult täielik
nimistu ja
 kavandada organisatsiooni selline struktuur,
täitjate koosseis ja tööde jaotus täitjate vahel,
mis tagavad kõikide funktsioonide täitmise
vähimate kuludega, koormamata täitjaid üle
nende võimete.

17. Arvutitarkvara HELMET 17
3.4. Organisatsiooni protsessikeskne
kavandamine ja arendamine on keerukas
ja mahukas töö.
Protsessikeskse lähenemisviisi kasutamist
takistas suuresti asjaolu, et selleks
puudus konkreetne metoodika.
Nüüd on selleks olemas
HL meetod ja seda kasutada võimaldav
arvutitarkvara
HELMET

18. Arvutitarkvara HELMET 18
4. HL MEETOD

19. Arvutitarkvara HELMET 19
4.1. HL meetodi põhisisuks on:
1. Organisatsiooni funktsioonide (vajalike
tegevuste) liigitamine kahel viisil:
ühelt poolt organisatsiooni protsessi
alamprotsessidest tulenevate
temaatiliste funktsiooniliikide ja -gruppide
järgi,
teiselt poolt täitjate (organisatsiooni
struktuuriüksuste ja ametikohtade) järgi.
2. Kahel nimetatud viisil liigitatud
funktsioonide nimistute koondamine
infootsisüsteemi tüüpi ja spetsiaalsete
seostega varustatud andmebaasi
OrgABC.

20. Arvutitarkvara HELMET 20
4.2. Andmebaasi OrgABC seosed
võimaldavad hõlpsasti kavandada
organisatsiooni struktuuri, ametikohtade
koosseisu ja tööjaotuse mitmeid
versioone ning valida nende hulgast
rakendamiseks sobivaim - optimaalne.
Optimaalne on organisatsiooni selline
juhtimissüsteem, mille puhul organisatsiooni
struktuur, täitjate koosseis ja tööde jaotus
nende vahel, mis tagavad kõikide tööde ja
ülesannete täitmise vähimate kuludega,
koormamata täitjaid üle nende võimete.
HL meetod on originaalne ning kaitstud EV
kasuliku mudeli tunnistustega EE00803 ja
EE00899. (autor Heino Levald).

21. Arvutitarkvara HELMET 21
4.3. HL meetodi kasutamiseks on vajalik
arvutitarkvara, mis võimaldab sooritada
kõiki operatsioone, mis on ette nähtud
teostada andmebaasis OrgABC.
Selline arvutitarkvara on HELMET
Selle on välja töötanud OÜ DELTMAR
programmeerija Meelis Lilbok

22. Arvutitarkvara HELMET 22
4.4. Selleks, et hõlbustada
organisatsiooni
kvaliteetjuhtimissüsteemi väljatöötamist,
rakendamist ja kasutamist ning selle
süsteemset haldamist ja arendamist, on
arvutitarkvara HELMET koosseisus
organisatsiooni KJS dokumentide plokk.

23. Arvutitarkvara HELMET 23
5. ARVUTITARKVARA HELMET
KASUTAMINE

24. Arvutitarkvara HELMET 24
5.1. Organisatsiooni juhtimissüsteemi
kavandamiseks ja arendamiseks
arvutitarkvara HELMET abil on vaja:
 Sisestada organisatsiooni andmebaasi
organisatsiooni protsessi analüüsi alusel
koostatud ning funktsiooniliikide ja –
gruppide kaupa liigitatud funktsioonide
nimistu.
 Sisestada organisatsiooni andmebaasi
funktsioonide täitjate - struktuuriüksuste ja
ametikohade - nimistu.
 Jaotada funktsioonid täitjate vahel.

25. Arvutitarkvara HELMET 25
5.2. Tulemuseks on kaks organisatsiooni
funktsioonide nimistut
 üks - liigitatud funktsiooniliikide ja –
gruppide kaupa,
 teine – liigitatud funktsioonide täitjate
kaupa.
Esimest nimistut võib muuta ainult siis, kui
muutub protsess või täpsustatakse selle
kirjeldust.
Teine nimistu määrab tööjaotuse täitjate
vahel. Sellega kaasneb ka organisatsiooni
struktuuri ja täitjate , töötajate koosseisu
muutmise võimalus.

26. Arvutitarkvara HELMET 26
5.3. Funktsioonide täitjate kaupa liigitatud
nimistu võimaldab luua erinevaid
organisatsiooni struktuuri ja täitjate
koosseisu versioone ning tööjaotuse
versioone täitjate vahel, neid versioone
omavahel võrrelda ja valida sobivaim -
optimaalne.
Märkimisväärne on see, et kui
muudetakse, lisatakse või
likvideeritakse funktsioonide või täitjate
nimetusi ühes nimistus, siis toimuvad
vastavad muutused ka sama versiooni
teises nimistus. See hõlbustab oluliselt
organisatsiooni juhtimissüsteemi loomist
ja viimistlemist.

27. Arvutitarkvara HELMET 27
5.4. Edasine organisatsiooni kavandamine
ja arendamine toimub
variantprojekteerimise teel.
 Selleks luuakse lisaks algselt kavandatud või
olemasolevale organisatsiooni struktuurile ja
tööjaotusele mitmeid organisatsiooni struktuuri,
täitjate koosseisu ja tööjaotuse täiendavaid
versioone. Nende hõlpsa teostamise ja
versioonide võrdlemiseks sobivate aruannete
saamise tagab andmebaasi teenindav
arvutitarkvara.
 Versioone võrreldakse ekspertide abiga
omavahel ning valitakse nende hulgast
kasutamiseks kõige otstarbekam – optimaalne.

28. Arvutitarkvara HELMET 28
5.5. Organisatsiooni juhtimissüsteemi
versioonide väljatöötamisel
võimaldab HELMET hõlpsasti:
 lisada või likvideerida funktsiooniliike, –gruppe ja
funktsioone ning täitjaid, samuti muuta täitjate
(struktuuriüksuste ja ametikohtade) nimetusi ja
funktsioonide sõnastust,
 ümber jaotada funktsioone täitjate vahel
arvestades funktsioonide töömahukust ja
täitmiseks vajalikku kvalifikatsiooni,
 koguda jooksvalt märkusi ja ettepanekuid
juhtimissüsteemi toimimise ja selle edasise
arendamise vajaduste kohta,
 väljastada aruandeid juhtimissüsteemi
versioonide kohta, mis võimaldavad neid
ekspertide abiga omavahel võrrelda ja leida
optimaalne edasiseks kasutamiseks.

29. Arvutitarkvara HELMET 29
5.6. Arvutitarkvara KJS dokumentide
plokk hõlbustab organisatsiooni
kvaliteetjuhtimissüsteemi väljatöötamist,
rakendamist, kasutamist ja arendamist.

30. Arvutitarkvara HELMET 30
5.7. Juhul, kui organisatsioonis on
funktsioonid jaotatud ainult täitjate kaupa
ja protsessipõhine funktsioonide jaotus puudub,
siis on võimalik organisatsiooni arendada vaid
täitjatekeskselt. Nii see tavaliselt ka toimub.
 Ent ainult täitjate kaupa jaotatud nimistu ei
sisaldada tihti kõiki funktsioone, mis on vajalikud
organisatsiooni protsessi seisukohast.
 Funktsioonide täielikku nimistut võimaldab välja
selgitada vaid organisatsiooni juhtimissüsteemi
protsessipõhine käsitlus ja funktsioonide
liigitamine funktsiooniliikide ja gruppide järgi.
 Organisatsiooni täitjakesksel arendamisel jääb
andmebaasi OrgABC protsessipõhine osa täitmata
ega võimalda arvutitarkvara HELMETit
kompleksselt kasutada.
 Nii muudavad HL meetod ja arvutitarkvara
HELMET organisatsiooni protsessipõhise
käsitluse möödapääsmatuks. See on nende
täiendav väärtus.

31. Arvutitarkvara HELMET 31
6. KOKKUVÕTTEKS

32. Arvutitarkvara HELMET 32
6.1. Üldised tulemused
HL meetodi ja arvutitarkvara HELMET raken-
damise tulemuseks on organisatsiooni
virtuaalne mudel, mis hõlbustab
kvaliteetjuhtimissüsteemi väljatöötamist,
rakendamist, kasutamist ja arendamist
 HL meetodi abil saab hõlpsa lahenduse ISO
standardite keskne probleem –
organisatsiooni kvaliteetjuhtimissüsteemi
protsessikesksuse tagamine ja kõikide
täitmist vajavate funktsioonide hõlmamine.
 HL meetod ja seda teenindav tarkvara
võimaldavad kvaliteetselt täita standardi
ISO 9001:2008 nõuet, et tippjuhtkond peab
tagama, et organisatsioonis oleksid
kohustused ja volitused määratud ja
teatavaks tehtud.

33. Arvutitarkvara HELMET 33
6.2. Organisatsiooni kavandamisel ja
arendamisel võimaldab tarkvara
 organisatsiooni protsessi konstruktiivse
analüüsi alusel hõlpsasti välja selgitada
kõik organisatsiooni funktsioonid – tööd,
millised on vajalikud organisatsiooni
ülesannete täitmiseks ja eesmärkide
saavutamiseks;
 leida variantprojekteerimise teel
organisatsiooni sobivaim (optimaalne)
struktuur, töötajate (ametikohtade)
koosseis ja tööde jaotus täitjate vahel;
 hõlbustada organisatsiooni
kvaliteetjuhtimissüsteemi väljatöötamist,
rakendamist ja kasutamist.

34. Arvutitarkvara HELMET 34
6.3. Organisatsiooni töös võimaldab
tarkvara
 omada püsivalt ülevaadet organisatsiooni
juhtimissüsteemist ja tööjaotusest,
 koguda märkusi ja ettepanekuid
arvestamiseks organisatsiooni
juhtimissüsteemi arendamisel,
 kavandada uusi organisatsiooni
juhtimissüsteemi versioone selleks, et
kõrvaldada ilmnenud puudusi ja
valmistuda uute ülesannete täitmiseks.
 süsteemselt hallata ja arendada
organisatsiooni
kvaliteetjuhtimissüsteemi.

35. Arvutitarkvara HELMET 35
6.4. Meetod ja tarkvara on
rakendatavad mistahes tegevusala
ja suurusega organisatsioonides.

36. Arvutitarkvara HELMET 36
Jääb üle soovida kõigile pealehakkamist ja
edu uudse HL meetodi ja seda
realiseeriva tarkvara HELMET
katsetamisel ja kasutamisel. Alles
praktikas tulevad välja nende tõelised
eelised ja puudused ning ainult neid
arvestades on võimalik tarkvara täiustada
ja selle uusi versioone välja töötada.
Edu sel alal on meie kõikide edu.

37. Arvutitarkvara HELMET 37
TÄNAN
Parimat soovides
Heino Levald
heino.levald@mail.ee GSM 5116652