Presentace ze semináře nazvaného Změny v Národním standardu a jejich dopad pro původce i dodavatele, který Institut pořádal v úterý 7. 3. 2017 a který se zaměřil především na představení změn v chystané nové verzi Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby. V rámci semináře byla také představena koncepce Národního standardu, hlavní povinnosti původců a klíčové požadavky nejen na elektronické systémy spisové služby. Současně byly představeny hlavní změny, které jsou předmětem novely Národního standardu, jejíž vydání se očekává v dubnu 2017.

1. Změny v Národním standardu
a jejich dopad pro původce i dodavatele
Jan Frk
Praha, 7. 3. 2017

2. STRUČNÁ REKAPITULACE
Národní standard

3. Zmocnění standardu
• § 70 zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové
službě
• NSESSS zveřejněn ve Věstníku Ministerstva vnitra
• Znění národního standardu je zpřístupněno
způsobem umožňujícím dálkový přístup na
internetových stránkách Ministerstva vnitra v sekci
„O nás“, ve složce „Archivnictví a spisová služba“.
Prohlášení o shodě s NSESSS je mandatorní součástí
dokumentace eSSL

4. Účel standardu
• Technická norma
• Prováděcí právní předpis zákona č. 499/2004
Sb., o archivnictví a spisové službě
Stanovuje základní požadavky na funkce systémů a
vytváří sjednocující parametry pro odbornou správu o
dokumenty.

5. Požadavky standardu
Verze 1
2009 
2010
částka 76/2009
Verze 2
2011 
2012
částka 101/2010
Verze 3
2012 
2017
částka 64/2012
Verze 4
2017  ?
Verze 5
?  ?
Zohledňující specifika
českého národního
prostředí 27 0 0 0 0
Doporučující 199 316 318 0 0
Povinné 574 439 447 ? ?
Celkem 773 755 765 ? ?

6. Přílohy standardu (schémata XML a XSD)
Aktuální verze Novela
Schéma XML pro výměnu dokumentů a jejich metadat
mezi ERMS
Schéma XML pro výměnu dokumentů a jejich metadat
Schéma XML pro zaznamenání popisných metadat
uvnitř datového balíčku SIP
Schéma XML pro zaznamenání popisných metadat
uvnitř datového balíčku SIP
Schéma XML pro vytvoření datového balíčku SIP Schéma XML pro vytvoření datového balíčku SIP
Schéma XML pro zasílání údajů o rozhodnutí ve
skartačním řízení a potvrzení přejímky s identifikátory
digitálního archivu původci
Schéma XML pro zasílání údajů o rozhodnutí ve
skartačním řízení a potvrzení přejímky s identifikátory
digitálního archivu původci
Schéma XML pro export a import spisového a
skartačního plánu
Schéma XML pro export a import spisového a
skartačního plánu
Schéma XML pro export a import transakčního
protokolu

7. Pracovní skupina
• V roce 2008 rozhodnuto MV převzít evropskou specifikaci MoReq2
• MV podepsalo 19.12.2008 se zástupci výrobců spisových služeb
memorandum ohledně rozhraní pro komunikaci datovými
schránkami
• Vznikla pracovní skupina zástupců dodavatelů spisových služeb –
konkurentů
• Začátkem roku 2012 vzniká pracovní skupina k NSESSS která
částečně navazuje na skupinu memoranda k ISDS
• Občanské sdružení CNZ se s ohledem na svou působnost chopilo
iniciativy - nezávislá platforma mimo státní i firemní struktury.
Informace o pracovní skupně na:
http://www.cnz.cz/odborne-aktivity/pracovni-skupina-NSESSS/

8. Aktuální členové pracovní skupiny
Zástupci výrobců
1) ALIS spol. s r.o.
2) aplis.cz, a.s.
3) Asseco Solutions, a.s.
4) BBM spol. s.r.o.
5) GORDIC spol. s r. o.
6) ICZ a.s.
Zástupci státní správy
1) Ministerstvo vnitra ČR (OAS, OHA, OeG)
2) Národní archiv ČR
3) Archiv hlavního města Prahy
4) Státní okresní archiv Hradec Králové
5) Národní bezpečnostní úřad
7) PilsCom, s.r.o.
8) Software602 a.s.
9) Triada, spol. s r.o.
10) VERA, spol. s r.o.
11) VITA software s.r.o.
12) VUMS LEGEND, spol. s r. o.

9. Předpokládaný harmonogram
Do 10.3.2017
předáno na MV
Do 24.3.2017
Vnitrorezort
Od 1.4.2017
Účinnost
Do 1.4.2018
Přechodné
období

10. HLAVNÍ CHYSTANÉ ZMĚNY
Národní standard

11. Nové znění standardu
• Bylo upraveno na základě praktických
zkušeností původců i dodavatelů
elektronických systémů spisové služby.
• Provedena celková revize standardu
– posouzení textu
– uvedení do souladu s prováděcím právním
předpisem

12. Vypuštění doporučených požadavků
• 318 doporučených požadavků
• Některé povýšeny na povinné
• Ostatní odstraněny

13. Redukce nadbytečných požadavků
• Ztvárnění evidence dokumentů 6.7.28
• Zcela zrušena a rozpuštěna původní kapitola
10 (účelové moduly)
• Vypuštěny byly požadavky na výtah, redakci a
nezbytné dokumenty

14. Uspořádání požadavků dle posloupnosti
Příjem Kontrola
Konverze
a vytěžování
Rozdělování a
oběh
EvidenceOznačováníPráce se spisyVyhotovování
Schvalování
Převod do
výstupních
formátů
Podepisování
a fixace v čase
Anonymizace
Doručování
Vyřizování a
uzavírání
ArchivaceSkartace

15. Upřesnění požadavků
• Doplnění entity Zásilka
• Upřesnění požadavků na transakční protokol
• Uvedení do souladu se zákonem a vyhláškou
• Upřesnění definic pojmů
• Upřesnění a sjednocení terminologie
• …

16. Sjednocení terminologie
• Pojmy v souvislosti s eIDAS
• ERMS  eSSL
• AIS  ISSD (Informační systém spravující dokumenty)
• Záznam  Koncept
• Řízený slovník  Číselník
• Organizace  Původce
• …

17. Definována struktura transakčního
protokolu v XML
• S ohledem na problémy se ztvárňováním
transakčního protokolu do PDF/A bylo pro něj
vytvořeno nové XML schéma (příloha 6)

18. Spisový plán
• Nově byl spisový plán omezen v souladu se
zákonem č. 499/2004 Sb. pouze na věcné
skupiny

19. Balíček SIP
• V oblasti skartačního řízení byla zohledněna
také existence národního digitálního archivu a
jeho národního archivního portálu a zejména
výkladem zpřesněna XML schémata pro
předávání metadat a digitálních dokumentů
k trvalému uložení v podobě balíčku SIP
(příloha 2 a 3).

20. Rozhraní na propojení informačních
systémů spravujících dokumenty
• Vychází z původního Best Practice
• Rozhraní je řešeno na bázi webových služeb
– Synchronní
– Asynchronní
• Je závazné jak pro eSSL, tak pro ostatní ISSD

21. Integrace ISSD s centrálním ESSL

22. Proces přenosu dat

23. Přečíslování požadavků
• Požadavky nově očíslovány tak, aby bylo
možné kontrolovat znění s předcházející
úpravou, jsou u jednotlivých požadavků
uvedena jejich původní čísla s případnou
poznámkou, zda došlo k významnější úpravě.

24. VIZE NÁSLEDNÉ NOVELY
Národní standard

25. Vize následné novely
Textový popis Textový popis
+
Datový model

26. Vize následné novely
• Účinnost cca od 1. 7. 2018 (+ přechodné období)
• Splnění požadavků odboru hlavního architekta
eGovernmentu MV, Odboru archivní správy a spisové
služby MV
• Vychází z požadavků NSESSS v.4
• Datový model v programu Enterprise Architect
(publikován jednotně a interaktivně)
– Model funkcí
– Model tříd
– Model aplikačního rozhraní
• Textová dokumentace (obdoba dnešních požadavků)

28. Návrh OHA
1) Enterprise architektura spisové služby (odpovědnost OHA)
Model s pohledy co řekne „CO“ to znamená, umí atd.
EA obsahuje základní prvky (stavební bloky).
2) Solution architektura spisové služby (odpovědnost pracovní
skupina, OAS)
Model s pohledy co řekne „JAK“ to vypadá.
SA obsahuje detailní popis architektonických pravidel a
omezení – procesy, výměny komunikace.
3) Design architektura spisové služby (odpovědnost pracovní
skupina, OAS)
Model s pohledy co řekne „JAK“ to funguje.
DA obsahuje skutečné řešení problému.

29. DOPADY CHYSTANÝCH ZMĚN
Národní standard

30. Dopady na dodavatele
• Po přechodné období
– Seznámit se s novelou
– Upravit veškeré ISSD
– Nabídnout původcům upravené ISSD
– Implementovat u původců upravené ISSD
– Na žádost původců sjednotit implementovaná
rozhraní na ISSD dle nového rozhraní

31. Dopady na původce
• Po přechodné období
– Seznámit se s novelou
– Zjistit, kdy budou ISSD v souladu s novelou
– Implementovat upravené ISSD
– Zjistit, jaká rozhraní jsou využívána
– Pokud možno zajistit sloučení rozhraní

32. Kontrolní seznam požadavků na ESS
• Vydalo MV ČR dne 18.7.2014
• Autoři: Jan Frk, Miroslav Kunt, Martina Macek
• Tento metodický návod je určen
– Veřejnoprávním původcům, kteří si chtějí ověřit, že jejich
výkon SSL odpovídá klíčovým požadavkům platné právní
úpravy.
– Kontrolním orgánům jakožto metodický návod pro
kontrolu u veřejnoprávních původců.
• Metodický návod je pojat jako seznam a obsahuje
vybrané požadavky především Zákona č. 499/2004 Sb.,
Vyhlášky č. 259/2012 Sb. a Národního standardu pro
elektronické systémy spisové služby.
• Metodický návod naleznete na stránkách Ministerstva
vnitra.

33. Kontrolní orgány
Státní oblastní
archiv
na základě § 71 odst.
1 písm. c) zákona č.
499/2004 Sb.
Národní archiv
na základě § 71 odst.
1 písm. b) zákona č.
499/2004 Sb.
Ministerstvo
vnitra
na základě § 71 odst.
1 písm. a) zákona č.
499/2004 Sb.
Nejvyšší kontrolní
úřad
na základě § 3 odst.
1 písm. a) zákona č.
166/1993 Sb.

34. Příklad správních deliktů
Právní předpis Sankce
zákon č. 499/2004 Sb. (§ 73 až § 74) Nesprávné vedení spisové služby
Od 100.000 Kč do 1.000.000 Kč
zákon č. 82/1998 Sb. Nesprávný úřední postup
Právo na náhradu škody má ten, jemuž byla nesprávným
úředním postupem způsobena škoda.
zákon č. 101/2000 Sb. (§ 44 až § 46) Zneužití osobních a citlivých údajů
Do výše 10.000.000 Kč

35. Doporučená literatura
• Autoři: Miroslav Kunt, Tomáš Lechner
• Formát: 145x205
• Vazba: brožovaná
• ISBN: 978-80-7502-083-3
• EAN: 9788075020833
• Vydáno: září 2015
• Rozsah: 400 stran

36. DĚKUJI ZA POZORNOST.
„Jen profesionálové s odpovídající kvalifikací
umožní důvěryhodnou a konkurence schopnou
správu dokumentů.“ (Ing. Martina Macek)