O slideshow foi denunciado.
Utilizamos seu perfil e dados de atividades no LinkedIn para personalizar e exibir anúncios mais relevantes. Altere suas preferências de anúncios quando desejar.

Skartační řízení v praxi

676 visualizações

Publicada em

Sdružení IRMS CRG uspořádalo dne 17. 2. 2014 seminář s názvem "SKARTAČNÍ ŘÍZENÍ V PRAXI". Setkání bylo zaměřeno na praktické řešení problematiky skartačního řízení. Presentace představila konkrétní kroky skartačního řízení zejména s ohledem na aktuální stav národního digitálního archivu..

Lektorem semináře byl ing. Stanislav Fiala, dlouholetý člen sdružení IRMS, metodik, lektor a spoluautor Slovníku základních pojmů v oblasti správy dokumentů.

Velké poděkování patří též spoluprezentátorům z Národního archivu, pánům Mgr. Zbyškovi STODŮLKOVI a Bc. Jiřímu BERNASOVI za jejich nezištné a velice zajímavé příspěvky.

Publicada em: Educação
  • Seja o primeiro a comentar

  • Seja a primeira pessoa a gostar disto

Skartační řízení v praxi

  1. 1. SKARTAČNÍ ŘÍZENÍ V PRAXI Stanislav Fiala vážení hosté: Jiří Bernas, Zbyšek Stodůlka Seminář IRMS CRG Praha, 17.2.2015
  2. 2. Základní legislativa Spisové služby • Zákon 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě • Vyhláška 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, prováděcí předpis MV k zákonu 499/2004 Sb. (nahradila 191/2009, 495/2004 a 496/2004 Sb.) • Národní standard pro elektronické systémy spisové služby novela publikovaná v částce 64 Věstníku Ministerstva vnitra (VMV čá. 64/2012) 2
  3. 3. Co je cílem 3 Původce XML SIP Archivář • Příjem • Evidence • Oběh • Vyřizování • Vyhotovování • Podepisování • Odesílání • Ukládání • Vyřazování
  4. 4. • Vše začíná podáním • Pokračuje vyhotovením dokumentů • Nekončí vyřízení/uzavření dokumentu • Co s dokumenty ve spisovně • Autorizovaná konverze dokumentu, převedení a změna datového formátu dokumentu • Kontrolní mechanismy 4 Seminář IRMS – 30.9.2014
  5. 5. • kontrola formátů dokumentu • kontrola metadat dokumentu – Nutných pro splnění zákona, vyhlášky – Nutných pro tvorbu SIP 5 Co je cílem
  6. 6. SPIS a Kontrola metadat a formátů 6 e e e e e A5,U S3,U S3,U S3 • Změna datového formátu • Kontrola metadat - datum doruč. - odesilatel - věc, značka - forma - skartační znak ….. Původce
  7. 7. Změna datového formátu • Jediná legislativní možnost • Vlastní omezení vstupních formátů • Nutné licence migračních nástrojů • Nutný el.podpis a čas.razítko 7 Z.D.F ee e
  8. 8. Kontrolní mechanismy • Při vyřízení • Při uzavření • Při příjmu do spisovny • Při přípravě skartačního návrhu • Při realizaci skartačního řízení 8
  9. 9. Jak ověřit? • https://digi.nacr.cz/validatorPDF/ • http://digi.nacr.cz:8080/CheckXml.aspx/ 9
  10. 10. Validátor PDF 10 Validátor SIP • informační výsledek • možná diskuse, pokud validátor použitý původcem dává rozdílný výsledek • informační výsledek • možná diskuse nad výsledky • validuje se shoda se schématem • ověřují se i některé údaje uvedené v SIP
  11. 11. Proč to všechno 11 e SIP e e Metadata + Dokumenty (V.D.F) SPIS a e e A5,U S3,U S3,U S3 e S3,U S3,U e S3,U
  12. 12. E-skartace 12 Původce Archivář
  13. 13. 13 E-skartace • archivář nahraje obdržené SIP do aplikace • SIP mohou obsahovat počítačové soubory (komponenty) • komponenty mohou být v nevýstupních formátech (nedoporučujeme) • v aplikaci archivář vyznačí své rozhodnutí • výsledný seznam dle přílohy č. 4 NSeSSS zašle původci jako přílohu protokolu o výběru
  14. 14. E-skartace 14 Původce Archivář XML Metadata ERMS - vybrané za archiválie - určené ke zničení - vyřazené ze skartačního řízení
  15. 15. 15 E-skartace • původce vygeneruje SIP již s komponentami ve výstupním formátu • SIPy předá příslušnému archivu dohodnutým způsobem (off-line, sftp na dohodnutou adresu)
  16. 16. E-skartace 16 Původce Archivář
  17. 17. 17 E-skartace • Archivář nahraje prostřednictvím aplikace ePřejímky do NDA • Současně doplní přejímku dalšími potřebnými metadaty: - identifikátor archivu - identifikátor fondu - identifikátor původce
  18. 18. 18 E-skartace • NDA ověří, zda byly předány všechny vybrané díly, spisy a dokumenty, provede kontrolu formátů a v případě potřeby provede konverzi (původní formát zůstává zachován) a SIP uloží • Výsledkem uložení je seznam dokumentů dle přílohy č. 4 NSESSS obsahující identifikátor digitálního archivu
  19. 19. 19 E-skartace • Na základě identifikátoru digitálního archivu a identifikátoru v SIP lze jednoznačně identifikovat libovolný díl, spis či dokument • vytvořený seznam obdrží původce prostřednictvím příslušného archivu
  20. 20. E-skartace 20 Původce Archivář XML Metadata ERMS - ID NDA - zničení replik dokumentů - zničení nepotřebných metadat
  21. 21. 21 E-skartace • Pro původce končí smazáním komponent a metadat • Skartační protokol je nový doručený dokument
  22. 22. DISKUSE 22
  23. 23. Děkuji Vám za pozornost Seminář IRMS CRG Praha, 17.2.2015

×