Sdružení IRMS CRG uspořádalo dne 17. 2. 2014 seminář s názvem "SKARTAČNÍ ŘÍZENÍ V PRAXI". Setkání bylo zaměřeno na praktické řešení problematiky skartačního řízení. Presentace představila konkrétní kroky skartačního řízení zejména s ohledem na aktuální stav národního digitálního archivu.. Lektorem semináře byl ing. Stanislav Fiala, dlouholetý člen sdružení IRMS, metodik, lektor a spoluautor Slovníku základních pojmů v oblasti správy dokumentů. Velké poděkování patří též spoluprezentátorům z Národního archivu, pánům Mgr. Zbyškovi STODŮLKOVI a Bc. Jiřímu BERNASOVI za jejich nezištné a velice zajímavé příspěvky.

1. SKARTAČNÍ ŘÍZENÍ V PRAXI
Stanislav Fiala
vážení hosté: Jiří Bernas, Zbyšek Stodůlka
Seminář IRMS CRG
Praha, 17.2.2015

2. Základní legislativa Spisové služby
• Zákon 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě
• Vyhláška 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, prováděcí
předpis MV k zákonu 499/2004 Sb. (nahradila 191/2009, 495/2004 a
496/2004 Sb.)
• Národní standard pro elektronické systémy spisové služby novela
publikovaná v částce 64 Věstníku Ministerstva vnitra (VMV čá. 64/2012)
2

3. Co je cílem
3
Původce
XML
SIP
Archivář
• Příjem
• Evidence
• Oběh
• Vyřizování
• Vyhotovování
• Podepisování
• Odesílání
• Ukládání
• Vyřazování

4. • Vše začíná podáním
• Pokračuje vyhotovením dokumentů
• Nekončí vyřízení/uzavření dokumentu
• Co s dokumenty ve spisovně
• Autorizovaná konverze dokumentu, převedení a změna
datového formátu dokumentu
• Kontrolní mechanismy
4
Seminář IRMS – 30.9.2014

5. • kontrola formátů dokumentu
• kontrola metadat dokumentu
– Nutných pro splnění zákona, vyhlášky
– Nutných pro tvorbu SIP
5
Co je cílem

6. SPIS
a
Kontrola metadat a formátů
6
e
e
e
e
e
A5,U
S3,U
S3,U
S3
• Změna datového formátu
• Kontrola metadat
- datum doruč.
- odesilatel
- věc, značka
- forma
- skartační znak
…..
Původce

7. Změna datového formátu
• Jediná legislativní možnost
• Vlastní omezení vstupních formátů
• Nutné licence migračních nástrojů
• Nutný el.podpis a čas.razítko
7
Z.D.F
ee e

8. Kontrolní mechanismy
• Při vyřízení
• Při uzavření
• Při příjmu do spisovny
• Při přípravě skartačního návrhu
• Při realizaci skartačního řízení
8

9. Jak ověřit?
• https://digi.nacr.cz/validatorPDF/
• http://digi.nacr.cz:8080/CheckXml.aspx/
9

10. Validátor PDF
10
Validátor SIP
• informační výsledek
• možná diskuse, pokud validátor použitý původcem
dává rozdílný výsledek
• informační výsledek
• možná diskuse nad výsledky
• validuje se shoda se schématem
• ověřují se i některé údaje uvedené v SIP

11. Proč to všechno
11
e
SIP
e e
Metadata
+
Dokumenty (V.D.F)
SPIS
a
e
e
A5,U
S3,U
S3,U
S3
e
S3,U
S3,U
e
S3,U

12. E-skartace
12
Původce Archivář

13. 13
E-skartace
• archivář nahraje obdržené SIP do aplikace
• SIP mohou obsahovat počítačové soubory (komponenty)
• komponenty mohou být v nevýstupních formátech
(nedoporučujeme)
• v aplikaci archivář vyznačí své rozhodnutí
• výsledný seznam dle přílohy č. 4 NSeSSS zašle původci
jako přílohu protokolu o výběru

14. E-skartace
14
Původce Archivář
XML
Metadata ERMS
- vybrané za archiválie
- určené ke zničení
- vyřazené ze skartačního řízení

15. 15
E-skartace
• původce vygeneruje SIP již s komponentami ve výstupním
formátu
• SIPy předá příslušnému archivu dohodnutým způsobem
(off-line, sftp na dohodnutou adresu)

16. E-skartace
16
Původce Archivář

17. 17
E-skartace
• Archivář nahraje prostřednictvím aplikace ePřejímky do
NDA
• Současně doplní přejímku dalšími potřebnými metadaty:
- identifikátor archivu
- identifikátor fondu
- identifikátor původce

18. 18
E-skartace
• NDA ověří, zda byly předány všechny vybrané díly, spisy a
dokumenty, provede kontrolu formátů a v případě
potřeby provede konverzi (původní formát zůstává
zachován) a SIP uloží
• Výsledkem uložení je seznam dokumentů dle přílohy č. 4
NSESSS obsahující identifikátor digitálního archivu

19. 19
E-skartace
• Na základě identifikátoru digitálního archivu a
identifikátoru v SIP lze jednoznačně identifikovat
libovolný díl, spis či dokument
• vytvořený seznam obdrží původce prostřednictvím
příslušného archivu

20. E-skartace
20
Původce Archivář
XML
Metadata ERMS
- ID NDA
- zničení replik dokumentů
- zničení nepotřebných metadat

21. 21
E-skartace
• Pro původce končí smazáním komponent a metadat
• Skartační protokol je nový doručený dokument

22. DISKUSE
22

23. Děkuji Vám za pozornost
Seminář IRMS CRG
Praha, 17.2.2015