Content –Verarbeitungsserver für SAP -Stapelverarbeitung von Scans, eMail, Files, IDOCs -Bar-/ Patchcode-Separierung -OCR/ICR -Verifikation mit SAP Stammdaten -Ablage SAP-Archiv -Initiierung SAP Workflow

1. biz²ScanServer
Content –Verarbeitungsserver für SAP
- Stapelverarbeitung von Scans, eMail, Files, IDOCs
- Bar-/ Patchcode-Separierung
- OCR/ICR
- Verifikation mit SAP Stammdaten
- Ablage SAP-Archiv
- Initiierung SAP Workflow inPuncto GmbH
Fabrikstr. 5
73728 Esslingen
Tel: +49 (0) 711 66188 511
Fax:+49 (0) 711 75878614
www.inpuncto-gmbh.com
*“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“
B2ScS.ppt

2. biz²ScanServer – Zusammenfassung I
Der biz²ScanServer für SAP ist ein Verarbeitungsserver für eingehenden Content
nach SAP
Er verfügt über mehrere Eingangskanäle: Scans, Verzeichnisse, eMails, IDOCs,
XML, Fax…
Je Anwendungsszenario verfügt er über eine konfigurierbare interne Ablaufsteuerung
Je nach Szenario werden unterschiedliche Module in den Ablaufprozess
eingebunden:
 Imageverarbeitung
 Konvertierung
 Barcode-Leser
 OCR/ICR für unterschiedliche Dokumentarten (Volltext, Datenextraction, Freiform)
 SAP Kommunikation (mandantenfähig, Stammdaten, Ablage/ArchivSAP,
Workflow)
 Kein eigenes Datenmanagement erforderlich – alles Daten in SAP
b2ScS.ppt
Page 2

3. biz²ScanServer – Zusammenfassung II
Beispiele für Anwendungsszenarien des biz²ScanServers:
 Massenverarbeitung von Papierrechnungen (mit Barcode) für SAP „spätes
Archivieren
 Übernahme von Personalakten (inkl. Barcode (Identifikation) und Patchcodes (für
Dokumenttypisierung) zur gezielten Ablage in e-Akte von SAP-HR
 Verarbeitung von eMail mit Attachments mit gezielter Zuordnung in SAP und
Ablage/Archivierung
 Automatische Rechnungsverarbeitung (inkl. OCR/ICR) , Stammdatenvergleich,
Initiierung SAP Workflow, SAP Ablage/Archiv
 Massenverarbeitung von Papierbelegen (z.B. Ablesekarten / Formulare) zur
gezielten Ansteuerung von Folgeprozessen in SAP
 Posteingangszenarien – Separierung von Briefeinheiten, Initiierung SAP
Workflow, und weitere Separierung gemäß Dok.arten in SAP
 …
b2ScS.ppt
Page 3

4. biz²ScanServer – Zusammenfassung III
Beispiele für Anwendungsszenarien des biz²ScanServers:
 Einbindung von Multifunktionsgeräten zur Erfassung (Scan-to-file, Scan-to-eMail)
 Automatische Verknüpfung von Auftragsbestätigungen zu SAP-Bestellungen
 Initiierung qualifizierter Freigabeprozesse von Dokumenten anhand ausgelesener
Werte (inkl. spezifischem Stammdatenvergleich)
 SAP Szenarien „frühes Archivieren“ mit Ad-Hoc SAP Workflow zur
Benachrichtigung der Bearbeiter.
 Verarbeitung IDOCS / XMLs – Einbindung in SAP Workflow etc.
 …u.v.m
b2ScS.ppt
Page 4

5. biz²ScanServer - Überblick
Files (tif, pdf, xml IDOC) Direkter SAP-Initiierung
über Verzeichnisse Maileingang zur Verarbeitung
Dateneingänge
Bildverbesserung Konvertierung
Konfigurierbare Ablaufsteuerung
Prozess Module Barcoding Optical Character Recognition
Bildverbesserung Konvertierung
Mail
Zielsysteme
Archiv
z.B. Standard Kundenarchiv)
b2ScS.ppt
Page 5

6. biz²ScanServer – Dateneingang I
Verzeichnisse
 Files (tif, pdf, xml, fax, IDOC)
 Filezugriffspattern frei definierbar
 SAP-System/Mandant Matching
 Initiierung SAP-Workflows direkt nach
Dateneingang
 Workflows zuordenbar
 Spezielles Verzeichnis für das Verarbeiten
von Mail-Files (.eml)
b2ScS.ppt
Page 6

7. biz²ScanServer – Dateneingang II
Mail
 Verwendung für z.B. Multifunktionsgeräte
 Ablaufsteuerung startet analog Verzeichnis-Eingang
 Workflow-Zuordnung anhand Empfängeradresse
 Zu verarbeitende Images (Scans) in Mailanhang
 Authorisierungs-Möglichkeit für Mailversender
b2ScS.ppt
Page 7

8. biz²ScanServer – Dateneingang III
SAP-Initiierung zur Verarbeitung
biz²Scanner biz²ScanServer
Ablage/Archiv
Stapelerfassung z.B.biz²Archiver Stapelverarbeitung, Stammdatenvergleich
Ergebnis nach SAP (Workflow, Archiv)
Temp. / perm. Ablage/Archivierung
b2ScS.ppt
Page 8

9. biz²ScanServer - Prozess Modul I
Konvertierungen/Bildverbesserungen
 Verwendung innovativer Image-Bibliotheken für
Imageverarbeitung und Dokumenten-Clean-up
 Eingangsformate konvertieren (jpg, pdf, etc.)
 Datenaufbereitung
 Entfernung von Fax- oder Scanbedingten
Linien
 Farbreduktion
 Auflösungsreduktion
 In Zielformat konvertieren (jpg, pdf, etc.)
b2ScS.ppt
Page 9

10. biz²ScanServer - Prozess Modul II
BCR
 Barcode
 Separierung einzelner Dokumente im Scanstapel
 Inhalt des Barcodes zur Steuerung der Verarbeitung
 Inhalt des Barcodes zu Initiierung unterschiedlicher
SAP Prozesse
 Patchcode
 Typisierung von Dokumenten
 Erkennung, Gruppierung Teildokumente, Mapping zu
SAP-Dokumentarten
 Barcodes/Patchcodes
 Barcode entsprechend SAP Beleg
 SAP-Funktionsbausteine steuern
b2ScS.ppt
Page 10

11. biz²ScanServer - Prozess Modul II
BCR am Beispiel SAP-HR
 Barcode-Trennung einzelner (vorab
im Stapel gescannter) Bewerbungen
Bewerbung
 Zuordnung Dokumentklassen über
Patchcode
Anschreiben Lebenslauf Anlagen
 Weitere Steuerungsmöglichkeit bzgl.
Dokumenten-Separierung, Seite im
Zielstapel aufnehmen etc.
b2ScS.ppt
Page 11

12. biz²ScanServer - Prozess Modul III
Optical /Intelligent Character Recognition Beispiele
 Volltexterkennung  Rechnungen
 Kombination mehrerer Hochleistungs-  Ablesekarten
Erkennungs-Engines  Messprotokolle
 Dokumentenanalyse in Freiformtechnik  Lieferscheine
 Reduktion von Erkennungsalternativen durch  Andere
Datenbank Dokumentarten
 Integrierte Stammdaten-Erkennung / inkl. SAP
Abgleich
 Maschinen- und Handschriften
 Unterstützung gängiger Sprachen
 Spezielle Logiken zum Auslesen von
Rechnungsitems (§14 USTG)
b2ScS.ppt
Page 12

13. biz²ScanServer - Prozess Modul IV
SAP-Stammdatenmodul
automatisierter Abgleich von OCR/ICR Ergebnissen mit vorhandenen SAP Stammdaten
Online oder periodischer
Stammdaten-Abgleich
OCR/ICRAlternative 1: Firma Müffer Erste Strasse 1 41111 Stadt 70%
Alternative 2: Firma Mülfer Erste Strasse 1 41111 Stadt 90%
VendorList DB
DB-Lookup SYS MAND COMP STREET ZIP CITY VENDORNO
DB-Filter SYS/MAND P01/700 P01 800 Firma1 Strasse 1 65830 Stadt1 8685848343
P01 700 Firma2 Strasse 2 73700 Stadt2 6543456543
+ Wertevergleich
P01 700 Müller Erste 1 41111 Stadt 9876543791
Ergebnis: Firma Müller Erste Strasse 1 41111 Stadt (Lieferanten Nr. 9876543791)
b2ScS.ppt
Page 13

14. biz²ScanServer - Administation
Administration/Verfügbarkeit
 Virtuelle Maschinen werden unterstützt
 Load-Balancing/FailOver durch Einsatz mehrerer biz²ScanServer
auf unterschiedlichen Servern
 Persistente Speicherung der Daten eines Arbeitsablaufes.
Begonnene Prozesse werden nach letztem Checkpunkt wieder
aufgenommen
 Administrative Prozessinformationen per Mail
 Traces / Logs / Job-History
b2ScS.ppt
Page 14

15. biz²BusinessSuite – File-Caching
Problematische Netzwerk-Situation -> Lösung via File-Caching
 Benötigte Daten befinden sich im Archiv oder Content-Server
der „schlecht“ ins Netz eingebunden ist
 Content-Server liegt beim Provider, Verbindung <= 2 Megabit Leitung
 Allgemein nur begrenzte Bandbreiten verfügbar
 Netzwerk-Traffic droht Überhand zu nehmen
 Viele Arbeitsabläufe bedingen, das Images (Rechnungen etc.) oft und von
unterschiedlichen Bearbeitern abgerufen werden müssen
 Image-Files können beträchtliche Größen aufweisen, diese übersteigen die
in SAP typischerweise transferierten Datenmengen
 -> wird durch iP File-Caching gelöst!
b2ScS.ppt
Page 15

16. biz²BusinessSuite - File Caching
Beispiel 1: Netzwerksituation bei Rechnungsverarbeitung (ohne Caching)
Standort A
biz²Validator
Validierer
Standort B
biz²Validator
Lade Rechung 1 von CS
Freigeber Content-Server
biz²Validator
Buchender
b2ScS.ppt
Page 16

17. biz²BusinessSuite - File Caching
Beispiel 2: Netzwerksituation bei Rechnungsverarbeitung (mit Caching)
Standort A
biz²Validator
Validierer holt Rechung1 von CS,
Validierer Ablage auf Shared-Dictionary
Standort B
biz²Validator
Shared-
Freigeber Content-Server
Directory
Freigebender/Buchender holen
biz²Validator Rechung1 von Shared-
Dictionary
Buchender
b2ScS.ppt
Page 17

18. biz²BusinessSuite - File Caching
Beispiel 3: Netzwerksituation Rechnungsverarbeitung (mit Caching)
biz²ScanServer verteilt Ergebnis (Rechnung)
Standort A an verschiedene Prozess-Teilnehmer (Standort B/C/D) Standort B
Scanstapel
biz²ScanServer Original-Daten an Content-Server
Content-Server
Verteilung Caching-
Datei an Standort C
+ Verschlüsselung
Verteilung Caching-
Datei an Standort D
Standort C +Komprimierung Standort D
+Verschlüsselung
Local Dir Local Dir
biz²Validator biz²Validator biz²Validator
Validierer Buchender Freigebender
b2ScS.ppt
Page 18

19. biz²BusinessSuite - File Caching
Realisierung unterschiedlicher Caching-Strategien
 Standard SAP-Methode
Standort A Standard SAP-Methode
 Cache und Standard SAP-Methode
 Nur Cache biz²Validator
Content-Server Buchender
Standard SAP Prio2
Cache und Standard
Standort B SAP-Methode Standort C Nur Cache
biz²Validator biz²Validator
Validierer Freigebender
Cache Prio1
Local Dir Local Dir
b2ScS.ppt
Page 19

20. biz²BusinessSuite - File Caching
Caching Facts
 Optimale Unterstützung beliebiger Netzstrukturen und Arbeitsabläufe
 Flexible Datenbereitstellung an potentiell beteiligte Prozessteilnehmer
 Läuft im Hintergrund, Zeitgesteuerte automatische Bereinigung der Daten
 Verschlüsselung sicherheitsrelevanter Daten durch AES
(Advanced Encryption Standard)
 Caching-Daten komprimierbar
b2ScS.ppt
Page 20

21. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Ihr Ansprechpartner:
Dr. Frank Marcial
Tel: (0711) 66188 500
Fax: (0711) 75878614
frank.marcial@inpuncto-gmbh.com
b2ScS.ppt
Page 21