LegalDoc LITE è la soluzione per la conservazione sostitutiva per PMI e professionisti, garantisce piena compliance normativa a bassi costi ed è immediatamente disponibile sul PC.

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30 Aprile 2014
La Conservazione Sostitutiva
con

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Introduzione
Il presente webinar fornirà una panoramica sul tema della
conservazione sostitutiva, illustrandone i riferimenti normativi, il
processo e i benefici derivanti
Successivamente verrà contestualizzata la conservazione nel
mondo InfoCert effettuando un focus sul nuovo prodotto di
conservazione LegalDoc LITE.

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La Conservazione
Cosa è?
Basi Normative
Strumenti e processo in uso
InfoCert leader di mercato per i processi di conservazione sostitutiva
LegalDoc LITE
La soluzione di conservazione InfoCert pensata per professionisti e PMI
Vantaggi
Demo utilizzo
Questions & Answers
Agenda

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Archiviazione Documentale
Memorizzazione di un documento (digitale ab origine o
scansionato) su un supporto idoneo (es. Sistema
Documentale, CD)
La conservazione consente la sostituzione della conservazione su carta con
quella digitale anche per documenti cartacei all'origine
Conservazione
Processo disciplinato che permette di conservare i
documenti in formato digitale consentendo di distruggere
l’originale cartaceo o di non procedere con la sua stampa.
Serve a garantire autenticità, integrità, affidabilità,
leggibilità e reperibilità dei documenti
Conservazione - introduzione

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Quadro di riferimento per i
processi e i sistemi di
conservazione elettronica dei
documenti
DPCM 3 dicembre 2013
Decreto Ministero
Economia e Finanze
23/01/2004
Circolari / Risoluzioni
Agenzia delle Entrate
Definizione delle modalità di
conservazione dei documenti
rilevanti ai fini delle
disposizioni tributarie
Consolidamento normativa di
conservazione dei documenti
digitali, con chiarimenti su
aspetti operativi
Il DPCM 3 dicembre 2013 ha
recentemente sostituito le previgenti
Regole Tecnoche, costituite dalla
Deliberazione CNIPA 11/2004
Fatture
Libro giornale
Libro inventari
Registri Iva
Ordini
Contratti
Libri sociali
Bilanci
Relazione dei sindaci e revisori
Relazione sulla gestione
DDT
Corrispondenza
Cedolini paga, Fogli presenza
Contratti
CUD
Modello 730
Modello 770
Documenti amministrativi/contabili Documenti HR
DOCUMENTI
SOGGETTI A
CONSERVAZIONE
Quadro normativo

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Il sistema di conservazione consente al Responsabile
della Conservazione di monitorare l’esito della
procedura di conservazione, che si chiude all’atto
dell’apposizione di firma digitale e marca temporale
sugli indici di conservazione di ogni file. L’esibizione dei
documenti avviene direttamente dal sistema di
conservazione, corredando il documento di tutte le
evidenze necessarie
IL CONTESTO
Il sistema di
conservazione di
InfoCert può essere
integrato tramite web
services con le
applicazioni del cliente
o fruito in Cloud
PUNTI DI ATTENZIONE
Invio in
conservazione Memorizzazione Esibizione
Ricezione del
pacchetto di
versamento
Marca
temporale
Firma del
Responsabile
della
Conservazione
CLIENTE RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE CLIENTE
Il cliente invia tramite
LegalDoc i documenti in
conservazione
Il documento viene
preso in carico dal
sistema con invio in
conservazione sincrono
per ogni file
Il Responsabile della
Conservazione firma
digitalmente ogni indice di
conservazione di ogni file
Ogni indice di conservazione
di ogni file viene marcato
temporalmente, conferendo
al documento una data certa
opponibile ai terzi
Il documento (che è un
insieme di file) viene
memorizzato in un’area
protetta di LegalDoc
Il documento
conservato può essere
esibito su richiesta del
cliente
Conservazione a norma – il flusso

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Principali Benefici della Conservazione
Efficienza
• Riduzione dei tempi di svolgimento delle attività relative alla conservazione dei
documenti
• Riduzione impatto organizzativo delle visite ispettive da parte degli organi
competenti
Riduzione dei Costi
• Facilità di ricerca dei documenti
• Diminuzione costi (diretti ed indiretti) sui processi operativi
Controllo
• Maggiore controllo dei processi documentali

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Delega del processo di Conservazione
La conservazione può essere affidata ad un soggetto esterno (…) mediante contratto
o convenzione di servizio che preveda l’obbligo del rispetto del manuale di
conservazione predisposto dal responsabile della stessa;
Il servizio LegalDoc di InfoCert prevede la delega completa della responsabilità di
conservazione;
Vantaggi della delega a InfoCert:
 Esperienza e solidità aziendale: InfoCert è un’azienda solida con elevato capitale
sociale, aspetto imprescindibile quando si parla di conservazioni decennali;
 Compliance normativa garantita. Adeguamento costante e immediato alla
normativa di legge;
 Infrastruttura tecnologica modulare, scalare e ridondata.

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InfoCert leader di mercato per la conservazione
InfoCert, con un volume di oltre 500 milioni di documenti conservati, è leader di mercato
nelle soluzioni di conservazione sostitutiva;
Oltre alla componente tecnologica, InfoCert è in grado di garantire la massima attenzione ai
processi di business che portano alla formazione dei documenti e alla compliance normativa
dei processi di conservazione;
InfoCert riserva particolare attenzione alla rispondenza alla normativa vigente in tema di
conservazione sostitutiva, in particolare per quanto riguarda le procedure e le componenti
utilizzate dal servizio di conservazione offerto.

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La Conservazione
Cosa è?
Basi Normative
Strumenti e processo in uso
InfoCert leader di mercato per i processi di conservazione sostitutiva
LegalDoc LITE
La soluzione di conservazione InfoCert pensata per professionisti e PMI
Vantaggi
Demo utilizzo
Questions & Answers
Agenda

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La conservazione sostitutiva facile ed intuitiva a portata di click

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Descrizione
LegalDoc LITE è un’applicazione client che permette la conservazione
sostitutiva dei documenti in modo semplice e intuitivo;
Fortemente integrato con il sistema operativo sul quale è installato,
LegalDoc LITE guida l’utente in tutte le fasi del processo di conservazione
a norma dei documenti;
LegalDoc LITE coniuga la semplicità d’uso con il rispetto della normativa
di riferimento in tema di conservazione sostitutiva.

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Funzionalità base
Conservazione del documento;
Rettifica di un documento conservato;
Ricerca ed Esibizione a norma.
LegalDoc LITE è inoltre un sistema per la Conservazione altamente innovativo, poiché
consente di:
Facilitare l’invio dei documenti in conservazione
Creare Categorie
Fascicolare i documenti
Principali Funzionalità

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Caratteristiche Distintive
Integrazione pc client: l’integrazione con il sistema operativo permette di facilitare la
conservazione sostitutiva da ogni punto del sistema operativo;
Visualizzazione documenti conservati direttamente dal proprio pc: è’ possibile
scorrere sul file system del computer sul quale LegalDoc LITE è installato e visionare in
modo rapido quali file sono già stati inviati in conservazione;
Invio immediato in conservazione: la Conservazione di un documento è sincrona.
Grazie infatti al motore LegalDoc, l’invio i Conservazione dei documenti è contestuale
alla richiesta dell’utente;
Pre-configurazione: LegalDoc LITE, è già preconfigurato con le principali categorie
documentali (classi) che vengono associate ai documenti inviati in conservazione.

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Come Funziona? (1/2)

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Come Funziona? (2/2)

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Demo LegalDoc LITE

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La Conservazione
Cosa è?
Basi Normative
Strumenti e processo in uso
InfoCert leader di mercato per i processi di conservazione sostitutiva
LegalDoc LITE
La soluzione di conservazione InfoCert pensata per professionisti e PMI
Vantaggi
Demo utilizzo
Questions & Answers
Agenda

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marketing@infocert.it