Hướng dẫn sử dụng tính năng quản lý thời gian trên phần mềm iHCM

© Hyperlogy - All rights reserved.
Tài liệu
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TÍNH
NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN

© Hyperlogy - All rights reserved 2
Hướng dẫn ghi lịch nghỉ và làm ngoài giờ IHCM/HDSD
Thuật ngữ và từ viết tắt
Thuật ngữ/Từ viết tắt Ý nghĩa
iHCM Hệ thống quản trị nguồn nhân lực iHCM.
Đơn vị Tên gọi chung trong tổ chức doanh nghiệp, đơn vị có
thể là chi nhánh, phòng ban, bộ phận,…
Quản lý trực tiếp Người quản lý trực tiếp của nhân viên.
Quản lý cấp trên Bao gồm người quản lý trực tiếp và tất cả các quản lý
cấp trên.
Quản lý nhân sự Người quản lý các vấn đề liên quan đến nhân sự của
nhân viên như quản lý hồ sơ, chấm công,…
Quản lý ủy quyền Người được ủy quyền để quản lý nhân viên, ví dụ
trưởng phòng có thể ủy quyền cho phó phòng phê
duyệt lịch nghỉ của các nhân viên trong phòng,…
Người đại diện chính đơn vị Mỗi đơn vị có một người đại diện chính, thường là
trưởng phòng, trưởng bộ phận,…
Người đại diện đơn vị Ngoài người đại diện chính, mỗi đơn vị có thể có
nhiều người đại diện như phó giám đốc, phó
phòng,…
Cấp dưới trực tiếp Người cấp dưới trực tiếp của người quản lý trực tiếp.
Cấp dưới ủy quyền Người cấp dưới trực tiếp của người quản lý ủy quyền.
Cùng đơn vị Những người trong cùng đơn vị như cùng phòng ban,
cùng bộ phận,…
Ngang cấp Là những người có cùng một người quản lý trực tiếp.
Người xung quanh Bao gồm quản lý trực tiếp, quản lý ủy quyền, ngang
cấp, cưới dưới trực tiếp, cấp dưới ủy quyền.
Quản trị viên Bao gồm: quản lý đơn vị, người được phân quyền
quản trị hệ thống, hoặc người được phân quyền quản
trị module.

Hướng dẫn tạo lịch nghỉ và làm ngoài giờ IHCM/HDSD
MỤC LỤC
1. Xin nghỉ.................................................................................................................... 4
2. Đăng ký làm ngoài giờ ............................................................................................. 7
3. Quy trình ghi lịch nghỉ/làm ngoài giờ...................................................................... 8
4. Quản lý lịch nghỉ và lịch làm ngoài giờ trên iHCM............................................... 10

1. Xin nghỉ
Phần mềm iHCM hỗ trợ người dùng tạo lịch nghỉ, phê duyệt và chấm công ngay trên
phần mềm. Khi một nhân viên có lịch nghỉ, phần mềm sẽ tự động gửi thông báo cho
những người xung quanh để chủ động sắp xếp công việc.
Phần mềm đang mặc định 3 quy trình tạo lịch nghỉ như sau:
 Quy trình 1: Nhân viên ghi lịch nghỉ
Quản lý trực tiếp phê duyệt
Quản lý nhân sự chấm công
 Quy trình 2: Quản lý tạo lịch nghỉ
 Quy trình 3: Quản lý cấp cao tự ghi lịch nghỉ
Bước 1: Tạo lịch nghỉ
Để tạo lịch nghỉ, người dùng vào Module “Trung tâm nhân lực”  “Danh sách
lịch nghỉ”  nhấn nút hoặc thêm nhanh bằng cách nhấn vào nút
trên thanh menu ngang và điền các trường thông tin, các trường thông tin có dấu (*) là
các trường thông tin bắt buộc.

 Nhân viên: Tên nhân viên tạo lịch nghỉ cho mình hoặc tên nhân viên dưới quyền quản
lý.
 Lý do: Lý do xin nghỉ như: Nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ bù. Ngoài ra quản trị viên có
thể thêm lý do xin nghỉ trong phần “Quản trị lịch nghỉ và lịch làm ngoài giờ”
“Danh mục loại nghỉ”  nhấn nút và điền các trường thông tin Mã loại
nghỉ, tên loại nghỉ, mô tả  nhấn nút cập nhật để hoàn thành thao tác
 Tiêu đề: Tóm tắt nội dung xin nghỉ
 Từ ngày ....đến ngày...: Click chọn ngày, giờ nghỉ
 Tổng số ngày nghỉ: điền thông tin
 Mô tả: Mô tả chi tiết xin nghỉ.
Nhấn nút để hoàn thành thao tác.
Bước 2: Phê duyệt
Sau khi nhân viên hoàn thành bước tạo lịch nghỉ, trên phần mềm sẽ tự động thông
báo cho cấp trên phê duyệt. Trong trường hợp lịch nghỉ do cấp trên tạo cho nhân viên
thì phần mềm sẽ tự động chuyển sang Bước 3. Nhân sự chấm công.
Ở bước này quản lý trực tiếp sẽ nhận được thông báo trên phần mềm như sau:
Quản lý trực tiếp vào thông báo xác nhận để phê duyệt lịch nghỉ cho nhân viên hoặc
vào danh sách lịch nghỉ để tích chọn lịch nghỉ cần phê duyệt.

Quản lý có thể phê duyệt đồng ý hoặc từ chối lịch nghỉ. Trong trường hợp từ chối phần
mềm sẽ tự động gửi thông báo cho nhân viên tạo lịch nghỉ về lịch nghỉ không được cấp
trên phê duyệt.
Bước 3: Nhân sự phê duyệt
Tất cả các lịch nghỉ của nhân viên được phê duyệt, lịch nghỉ của nhân viên được cấp
trên và lịch nghỉ của quản lý cấp cao sau khi được tạo, phần mềm sẽ tự động thông báo
cho quản lý nhân sự để tiến hành chấm công cho nhân viên.
Nhân sự tiến hành kiểm tra lại các thông tin ngày nghỉ, số ngày nhân viên nghỉ và tiến
hành chấm công thực tế. Số ngày nghỉ được tính là số ngày nghỉ được nhân sự xác
nhận căn cứ theo thực tế.

2. Đăng ký làm ngoài giờ
Tương tự đối với lịch nghỉ, lịch làm ngoài giờ trên phần mềm iHCM hiện đang có sẵn
3 quy trình:
 Quy trình 1: Nhân viên tạo lịch làm ngoài giờ
Quản lý trực tiếp phê duyệt
 Quy trình 2: Quản lý tạo lịch làm ngoài giờ
 Quy trình 3: Quản lý cấp cao tự ghi lịch làm ngoài giờ
Bước 1: Tạo lịch làm ngoài giờ
Để tạo lịch làm ngoài giờ, người dùng vào Module “Trung tâm nhân lực”  “Danh
sách làm ngoài giờ”  nhấn nút hoặc thêm nhanh bằng cách
nhấn vào nút trên thanh menu ngang và điền các trường thông tin, các trường thông
tin có dấu (*) là các trường thông tin bắt buộc.
 Nhân viên: Tên nhân viên tạo lịch làm ngoài giờ cho mình hoặc tên nhân viên dưới
quyền quản lý.
 Tiêu đề: Nội dung làm ngoài giờ
 Thời gian bắt đầu....thời gian kết thúc
 Mô tả: Mô tả chi tiết làm ngoài giờ.

Nhấn nút để hoàn thành thao tác.
Bước 2: Phê duyệt làm ngoài giờ
Sau khi nhân viên hoàn thành bước tạo lịch làm ngoài giờ, trên phần mềm sẽ tự động
thông báo cho cấp trên phê duyệt. Trong trường hợp lịch làm ngoài giờ do cấp trên tạo
cho nhân viên thì phần mềm sẽ tự động chuyển sang Bước 3. Nhân sự chấm công.
Ở bước này quản lý trực tiếp sẽ nhận được thông báo trên phần mềm và tiến hành phê
duyệt lịch làm ngoài giờ hoặc từ chối lịch làm ngoài giờ. Trong trường hợp lịch làm
ngoài giờ bị từ chối, phần mềm sẽ tự động gửi thông báo cho người tạo lịch.
Bước 3: Nhân sự chấm công
Nhân sự nhận được thông báo trên phần mềm, Click vào chi tiết để tiến hành chấm
công nhanh cho nhân viên hoặc vào “Danh sách làm ngoài giờ” để chọn Lịch làm
ngoài giờ để tiến hành chấm công. Chấm lại số giờ thực tế theo từng loại làm ngoài
giờ.
3. Quy trình ghi lịch nghỉ/làm ngoài giờ
Ngoài ra để phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị, iHCM hỗ trợ đơn vị tự thiết lập
quy trình tạo lịch nghỉ/lịch làm ngoài giờ

Để thiết lập quy trình tạo lịch nghỉ/làm ngoài giờ, quản trị viên vào Module “Trung
tâm nhân lực”  “ Quy trình và cấu hình”  “Quy trình ghi lịch nghỉ” hoặc “Quy
trình làm ngoài giờ”  Click nút Thêm mới để tạo mới một quy trình  chọn một
quy trình bất kỳ  Điền các thông tin liên quan đến quy trình như: Tên quy trình, mô
tả  nhấn nút Cập nhật  Điền các thông tin quy trình:
 Thông báo chung
 Bước 1: Chọn người ghi lịch nghỉ/làm ngoài giờ
 Bước 2: Chọn người phê duyệt, người chấm lịch nghỉ/làm ngoài giờ
 Người nhận thông báo: Tích chọn
 Đối tượng áp dụng quy trình: Tích chọn
Sau khi thiết lập xong quy trình mới, để quy trình đó được ưu tiên trên phần mềm, quản
trị viên lựa chọn thứ tự ưu tiên và đánh số thứ tự ưu tiên của quy trình, quy trình nào

có mức độ ưu tiên cao nhất thì đánh giá trị là 1 sau đó nhấn nút để cập nhật mức
độ ưu tiên.
4. Quản lý lịch nghỉ và lịch làm ngoài giờ trên iHCM
Sử dụng phần mềm iHCM, nhân viên có thể tự thống kê được lịch nghỉ/làm ngoài giờ
của mình theo thời gian. Đồng thời quản lý nhân sự quản lý được số ngày nghỉ/số giờ
làm thêm của nhân viên ngay trên phần mềm thông qua các báo cáo.
o Với vai trò là quản trị nhân sự hoặc đại diện đơn vị, người dùng có thể xem được
các báo cáo sau:
 Tổng hợp lịch nghỉ doanh nghiệp: Người dùng có thể tổng hợp lịch nghỉ của cả
công ty trong khoảng thời gian tìm kiếm. Bao gồm tất cả lịch nghỉ đã được phê
duyệt và chấm công.
 Quản lý lịch nghỉ: Người dùng có thể xem tất cả lịch nghỉ và trạng thái của
lịch nghỉ trong phần này bao gồm: Đã chấm, không chấm, chưa chấm, đã
duyệt, từ chối, chờ duyệt.

 Tổng hợp làm ngoài giờ doanh nghiệp: Thống kê tất cả các lịch làm ngoài giờ trong
doanh nghiệp theo khoảng thời gian lựa chọn.
 Quản lý lịch làm ngoài giờ: Thống kê tất cả các lịch làm ngoài giờ của nhân viên ở
các trạng thái phê duyệt và chấm công: Chưa xác nhận, đã xác nhận, chưa chấm, đã
chấm

o Với vai trò là nhân viên công ty: Người dùng có thể xem các báo cáo như:
 Tổng hợp lịch nghỉ cá nhân: Thống kê lại tất cả các lịch mà cá nhân đã nghỉ trong
khoảng thời gian lựa chọn.
 Tổng hợp làm ngoài giờ cá nhân: Thống kê lại tất cả các lịch mà cá nhân đã làm
ngoài giờ trong khoảng thời gian lựa chọn.

Hướng dẫn sử dụng tính năng quản lý thời gian trên phần mềm iHCM

Recomendados

Recomendados

Mais conteúdo relacionado

Destaque

Destaque (20)

Hướng dẫn sử dụng tính năng quản lý thời gian trên phần mềm iHCM