Door de Wet Revitalisering generiek toezicht (Wet Rgt) is het specifieke interbestuurlijk toezicht (i.c. de archiefinspectie) vervangen door het generieke toezicht door de gemeenteraad. In gemeente Westland hebben raadsleden dit toezicht invulling gegeven door het Verslag Informatie- en Archiefbeheer 2013 met de gemeentearchivaris door te spreken aan de hand van de archief-KPI’s.

1. de Leergang lnternal Auditing (ttaagse Hogeschool,
2012/2013) hoorde ik van mijn medecursisten over de
revitalisering generiek toezicht (Wet RGT) en de gevolgen
daarvan voor archiefinspecteuÍs. Omdat ik als raadslid van de
gemeente Westland de indruk kreeg dat onze lokale ambtenaÍen
zelf nog zoekende zijn, is een goede uitvoering van de veranderde
wetgeving een persoonlijk actiepunt geworden.
Aanloop
ln het rapport Von specifiek noor generiek (oktober 2007)
adviseerde de commissie-0osting over de inrichting van het
interbestuurlijk toezicht (lBT). Het rapport bevatte fundamentele
wijzigingen. EÍ zou een einde moeten komen aan de vele
regelingen voor speciÍiek toezicht die in de loop der jaren waren
ontstaan. De toezichtbureaucratie met de bijbehorende bestuurlijke
drukte en de toezichtlast moesten afnemen. Bovendien was het
nodig (opnieuw) helderheid te verschafÍen over de regelingen
rondom het onderlinge toezicht. Voor het behoud van speciÍiek
interbestuurlijk toezicht vond de commissie-Oosting het argumenl
'waarborgen van kwaliteit van de decentrale taakuitvoering' niet
toereikend. Kwaliteitsbewaking diende langs andere wegen te
worden gerealiseerd.
Wat betreÍt speciÍiek toezicht benadrukte de commissie wel het
bijzondere karakter van de ArchieÍwet. Dat is geen sectorale wet,
want de ArchieÍwet richt zich op het totaal van de inÍormatie-
huishouding van de overheid - op alle beleidsterreinen.
Lolke Folkertsma beargumenteerde in zijn scriptiel dat het om
diezelfde reden logisch was om archieftoezicht en Íinancieel-
bestuurlijk toezicht samen te voegen: als de financiën een chaos
zijn is de gemeente niet in control, maar dat geldt net zo goed als
de inÍormatiehuishouding niet deugt. Toch is het speciÍiek
toezicht op het informatiebeheer uit de ArchieÍwet verdwenen,
terwijl het financieel-bestuurlijk toezicht bij de herziening van het
toezichtstelsel zelÍs expliciet buiten beschouwlng is gelaten.
Gevolgen
De Wet RGT plaatste de gemeenteraad weeÍ in de rol van eetste
orgaan (= revitalisering) dat toezicht houdt op het college van
B8W.Uitgang5puntvandewetisdatvertrouwdwordtopde>>
Gemeentek0nt0or Westlond te Nooldwijk (foto gemeente Westlond).
nummeÍ 10 2015 I 11
Tijdens de Leergang Internal Auditing (Haagse Hogeschool,
jaargang 2012/2013) hoorde ik van mijn medecursisten over de
Wet revitalisering generiek toezicht (wet RGT) en de gevolgen
daarvan voor archiefinspecteurs. Omdat ik als raadslid van de
gemeente Westland de indruk kreeg dat onze lokale ambtenaren
zelf nog zoekende zijn, is een goede uitvoering van de veranderde
wetgeving een persoonlijk actiepunt geworden.
Aanloop
In het rapport Van specifiek noor generiek (oktober 2007)
adviseerde de commissie-Oosting over de inrichting van het
interbestuurlijk toezicht (lBT). Het rapport bevatte fundamentele
wijzigingen. Er zou een einde moeten komen aan de vele
regelingen voor specifiek toezicht die in de loop der jaren waren '
ontstaan. De toezichtbureaucratie met de bijbehorende bestuurlijke
drukte en de toezichtlast moesten afnemen. Bovendien was het
nodig (opnieuw) helderheid te verschaffen over de regelingen
rondom het onderlinge toezicht. Voor het behoud van specifiek
interbestuurlijk toezicht vond de commissie-Oosting het argument
'waarborgen van kwaliteit van de decentrale taakuitvoering' niet
toereikend. Kwaliteitsbewaking diende langs andere wegen te
worden gerealiseerd.
Wat betreft specifiek toezicht benadrukte de commissie wel het
bijzondere karakter van de Archiefwet. Dat is geen sectorale wet,
want de Archiefwet richt zich op het totaal van de informatie-
huishouding van de overheid - op alle beleidsterreinen.
Lolke Folkertsma beargumenteerde in zijn scriptie' dat het om
diezelfde reden logisch was om archieftoezicht en financieel-
bestuurlijk toezicht samen te voegen: als de financiën een chaos
zijn is de gemeente niet in contral, maar dat geldt net zo goed als
de informatiehuishouding niet deugt. Toch is het specifiek
toezicht op het informatiebeheer uit de Archiefwet verdwenen,
terwijl het financieel-bestuurlijk toezicht bij de herziening van het
toezichtstelsel zelfs expliciet buiten beschouwing is gelaten.
Gevolgen
De Wet RGT plaatste de gemeenteraad weer in de ral van eerste
orgaan (= revitalisering) dat toezicht houdt op het college van
B&W. Uitgangspunt van de wet is dat vertrouwd wordt op de »
Gemeentekantoor Westland te Naaldwijk (foto gemeente Westland).
nummer 10 20 15 • 11

2. >> controle door en verantwoording aan de gemeenteraad. Verder
heeÍt een gemeente in principe met maar één 'hogere'overheid
te maken: alleen de provincie kan als toezichthouder een besluit
tot indeplaatsstelling nemen als een gemeente haar wettelijke
taken niet (naar behoren) vervult. Uitzonderingen daargelaten.
Prachtige doelstellingen, maaÍ aan deze wijziging van het
interbestuurlijk toezicht zijn twee belangrijke randvoorwaarden
verbonden:
1. De controlerende positie van de raad moet in zijn kracht
worden gezet.
2. De veÍantwoording moet zo veel mogelijk transparant en
openbaar zijn.
Het gÍos van de raadsleden is niet op de hoogte van deze
verandering van toezichtrol. Hoe wordt de controlerende positie
van de raad dan versterkt?
En ook de ambtenaren zelf zijn zoekende hoe zij - en de
wethouder - nu moeten opeÍeÍen. Kan de aan de rcad geleverde
inÍormatie dan wel adequaat zijn?
Zodoende wil ik de volgende vragen aan de orde stellen:
. Kunnen vanuit de gemeentelijke organisatie de informatie-
beheerders een transparante verantwoording door B8W
bevorderen, waarbij ook voor raadsleden die'niets met
archieven hebben', de impact en importantie van het
informatiebeheer duidelijk worden?
. Kunnen de raadsleden die kennis van informatiebeheer
hebben, hun collega-raadsleden zo 'meenemen' dat de
controlerende positie van de raad wordt versterkt?
Mijn standpunt is dat inÍobeheerder en raadslid beiden aan zet
zijn vanwege een gemeenschappelijk doel: het daadwerkelijk
verbeteren van het informatiebeheer. 0ver de belabberde gang
van zaken bij Wob-verzoeken zei Roger Vleugels tijdens de laatste
KVAN-dagen terecht: 'De ontwoorden komen te loot, omdot de
orchivering bij overheden niet op orde is. De informotie is er wel,
molr men kon het niet tijdig vinden.'
Horizontaal toezicht in de praktijk
Met de aanloop naar de Wet RGT in het achterhooÍd, las ik in april
2014 vooÍ het eerst de paragraaf'Staat van de Gemeente'in het
jaarverslag van de gemeente Westland. Voorgeschreven door de
Wet RGT bevat deze inÍormatie die de provincie nodig heeft om te
toetsen oÍ de gemeente haar taken goed heeÍt uitgevoerd. Eén
alinea daarvan geeÍt de stand van zaken van het gemeentelijk
informatie- en archiefbeheer. Daarin is het'Verslag lnformatie- en
Archiefbeheer 20.13'samengevat. Dit verslag was opgesteld door
de archieÍinspecteur van DelÍt in opdracht van de gemeentearchi-
varis van Westland. Deze had de lijst met kritische prestatie-
indicatoren (KPl's) op het gebied van archieÍbeheeÉ ingevuld en
was zelÍ eindverantwoordelijk voor het verslag.
ln eeÍste instantie ontving de raad slechts de collegebrieÍ over
het reeds naar de provincie gezonden verslag met de uitnodiging:
'tJw rood kon inhoudelijk op het verslog reogeren, het verslog
voststellen of voor kennisgeving oonnemen.'
ln de parcgraaf Staat van de Gemeente had het informatie- en
archiefbeheer echter de kleurcode oranje gekregen. Reden om
het niet zomaar v00r kennisgeving aan te nemen, maar daarover
het gesprek aan te gaan met enkele ambtenaren. Bij de
ingekomen stukken medio september troÍfen we het verslag zelf
aan. Doel van de gesprekken was een goed beeld van de situatie
te krijgen, zodat de raad kon inschatten oÍ de gemeente op het
gebied van informatiebeheer een bijzonder risico liep. Ook
zouden we zo het horizontaal toezicht, door de Wet RGT nieuw
leven ingeblazen, daadwerkelijk vormgeven.
Zorgpunten
Na de gesprekken bleven er nog een paar zoÍgpunten over, waar
de raad aanbevelingen op heeft geÍormuleerd. Wat betreft
archiefinspectie wordt slechts ad hoc gebruikgemaakt van
capaciteit van GemeentearchieÍ Delft. Dus de gemeente kan niet
zelÍ toezien op het inÍormatiebeheer van voorWestland
belangrijke verbonden partijen. Daarom beveelt de raad het
college aan het inhuren van deze capaciteit structureel te maken.
Eén van de verbonden partijen is de Omgevingsdienst Haag-
landen (ODH). Deze voeÍt namens de gemeente taken uit waar
Westland zelf verantwoordelijk voor blijft. Pas bij de overbrenging
van informatie een en ander met de ODH aÍstemmen, heeft
weinig zin. De gemeente moet ook nu van de inÍormatie daar
een beeld hebben en afstemmen wat - en hoe - te zijner tijd
door de ODH naaÍ het Historisch ArchieÍ Westland wordt
overgebracht om daar blijvend te worden beheerd.
Brand
ln de nacht van
-12
op 13 januari 2015 was er een grote brand in
Wateringen waarbij asbest vrijkwam. Deze brand heeft voor de
gemeente een aanzienlijke kostenpost opgeleverd. Bij de
afronding van dit artikel moet de evaluatie nog beginnen en de
inÍormatie zelÍ is geheim. Maar wat betreÍt de vorm van de aan
de raad beschikbaar gestelde informatie kan gezegd worden:
achteraf is gewerkt aan het verzamelen, ordenen en veiligstellen
van alle tijdens de brand en bij het opruimwerk ontstane
inÍormatie. Deze werkwijze Íoept vragen 0p over de voor digitale
archivering belangrijke kwaliteitseisen als bruikbaarheid,
integriteit, authenticiteit en betrouwbaarheid van het dossier. AIs
het digitale inÍobeheer goed geregeld was, was zo'n bewerkings-
slag niet nodig geweest. Dan kon met technische middelen de
discussie snel gepareerd worden over volledigheid en betrouw-
baarheid van het asbestdossier. ls de originele digitale informatie
nog aanwezig?
Het resultaat na bewerking is een complex van mappen met
duizenden pdf's die meestal een inhoudsarme bestandsnaam
hebben. De informatie is dus papiergeoriënteerd digitaal: degene
die iets wil constate[en, moet alles gewoon doorlezen.Westlandse gemeenterood in vergodering (Zorgmon Fotogrofie)
12 a 2015 nummeÍ 10
» controle door en verantwoording aan de gemeenteraad. Verder
heeft een gemeente in principe met maar één 'hogere' overheid
te maken: alleen de provincie kan als toezichthouder een besluit
tot indeplaatsstelling nemen als een gemeente haar wettelijke
taken niet (naar behoren) vervult. Uitzonderingen daargelaten.
Prachtige doelstellingen, maar aan deze wijziging van het
interbestuurlijk toezicht zijn twee belangrijke randvoorwaarden
verbonden:
1. De controlerende positie van de raad moet in zijn kracht
worden gezet.
2. De verantwoording moet zo veel mogelijk transparant en
openbaar zijn.
Het gros van de raadsleden is niet op de hoogte van deze
verandering van toezichtrol. Hoe wordt de controlerende positie
van de raad dan versterkt?
En ook de ambtenaren zelf zijn zoekende hoe zij - en de
wethouder - nu moeten opereren. Kan de aan de raad geleverde
informatie dan wel adequaat zijn?
Zodoende wil ik de volgende vragen aan de orde stellen:
Kunnen vanuit de gemeentelijke organisatie de informatie-
beheerders een transparante verantwoording door BErW
bevorderen, waarbij ook voor raadsleden die 'niets met
archieven hebben', de impact en importantie van het
informatiebeheer duidelijk worden?
Kunnen de raadsleden die kennis van informatiebeheer
hebben, hun collega-raadsleden zo 'meenemen' dat de
controlerende positie van de raad wordt versterkt?
Mijn standpunt is dat infobeheerder en raadslid beiden aan zet
zijn vanwege een gemeenschappelijk doel: het daadwerkelijk
verbeteren van het informatiebeheer. Over de belabberde gang
van zaken bij Wob-verzoeken zei Roger Vleugels tijdens de laatste
KVAN-dagen terecht: 'De antwoorden komen te laat, omdat de
archivering bij overheden niet op orde is. De informatie is er wel,
maar men kan het niet tijdig vinden.'
Horizontaal toezicht in de praktijk
Met de aanloop naar de Wet RGT in het achterhoofd, las ik in april
2014 voor het eerst de paragraaf 'Staat van de Gemeente' in het
jaarverslag van de gemeente Westland. Voorgeschreven door de
Wet RGT bevat deze informatie die de provincie nodig heeft om te
toetsen of de gemeente haar taken goed heeft uitgevoerd. Eén
Westlandse gemeenteraad in vergadering (Zorgman Fotografie).
12 • 2015 nummer 10
alinea daarvan geeft de stand van zaken van het gemeentelijk
informatie- en archiefbeheer. Daarin is het 'Verslag Informatie- en
Archiefbeheer 2013' samengevat. Dit verslag was opgesteld door
de archiefinspecteur van Delft in opdracht van de gemeentearchi-
varis van Westland. Deze had de lijst met kritische prestatie-
indicatoren (KPI's) op het gebied van archiefbeheer2
ingevuld en
was zelf eindverantwoordelijk voor het verslag.
In eerste instantie ontving de raad slechts de collegebrief over
het reeds naar de provincie gezonden verslag met de uitnodiging:
'Uw raad kan inhoudelijk op het verslag reageren, het verslag
vaststellen of voor kennisgeving aannemen.'
In de paragraaf Staat van de Gemeente had het informatie- en
archiefbeheer echter de kleurcode oranje gekregen. Reden om
het niet zomaar voor kennisgeving aan te nemen, maar daarover
het gesprek aan te gaan met enkele ambtenaren. Bij de
ingekomen stukken medio september troffen we het verslag zelf
aan. Doel van de gesprekken was een goed beeld van de situatie
te krijgen, zodat de raad kon inschatten of de gemeente op het
gebied van informatiebeheer een bijzonder risico liep. Ook
zouden we zo het horizontaal toezicht, door de Wet RGT nieuw
leven ingeblazen, daadwerkelijk vormgeven.
Zorgpunten
Na de gesprekken bleven er nog een paar zorgpunten over, waar
de raad aanbevelingen op heeft geformuleerd. Wat betreft
archiefinspectie wordt slechts ad hoc gebruikgemaakt van
capaciteit van Gemeentearchief Delft. Dus de gemeente kan niet
zelf toezien op het informatiebeheer van voor Westland
belangrijke verbonden partijen. Daarom beveelt de raad het
college aan het inhuren van deze capaciteit structureel te maken.
Eén van de verbonden partijen is de Omgevingsdienst Haag-
landen (ODH). Deze voert namens de gemeente taken uit waar
Westland zelf verantwoordelijk voor blijft. Pas bij de overbrenging
van informatie een en ander met de ODH afstemmen, heeft
weinig zin. De gemeente moet ook nu van de informatie daar
een beeld hebben en afstemmen wat - en hoe - te zijner tijd
door de ODH naar het Historisch Archief Westland wordt
overgebracht om daar blijvend te worden beheerd.
Brand
In de nacht van 12 op 13 januari 2015 was er een grote brand in
Wateringen waarbij asbest vrijkwam. Deze brand heeft voor de
gemeente een aanzienlijke kostenpost opgeleverd. Bij de
afronding van dit artikel moet de evaluatie nog beginnen en de
informatie zelf is geheim. Maar wat betreft de vorm van de aan
de raad beschikbaar gestelde informatie kan gezegd worden:
achteraf is gewerkt aan het verzamelen, ordenen en veiligstellen
van alle tijdens de brand en bij het opruimwerk ontstane
informatie. Deze werkwijze roept vragen op over de voor digitale
archivering belangrijke kwaliteitseisen als bruikbaarheid,
integriteit, authenticiteit en betrouwbaarheid van het dossier. Als
het digitale infobeheer goed geregeld was, was zo'n bewerkings-
slag niet nodig geweest. Dan kon met technische middelen de
discussie snel gepareerd worden over volledigheid en betrouw-
baarheid van het asbestdossier. Is de originele digitale informatie
nog aanwezig?
Het resultaat na bewerking is een complex van mappen met
duizenden pdf'sdie meestal een inhoudsarme bestandsnaam
hebben. De informatie is dus papiergeoriënteerd digitaal: degene
die iets wil constateren, moet alles gewoon doorlezen.

3. EtI5L0Z0trourunr
(r-uor;
reu0@ETtaaqaplrrp)
pupllsaMaluaaua6apup^pppraluaaua5apus^prluaua)pz
aspuelualrnBusAaualsrurrx1aqírqtnasr,rpeatlell-r.rolutrlaaHap)ltc
S66L-laMJarqlre-1au-prarqa6lrn-;ualuaaua6aÍleelsteem/smnaru
/easnu-ua-uanarq:te/pods-ua-tnn1;n:/xapuruadtamlapuo
/1u'6u,r:DNAapue^alrsqamap1sÍr1ua6e.rn-1d)aploo^atzIz
'(oloztude)yngatldurs'ry)EaouaQtD
(alopultotd)laL!uD^1uuanwapolrtl'eusua)lola)lolI!
ualoN
l'/tolsíutoíuouaagÍr;qraaqaqarleuJlolullaque^
6uualaqral';a>1rye6;oruanuaaioo^uírzlnduruauunlsarlsa66ns
Mn'uaqqaquarapa;a6apursue^rq)reuaa6arpua)raraq
aluappraluaaua6aoquaaaprJoo^ualo^aqupeauJàrpnoq
pJppJalrn'arllarolra]reeJuat[uro]Mn)rl.uaaulan6eet9'uaaq
aplaa)Jal1aqdonuen6urrasualleteluÍrtulauJ)telsuatqtsstul
ul'6eernualoua5lenue^laa^)tlepISnMaqupnlaauluaq)l
'srassrlsaquasraPrnnlsaqlau
ualoua6lenuÍru.luenartplrunuJu.,oluenparqa61aqdoua6ep-ruvn»
apsuapÍr1ta1:agpre6u.rluenSuuodsueeaplauJlualuol
rapuozírq)rseMuJoree6'trl)ua6uraluruauÍrz;aauro;;e6ou
ualsuarplarqlrpue^uarpualqure1a1;r:adslep)nrpuruírtusrlag
'1Ír;alezpoou6urptooanlueaq
apraaruenua6uaasrpeeraluaar-uaDapraasrre;oda64a1s
uaaurleloo'ua6Írq6urpe;a1ar1r;oduaarepuroz6eetnuaaue1
106
'a5a;;o:uapeeruassnlausrlpnp1aqa6a,vruen1írladíu6aq
srle6'prlspeuuaaup^ua6etnue,ruaptooanlueaq1aqíqq
uÍrzpuapnoq6nraluaaura6;elaqJa^oualeualquelepItput^llaz
'1oot6
leerstlapnoqlama1Írlaptoomlueralaplol
rapraaqaqatleuJolutuaaup^puelslpa6'sr6r1se;llplepatsnlluol
ap)r)al]uagoua6lenuenuaburltaudoapIIn'p;a1sa6apto
apueelalsJoo^speeJ-JarleryuruíruLlardsa6;a;eluaaur)rqaq
Uoolsrauvurua6ep-py7pgapd6'arn:aursuaa5srle6'uarapJo^aq
a]peprapueeMBBroop6urprooanluelalalueJedsuellapla)tue
]lp]auïr6een'apo1sua1uapuana66urpraluauassueArqlJV
ualoua6{e^roo^6ur6a/vJa^oJaI
ilrnroo^delsuaarapnoqlamap';'íraqoplourbaq
allaz1eeíaamlr0olrnalradsul;arqrpaurulnluaaueADurnraan
aplaw'Jaaqaqarleurolurlaque^6uualaqrana1ír;a4aanpeep
uepua)JaM6ue;;euauauJaularlerlruruassnuapuosrap
-JaaqaqarleuJJolurapuaraonlrnap1eppuadoq'írqueeaÍ}uaa1s
uírr-ureep116eerpprlspeuslv'uÍlzuauun)reeqlLl)rz6ur.ta1aq:an
;ez6elsranapua6;on1aqursedsn6'paara6;euaoysem6e;sran
Mnaruuaareeullee1;nsarroouual'uauoua6ueesruarueun
sLoz!lnÍurDaq1ep'uau.roua6dolrnlsaqspeeJuaauruírzg;-67
Jaaqaqlarqlrvua-arleuJrolul6e;sratr1aqdoua6ur;anaqueeag
'uaPeuaqJaaqaqlaaDueullue^IPP
raaqaqarleuro;uruen6ue1aq1aq;Írarua1'srleer)nr)snppeerap
ue^lq)rzao]IaLlualprompraapadsu.qa6laarn]lnrls]aruraaqaq
-arlptlroJur1aq6ue;ozraqaT'ue;dralaqranuaaup^uapurAslar)oo
uauaraloJluorualellnsajua6ue6]Loonap:eeÍeureeípeerap
ueïup6'uaplaulala1ualundslq:epuepuaualellnsaraqra,laq
'uauue;d)oolaaqaqlatqlrpua-arleurolurra^oDelsranpua6;on
uaauraau6ur;anaqueeapa6a;;o:1aqamuane6lseeuree6
'uapnoqaDuapJoMlq)ll]aquaDalraaqaqaqleuJJolur;eerDered
apue1ue;duaduer)laup1praanrlsuo:araDuapronue)ua)ez
uen6ue6apralellepuírz1Ír;a6oulaqlaour)oO
'sraprao^trn
uenuaparldolaquas;aprnnlsaque^6urLuronlrnlsaqaploo^
uararallndurlaouraaqaqarlpr.urolur]aqrpptlJ!6eernlazurerlxa
laa^srsuluaasuapÍr1JaaqaqarleuJro;uraxa;duor]aqlepuapur^
ue1arlesrue6roa1ír;a1quea6'uaprorura6luaurL-uo:drarssop
-lsaqsea;elrDrptrptaulslreeu'a6a;;o:Iaqueeueepa6;eservr
6urlanaqueeal6'puerqlsaqseapue^arlenle^aapÍrquauauaau
1ír;a11rupeuraaqaqarleuroyur1:adselaqaMuallnzpreeralrn
'arleuroluralelrDrplol6ur1lar1aqlausra)ramapau
uer6erpa6laqueesleJaaqaqas1ír1a6ep]aque^ualradse
aqlsruqlalueelamoziua^a6allraluoudueereep6urlanaquee
aplealle^aqELozraaqaqlarqrvua-arlpr.urolut6e;sra11aqdo
))aqla0'ttaoqaq6uualaqranaluaauJa6apÍrqraaqaqarleuJJolur
a;e1r6rp1aq]ep])íllqpuerqlsaqseapeuualezuen6ue6aplln
ua6u!la^aquev
'(wnssoxuor,uolololuDDlsluo960aaupuDllsal,AllnJDD/'Àualuaawaóapuotuatrnqaluaawabapuotarlsoduol
Compositie van de gemeentehuizen van de gemeenten waaruit Westland in 2009 is ontstaan (foto Jan van Rossum).
Aanbevelingen
Uit de gang van zaken na de asbestbrand blijkt dat het digitale
informatiebeheer bij de gemeente verbetering behoeft. De check
op het Verslag Informatie- en Archiefbeheer 2013 bevatte al de
aanbeveling daaraan prioriteit te geven; zowel aan technische
aspecten van het dagelijkse beheer als aan het gedrag van
medewerkers met betrekking tot digitale informatie.
Uiteraard zullen we het aspect informatiebeheer nadrukkelijk
meenemen bij de evaluatie van de asbestbrand. Die aanbeveling
was al gedaan aan het college, maar is met dit digitale asbest-
dossier prominent geworden. De ambtelijke organisatie kan
vinden dat het complexe informatiebeheer tijdens een crisis veel
extra inzet vraagt, maar het informatiebeheer moet input leveren
voor de besluitvorming van bestuurders en het optreden van
uitvoerders. ook moet het mogelijk zijn dat later de gang van
zaken kan worden gereconstrueerd. Van elk rampenplan kan de
paragraaf informatiebeheer tegen het licht worden gehouden.
Daarnaast gaven we het college de aanbeveling mee in een
volgend verslag over informatie- en archiefbeheer ook plannen,
bereikte resultaten en aandachtspunten te vermelden. Dan kan
de raad jaar na jaar de voortgang en resultaten controleren en
ook iets vinden van een verbeterplan. Zeker zolang het informatie-
beheer niet structureel geïnspecteerd wordt en het toezicht van
de raad dus cruciaal is, terwijl het belang van informatiebeheer
dat van financieel beheer benadert.
De aanbevelingen op het Verslag Informatie- en Archiefbeheer
2013 zijn in een raadsbesluit opgenomen, dat begin juli 2015
unaniem is aangenomen. Een mooi resultaat, maar een nieuw
verslag was toen al gereed. Dus pas in het volgende verslag zal
verbetering zichtbaar kunnen zijn. Als raadslid draag ik daar mijn
steentje aan bij, hopend dat de uitvoerende informatiebeheer-
ders ondertussen initiatief nemen en allang werken aan
daadwerkelijke verbetering van het informatiebeheer. Met de
werving van een fulltime archiefinspecteur voor twee jaar, zette
begin oktober jJ de wethouder een stap vooruit!
Ter overweging voor vakgenoten
Archivarissen en leidinggevenden ten slotte, vraag ik met dit
artikel de transparante verantwoording door B&W aan de raad te
bevorderen. Dat is geen sinecure. Op de KVAN-dagen in Amersfoort
heb ik in een tafelgesprek mijn initiatief-raadsvoorstel aan de
orde gesteld. Uit de opmerkingen van vakgenoten trek ik de
conclusie dat dit lastig is. De afstand van een informatiebeheerder
tot de verantwoordelijke wethouder is vaak groot.
Zelf vind ik dat ambtenaren over het algemeen terughoudend zijn
bij het beantwoorden van vragen van een raadslid. Dat is
begrijpelijk vanwege het dualisme tussen raad en college. Ook
kan een vraag zomaar een politieke lading krijgen. Vooral in een
sterk gepolariseerde gemeenteraad is een genuanceerde
beantwoording noodzakelijk.
Het is mijn indruk dat specifiek ambtenaren van archiefdiensten
nogal formeel zijn en intern gericht. Daarom was ik bijzonder
content met de aansporing van Imgard Becker tijdens de
KVAN-dagen op het gebied van communicatie van mijn vakgenoten
met bestuurders en beslissers.
Ik ben me ervan bewust dat ik veel van vakgenoten vraag. En
misschien sta ik met mijn karakterisering van u op het verkeerde
been. Graag verneem ik uw commentaar ter correctie. Uiteraard
houd ik me aanbevolen voor ideeën hoe gemeenteraden te
bereiken die geen archivaris in de gelederen hebben. Uw
suggesties kunnen input zijn voor een vervolgartikel. Verbetering
van het informatiebeheer blijft een ongoing story. •
Noten
1 • lolke Folkertsma, Modernisering van het (provinciale)
archieftoezicht, scriptie HvA (april 2010).
2 • Zie voor de KPI-vragenlijst de website van de VNG: vng.nl!
onderwerpenindexjcultuur-en-sportjarchieven-en-museaj
nieuwsjwaarstaatjegemeentenI-uitgebreid-met-archiefwet-1995
Dick de Heer . informatieadviseur bij het ministerie van Buitenlandse
Zaken en lid van de gemeenteraad van de gemeente Westland
(dickdeheer25@gmail.com).
nummer 10 2015 • 13