Sự kiện

© MEGALINK – Tài liệu tham khảo
Đào tạo PR – Event; Tổ chức sự kiện.
Website: www.megalink.vn; email: megalink@vnn.vn.
Phần 3
Xây dựng đề án
Tổ chức Sự kiện

Xây dựng đề án tổ chức sự kiện
Nếu ví việc tổ chức sự kiện
như là việc xây nhà thì đề án
chính là bản thiết kế để từ đó
có thể bắt đầu công việc xây
dựng.

Xây dựng đề án tổ chức sự kiện
Một đề án tổ chức sự kiện không chỉ là một khái niệm sáng
tạo mà nó phải mang tính cấu trúc và bao gồm toàn bộ
những vấn đề mang tính cốt lõi.
Đề án tổ chức sự kiện phải có đầy đủ các thông tin xác thực,
bởi vì khi đề án được duyệt nó sẽ trở thành căn cứ để ra các
quyết định quan trọng.
Đề án tổ chức đóng vai trò trung tâm trong việc tổ chức sự
kiện, bởi vậy nó phải cô đọng và xúc tích.

Yêu cầu viết đề án
Ví dụ:
Trung tâm xúc tiến thương mại Hà Nội - Hatrade cần tổ
chức một chương trình hội thảo giới thiệu về tiềm năng
thị trường thực phẩm Halal của người Hồi Giáo cho đại
diện 70 doanh nghiệp tại Phòng trưng bày của Trung
tâm vào giữa tháng 11 năm 2007. Ngân sách trung tâm
có khoảng 10 triệu VND. Anh/Chị có thể lên giúp đề án
tổ chức chương trình và gửi lại cho trung tâm trong
vòng 1 tuần được không?

Yêu cầu viết đề án
hoặc có thể có yêu cầu chi tiết hơn:
“ Trung tâm xúc tiến thương mại và đầu tư TP. HCM – ITPC muốn tổ chức
chương trình hội thảo giới thiệu về tiềm năng thị trường thực phẩm Halal của
người Hồi Giáo cho đại diện 70 doanh nghiệp lương thực và thực phẩm của
thành phố. Sẽ tổ chức tại phòng hội thảo của Trung tâm trong tháng 11 năm
2007 là tháng trưng bày giới thiệu các sản phẩm lương thực, thực phẩm và đồ
uống tại phòng trưng bày của trung tâm.
Trong tháng triển lãm năm 2006, ITPC đã tổ chức hội thảo với chủ đề trên lần
đầu tiên và hiện nay các doanh nghiệp muốn có một hội thảo với các thông
tin chuyên sâu hơn.
Phòng hội thảo sẽ do Trung tâm cung cấp cùng với trang thiết bị. Trung tâm
mong muốn đơn vị tổ chức sẽ lo phần nội dung chương trình, mời các diễn giả
trong đó phải có ít nhất một diễn giả quốc tế, các bài phát biểu, tài liệu liên
quan đến hội thảo và phần truyền thông. Ngân sách cho hội thảo là khoảng 25
triệu VND bao gồm cả phí đi lại của diễn giả . Khi nào thì có thể hoàn thành
đề án gửi cho chúng tôi?

Cuộc gặp thống nhất tình hình
Vì thông thường yêu cầu viết đề án khi đươc đưa ra qua việc
gọi điện thoại hoặc thông báo sẽ không cung cấp đủ cho đơn
vị tổ chức sự kiện những thông tin chi tiết và từ đó đề ra
những chiến thuật có thể đạt được mục tiêu mong muốn của
khách hàng.
Bởi vậy, thông thường các đơn vị tổ chức sự kiện thường yêu
cầu có muột cuộc gặp và làm việc để tìm hiểu thêm về sự
kiện.
Cuộc gặp sẽ bao gồm đại diện của các bên sẽ tham gia theo
dõi, đánh giá và quyết định khi tổ chức sự kiện

Một số vấn đề sẽ đề cập tới trong
cuộc họp
• Mục đích tổ chức sự kiện là gì?
• Mục tiêu cụ thể sự kiện muốn đạt được là gì?
• Ai là đơn vị tổ chức chính, các bên phối hợp?
• Các yêu cầu về chương trình cụ thể của sự kiện?
• Dự kiến sẽ tổ chức ở đâu?
• Số lượng khách mời dự kiến, họ là ai?
• Ngân sách tổ chức sự kiện, tiến độ giải ngân?

Một số vấn đề sẽ đề cập tới trong
cuộc họp
• Khách mời danh dự của sự kiện?
• Yêu cầu về diễn giả tham gia phát biểu tại sự kiện
• Yêu cầu về truyền thông của sự kiện?
• Đã có sự kiện nào tương tự chưa? kết quả ra sao?
• Sự kiện đó được tổ chức ở đâu? đã có bao nhiêu người
tham gia?
• Các nhân tố chính ảnh hưởng đến kết quả của sự kiện?
• Chi phí của sự kiện trước đây được tổ chức là bao
nhiêu?
• Có yêu cầu gì đặc biệt khi tổ chức sự kiện này không?

Liên hệ với nhà cung cấp
Để tính được chi phí cũng như tính được các yếu tố ảnh hưởng đến việc tổ
chức sự kiện. Trước khi bắt tay vào công việc viết đề án. Đơn vị tổ chức
sự kiện phải liên hệ với các nhà cung cấp để nắm rõ và cập nhật thông tin.
Các nhà cung cấp bao gồm:
• Các hãng máy bay (nếu cần)
• Các công ty du lịch và công ty vận tải
• Khách sạn
• Nhà hàng
• Dịch vụ giải trí: ca nhạc...
• Công ty in ấn, quảng cáo
• Các địa điểm
• MC
...

Nội dung cơ bản của đề án tổ chức
sự kiện
•Thư giới thiệu
•Sự cần thiết của việc tổ chức sự kiện
•Tên sự kiện
•Thời gian
•Địa điểm (giới thiệu tóm tắt về nơi sẽ diễn ra sự kiện)
•Đơn vị tổ chức
•Đơn vị bảo trợ
•Đơn vị bảo trợ thông tin (nếu có)
•Số lượng người tham gia và thành phần tham gia.

Nội dung cơ bản của đề án tổ chức
sự kiện
•Các đơn vị truyền thông
•Mục tiêu, mục đích của chương trình
•Các khách VIP, nét nổi bật của chương trình (nếu cần)
•Nội dung của chương trình (theo trình tự thời gian)
•Kế hoạch marketing cho sự kiện
•Tiến độ thực hiện chương trình.
•Dự trù kinh phí
•Những yêu cầu về phương tiện giao thông vận chuyển.
•Danh sách những khoản mục không bao gồm.
•Phương án dự phòng.
•Giới thiệu về công ty tổ chức sự kiện kèm thêm thông tin tham khảo.

Chia sẻ kinh nghiệm lập đề án tổ chức sự
kiện trong thời gian ngắn nhất
- Sưu tầm các brochure tổ chức sự kiện trong nước
và quốc tế.
- Tham khảo ý kiến của chuyên gia trong lĩnh vực và
một số nhà báo giỏi (vẫn phải giữ bí mật thông tin).
- Kỹ năng khai thác thông tin trên Internet.
- Thường xuyên cập nhận chi phí đầu vào của event
và có quan hệ tốt với một đầu mối cung cấp dịch vụ
(để có báo giá tốt nhất trong thời gian nhanh nhất)

Bài tập tình huống
Lập đề án tổ chức chiến dịch giới thiệu sản phẩm
“Dịch vụ gia tăng trên điện thoại di động” tại 04
siêu thị lớn bao gồm: Big C, Tràng Tiền Plaza,
Vincom, Intimex Hoàn Kiếm và 06 trường Đại
học tự đề xuất

Xử lý tình huống khó
• Thiếu thông tin đầu vào để tính chi phí cho sự
kiện.
• Muốn mời cơ quan Nhà nước tham gia sự kiện
nhưng chưa có đầu mối liên hệ.
• Tổ chức sự kiện cùng cơ quan Nhà nước và bị
cảm thấy phụ thuộc vào họ quá nhiều.
• Làm thế nào để có thể được giao chủ trì được
việc lập đề án cho những sự kiện lớn trong một
thời gian ngắn khi mà kinh nghiệm còn quá ít.

Sự kiện

Recomendados

Recomendados

Mais conteúdo relacionado

Destaque

Destaque (20)

Sự kiện