よく聞くけど、「SharePoint リストの 5,000 件問題」ってなんなの？

SharePoint リストの 5,000 件問題
OTA HIROFUMI / 太田浩史
Microsoft MVP for Office Apps & Services
MICROSOFT 365 VIRTUAL MARATHON 2022 MAY, 4 – 6, 2022
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OTA HIROFUMI / 太田浩史
Microsoft MVP for Office Apps & Services

このセッションの内容
• そもそも 5,000 件問題とは
• SharePoint の対応
• モダンリストの動作
• まとめ

免責
• 調査・検証の結果をまとめた自由研究です
• 検証は 2022 年 4 月中旬ごろ行いました
• SharePoint Online のアップデートにより動作が変更されることがあります

こんな噂を聞いたことはありませんか？
SharePoint
5,000 件問題
SharePoint リストには
5,000 件までしか保存できない？
いまは 20,000 件でしょ？
5,000 件超えると何が起こるの？
モダンリストを使えば
20,000 件なんだよね
結局のところ、
5,000 件問題ってなに？
すでにリストには 30,000 件も
アイテムが入ってるんだけど？

令和の都市伝説 5,000 件問題は実在した!!

調査の前提条件
• リストには 100,000 件ほどのアイテムを保存
• すべてのアイテムはリストのルートに作成（フォルダー分けをしていない）

MICROSOFT 365 VIRTUAL MARATHON 2022 MAY, 4. – 6. 2022
そもそも 5,000 件問題とは

そもそもなぜ 5,000 件問題が存在するのか
SharePoint に入っている
データをまとめて処理しちゃお
う～ん、大変
SharePoint に過度の負荷がかかるのを避けるため

データテーブル
レコード 1
レコード 2
レコード 3
・・・
レコード 10000
レコード 10001
・・・
SharePoint に入っている
データをまとめて処理しちゃお
SQL Server
昔のオンプレミスの SharePoint の動作
ロックエスカレーション
一定数以上の行ロックが発生したらテーブル全体をロック
5,000

処理が終わるまで後続の処理をブロック
レコード 1
レコード 2
レコード 3
・・・
レコード 10000
レコード 10001
・・・
SQL Server
🥺

😊
レコード 1
レコード 2
レコード 3
・・・
レコード 10000
レコード 10001
・・・
SQL Server
SharePoint が
ブロックします！
より多くのユーザー要求を処理できる
5,000 件より多くを対象とした処理をブロック

つまり 5,000 件問題とは
5,000 件よりも多くのアイテムを
一度に
処理できない
保存できない
SharePoint リストには最大 3,000 万件のデータが格納できる

どんな処理が対象となるか
5,000 件よりも多くのアイテムを
• 一度に取得する処理
• 並び替える処理
• フィルターする処理
• グループ化する処理
など

5,000 件問題はいまでも私たちの身近に存在する

SharePoint の対応

一度に取得するアイテム数を制限する
遅延読み込み
• ビューの表示に必要な数のアイテムを取得
• 以降のアイテムはユーザーのスクロールに
合わせて順次取得していく
• 多くのアイテムを一度に取得しないことで
データが多いときのパフォーマンスを向上
一番下まできたら
次の表示に必要な
アイテムを読み込む

ちょっと具体的な処理を考える
リストから更新日時の新しい順にアイテムを 5 件取得して表示する
アイテム更新日時
アセロラ 2022/3/10
パパイア 2022/1/20
マルメロ 2022/1/8
・・・
モモ 2022/4/3
ライチ 2022/4/20
・・・
アセロラ 2022/3/10
パパイア 2022/1/20
マルメロ 2022/1/8
・・・
モモ 2022/4/3
ライチ 2022/4/20
・・・
ライチ 2022/4/20
レモン 2022/4/20
リンゴ 2022/4/20
マンゴー 2022/4/19
プルーン 2022/4/19
ライチ 2022/4/19
・・・
リストのデータ取得するデータ
全件を対象とした並び替え処理がブロックされる
途中の処理

列インデックスの利用
SharePoint が効率よくデータを扱うための機能
アセロラ 2022/3/10
パパイア 2022/1/20
マルメロ 2022/1/8
・・・
モモ 2022/4/3
ライチ 2022/4/20
・・・
スグに取り出せるように
前もって整理しとこ…
ライチは下の
方にあるな
アセロラは
あそこだな
マルメロって
なんだろう？
インデックスがあれば 5,000 件を超える処理も実行できる

列インデックスの作成
[リストの設定] から設定画面を開き、 [インデックス付きの列] をクリック。インデックス付きの列の
設定画面で、 [新しいインデックスの作成] をクリックし、インデックスを付けたい列を選択した後
[作成] ボタンを押すとインデックスが作成される
1 2 3
4
5
1 2
3 4
5
ID 列は、列インデックスを作成しなくてもインデックス付きの列として動作

列インデックスをサポートする列
種類によってインデックスの作成可否が異なる
参考: リストまたはライブラリ列にインデックスを追加する
サポートされている列の種類サポートされていない列の種類
• 1行テキスト
• 選択肢
• 数値
• 通貨
• 日付と時刻
• はい/いいえ
• 個人
• 管理されたメタデータ
• ルックアップ
• 複数行テキスト
• 選択肢（複数値）
• 集計値
• ハイパーリンク
• 個人（複数値）
• 管理されたメタデータ（複数）
ルックアップ列と呼ばれる種類の列では、
インデックスでも 5,000 件問題を完全には回避できない

列インデックスの動作
フィルターが出来る並び替えが出来る

列インデックスの自動作成
列インデックスはユーザー操作に応じて自動作成されることがある
あっ！並び替えた！
インデックス作っておこ
リスト内のアイテムが 5,000 件を超えている場合の操作で作成される
※ ルックアップ列は列インデックスは自動作成されませんでした

20,000 件問題
問題
列インデックスの自動作成はアイテム数が
20,000 件以下の場合にしか動作しない
解決策
20,000 件を超えたら
列インデックスを手動で作成する
※ SharePoint Online ではアイテム数によらず列インデックスを作成できる
ただし、現時点の動作を実際に確認すると、
20,000 件を超えていても列インデックスは自動作成されました
公式情報が
どこにもない…

ここまでのまとめ
5,000 件問題は処理負荷を軽減し、より多くのユーザーの要求を
処理するために SharePoint が設けている制限
列インデックスを作成することで、制限を回避することができる
列インデックスはユーザー操作に応じて自動作成されることがある
自動作成されなければ、手動で作成したら良い

モダンリストの動作

インデックス付き列の動作
フィルターが出来る並び替えが出来る

ルックアップ列のインデックスの制限
フィルターは出来る並び替えは出来ない
並び替えたフリ

インデックスが付かない列のフィルター動作
フィルターが出来るフィルターが出来ない？
一体なにが
起きているのか？

5,000 件問題フローチャート
操作対象のアイテム数は
5,000 件以下か？
問題なく動作
列インデックスが
利用できる操作か？
並び替えやフィルターが
問題なく動作する？
※ ルックアップ列に制限
はいいいえ
はいいいえ

インデックスが付かない列のフィルター動作
アイテム栽培地
アセロラ熱帯
パパイア熱帯
マルメロ暖地, 寒冷地
・・・
・・・
マンゴー熱帯
アンズ寒冷地
・・・
・・・
モモ暖地, 寒冷地
ライチ熱帯
・・・
列インデックスを持たない列でフィルターされた場合、
現在の並び順に従い上位から 20,000 件のアイテムを評価
フィルターに適合する
アイテムがある
フィルターに適合する
アイテムがない
上位
20,000
件を評価

インデックスが付かない列の動作
アイテム栽培地
アセロラ熱帯
パパイア熱帯
マルメロ暖地, 寒冷地
・・・
・・・
マンゴー熱帯
アンズ寒冷地
・・・
・・・
モモ暖地, 寒冷地
ライチ熱帯
・・・
次の
20,000
件を評価
「その他のアイテムを読み込む」をクリックすると
次の 20,000 件のアイテムを評価する
以降、アイテムが見つかるまで繰り返し

インデックスが付かない列の内部処理
RenderListDataAsStream
• 上位から 5,000 件ずつに分割し
フィルターを実行
• 一度に 4 回リクエストを送り
5,000 x 4 = 20,000 件を
処理するようになっている
• 4 回のリクエストを待たずに
アイテムが見つかれば、
それ以降は実行されない
インデックスが付かない列の
フィルター処理は
5,000 件ずつ 4 回に分けて
処理が実行される

インデックス付きの列を組み合わせたフィルター
複数のインデックス付きの列を利用したフィルターは
ふたつ目の列の条件ではインデックスが有効にはたらかない
ひとつ目の
フィルター
ふたつ目の
フィルター

複数のインデックス付きの列を利用したフィルターは
インデックス付きの列を
複数組み合わせたフィルター
ひとつ目のフィルターに
該当したアイテム数
5,000 件以下
5,000 件より多い
フィルターした結果が
すぐに表示される
ひと目のフィルターの結果を
上位から 20,000 件ずつ評価する
ふたつ目のフィルターの動作
インデックスが効いていない

アイテム
アセロラ
パパイア
マルメロ
・・・
・・・
マンゴー
アンズ
・・・
・・・
モモ
ライチ
・・・
アイテム
アセロラ
パパイア
マルメロ
・・・
・・・
マンゴー
アンズ
・・・
・・・
30,000 件まで
絞り込み
ひとつ目の
フィルター
上位 20,000 件を
対象に絞り込み
ふたつ目の
フィルター
下位 10,000 件は、「その他のアイテムを読み込む」が
クリックされた後にあらためて探索する
ひとつ目のフィルターで
20,000 件以内に
絞れていると
ユーザーには易しい
※ 理想は 5,000 件以下

フィルターの順番を確認するには
URLのパラメータビューの設定画面
• ビュー上で操作を行った場合
• フィルターの条件は次のパラメーター
• FilterField1, FilterValue1, FilterType1
• FilterField2, FilterValue2, FilterType2
• FilterField3,
• 番号の若い方がひとつ目のフィルター条件
• ビューとして保存した場合
• フィルターの設定の上の方で指定された列が
ひとつ目のフィルター条件

ひとつのインデックス付き列で並び替えとフィルター
同じ列で並び替えとフィルターを同時に行う場合
インデックスが有効にはたらかない
インデックス付き列に
並び替えと
フィルターを
同時に適用

フィルター条件の AND と OR
AND 条件
• 複数のインデックス付きの列を組み合わせたフィルターは、
• ビューの画面から操作した場合は AND 条件になる
OR 条件
• フィルター順などに関わらず、インデックスが効かない
• ビューの設定画面からのみ設定可能

列インデックスが有効にはたらかないパターン
• インデックスが付いていない列での並び替えやフィルター
• 複数のインデックス付き列を組み合わせたフィルター
• ひとつのインデックス付き列で同時に並び替えとフィルター
• OR 条件のフィルター
• できるだけこのパターンを避けて利用できると良い
• モダンリストなら「その他のアイテムを読み込む」が利用できる

ここまでのまとめ
列インデックスが有効にはたらかないパターンを知っておくと ◎
インデックス付きの列を複数組み合わせたフィルター条件では、
条件の指定順に注意。ひとつ目の条件で出来るだけ対象を絞り込む
モダンリストの「その他のアイテムを読み込む」を活用

調査結果から導くリスト利用の極意
一、ビューは、必ずインデックス付きの列で並び替えせよ
一、目的のアイテムを探すには、フィルターを最大限活用せよ
一、フィルターは、できる限りインデックス付き列を利用せよ
一、複数のインデックス付き列を組み合わせたフィルターでは、
ひとつ目のフィルターで、できる限り数を絞り込むよう意識せよ
一、モダンリストの「その他のアイテムを読み込む」を活用せよ

フィルターウィンドウを利用しよう
フィルターウィンドウ
• 複数の値で絞り込んでいくのに便利
• 簡単に素早くアイテムを絞り込んで探すことができる
1
2
3
4
[フィルターウィンドウに固定] でフィルターを追加

まとめ

5,000 件問題は列インデックスとモダンリストで対処しよう
SharePoint の 5,000 件問題は、負荷軽減のために今も存在する
アイテム数が多くなった場合は、列インデックスの利用が大切
使いこなすためには、モダンリストの動作を理解する

ボーナストラック

ルックアップ列（参照列）
大量のデータを対象としたルックアップも動作する
ルックアップ対象列に
インデックスを
作成しておく
検索で探す

25,000
件ずつ探索
アイテム
A
AA
AAA
AB
ABA
ABB
BA
・・・
・・・
XXX
XYY
XYZ
ルックアップ列（参照列）
検索で探す
インデックス付き列の参照
• 参照先のアイテムを文字コード順にソート
• 「その他の結果」がクリックされるたびに
上から 25,000 件ずつ探索
• リストの最後まで同じ動作を繰り返し
ポイント
• 対象の列にインデックスを設定する
• 「その他の結果」の動作を理解する
大量のデータを対象としたルックアップも動作する

グループ化と合計
グループ化や合計の機能は 5,000 件を超えると上手く動作しない
5,000 件以下に
フィルターしておくと
グループ化できる

インデックス付き選択肢列への選択肢の追加
インデックス付きの選択肢列
• アイテム数が 20,000 件を超える場合、インデックス付きの
選択肢列への選択肢の追加ができなくなる
• 選択肢を追加するには、対象列の列インデックスを削除する
• 選択肢追加後に、再度インデックスを作成する
• 実運用時には、遭遇しそうな動作

権限の継承
サイト
リスト
アイテム
上位の権限を
引継ぐ
上位の権限を
引継ぐ
権限の継承を中止する
100,000 件を超えた
アイテムがあると
権限の継承の中止はできない
（再継承もできない）

5,000 件問題と関係なく動作する機能
Excel へエクスポート Power Query Access リンクテーブル
リストに保存されたデータの集計や分析には、
Excel や Power BI、Access が利用できる

Power Apps の委任
委任できるはずの関数でデータ取得時にエラーになる場合がある

Power Apps の委任
委任するときはインデックスも同時に考える
委任対象の列に
作成しておく

Power Automate のアイテム取得
リストからアイテムを取得するときにエラーになる場合がある

Power Automate のアイテム取得
しきい値のエラーが出た場合はインデックスを確認
操作対象の列に
作成しておく

このセッションで伝えたかったこと
5,000 件問題は正しく怖がろう
モダンリストは良いぞ！

https://forms.office.com/r/qCXhcZZUgU
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リファレンス
• Manage large lists and libraries
• SharePoint limits - Service Descriptions | Microsoft Docs
• Living Large with Large Lists and Large Libraries | Microsoft Docs

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