Metodologia Estructurada para generar espacios gerenciales creativos. Diseñado por Hermann Pargas Meza

1. By Hermann Pargas Meza

2. METODOLOGÍA ESTRUCTURADA PARA ESPACIOS GERENCIALES, CO-CREATIVOS
E INNOVADORES
“DE CASA EN CASA”
Por Hermann Pargas Meza
FICHA TÉCNICA
Objetivo: Participantes:
Generación de espacios gerenciales, Grupos mayores de 20 personas
co-creativos e innovadores
Requerimientos: Duración: depende del número de
Espacio amplio (detalles de armado participante. Tiempo aprox min 4
de salón en “ESPACIO”) horas
SOBRE LA TECNICA
El éxito de esta técnica, se fundamenta en la realización tres sesiones
secuenciales y en la disposición de la organización en vivir la experiencia. Es
una técnica que puede ser empleada para cualquier cantidad de
participantes, sin embargo, se sugiere no emplearla con grupos menores 10
personas, ya que existen técnicas más efectivas para grupos pequeños, y en
mi experiencia se hace más efectivo el trabajo con grupos mayores de de 20
personas. Sin embargo presentamos la implantación de la misma con un
grupo e 60 personas.
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3. El primer, paso es la definición del tema a tratar por parte de la organización,
así como la definición del facilitador del proceso. Si recordamos un poco, el
ciclo de aprendizaje vivencial, el Foco o Tarea, es vital para no perder el
rumbo al momento de iniciar la sesión creativa, por eso el que el tema sea
claro, especifico, bien delimitado es fundamental. Por ejemplo si la
organización desea mejorar el servicio de atención al cliente, el tema a tratar
pudiera ser “ideas de excelencia en la calidad de servicio” o si la
organización está pasando por una crisis de identidad el tema pudiera ser
“¿Quienes somos? Ideas integradoras”, la idea es que tanto los participantes
como el facilitador este claros sobre en torno a que conversar.
En el caso del facilitador, este debe preferiblemente conocer sobre la
organización ya sea por experiencias previa en trabajos internos o de
acompañamientos en procesos, o por aplicación de algún instrumento que le
permita conocer el clima organizacional, los participantes, el área en la que
se desenvuelve la organización y todo aquello que le permita desenvolverse
con maestría al momento de indicar la sesiones, generando así empatía con
las personas a las que facilitara su proceso de aprendizaje y reflexión.
SESIONES
SESIÓN DE ARRANQUE
La idea principal de esta Sesión de Arranque, es organizar una reunión una o
dos semanas previa la sesión creativa, con todo los participantes y/o
invitados y presentar la metodología y los objetivos que busca la sesión
creativa; explicando superficialmente su manera de operar y dando la
oportunidad que todos se presente y se conozcan desde “lo que pueden
aportar”, así como, facilitar los insumos (textos, videos o audios); que sirvan
para colectivizar situaciones y conceptos generales que gatillen puntos de
vistas para la Sección Creativa y definir las fechas y horas de las sesiones
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4. siguientes. Esta sesión es muy puntal y no debería exceder la hora; es
posible involucrar en esta sesión alguna dinámica de integración o
rompehielos que agilice el proceso.
Con relación a la selección de los participantes y el criterio de
selección:
La selección de las personas que participaran dependerá de los objetivos de
la organización, sin embargo es primordial que la organización defina y
presente su criterio de selección, a fin de no generar alteración en su clima
organizacional. Por ejemplo, si la sección se va a realizar con la gerencia
media, porque el tema foco va a ser el “Couching”, es vital informarle que es
por ello, que son seleccionados al resto del equipo, así no sentirán exclusión
ni malestar. Por otra parte si la técnica se va aplicar a toda la organización
pero por grupos y temas distintos, es conveniente presentar el cronograma
general para que todo lo vean y este informados de cuando les tocara
participar, eso generará sentido de pertenecía, compromiso e intereses.
INVITADOS EXTERNOS: Es de carácter opcional, la idea fundamental es
tener un mirar “de afuera”; que quizás puedan gatillar cosas que desde
adentro no percibimos, con relación a los invitados el criterio fundamental
pudiera estar en el vínculo permanente con organización, el compromiso
activo y finalmente su competencias y experiencias.
SESIÓN CREATIVA
Esta Sesión Creativa se compone de (03) momentos, un primer momento de
enfoque, donde todos los participantes en plenaria general, se “miran” ven
quienes participan, se repasa de manera rápida lo presentado en la sesión
de arranque se asignan los roles y se invita a conectarse con la experiencia,
a atreverse a jugar y a disfrutar del momento.
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5. El segundo momento, busca generar un espacio de confort que permita una
conversación relajada y fluida; sentir la calidez del Anfitrión quien nos
espera en su espacio y nos ofrece algo de tomar y de comer, conversar,
proponer y reflexionar desde la confianza con el resto de los invitados sobre
“Preguntas Movilizadoras” y en donde además tenemos la posibilidad de
dejar plasmada en papel y de manera gráfica nuestra conversa en hojas de
papel bond y creyones, nuestras ideas y nuestras propuestas. Es un espacio,
donde se interactuará con la figura del “Abogado del Diablo” el cual
emerge y nos invita a re-mirar nuestras ideas a fin de argumentarlas con
fuerza o aceptar, que quizás pueden ser mejor. Es sencillamente la invitación
a construir realidades desde el conversar y convertirnos en agentes
trasformadores de realidades.
Y finalmente un tercer momento, donde en Plenaria y gracias a la labor del
Anfitrión, del abogado del Diablo y junto a las reflexiones de todos los
participantes se podrá recopilar y socializar las ideas que servirán de insumo
para la Sección Analítica
TIEMPOS
La duración de estos tres momentos puede varias de acuerdo a la
disponibilidad de la organización y los participantes, sin embargo la
experiencia nos da como referencia que primer momento puede contar
con un máximo de 30 min, el segundo momento puede durar de 2 a 3
horas con sub momentos de 20 a 30 minutos cada uno, dependiendo
el numero de participantes y el tercer momento 1 hora.
ESPACIO
Se debe contar con un espacio amplio donde puedas organizar un
área de plenarias, preferiblemente con las sillas dispuesta en forma de
“U” donde todos puedas sentarse y verse. A rededor o cercano a este
lugar de plenarias, debes organizarse los “espacios” o “casas”, como
les comente al inicio la idea es que cada grupo experimente la
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6. sensación de visitar una casa, de ser recibido por el dueño (anfitrión) y
de ser atendido por este, donde se conversará por un rato, antes de ir
a visitar otra casa. Por tanto los espacios deben estar separados y
preferiblemente ambientados como la sala o el “estar” de una casa,
aquí la creatividad y la disposición de los organizadores es
fundamental, pueden variarse los ambientes de cada “casa”, por
ejemplo, uno casual, otro formal, otro oriental, otro country. Estos
deben contar con la posibilidad de albergar de 5 a 10 personas
cómodamente, además deben contar con una lamina de papel bond
que sirva de mantel, colores de cera o marcadores donde los invitados
tenga la posibilidad de plasmar sus ideas de manera creativa si así lo
desean. Cada “casa” puede tener un ambiente musical que conecte
con la ambientación, siempre y cuando el volumen sea adecuado y
permita el objetivo fundamental de la sección que es conversar y si
está separado de otro “espacio” lo suficiente.
Cada “casa” debe contar con bebidas y tentempié para los invitados y
de ser posible un mayordomo, que ofrezca una atención esmerada
que permita la conversación entre los invitados y el anfitrión. En
algunos, se ha organizado un área de atención común, en donde se
tienen personal de servicio que periódicamente visita cada “Espacio”.
ROLES
La técnica se fundamenta en el hacer de tres personajes el Anfitrión, el
Abogado del diablo y el Invitado.
El Anfitrión- Relator
Es un personaje fundamental para lograr un espacio creativo, es la
persona responsable de hacer sentir cómodos a cada uno de sus
invitados, ofreciéndole en su “espacio” las atenciones que invitados
tan importante merecen, además inicia la conversación, propone el
tema, procura se dé una conversación fluida donde predomine el
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7. respeto a las ideas de todos, estimula a sus invitados a dejar una
propuesta gráfica y toma nota de los aportes de cada uno de sus
invitados, con lo cual preparará su resumen de relatoría, junto con el
resto de anfitriones del día, al final de la sesión.
El Invitado
No puede un anfitrión ejercer su rol, sin la presencia de sus invitados,
cada uno se compensa; y entre más son los invitados más
conversaciones y puntos de vistas diversos se tienen, condimentando
las ideas y aflorando lo que muchos denominan la “sabiduría
colectiva”.
Un buen invitado, en una buena conversación, respecta la ideas de
todos y busca fundamentalmente cómo ayudar para que sea mejor.
Por tanto, un invitado aporta sus ideas desde su formación académica
o desde su experiencia, escucha de manera activa a todos los que
participan, conecta o enreda de manera positiva las ideas suyas con
las de otros e invita al mirar sistémico de lo que acontece en ese
espacio y en ese momento.
El Abogado del Diablo
Para la religión católica, el oficio de este abogado era objetar, exigir
pruebas y descubrir errores en toda la documentación aportada para
demostrar los méritos del presunto candidato a los altares como beato
o santo. El rol del personaje en este espacio creativo invita a aquel
que propone una idea o al grupo en general, a mirar desde distintos
puntos de vistas, a sustentar sus propuestas, encontrar puntos de
mejoras y soluciones creativas; aquí Abogado del Diablo tiene el poder
- donde es invitado -de objetar ideas, exigir soportes, viabilidad y se
empeñará en buscar las forma de demostrar desde su mirar que lo
que tu propones puede ser mejor. Al final de la sesión junto con los
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8. anfitriones presentará un informe que relate lo experimentado en cada
“espacio”.
SESIÓN ANALÍTICA
Esta actividad se puede complementar, con una Sección Analítica días
después de la actividad y en donde participen las personas de la
organización que tiene la posibilidad de tomar decisiones. Este grupo de
personas, le corresponderá procesar los formatos de ideas, los relatos de los
anfitriones y abogados del diablo además de todas los aporte gráficos que
contienen los máteles utilizados en cada “casa”.
Son un sin número de ideas que pueden priorizar en un plan de acción
estratégico, para la organización en el cual cada uno de los participantes se
verá reflejado por que participo en el proceso y seguramente lo hará saber al
resto de los miembros de la organización, contagiando así sentido de
pertenencia.
¿Cómo se opera?
Teniendo en cuenta las premisas utilizadas al inicio de la sesión creativa,
“Todas las Ideas son validas”, el grupo que trabajaran en la sesión analítica
debe leer en plenarias las relatorías tanto de los abogados del diablo como
de los anfitriones, e ir a una primera jornada de sistematización a través del
formato para sistematizar – primera vuelta- , el cual recoge las siguiente
preguntas:
¿Cuáles son las ideas principales que percibes en las
relatorías?
¿Cuáles son las emociones percibes en las relatorías?
¿Que ideas concretas se muestran en la relatoría?
¿Alguna reflexión de algún participante?
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9. ¿Se declara alguna pregunta para próximas sesiones?
Este debe ser un trabajo realizado de manera individual por cada una de las
personas que participa en la sesión analítica.
Finalizada este proceso, se toman los aportes gráficos que contienen los
máteles utilizados en cada “casa”, para ello pudieran dividirse en grupos, a
cada grupo se le asignara igual número de máteles y de manera individual
nuevamente utilizando el Formato para Sistematizar – Segunda vuelta, se
invita a la personas a buscar las respuestas a las siguientes preguntas:
¿Cuáles son las ideas principales que percibes?
¿Cuáles son las emociones percibes?
¿Que ideas concretas se muestran en los aporte gráficos?
¿Alguna reflexión de algún participante?
¿Se declara alguna pregunta para próximas sesiones?
¿Que palabras de repiten con mayor frecuencia?
LOS MOMENTOS
Primer momento: Plenaria Inicial
El facilitador invita a todos los participantes a incorporarse en la plenaria
general, utilizando cualquier medio audiovisual da la bienvenida, se presenta
y muestra de manera general el programa del día, repasa para todos en qué
consiste la sesión creativa, para que fue convocada y que se busca.
Seguido presenta a los Anfitriones y Abogados del Diablo, estos roles
pueden ser definidos de dos formas. Pueden seleccionarse del grupo de
participantes directamente tomando como criterio las competencias que
tengan las personas para redactar, escuchar, escribir, resumir, atender,
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10. conectarse empáticamente, o pueden ser sorteado los roles en la plenaria
con cualquier herramienta creativa, ficha de roles, notas escondidas en los
asientos, sorteos en un sombrero, entre otros. Se seleccionaran tantos
Anfitriones y Abogados del Diablo, como “casas” se hayan acondicionado en
el lugar; se requiere uno de cada uno por casa. En ocasiones a los
anfitriones y los abogados del diablo se les colocas algún elemento que
permita identificarlos visualmente, por ejemplo un corbatín a los anfitriones y
unos cuernos en cintillo para los abogados del diablo, sin embargo son en
estos instante donde la creatividad del organizador puede volar, y darle
toques de jocosidad a la actividad, así que un disfraz no es descabellado.
Antes de finalizar el primer momento, es importante que el facilitador deje
muy claro que existen algunas condiciones claves para que una sesión
creativa tenga éxito.
Estas condiciones son:
1. La sesión de creativa estructurada, es deseada. Un poco dejando
claro que si estamos allí, en cuerpo debemos también desearlo
emocional y espiritualmente.
2. La socialización de las ideas es deseada. Estamos para compartir
ideas, validarlas, aceptarlas.
3. Todos los participantes creen en el potencial de cada uno para aportar
ideas. Reconociendo que todo los que participan, incluyéndome nos
potenciamos a medida que compartimos.
4. Toda idea es bienvenida. Por más loca que parezca es una idea
validad.
5. Toda idea está prohibida. Nadie puede criticar la idea de otro, puede
potenciarla, pero no rechazarla.(a excepción del Abogado del Diablo)
6. Tantas ideas como sea posible. Toda idea es bienvenida, e la
diversidad de las ideas esta la fortaleza de las soluciones.
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11. Segundo momento: Conversando Construyendo
Finalizada la plenaria y dispuesto el salón, se invita a los anfitriones y
abogados del diablo, se ubiquen en una “Casa” , por tanto si organizaste 5
casas tendrás cinco anfitriones y cinco abocados del diablo, al iniciar la
actividad cada casa contará con un abogado del diablo y un anfitrión.
Ubicados los Anfitriones y Abogados del Diablo, se invita a cada participante
a escoger la casa que quiere visitar en la primera vuelta, cada “casa” debe
albergar numero iguales de participantes, por tanto si tienes 60 personas y
organizaste 6 “casas”, cada casa debe poder albergar de manera cómoda 10
participantes, incluyendo el Anfitrión y el Abogado del diablo.
Se debe explicar, que al iniciar la actividad, sonara un silbato (o timbre) y
pasado de 20 a 30 minutos volverá a sonar lo que indica que todos los
invitados y el Abogado del Diablo deben visitar otra casa; es muy importante
recalcar que ningún invitado, ni ningún abogado del diablo puede repetir la
casa, por tanto los Anfitriones cada 20 o 30 minutos tendrán nuevos invitados
en casa, y los invitados en la medida de lo posible debe evitar los mismos
compañeros. Como verán el tiempo de este segundo momento va a
depender del número de vueltas y el número de vuelta al número de “casas”
que se hayan dispuesto. Por ejemplo si disponemos de 6 “casas” y
destinamos 20 minutos por casa serian 120 minutos, lo que equivale a 2
horas para este momento; este tiempo es manejable por el facilitador, se
puede extender los minutos o el numero de “casa” queda a criterio de los
organizadores y del facilitador.
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12. El Anfitrión o Anfitriona, debe garantizar la fluidez de la conversación, y que
esta gire alrededor de las “Las Preguntas Poderosas”; así mismo debe invitar
a sus invitados a dejar plasmada sus ideas en el mantel de papel bond con
los colores de cera dispuesto al iniciar la actividad.
Por otra parte, cada anfitrión o anfitriona, así como los Abogados del Diablo,
están dotado con una carpeta que contiende, un resumen de las condiciones
óptimas para una sección creativa, hojas para apuntes, y el Formato de
Sistematización para el Anfitrión
Al culminar el ciclo, ósea que todos los invitados y abogados del diablo hayan
visitados “casas” distintas, se culmina con el segundo momento; se invitan a
los abogados del diablo y a los anfitriones a reunirse y redactar sus
memorias que serán presentadas en el tercer momento o plenaria de cierre.
Tercer momento: Plenaria de cierre
A estas alturas ya el facilitador cuenta con un espacio grato, de integración y
conversación, pero además cuenta con unas memorias escritas por cada
facilitador y las memorias realizadas por los abogados del diablo, además de
ideas capturada en los formatos sobre el tema que se discute; por otra parte
cuenta con una fuente interesante de ideas, graficas plasmada en cada uno
de los manteles de cada “Casa”; un registro gráficos de lo sucedido,
conversado y discutido en cada uno de estos espacios por todo los invitados.
Para iniciar la plenaria de cierre, se invita a todos a ubicarse en sus asientos;
aprovechando la energía positiva, se aplica un ciclo vivencial que permita a
los participantes dar su opinión sobre la actividad, sobre lo sucedido durante
la actividad y finalmente mostrar su estado emocional. Seguido se da paso a
la presentación de las relatorías por parte de los abogados del diablo y
anfitriones.
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13. Esta actividad se puede complementar, con una Sección Analítica días
después de la actividad y en donde participen las personas de la
organización que tiene la posibilidad de tomar decisiones. Este grupo de
personas, le corresponderá procesar los formatos de ideas, los relatos de los
anfitriones y abogados del diablo además de todas los aporte gráficos que
contienen los máteles utilizados en cada “casa”.
Son un sin número de ideas que pueden priorizar en un plan de acción
estratégico, para la organización en el cual cada uno de los participantes se
verá reflejado por que participo en el proceso y seguramente lo hará saber al
resto de los miembros de la organización, contagiando así sentido de
pertenencia.
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14. METODOLOGÍA ESTRUCTURADA PARA ESPACIOS GERENCIALES,
CO-CREATIVOS E INNOVADORES
“DE CASA EN CASA”
FORMATOS DE SISTEMATIZACION
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15. “DE CASA EN CASA”
(NOMBRE DADO A LA SESION CREATIVA) (LOGO)
SESION CREATIVA
Formato de Sistematización para el Anfitrión
IDEAS PRINCIPALES
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IDEAS SECUNDARIAS
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PREGUNTAS ABIERTAS
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PALABRAS MÁS ESCUCHADAS
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EMERGENTES
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16. “DE CASA EN CASA”
(NOMBRE DADO A LA SESION CREATIVA) (LOGO)
SESION CREATIVA
Formato de Sistematización para el Abogado del Diablo
IDEAS PRINCIPALES
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
IDEAS SECUNDARIAS
___________________________________________________________
___________________________________________________________
__________________________________________________________
PREGUNTAS ABIERTAS
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
PALABRAS MÁS ESCUCHADAS
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
EMERGENTES
___________________________________________________________
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17. “DE CASA EN CASA”
(NOMBRE DADO A LA SESION CREATIVA) (LOGO)
SESIÓN ANALITIVA
Formato de Sistematización # 1
¿Cuáles son las ideas principales que percibes en las relatorías?
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
¿Cuáles son las emociones que percibes en las relatorías?
___________________________________________________________
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¿Que ideas concretas se muestran en la relatoría?
___________________________________________________________
___________________________________________________________
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¿Alguna reflexión de algún participante?
___________________________________________________________
___________________________________________________________
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¿Se declara alguna pregunta para próximas sesiones?
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18. “DE CASA EN CASA”
(NOMBRE DADO A LA SESION CREATIVA) (LOGO)
SESIÓN ANALITIVA
Formato de Sistematización # 2
¿Cuáles son las ideas principales que percibes?
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
¿Cuáles son las emociones que percibes?
___________________________________________________________
___________________________________________________________
¿Que ideas concretas se muestran?
___________________________________________________________
___________________________________________________________
¿Alguna reflexión de algún participante?
___________________________________________________________
___________________________________________________________
¿Se declara alguna pregunta para próximas sesiones?
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
¿Que palabras de repiten con mayor frecuencia?
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19. METODOLOGÍA ESTRUCTURADA PARA ESPACIOS GERENCIALES,
CO-CREATIVOS E INNOVADORES
“DE CASA EN CASA”
MATERIAL DE APOYO
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20. PROPUESTA DISPOSICIÓN # 1 DE ESPACIO - GRUPO DE 60 PARTICIPANTES
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21. PROPUESTA DISPOSICIÓN # 2 DE ESPACIO - GRUPO DE 60 PARTICIPANTES
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23. Metodología “DE CASA EN CASA” – Conversando Construyendo
DE
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