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Manual comités de finanzas

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Manual comités de finanzas

  1. 1. 1. QUE ES UN COMITÉ DE FINANZASEl funcionamiento de los Comités de Finanzas, en todos los establecimientos educativos oficiales de laRepública de Pre-Primaria, Primaria y Educación Media esta normado a través del AcuerdoPresidencial No. 399.Los Comités de Finanzas son los encargados de todas las recaudaciones de fondos que se hagan en losestablecimientos educativos oficiales, por lo cual tienen como función principal administrar los fondosrecaudados al momento de la inscripción de los alumnos y de toda actividad en donde se recaudenfondos, los cuales deben ser utilizados única y exclusivamente para el beneficio del alumnado.2. COMO SE CONFORMA UN COMITÉ DE FINANZASLos comités de Finanzas deben de conformarse por el personal docente de los establecimientoseducativos y estar integrados como se detalla a continuación: En los casos de maestro único, el presidente del Comité será un miembro de la comunidad yfungirá como tesorero el maestro. En los centros educativos de mayor personal y alumnado en donde se recaude un ingresovoluminoso de fondos; el Comité de Finanzas, deberá integrarse por presidente, vicepresidente,tesorero, protesorero, secretario y prosecretario.El presidente, tesorero y cualquier otro miembro del comité, deben ser electos por mayoría de votos enAsamblea General del Personal Docente y Técnico Administrativo del Establecimiento, para el efectodeberá contarse por los menos con la presencia de las dos terceras partes del número total del personaldel establecimiento educativo. (Articulo 2º. del Acuerdo Presidencial No. 399).Al respecto la Ley de Educación Nacional en el artículo 36º. Obligaciones de los Educadores indica enel inciso k que: Los educadores tienen como obligación integrar las diversas comisiones internasen los establecimientos educativos para los cuales laboren.3. OBLIGACIONES DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ DE FINANZASSon funciones específicas para cada uno de los integrantes de los Comités de Finanzas, las siguientes(Artículo 4º. del Acuerdo Ministerial No. 185): Presidente: velar por el buen manejo de los fondos recibidos, siendo responsablemancomunadamente con el resto del comité, por cualquier anomalía. Tesorero: es el principal responsable del manejo de fondos recaudados por el Comité deFinanzas, así como de• Realizar registros contables en los libros autorizados para el efecto.• Efectuar los trámites necesarios para la autorización de recibos por cobros y libroscontables.1
  2. 2. • Realizar cotizaciones y por consiguiente las compras necesarias, solicitando para elefecto las respectivas facturas. Secretario: encargado de la correspondencia interna y externa del comité, suscripción de actasy otras que le sean asignadas, las cuales deben ser afines al cargo de secretario. Vicepresidente, Protesorero y Prosecretario: Encargado de sustituir al miembrocorrespondiente que se ausentará temporalmente del Comité. En caso de ausencia definitiva, seprocederá inmediatamente a elección para llenar el cargo vacante.4. OBLIGACIONES DEL DIRECTOR DEL ESTABLECIMIENTO Responderá mancomunadamente de las operaciones que efectúe el Comité de Finanzas,avalando con su visto bueno las acciones realizadas (Artículo 5º. del Acuerdo Ministerial No.185). No permitir que dentro del Establecimiento Educativo funcione en forma paralela algunaComisión o Comité que recaude fondos que no sea el Comité de Finanzas.No deberá manejar fondos en virtud de que sus labores son eminentemente de carácter administrativo.5. PERIODO DE FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ DE FINANZASEl comité funciona durante el periodo de un año improrrogable (de noviembre a octubre). El cambiodebe efectuarse sin excusas durante el mes de octubre de cada año, debiendo para el efecto, losmiembros del Comité saliente (Artículo 7º. y 8º. del Acuerdo Ministerial No. 185), realizar lo siguiente: Dejar cerradas las operaciones al último día del mes de octubre. Entregar al nuevo comité los fondos del saldo consignado en el libro de caja contra el saldo dela cuenta bancaria que para el resguardo de los fondos se tenga aperturada. Entregar los documentos de ingresos y egresos debidamente archivados, chequeras, estados decuenta y los talonarios de recibos autorizados para la recaudación de fondos del siguiente ciclolectivo, previa autorización del supervisor del distrito y de la Dirección Departamental deEducación que corresponda. Entregar los libros de caja, actas, bancos, cheques utilizados, recibos por concepto de cuota deinscripción y demás documentos utilizados durante su gestión.El proceso de entrega-recepción del Comité de Finazas se hará constar por medio de acta.6. ASPECTOS LEGALES QUE RIGEN A LOS COMITÉS DE FINANZASLas funciones que realiza un Comité de Finanzas se rigen por las siguientes disposiciones legales: Decreto Legislativo No.12-91 Ley de Educación Nacional2
  3. 3.  Acuerdo Ministerial No. 185 “Instructivo para el Funcionamiento de los Comités de Finanzas”de fecha 29 de Enero de 1988. Acuerdo Presidencial No. 399 “Reglamento de Recaudaciones de Fondos en losEstablecimientos Educativos Oficiales de la República”, de fecha 07 de Diciembre de 1968. Otras que por su naturaleza se relacionen con aspectos contables, fiscales, administrativos yfinancieros.7. ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS7.1 INGRESOSLos fondos que se recauden en los establecimientos educativos oficiales de la República, deben serautorizados previamente por el Supervisor del Distrito, Dirección Departamental de Educación o bienotra autoridad designada por el Despacho Superior del Ministerio de Educación.Los ingresos serán aceptados únicamente cuyo respaldo sea a través de un recibo debidamenteautorizado por la autoridad que para el efecto designe el Ministerio de Educación (DirecciónDepartamental de Educación, Supervisión del Distrito).7.1.1 ClasificaciónLos fondos recaudados pueden clasificarse de la siguiente manera: Fondos aportados por los padres de familia al momento de la inscripción de los alumnos. Fondos por actividades extraordinarias (rifas, kermés, actividades culturales y/o deportivas). Fondos por concepto de arrendamiento de tienda escolar. Donaciones o comisiones que otorguen, particulares y entidades o establecimientos comerciales(Coca Cola, Pepsi Cola, Novatex y otros), al centro educativo. Intereses bancarios generados por el resguardo de los fondos del Comité en los bancos delsistema.Por medidas de seguridad en el manejo de efectivo, los aportes por concepto de inscripciones, tiendaescolar y los que se considere pertinentes, podrán realizarse directamente en la cuenta bancaria delComité de Finanzas, quien emitirá el recibo autorizado contra la presentación de la boleta de depósitorespectiva.Todo aporte que reciba el Comité de Finanzas deberá operarse en el Libro de Caja.7.1.2 Documentación de respaldoLos documentos de respaldo de los fondos recaudados por los Comités de Finanzas son los siguientes:3
  4. 4.  Por los fondos aportados por los padres de familia al momento de la inscripción de los alumnos,se extenderá el recibo correspondiente, el cual deberá estar autorizado por la DirecciónDepartamental de Educación que corresponda. (Artículo No. 2. del Acuerdo Gubernativo No.968-2000 de fecha 30-12-1999). El ingreso de la ganancia de toda actividad extraordinaria se realizará de acuerdo al informefinanciero (Ingresos – Egresos) que se presente al Supervisor Educativo, quien previamentedebió haber autorizado la actividad. Al informe que respalde la actividad, deberá acompañarsela documentación de ingresos y egresos derivados de la misma. Los fondos por arrendamiento de la tienda escolar se realizarán de acuerdo a los recibos queemita el Tesorero del Comité de Finanzas de conformidad a los convenios celebrados, loscuales deberán estar debidamente autorizados y numerados correlativamente. Todo tipo de donación, apoyo y obsequio que sean producto de actividades que particulares oempresas efectúen a los establecimientos educativos públicos deberá estar amparada enconvenios suscritos con los respectivos Comités de Finanzas. Los ingresos por concepto de intereses bancarios, se documentarán con los estados de cuentamensuales que presentan las instituciones bancarias.7.1.3 DestinoLos fondos recaudados serán utilizados de conformidad a los siguientes criterios: Se destinarán única y exclusivamente para los gastos y periodos del que fueron autorizados(Artículo 13. del Acuerdo Ministerial No. 185). En caso de algún remanente, deberá solicitarse a la Supervisión correspondiente, la autorizaciónpara incrementar un fondo que estuviere deficiente. (Artículo 14. del Acuerdo Ministerial No.185). Los saldos existentes en caja, al finalizar el ciclo lectivo, y si no hubiera que realizar gastosnecesarios, deberán permanecer en la cuenta respectiva, disponiendo de los mismos, hasta laapertura del ciclo escolar siguiente. (Artículo 16. del Acuerdo Ministerial No. 185).7.2 EGRESOSLos egresos se constituyen como los gastos que efectúa el Comité de Finanzas, dependiendo de lasnecesidades que se presenten, con carácter de emergentes en los establecimientos educativos, los cualesdeben ser clasificados según los rubros autorizados al momento de la inscripción de los alumnos.7.2.1 ClasificaciónLos egresos que se consideran se pueden realizar a través del Comité de Finanzas son: Mantenimiento y reparación del edificio escolar, Refacción de los alumnos. Compra de material didáctico.4
  5. 5.  Otros que se consideren son en beneficio de los alumnos.El detalle de gastos no autorizados y que al momento de efectuarse auditorías pueden ser objeto dereparo por considerarse suntuosos o innecesarios, se presentan en el Anexo No. 1.7.2.2 Documentación de respaldoLa documentación de respaldo de los egresos efectuados lo constituyen los siguientes documentos: Facturas debidamente legalizadas: las cuales deben reunir los aspectos legales contenidos enel artículo 33, del Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado -IVA-. Detalle de gastos de plaza los cuales no sobrepasen los CIEN QUETZALES (Q.100.00),según lo establece el Decreto numero 27-92 Ley del Impuesto al Valor Agregado -IVA-,Articulo 7. Literal 11. relacionado con las ventas al menudeo. Ver modelo en Anexo No. 2.El uso de dicho formato se aceptará solamente en casos debidamente justificados y no podrá serrepetitivo. Recibos: se aceptarán cuando se trate de servicios como por ejemplo: guardianía, conserjería yelaboración de la refacción, debiendo contar con los siguientes requisitos: detalle completo delservicio y período del mismo, llevando al pie del recibo, la firma, nombre completo, direcciónresidencial, No. de cédula y teléfono de quien cobra. Las erogaciones por dichos servicios notienen el carácter de sueldos y salarios sino de “colaboración”.Los recibos por concepto de carpintería, herrería, albañilería, plomería y otros, se aceptaránúnicamente cuando dichos servicios sean de carácter emergente y de menor cuantía.8. REGISTROS CONTABLES DEL COMITÉ DE FINANZASLos libros que utilice el Comité de Finanzas, deberán ser autorizados en las DireccionesDepartamentales de Educación que correspondan. (Artículo 1. del Acuerdo Gubernativo No. 968-2000).Los libros a utilizar, son los siguientes: Libro de caja o Caja Central: deberá ser empastado y operado a doble folio (debe y haber)con dos columnas en cada pagina, centralizando los ingresos y egresos de los fondosrecaudados, cerrándose mensualmente con los saldos de cada una de las cuentas al ultimo díadel mes y que pasara al siguiente, firmando al pie de las operaciones, el Tesorero, Presidente delComité y Visto bueno de la Dirección.Los datos que se consignará como mínimo, son los siguientes:• Fecha• No. de factura o comprobante• Nombre del proveedor• Breve descripción de las compras realizadas y5
  6. 6. • Monto de la factura o comprobanteLas operaciones del libro de caja deberán realizarse con lapicero y sin enmiendas, borrones,corrector o tachaduras.Al incurrirse en algún error deberán proceder de la siguiente manera:1. Trazar una línea con lapicero rojo sobre la cantidad mal consignada, o bien trazarle doslíneas al inicio y final de la cantidad.2. Escribir en la parte superior de la cantidad mal consignada la cantidad correcta.Ver modelo de operatoria del Libro de Caja, en el Anexo No. 3. Libro de Actas: en este libro deberán registrarse principalmente las actividades relevantes delComité, como ejemplo en los siguientes casos:• Al inicio y cierre de las actividades entrega-recibo del comité saliente al entrante.• Cuando se realicen compras mayores y en caso uno de los integrantes no estuviere deacuerdo, lo cual deberá hacerse constar en punto de acta, en el cual se fundamente suoposición.• Cualquier otro motivo que se considere es de relevancia para las operaciones que realiceel Comité de Finanzas. Libro de Bancos: en este libro deberán ser conciliados mensualmente los saldos que reporta lainstitución bancaria contra los registrados en el libro de caja.Se opera a 3 columnas Debe (Ingresos), Haber (Egresos) y Saldo (Suma de saldo anterior másingresos menos egresos)Las operaciones que se registran, son las siguientes: Ingresos: depósitos realizados y notas de crédito emitidas por la Institución Bancaria.Se registran como mínimo los siguientes datos: fecha, No. de boleta de depósito o Notade Crédito, concepto y monto de la misma. Egresos: cheques emitidos y notas de débito emitidas por la Institución Bancaria.Se registran como mínimo los siguientes datos: fecha, No. de cheque o Nota de Débito,Beneficiario (cheques) y monto de la misma.Al final de las operaciones mensuales, se realiza la respectiva conciliación bancaria, firman alpie el Tesorero y Presidente del Comité de Finanzas, con el visto bueno del Director delEstablecimiento.Ver modelo de operatoria en el Anexo No. 4.6
  7. 7.  Libros Auxiliares (mantenimiento, tienda escolar, refacción, etc.): Se llevaran cuando lasoperaciones del comité se consideren voluminosos, los cuales pueden ser de uso optativo.Al final del periodo el Comité de Finanzas deberá elaborar resumen financiero en los cuales se reflejenlos movimientos contables mensuales realizados durante su gestión a efecto de establecer los saldosque serán trasladados al comité entrante y para realizar ante el claustro de maestros la respectivarendición de cuentas.9. RESGUARDO DE LOS FONDOSLos fondos monetarios del Comité de Finanzas, deben resguardarse de la siguiente manera: Bancos: mediante la apertura de una cuenta bancaria de preferencia de tipo monetario, encualquier banco del sistema, para lo cual deberán registrarse las firmas del presidente y tesorerodel Comité en forma mancomunada. (Artículo 8º. del Acuerdo Presidencial No. 399). Caja Chica: El Comité de Finanzas podrá disponer de un monto fijo en efectivo para gastosrutinarios o menores. (Artículo 11º. del Acuerdo Presidencial No. 399).El fondo de caja chica se regirá de acuerdo a los siguientes lineamientos:• El monto del fondo dependerá del volumen de operaciones que el Comité de Finanzasrealice.• El monto del fondo deberá aprobarse en Junta de Maestros, suscribiéndose el actarespectiva.• Se liquidará, cuando se haya agotado un 75 % del mismo, contra la entrega de lasfacturas o comprobantes que respalden las erogaciones realizadas.El Tesorero del Comité emitirá un cheque por el valor liquidado para mantenerdisponible el monto del fondo de Caja Chica aprobado.Como medida de control y seguridad para los miembros del Comité de Finanzas, se recomienda quepara gastos que sobrepasen el 50 % del fondo de Caja Chica, se emita cheques a nombre de losproveedores.10. SUPERVISIÓN Y AUDITORÍA DE LOS COMITÉS DE FINANZAS10.1 SUPERVISIÓNLas personas autorizadas para supervisar y verificar las operaciones que realizan los Comités deFinanzas son: Director del Establecimiento: quien además responde mancomunadamente por lasoperaciones que efectúe el Comité de Finanzas, por lo que debe mantener un estrecho control delas mismas, toda vez que:7
  8. 8. • Otorga su visto bueno a toda la documentación que ampara los egresos del Comité.(Artículo 23. del Acuerdo Ministerial No. 185).• Otorga su visto bueno a las operaciones mensuales registradas en el libro de Caja delComité. (Artículo 18. del Acuerdo Ministerial No. 185).• Otorga su visto bueno a las operaciones mensuales registradas en el libro de Bancos.(Artículo 20. del Acuerdo Ministerial No. 185). Supervisor Educativo o Coordinador Técnico Administrativo: quienes aparte desupervisar constantemente los Establecimientos Educativos a su cargo, se les ha conferido lassiguientes atribuciones:• Autorizar toda cuota o contribución que perciban los Comités de Finanzas porconcepto de inscripción. (Artículo 5º. del Acuerdo Presidencial No. 399).• Autorizar transferencias de fondos de un rubro a otro que se encuentradeficiente. (Artículo 14. del Acuerdo Ministerial No. 185).• Autorizar toda actividad extraordinaria como por ejemplo: funciones de cine,rifas, kermés, etc. (Artículo 15. del Acuerdo Ministerial No. 185).• Realizar arqueos periódicos selectivos en los establecimientos de su jurisdicción.(Artículo 13. del Acuerdo Presidencial No. 399).10.2 FISCALIZACIÓNLas personas autorizadas para realizar auditoría en los Comités de Finanzas son: Auditor interno de la planta Central. Auxiliares del auditor interno. Otra Autoridad que designe el Despacho Superior.Las auditorías deben realizarse dentro del período escolar en las formas siguientes: Selectivas Ordenadas por la superioridad (Ministro y Viceministros). Solicitadas por miembros de los comités, maestros y padres de familia que no estén de acuerdocon el manejo de los fondos, o bien la observación de alguna anomalía. Por denuncias debidamente fundamentadas.Las intervenciones de auditoria tienen como objeto velar por el buen manejo y aplicación de losfondos, así como que las operaciones correspondientes estén correctamente registradas en los libros y8
  9. 9. se cumpla con los requisitos legales que deben llenar los comprobantes de ingresos y egresos. (Artículo27. del Acuerdo Ministerial No. 185).En el caso de encontrar gastos que no benefician al alumno en especial, considerándolos comosuntuosos o innecesarios, se procederá inmediatamente al reparo de los mismos, suscribiendo, para elefecto, acta en la que se dejará constancia y se ordenará al Comité y Dirección del Plantel, el reintegrode dicho gasto, exonerándose a la o las personas que en su oportunidad se opusieron, conforme acta detal situación levantada con anterioridad. (Artículo 28. del Acuerdo Ministerial No. 185).Si se suscitara desacato o reincidencia de una o más personas, se hará del conocimiento de lasautoridades superiores para los efectos legales que se consideren convenientes. (Artículo 29. delAcuerdo Ministerial No. 185).11. CONSIDERACIONES FINALESLos Comités de Finanzas deberán observar los siguientes lineamientos:Tienda Escolar: se manejará y generará fondos de conformidad a las siguientes estipulaciones:(Artículo 15. del Acuerdo Ministerial No. 185). Los fondos son exclusivamente para beneficio del alumnado. Queda prohibido que cualquier miembro docente o administrativo sea propietario o arrendatariode la tienda escolar. Si los fondos de la refacción escolar resultaren insuficientes, deberá como prioridad uno,cubrirlos En caso de tienda particular; está deberá absorber sus gastos e instalará su propio contadoreléctrico, para el funcionamiento de sus aparatos.Libro de Almacén: En los establecimientos que adquieren papelería u otros materiales para uso delEstablecimiento, se deberá registrar las entradas y salidas de los bienes adquiridos, firmando derecibido las personas que hagan uso de los mismos.Alza de bienes muebles adquiridos con fondos del Comité de Finanzas o donación: cuando seadquieran bienes muebles con fondos provenientes de los Comités de Finanzas, deberá adjuntarse a lasfacturas respectivas, certificación de alza de inventario, por medio de la cual se hace constar que losmismos se ingresaron al Libro de Inventario del Establecimiento Educativo.Si se tratará de bienes donados de igual manera deberán registrarse en el Libro de Inventarios delEstablecimiento, registrándolos al precio de mercado, para lo cual se realizarán como mínimo 2cotizaciones.Exenciones del Impuesto al Valor Agregado -IVA-: En los Establecimientos Educativos del NivelMedio, podrán gestionarse a través de la sección de Contabilidad del mismo el trámite de exencionesde IVA, las que serán utilizadas para las compras mayores que realice el Comité de Finanzas.9
  10. 10. Gastos de Comité de Evaluación de Institutos Experimentales: De conformidad al Artículo 59, delAcuerdo Ministerial No. 437 de fecha 18-04-2001 Reglamento de Evaluación del aprendizajey promoción educativa para los centros que conforman el programa de extensión ymejoramiento de la educación media -PEMEM-, “Los gastos en que incurra el Comité deEvaluación de cada Plantel en concepto de transporte alimentación y hospedaje por asistenciaa sesiones de trabajo, ordinarias o extraordinarias, para las que sea convocado por el ComitéDepartamental, Regional o Nacional serán pagados con fondos que erogará el Comité deFinanzas de cada establecimiento, con cargo a la cuota privativa de inscripción de losestudiantes.”.Los gastos causados deberán documentarse con las facturas contables correspondientes.Exoneración de alumnos al momento de la inscripción: Cuando la Dirección y Comité de Finanzasdel Establecimiento exoneren a alumnos de realizar pagos por concepto de cuota de inscripción, alfinalizar el período de inscripción se suscribirá acta, en la que comparezcan el Director delEstablecimiento Educativo, Supervisor Educativo y Comité de Finanzas, por medio de la cual se detalleel nombre del alumno, grado que cursa y motivo por el cual fue exonerado.Compra de bienes, mobiliario, equipo y contratación de servicios (Construcción, mantenimientode equipo, etc.): se procederá de la siguiente manera:1. Solicitud de la Dirección, Subdirección o comisión conformada por profesores y estudiantes,indicando el uso que se dará a los bienes y las características o requerimientos técnicos que debenposeer los mismos.2. Se realizan como mínimo 3 cotizaciones (por escrito) de los bienes o servicios requeridos.3. Se elegirá la cotización que presente calidad, garantía y requerimientos técnicos requeridos por lossolicitantes.4. El Comité de Finanzas evaluará si el monto al que ascenderá la compra se considera:a. Mayor: informará al Claustro de catedráticos para solicitar la autorización de la compra, loque se hará constar en acta.b. Menor: se realizará la compra de acuerdo al monto, por medio de cheque a nombre delproveedor o a través del fondo de caja chica.5. A la factura de respaldo de la compra realizada se adjuntará certificación de alza al inventario de losbienes adquiridos.10

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