Dokumen tersebut membahas tentang perubahan paradigma dari melihat gudang sebagai fungsi biaya menjadi sumber keunggulan kompetitif. Gudang seharusnya dimanfaatkan untuk meningkatkan pelayanan pelanggan dengan mengurangi waktu pengiriman dan menjaga kualitas pengiriman agar dapat bersaing. Manajemen gudang yang baik dapat menciptakan nilai tambah dengan meningkatkan efisiensi, akurasi persedia

1. Paradigma Baru:
GUDANG Sebagai KEUNGGULAN KOMPETITIF
Selama ini,jika berbicara tentang spareparst maka pikiran kita hanya tertuju pada sales activity. Padahal, dalam
sparepart bisnis, seorang parts manager harus juga mempunyai pemahaman yang benar tentang gudang.
Apa pentingnya gudang dalam sparepart bisnis? Banyak dealer menempatkan gudang dalam fungsi pendukung
yang tidak memiliki peran penting dalam pencapaian sasaran strategis dealer. Bahkan beberapa dealer sering
memandang gudang sebagai COST CENTER. Di tengah persaingan yang ketat, setiap dealer harus mulai
memanfaatkan semua fungsi yang dimilikinya sebagai sarana strategis untuk mencapai keunggulan kompetitif.
Pertama-tama , mari kita pahami tentang Fungsi GUDANG, yaitu :
1. Fungsi PENYIMPANAN
Merupakan fungsi paling mendasar dari gudang adalah tempat penyimpanan barang, baik bahan
mentah, setengah jadi maupun barang jadi. Tujuan dari Warehouse Manajeman adalah bagaimana
menggunakan ruang (space) seoptimal mungkin untuk menyimpan produk dengan biaya tertentu.
2. Fungsi MELAYANI PERMINTAAN PELANGGAN
Aktivitas menerima barang dari HMSI dan memenuhi permintaan dari partshop atau pelanggan
menjadikan gudang sebagai fokus aktifitas logistik. Gudang berperan menyediakan pelayanan dengan
menjamin ketersediaan produk dan siklus order yang reasonable.
Dengan menyimpan stok dalam jumlah tertentu, akan membantu melayani permintaan pelanggan yang
fluktuatif.
3. Fungsi DISTRIBUSI dan KONSOLIDASI
Barang yang telah di simpan agar sampai ke tangan pelanggan harus melalui proses distribusi. Yaitu
mengatur dan menjamin agar barang yang dikirim, benar-benar sampai ke tangan pelanggan dengan
baik. Artinya, pelanggan menerima barang sesuai pesanannya tanpa ada yang kurang, tanpa ada yang
salah ambil,dll.
Untuk menjamin itu semua, gudang perlu mengadakan konsolidasi. Artinya, akan ada proses
pengambilan barang, pengecekan dan pengepakan. Konsolidasi yang baik sangat berperan agar
distribusi benar-benar sempurna.
1

2. Paradigma Lama :
Gudang sebagai fungsi BIAYA
Aktifitas gudang sangat membantu dealer dalam memenuhi kebutuhan akan permintaan pelanggan. Namun,
sebagai bagian dari aktifitas bisnis secara keseluruhan, gudang memiliki fungsi biaya yang lebih spesifik di
banding aktifitas lain. Sayangnya, banyak dealer lalai terhadap detail dan hanya memperhatikan secara global.
Kebijakan logistik yang diambil delaer, baik berupa kebijakan investasi maupun operasional, memiliki dampak
terhadap tingkat pengembalian investasi (return on investment).
Langkah yang dapat diambil oleh Warehouse Manager adalah mengupayakan tingkat efisiensi logistik untuk
mencapai titik pengembalian investasi tertntu. Yang menjadi tantangan disini adalah bagaimana menekan
biaya berhubungan dengan logistik, namun tidak mengorbankan tingkat efektifitas pekerjaan. Dalam hal ini,
yang terpenting adalah bagaimana menjaga kemampuan memberikan pelayanan yang optimal sesuai dengan
permintaan pelanggan, bahkan melebihi keinginan mereka (beyond customer requirement).
Fungsi distribusi ini menjadikan gudang sebagai kepanjangan tangan dari penjualan dan pemasaran dalam
memastikan panyampaian produk dan informasi kepada pelanggan sebagai titik penjualan.
Pengiriman barang harus diusahan secepat mungkin, segera diproses setelah tiba dan segera dikirim.
Paradigma Baru :
Gudang sebagai sumber KEUNGGULAN KOMPETITIF
Pengelolaan gudang / warehouse management merupakan salah satu senjata yang dapat digunakan oleh dealer
untuk bersaing dalam kompetisi pasar bebas dan global saat ini. Dealer harus mampu mengubah paradigma
logistik dari sekedar aktifitas yang menghabiskan dana besar menjadi salah satu sumber keunggulam
kompetitif. Keunggulan kompetitif inilah yang akan menjadi ‘asset berharga”, yang akan membedakannya
dengan perusahaan lain. Yang lebih penting lagi adalah membuat dealer mampu bersaing dalam memberikan
produk dan layanan kepada pelanggan.
Proses mengubah paradigma gudang dari sekedar pusat biaya (cost center) menjadi pusat keunggulan
kompetitif (competitive adavantage center) dapat diwujudkan dengan menciptakan nilai tambah pada setiap
aktifitas logistik. Penciptaan nilai tambah kegiatan logistik untuk setiap dealer akan sangat berbeda antara delar
satu dengan yang lainnya.
Nilai tambah yang mungkin dapat diterapkan pada aktifitas logistik antara lain:
1. Meningkatkan pelayanan pelanggan
Pelanggan dapat menerima barang yang diminta dengan lebih cepat dan dalam kondisi yang baik
2. Mengurangi siklus waktu total (dari order sampai parts diterima pelanggan)
Berapa waktu yang di butuhkan mulai dari order sampai parts di terima pelanggan?
3. Memperbaiki kualiatas penyampaian produk dan jasa, termasuk di dalamnya pengepakan (packaging)
Pengepakan yang baik akan mengurangi kerusakan parts terutama parts yang beresiko mudah pecah
seperti kaca
4. Mengurangi total biaya (biaya transportasi, pergudangan, pengepakan)
5. Merencanakan dan mengatur aliran supply hingga parts dapat di terima di customer
2

3. Peran dari MANAJEMEN GUDANG / WAREHOUSE MANAGEMENT
dalam spareparst bisnis
Para Parts Manager Dealer area Jawa-Bali yang budiman,
Manajemen pergudangan semakin berkembang dan mulai dilirik sebagai salah satu poin penting dari
manajemen logistik yang berperan untuk menambah nilai (value) dalam menyampaikan produk kepada
pelanggan.
Tantangan yang dihadapi manajemen pergudanganpun semakin kompleks. Sebagai hasil perubahan dinamis
lingkungan pergudangan adalah semakin meningkatnya permintaan pelanggan dan kinerja pergudangan.
Perubahan dinamis lingkungan dipicu oleh meningkatnya jumlah sediaan sebagai hasil dari meningkatnya
permintaan pelanggan dan keterbatasan luas gudang, disamping harus tetap memberikan pelayanan prima
sesuai dengan permintaan pelanggan.
Perubahan-perubahan ini menuntut manajeman pergudangan lebih proaktif dalam melakukan perbaikan
kinerja dan mencari peluang dalam menambah nilai yang bisa dihantarkan (kaizen), baik secara internal pada
perusahaan maupun eksternal terhadap pelanggan.
Sangat penting bagi para manajer gudang untuk mulai berpikir dan menggunakan paradigma baru dalam melihat
aktivitas bisnis yang terjadi di gudang Anda. Dengan memahami perubahan ini, kita dapat memutuskan gudang
seperti apa yang akan kita bentuk.
Saat ini, mulai terjadi pergeseran paradigma dari gudang sebagai pusat biaya menjadi gudang sebagai pusat
aset. Dari pusat investasi menjadi pusat pemberi nilai tambah terhadap tingkat pelayanan (value added center).
Belum lagi kalu kita lihat secara fungsional. Dulu ,banyak orang berpikir bahwa gudang hanya mempresentasikan
fungsi penyimpanan dan fungsi pengirim produk. Namun, dalam prespektif terkini, fungsi itu telah bertambah
dan berubah menjadi lebih proaktif, yaitu gudang sebagai fungsi mengatur aliran produk secara kontinyu,
menyimpan (movement and storage function), dan melayani permintaan pelanggan (order fullfilment
function).
Dalam paradigma baru , gudang memerlukan Warehouse Managemant System yang berfungsi untuk:
1. Mengurangi DEAD STOCK
2. Mengurangi LABOUR COST / BIAYA TENAGA KERJA
3. Menambah KAPASITAS PENYIMPANAN / STORAGE CAPACITY
4. Menambah SERVICE RATIO
5. Menambah AKURASI PERSEDIAAN / INVENTORY ACCURACY
3

4. Sebentar lagi, kita akan menutup tahun 2009 dan akan memasuki tahun baru 2010 yang mepunyai
permasalahan dan tantangan yang semakin kompleks. Untuk itu, pemahaman PARADIGMA BARU tentang
GUDANG kiranya akan sangat membantu sparepart division dealer dalam peranannya sebagai after sales
service sehingga para pelanggan HINO tetap setia dan terus memakai kendaraan HINO.
Salam,
Desember 2009
Harjono Swanopati
4