Plan de comunicación

1. <Nombre Proyecto>
Plan de Comunicación
Versión: 0100
Fecha: 03/03/2015
[Versión 1.0]
Queda prohibido cualquier tipo de explotación y, en particular, la reproducción, distribución,
comunicación pública y/o transformación, total o parcial, por cualquier medio, de este documento
sin el previo consentimiento expreso y por escrito de la Junta de Andalucía.

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o
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Plan de Comunicación
SoftSecurity
HOJA DE CONTROL
Organismo SoftSecurity
Proyecto Seguridad Domótica
Entregable Plan de Comunicación
Autor Ana Francisca Martínez Betancourt
Versión/Edición 01 Fecha Versión 03/03/2015
Aprobado por José de Jesús Cisneros Morales Fecha Aprobación 03/03/2015
Nº Total de
Páginas
25
REGISTRO DE CAMBIOS
Versió
n
Causa del Cambio Responsable del Cambio
Fecha del
Cambio
01 Versión inicial Ana Francisca Martínez Betancourt 03/03/2015
CONTROL DE DISTRIBUCIÓN
Nombre y Apellidos
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José de Jesús Cisneros Morales
Ana Francisca Martínez Betancourt
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Table of Contents
INTRODUCCIÓN......................................................................................................................5
Objeto......................................................................................................................................5
Alcance....................................................................................................................................5
OBJETIVOS DEL PLAN...........................................................................................................6
ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN......................................................................................7
PLAN DE ACCIONES DE COMUNICACIÓN........................................................................8
Acciones de comunicación......................................................................................................8
Planificación..........................................................................................................................18
ANEXOS..................................................................................................................................20
GLOSARIO..............................................................................................................................24
BIBLIOGRAFÍA Y REFERENCIAS.......................................................................................25
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1 INTRODUCCIÓN
1.1 Objeto
El objeto del presente documento es establecer el plan de comunicación a
implementar en el proyecto para la realización del proyecto Seguridad Domótica.
El plan de comunicación describe el modelo de comunicación entre los participantes
del proyecto, principalmente en el centro, con el que se conocerá la información
sobre el proyecto y ayudará a planificar las diferentes actividades de las sucesivas
fases del proyecto, tiene la finalidad de desarrollar un sistema integral y proactivo,
gestionando de forma interrelacionada y equilibrada, la comunicación interna y
externa, medio a través del cual se refleja la imagen del personal e interesados del
proyecto.
1.2 Alcance
El presente plan pretende establecer objetivos, principios y buenas prácticas de
comunicación, identificando la tipología de información, los canales de comunicación
y los interlocutores del área de personal.
Con ello se establecen las acciones necesarias a desarrollar tanto en la
comunicación interna y externa del área de personal, para asegurar el máximo
alcance de una información veraz y establecer canales de comunicación adecuados.
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2 OBJETIVOS DEL PLAN
Los objetivos que el proyecto pretende conseguir con este plan respecto de la
comunicación externa son los siguientes:
• Obtener la información necesaria para el desarrollo de sus funciones en las
mejores condiciones posibles: una información veraz, pertinente y obtenida en
el momento oportuno.
• Mejorar la transmisión de la información relativa al proyecto y los servicios
que presta.
• Mantener abierta la comunicación entre los desarrolladores del proyecto y los
interesados.
• Conseguir una mayor frecuencia en el uso de los servicios que presta.
Los objetivos del plan respecto de la comunicación interna son:
• Facilitar que la información circule por todos los desarrolladores del proyecto,
mejorando, por un lado, la toma de decisiones, y llevando por otro a una
mayor coordinación del equipo humano del área.
• Coadyuvar a la implantación de una dirección participativa, en que los
trabajadores se sientan partícipes en la toma de decisiones y, por tanto, se
encuentren más motivados en su tarea.
• Conseguir que la comunicación interna sea una herramienta de transmisión
de valores organizativos, construyéndose en un instrumento esencial en la
gestión del cambio y de la modernización del área de trabajo del equipo.
• Propiciar un buen clima de comunicación interna que haga que el personal
transmita una imagen positiva del equipo y de la empresa.
• Conseguir que una buena comunicación interna mejore la comunicación
externa de la empresa.
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3 ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN
Información a
comunicar
A quien Medios o canales Fecha
Reunión de
requisitos
Cliente /
patrocinador
Video Conferencia 02/02/2015
Informes de
rendimiento
Todos los interesados Reunión 15/02/2015
Avance del proyecto Todos los miembros
del equipo
Reunión cara a cara 29/02/2015
Diseño por
prototipos
Cliente /
Patrocinador
Video conferencia 02/03/2015
Informe del estado
del proyecto
Interesados del
proyecto
E-mail 10/03/2015
Diseño de interfaz
del proyecto
Todos los interesados
del proyecto
Reunión cara a cara 13/03/2015
Presentación de
Polémicas
Miembros activos del
proyecto
Video Conferencia 02/04/2015
Realización del
cambios en equipo de
trabajo
Cliente, Miembros
del proyecto
Reunión cara a cara 29/02/2015
Evaluación de
software
Todos los interesados Reunión cara a cara 27/04/2015
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4 PLAN DE ACCIONES DE COMUNICACIÓN
4.1 Acciones de comunicación
<Acción de comunicación>
Código 01
Descripción/Objetivos Informar el rendimiento de recursos económicos
Responsable(s) Administrador del proyecto
Audiencia objetivo Todos los interesados en el proyecto
Dependencias/Condicion
antes
Haber transcurrido el primer periodo del proyecto
Recursos humanos y
materiales
Proyector, computadora, sala de juntas, secretaria
Canales de
comunicación
Reunión cara a cara (Presencial)
Observaciones Deberán asistir mínimo el 90% de los interesados
<Acción de comunicación>
Código 02
Descripción/Objetivos Informar el rendimiento de recursos humanos
Responsable(s) Administrador del proyecto
Audiencia objetivo Cliente / patrocinador
Dependencias/Condicion
antes
Haber transcurrido el primer periodo del proyecto
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Recursos humanos y
materiales
Computadora, Sala de Juntas.
Canales de
comunicación
Reunión cara a cara.
Observaciones Deberán asistir el cliente / patrocinador
<Acción de comunicación>
Código 03
Descripción/Objetivos Informar el rendimiento del proyecto
Responsable(s) Administrador del proyecto
Audiencia objetivo Cliente, Miembros del proyecto
Dependencias/Condicion
antes
Encontrarse en la segunda etapa del proyecto
Recursos humanos y
materiales
Computadora, Sala de Juntas, proyector, secretaria,
entregables
Canales de
comunicación
Reunión cara a cara.
Observaciones
Deberán asistir el cliente / patrocinador, interesados del
proyecto.
<Acción de comunicación>
Código 04
Descripción/Objetivos Retroalimentación de los interesados
Responsable(s) Interesados del proyecto
Audiencia objetivo
Interesados en el proyecto, desarrolladores del proyecto,
cliente.
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Dependencias/Condicion
antes
Haber realizado primer informe de proyecto.
Recursos humanos y
materiales
Computadora, Sala de Juntas, proyector, secretaria,
documentación necesaria.
Canales de
comunicación
Reunión cara a cara.
Observaciones
Deberán asistir interesados en el proyecto y desarrolladores
del proyecto
<Acción de comunicación>
Código 05
Descripción/Objetivos Notificaciones a los interesados
Responsable(s) Administrador de proyecto
Audiencia objetivo Interesados en el proyecto, cliente.
Dependencias/Condicion
antes
Haber comenzado a trabajar en el proyecto
Recursos humanos y
materiales
Computadora, servicio de correo electrónico, internet
Canales de
comunicación
Email
Observaciones Deberán notificarse a los interesados activos dentro del
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proyecto
<Acción de comunicación>
Código 06
Descripción/Objetivos Cambios solicitados
Responsable(s) Administrador del proyecto
Audiencia objetivo
Interesados en el proyecto, desarrolladores del proyecto,
cliente.
Dependencias/Condicion
antes
Haber comenzado primera etapa del desarrollo del proyecto.
Recursos humanos y
materiales
Sala de Juntas, secretaria, documentación necesaria.
Canales de
comunicación
Reunión cara a cara.
Observaciones
Deberán asistir interesados en el proyecto y desarrolladores
del proyecto
<Acción de comunicación>
Código 07
Descripción/Objetivos Solucionar polémicas
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Responsable(s) Administrador del proyecto
Audiencia objetivo Desarrolladores del proyecto, Cliente.
Dependencias/Condicion
antes
Haber comenzado proyecto, Presentación de polémicas entre
interesados del proyecto.
Recursos humanos y
materiales
Sala de Juntas, documentación necesaria.
Canales de
comunicación
Reunión cara a cara.
Observaciones
Deberán asistir desarrolladores del proyecto y personal
relacionado a las polémicas
<Acción de comunicación>
Código 08
Descripción/Objetivos Presentación de productos entregables
Responsable(s) Administrador del proyecto
Audiencia objetivo
Interesados en el proyecto, desarrolladores del proyecto,
cliente.
Dependencias/Condicion
antes
Haber terminado o completado alguna fase del proyecto.
Recursos humanos y
materiales
Sala de Juntas, proyector, secretaria, documentación
necesaria, computadora.
Canales de
comunicación
Reunión cara a cara.
Observaciones
Deberán asistir interesados en el proyecto y desarrolladores
del proyecto, además del cliente / patrocinador.
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<Acción de comunicación>
Código 09
Descripción/Objetivos Informe de tiempo
Responsable(s) Cliente / patrocinador
Audiencia objetivo
Interesados en el proyecto, desarrolladores del proyecto,
cliente.
Dependencias/Condicion
antes
Ir en fases avanzadas y cercanas al cierre del proyecto
Recursos humanos y
materiales
Computadora, Sala de Juntas, proyector, secretaria,
documentación necesaria.
Canales de
comunicación
Grupo de trabajo en línea (WhatsApp)
Observaciones
Deberán comunicarse interesados en el proyecto y
desarrolladores del proyecto
<Acción de comunicación>
Código 10
Descripción/Objetivos Informe de costes
Responsable(s) Cliente / Patrocinador
Audiencia objetivo Desarrolladores del proyecto
Dependencias/Condicion
antes
Haber comenzado planeación del proyecto
Recursos humanos y Computadora, servicios de correo electrónico, internet
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materiales
Canales de
comunicación
E-mail
Observaciones
Deberán recibir informe todos interesados en el proyecto y
desarrolladores del proyecto.
<Acción de comunicación>
Código 11
Descripción/Objetivos Informe de lecciones aprendidas
Responsable(s) Administrador del proyecto
Audiencia objetivo
Interesados en el proyecto, desarrolladores del proyecto,
cliente.
Dependencias/Condicion
antes
Estar por concluir fase terminal
Recursos humanos y
materiales
Computadora, Sala de Juntas, proyector, secretaria,
documentación necesaria.
Canales de
comunicación
Reunión cara a cara.
Observaciones Deberán asistir interesados en el proyecto y desarrolladores
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del proyecto
<Acción de comunicación>
Código 12
Descripción/Objetivos Informes de alcance del proyecto
Responsable(s) Administrador del proyecto
Audiencia objetivo
Interesados en el proyecto, desarrolladores del proyecto,
cliente.
Dependencias/Condicion
antes
Haber empezado proyecto
Recursos humanos y
materiales
Computadora, cámara web, micrófono, internet
Canales de
comunicación
Video Conferencia
Observaciones
Deberá comunicarse el administrador del proyecto con el
cliente.
<Acción de comunicación>
Código 13
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Descripción/Objetivos Dar a conocer los Avances del Proyecto
Responsable(s) Administrador del Proyecto
Audiencia objetivo Todos los interesados en el proyecto
Dependencias/Condicion
antes
Establecer un lugar apto para la Reunión donde cada uno de
los interesados puedan observar cada uno de los
movimientos realizados en el proyecto, así como evitar
distracciones e interrupciones.
Recursos humanos y
materiales
Proyector, computadora, sala de juntas, secretaria
Canales de
comunicación
Reunión cara a cara (Presencial) e Informes Impresos
Observaciones
Deberán asistir mínimos el 90% de los interesados con una
cita de anticipación y con el tiempo establecido para que sean
enterados de todo lo sucedido.
<Acción de comunicación>
Código 14
Descripción/Objetivos Informar los Cambios Propuestos
Responsable(s) Administrador del proyecto
Audiencia objetivo Cliente / Gerente General
Dependencias/Condicion
antes
Haber evaluado los avances y confirmar los cambios
propuestos para la mejora del Proyecto
Recursos humanos y
materiales
Computadora, Cita de los Involucrados.
Canales de
comunicación
Reunión cara a cara.
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Observaciones
Deberán de asistir todos los involucrados en la Acción a
realizar de no ser así se pospondrá la reunión y se convocara
a otra lo más pronto posible para evitar retardo y pérdida de
tiempo.
<Acción de comunicación>
Código 15
Descripción/Objetivos Dar a conocer los Recursos Económicos
Responsable(s) Director Financiero/Jefe de Contabilidad
Audiencia objetivo Gerente General/Cliente/Gerente de Desarrollo de Software
Dependencias/Condicion
antes
Haber realizado los balances de todo los Recursos
Económicos que se han utilizado tanto en materia como en
pagos y analizando que en realidad sean los correctos viendo
lo favorable o desfavorable del proyecto.
Recursos humanos y
materiales
Computadora, Proyector, Sala de Juntas, Balances Impresos
Canales de
comunicación
Reunión cara a cara.
Observaciones
Deberán de asistir todos los Involucrados de los contrario
será conveniente que se suspenda la reunión convocando a
una nueva el día siguiente para evitar malos entendidos y
discusiones debido al dinero.
<Acción de comunicación>
Código 16
Descripción/Objetivos Presentar el Proyecto Terminado
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Responsable(s) Administrador del Proyecto
Audiencia objetivo Todos los Interesados del Proyecto
Dependencias/Condicion
antes
Haber concluido todo el Proyecto con cada una de los
Requerimientos que el Cliente Solicitaba y actualizado con
los cambios propuestos.
Recursos humanos y
materiales
Computadora, Proyector, Sala de Juntas, Impresiones de
Notificaciones para los Interesados.
Canales de
comunicación
Reunión cara a cara.
Observaciones
Deberán de asistir por lo menos el 90% de los Interesados en
el Proyecto, pero no deberá de falta a la Reunión el Cliente
ya que será el indicado para la aceptación y conformidad final
del Proyecto.
4.2 Planificación
Código
Acción
Responsable(s) Fecha
Inicio
Fecha Fin
01 Administrador del proyecto 18/02/2015 18/02/2015
02 Administrador del proyecto 20/02/2015 20/02/2015
03 Administrador del proyecto 03/03/2015 04/03/2015
04 Interesados en el proyecto 08/03/2015 09/03/2015
05 Administrador del proyecto 13/03/2015 13/03/2015
06 Administrador del proyecto 19/03/2015 19/03/2015
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07 Administrador del proyecto 22/03/2015 23/03/2015
08 Administrador del proyecto 22/03/2015 22/03/2015
09 Cliente / Patrocinador 15/01/2015 15/01/2015
10 Cliente / Patrocinador 12/01/2015 12/01/2015
11 Administrador del proyecto 12/04/2015 12/04/2015
12 Administrador del proyecto 28/03/2015 28/03/2015
13 Administrador del proyecto 13/03/2015 13/03/2015
14 Administrador del proyecto 18/02/2015 28/02/2015
15 Director financiero / Jefe de contabilidad 18/01/2015 18/01/2015
16 Administrador del proyecto 24/04/2015 24/04/2015
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5 ANEXOS
1. Matriz de comunicación.
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2. Calendario de eventos.
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6 GLOSARIO
Término Descripción
Domótica Conjunto de sistemas capaces de automatizar una vivienda,
aportando servicios de gestión energética, seguridad, bienestar
y comunicación, y que pueden estar integrados por medio de
redes interiores y exteriores de comunicación, cableadas o
inalámbricas, y cuyo control goza de cierta ubicuidad, desde
dentro y fuera del hogar.
Proactivo / Proactividad La proactividad es una actitud en la que el sujeto u organización
asume el pleno control de su conducta de modo activo, lo que
implica la toma de iniciativa en el desarrollo de acciones
creativas y audaces para generar mejoras, haciendo prevalecer
la libertad de elección sobre las circunstancias del contexto.
Gestionar / Gestión Es la asunción y ejercicio de responsabilidades sobre un
proceso (es decir, sobre un conjunto de actividades).
Interlocutores Cada una de las personas que toman parte en un diálogo.
Coadyuvar Contribuir o ayudar en la realización de algo o en el logro de
alguna cosa.
Polémicas La polémica es la práctica de causar disputas y controversias
en diversos campos discursivos tales como la religión, la
filosofía, la política, el arte, la literatura, etc.
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7 BIBLIOGRAFÍA Y REFERENCIAS
Referencia Título
Ref. 1 PMBOOK
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