Üniversite Yönetim Süreçlerinde Wiki Teknolojisinin Kullanımı: AGÜ Uygulaması Örneği

1. Yrd.
Doç.
Dr.
Mustafa
ÖZ Melih
Rüştü
ÇALIKOĞLU Hacı
OĞUZ
Abdullah
Gül
Üniversitesi,
İİBF,
Abdullah
Gül
Üniversitesi,
Abdullah
Gül
Üniversitesi,
YöneAm
Bilişim
Sistemleri
Bölümü Genel
Sekreteri Bilgi
İşlem
Daire
Başkanı
30 Ocak 13 Çarşamba

2. 1. Giriş
2. AGÜ
Ortak
Çalışma
Alanı
Projesi
2.1.
Yönetsel
ve
Örgütsel
Boyut
2.2.
Teknoloji
Boyutu
3. Demo
4. Sonuç
ve
Öneriler
Akademik
Bilişim
2013
-­‐
Akdeniz
Üniversitesi 2
30 Ocak 13 Çarşamba

3.
Birden
fazla
kullanıcı
tara]ndan
ortak
bir
şekilde
üreAlip,
gelişArilebilen
web
sayfaları
topluluğu
ve
bu
sayfaların
yöneAmini
sağlayan
yazılım
olarak
tanımlanabilen
Wiki,
geleneksel
bilgi
üreAmi
ve
paylaşımını
destekleyen
bir
teknolojidir.
En
bilinen
Wiki
uygulaması,
dünyanın
en
geniş
çaplı
işbirliği
ile
düzenlenmiş
referans
projesi
olan
Wikipedia’dır.
Akademik
Bilişim
2013
-­‐
Akdeniz
Üniversitesi 3
30 Ocak 13 Çarşamba

4. İşbirliği
yazılımlarının
sınıflandırılması
(zaman
x
mekan)
Aynı
zaman
(Senkron)
Farklı
zaman
(Asenkron)
Yüz
yüze
Etkileşim Devam
eden
işler
Karar
tabloları,
duvar
ekranları,
Takım
odaları,
Proje
yöneAmi
tek
ekranlı
grup
çalışma
yazılımları,
zaman
kaydırmalı
yazılımları
vs. grup
yazılımları
vs.
Uzaktan
etkileşim İle6şim
/
Video
konferans
yazılımları,
Koordinasyon
anlık
mesajlaşma,
paylaşımlı
E-­‐posta,
bulleAn
board,
ekranlar,
çok
kullanıcılı
blog,
grup
takvimi,
editörler
vs. Wikiler
vs.
Akademik
Bilişim
2013
-­‐
Akdeniz
Üniversitesi 4
30 Ocak 13 Çarşamba

5.
Abdullah
Gül
Üniversitesinde,
Wiki
teknolojisini
üniversite
yöneAm
s ü r e ç l e r i n d e
k u l l a n m a k
amacıyla
bir
proje
başlajlmış
ve
gerekli
altyapı
çalışmaları
gerçekleşArilmişAr.
Bu
kapsamda
2011
yılının
sonlarına
doğru
uygulamaya
sokulan
bir
Wiki
yazılımı
AGÜ’de
bir
yılı
aşkın
bir
süredir
hizmet
vermektedir.
ORtak
ÇAlışma
kelimelerinin
ilk
iki
harfleri
kullanılarak,
uygulamaya
ORCA
adı
verilmişAr.
Akademik
Bilişim
2013
-­‐
Akdeniz
Üniversitesi 5
30 Ocak 13 Çarşamba

6. Wiki
Uygulamasına
YöneAm
Desteği
Bir
yazılım
alt
yapısının
genel
kabul
görmesi
üst
ve
orta
seviye
yöneAcilerin
sürece
bağlılığı
ile
daha
kolay
olabilecekAr.
Bu
seviyede
bazı
yö n eA ci l eri n
sü reçte
b ü tü n
b askı
ve
ö n emsi zl eşA rmel eri
göğüsleyebilecek
kadar
projeye
sahip
çıkması
gerekmektedir.
-­‐
Değişim
sürecinin
basamaklandırılması,
-­‐
Sistemin
yararlarının
zaman
içerisinde
görünür
hale
geArilmesi,
-­‐
Kabul
edilebilecek
fonksiyonların
en
başta
devreye
sokulması
gibi
stratejilerin
üreAlmesi
gerekmektedir.
Akademik
Bilişim
2013
-­‐
Akdeniz
Üniversitesi 6
30 Ocak 13 Çarşamba

7. Örgütün
Wikiyi
Kabullenmesi
Tüm
yeni
sistemlerde
olduğu
gibi
hem
kullanıcı
boyutunda
hem
de
yöneAci
boyutunda
wiki
kullanımında
bazı
dirençlerle
karşılaşılabilir.
-­‐
YöneAm
desteği,
-­‐
Zamanla
faydalarının
görülmesi
-­‐
Süreçlerin
wikiye
göre
reorganizasyonu
-­‐
EğiAm
(farkındalık
ve
kullanıma
yönelik)
gibi
unsurlar
zamanla
bu
direnci
aşmaya
yardımcı
olmaktadır.
Akademik
Bilişim
2013
-­‐
Akdeniz
Üniversitesi 7
30 Ocak 13 Çarşamba

8. Wiki
Uygulamasında
Süreçlerin
Reorganizasyonu
Gerçek
çalışma
hayatlarındakine
benzer
bir
organizasyon
yapısını
sanal
ortamda
da
kurgulayarak
daha
düzenli
bir
çalışma
ortamı
hedeflenmişAr.
-­‐
Bilgi
üreAmi
-­‐
Faaliyet
raporları
-­‐
Birden
fazla
kişiden
bilgi
toplanması
gereken
durumlar
(Kan
grubu
örneği)
-­‐
Kurumsal
ve
birimsel
seviyedeki
duyurular
-­‐
Dosya
paylaşımı
Akademik
Bilişim
2013
-­‐
Akdeniz
Üniversitesi 8
30 Ocak 13 Çarşamba

9. Wiki
Uygulamasında
Süreçlerin
Reorganizasyonu
-­‐
Kan
grubu
örneği
(*)
(*)
500
çalışanlı
orta
büyüklükte
bir
kurum
için
10
Fakülte
her
birinin
5
er
bölümü
her
bölümün
10
personeli
Katmanlar
:
-­‐
Rektörlük
/
Dekanlık
/
Bölüm
Başkanlığı
/
Akademik
Personel
-­‐
Genel
Sekreterlik
/
Daire
Başkanlığı
/
Şube
Müdürlüğü
/
İdari
Personel
Akademik
Bilişim
2013
-­‐
Akdeniz
Üniversitesi 9
30 Ocak 13 Çarşamba

10. Kullanılacak
Yazılımın
TespiA
Çalışanların
birlikte
daha
iyi
çalışmasına,
zahmetsizce
bilgi
üretmesine
ve
paylaşmasına
yardımcı
olması
gereken
bir
çözümgöz
önünde
bulundurularak
aşağıdaki
tabloda
genel
özellikleri
gösterilen
yazılımlar
üzerinde
yaklaşık
2
ay
süren
bir
araşjrma
ve
deneme
çalışması
yapılmışjr.
Akademik
Bilişim
2013
-­‐
Akdeniz
Üniversitesi 10
30 Ocak 13 Çarşamba

11. Yazılımın
Devreye
Sokulması
Kurulum
için,
30
günlük
fonksiyonel
herhangi
bir
kısıtlaması
olmayan
deneme
sürümü
seçilmişAr.
Eşzamanlı
25
kullanıcı
için
minimum
donanım
gereksinimi
olan
Quad
2GHz+
CPU,
2GB+
RAM
ve
10GB
veritabanı
alanı
(www.atlassian.com)
dikkate
alınarak
2.13GHz
(2
Çekirdek)
CPU,
8GB
RAM,
60GB
HDD
(boş
alan)
ve
üzerinde
Windows
2008
R2
kurulu
olan
sunucuya
varsayılan
olarak
kullandığı
gömülü
veritabanı
ile
kurulmuştur.
Akademik
Bilişim
2013
-­‐
Akdeniz
Üniversitesi 11
30 Ocak 13 Çarşamba

12. Yazılımın
Devreye
Sokulması
İnternet
üzerinden
sunulan
her
hizmeve
olduğu
gibi
Wiki
hizmeAne
erişim
kimlik
doğrulama
işlemi
ve
Wiki
sayfalarının
çeşitli
düzeylerde
yetkilendirme
çalışmaları
yapılmışjr.
OtomaAk
yazılım
olarak
ta
adlandırılan
“bots”
sistemlerinin
kötü
amaçlı
değişiklik
yapmalarını
engellemek
için,
resim
doğrulama
tekniği
olan
“CAPTCHA”
güvenlik
özelliği
önce
akAf
edilmiş
sonrasında
kullanıcıların
sisteme
girişlerinde
yaşanan
zorluklardan
dolayı
bu
özellik
pasifleşArilmişAr.
Akademik
Bilişim
2013
-­‐
Akdeniz
Üniversitesi 12
30 Ocak 13 Çarşamba

13. Yazılımın
Devreye
Sokulması
Kurulumdan
önce
yapılan
fizibilite
çalışması
ile
her
bir
akademik
ve
idari
birim
bir
alan
olarak
tanımlanmış
ve
bu
alanların
aljna
üreAlen
bilgiyi
sınıflandırıcı
(Kategori/
Menu/
Sayfa/
Alt
sayfa)
hiyerarşik
bir
yapı
kurgulanmışjr.
Bu
zaman
alan
ve
dikkatlice
yapılması
gereken
bir
süreç
sonunda
belirlenen
kategori,
alan,
sayfa
hiyerarşisi
ve
kullanıcılar
tanımlanmışjr.
Akademik
Bilişim
2013
-­‐
Akdeniz
Üniversitesi 13
30 Ocak 13 Çarşamba

14. Wiki
Yazılımının
Uyarlamaları
ve
EklenAleri
Bir
Wiki
yazılımının
alt
yapısının
hazırlanıp
Wikinin
devreye
alınması
uygulamanın
sadece
birinci
adımıdır.
Wiki
yazılımından
maksimum
faydayı
elde
edebilmek
için
teknik
açıdan
yazılım
üzerinde
bazı
uyarlamaların
yapılması
ve
bazı
eklenAler
yüklenmelidir.
-­‐
Çoklu
ortam
dosyalarını
desteklemesi
-­‐
Bütünleşik
söz
dizimi
yorumlayıcısı
-­‐
İstaAsAkler
ve
raporlama
-­‐
Dışa
aktarım
(Word,
Excel,
PDF)
-­‐
Sürüm
kontrol
-­‐
Anket
ve
formlar
Akademik
Bilişim
2013
-­‐
Akdeniz
Üniversitesi 14
30 Ocak 13 Çarşamba

15. Wiki
Yazılımında
İstaAsAkler
ve
Raporlama
Kullanıcı
sayısı
arzkça
üreAlen
içerik
takibi
ve
değerlendirilmesi
zorlaşacakjr.
Bu
durumda
yapılan
son
değişiklikler,
en
çok
ziyaret
edilenler,
en
çok
yorumlananlar,
en
çok
kajlım
yapan
kullanıcıların
izlenmesi
ve
diğer
çeşitli
analizlerin
yapılabilmesi
Wiki
yazılımlarının
istaAsAksel
özellikleri
açısından
önemlidir.
Ayrıca
meAn
temelli
Wiki
sistemi
ile
ilişkisel
veritabanı
kullanan
Wikiler
arasında
veritabanı
kullanan
sistemler,
ilişkisel
veritabanları
sayesinde
SQL
dili
kullanarak
özgün
analiz
çalışmaları
yapabilmektedir.
Akademik
Bilişim
2013
-­‐
Akdeniz
Üniversitesi 15
30 Ocak 13 Çarşamba

16. Wiki
Yazılımının
EğiAmleri
Açık
dosya
planı
sayesinde
Wiki,
yapısal
olarak
kolayca
dağılmaya
ve
hedefinden
sapmaya
açıkjr.
Bu
sebeple
bir
yandan
eğiAmler
verilmekte
ve
bir
yandan
da
hangi
sayfaların
hangi
başlıklar
aljnda
açılabileceği
gibi
genel
kurallar
ve
standartların
tanımlandığı
ORCA
Kullanım
Yönergesi
hazırlanmışjr.
Akademik
Bilişim
2013
-­‐
Akdeniz
Üniversitesi 16
30 Ocak 13 Çarşamba

17. Wiki
Yazılımının
Bakım
ve
Yedeklemesi
Beklenmedik
donanımsal,
yazılımsal
problemlerin
yanı
sıra
dış
faktörlerden
kaynaklı
veri
kaybı
ihAmaline
karşılık
felaket
kurtarma
planı
olmalıdır.
-­‐
Günlük,
ha{alık
uygulama
ve
eklenA
yedeği
-­‐
Günlük,
Ha{alık
veritabanı
yedeği
alınmaktadır.
Akademik
Bilişim
2013
-­‐
Akdeniz
Üniversitesi 17
30 Ocak 13 Çarşamba

18. .
Akademik
Bilişim
2013
-­‐
Akdeniz
Üniversitesi 18
30 Ocak 13 Çarşamba

19. .
Akademik
Bilişim
2013
-­‐
Akdeniz
Üniversitesi 22
30 Ocak 13 Çarşamba

20. -­‐
Kurulacak
sistemin
başarısı
üreAlen
içerik
miktarı
ve
kajlımcı
sayısına
bağlıdır.
-­‐
Sistemin
kabul
edilebilir
hale
geArilmesi
için
teknolojik
altyapının
kurulmuş
olması
yeterli
değildir.
-­‐
Farkındalık
ve
kullanım
eğiAmleri
ile
sistemin
doğru
ve
verimli
kullanımı
sağlanabilmektedir.
-­‐
Kullanım
Yönergesi
oluşturulmalıdır.
-­‐
Sistemin
7x24
çalışır
olması,
bakım
ve
yedeklemelerinin
düzenli
bir
şekilde
yapılması
gerekmektedir.
Akademik
Bilişim
2013
-­‐
Akdeniz
Üniversitesi 23
30 Ocak 13 Çarşamba

21. Teşekkürler
30 Ocak 13 Çarşamba