ECM by Altea

ECM
Enterprise Content Management
Le tematiche aziendali affrontate, le soluzioni proposte,
l’approccio e le esperienze Altea
Ottobre 2009

Sommario

Lo scenario di riferimento

Introduzione all’ECM

La soluzione Oracle

L'approccio Altea

Una storia di successo

ECM in azienda: Alcuni possibili scenari d’impiego

Alcuni dati

90% dei contenuti all’interno di una organizzazione sono non strutturati [Ovum]

Per ogni $ speso nel creare un documento, vengono spesi 18$ per la sua gestione
[Independent studies by IBM, Coopers, GSA, ARMA International & Information Week]

Il costo della gestione dei documenti può rappresentare dal 3% al 12% delle revenue
annuali [idem]

90% delle aziende non conosce i costi sostenuti per il DM [idem]

2 ore al giorno: tempo medio speso dai manager per la ricerca di informazioni (oltre
la metà delle quali risulta inutile) [Accenture]

Si stima che dati aziendali ed e-mail crescono del 25-30% annualmente [varie]

200% per anno: previsione di crescita del contenuto non strutturato [Forrester Research]

Ogni secondo è creato un nuovo blog [BBC News]

4

Immaginate vi sia possibile ..
Ridurre il tempo perso nella ricerca manuale di un documento (addio a preziose ore passate ad eseguire
ricerche d’archivio)
Ridurre il volume di ingombro e dei costi di archiviazione (addio a faldoni pesanti e voluminosi)
Diminuire drasticamente la movimentazione dei documenti cartacei
Eliminare le difficoltà operative che derivano dal fatto che uno stesso documento cartaceo non può essere
consultato da più persone contemporaneamente

Assicurare il governo e tracciabilità dei passi di redazione di un documento: Check-In/Out - controllo della
versione principale e minore
Disporre delle informazioni su chi ha creato, chi ha aggiornato un documento, quando la versione è stata
creata, quando è stata aggiornata
Ridurre i rischi connessi alla perdita di documenti, assicurando adeguata sicurezza e privacy
Assicurare la trasmissione e la conservazione di documenti autentici, cioè integri e di provenienza certa e
identificata

Garantire organizzazione e tenuta della produzione documentaria “ordinata” e coerente alle funzioni svolte
Garantire rapidità e efficienza nell’individuazione e reperimento del documento di interesse nell’ambito
dell’attività di processo
Garantire la disponibilità del documento richiesto, e questo ovunque voi siate
Assicurare conformità a legislazioni e normative vigenti, come a procedure aziendali

Alcune sfide
Evoluzioni in atto Requisiti comuni

Esplosione delle informazioni Conformità a leggi, standard, regolamenti
Documenti, Immagini, Voce, Video; IM, E-mail… Ricerche trasversali all’interno dell’organizzazione
Proliferazione dei siti WEB
Applicazioni Web-enabled
Flussi informativi come linee trasversali in strutture
classicamente verticali Accesso tramite dispositivi differenti
Flusso delle informazioni e dei dati che spesso Collaborazione Web 2.0
attraversano in maniera orizzontale i “silos” Integrazione dei contenuti cartacei ed elettronici
organizzativi ed i sistemi gestionali
Rapida crescita della domanda ed uso dei contenuti
Formati: documenti, email, voice mail, digital
media, …
Vari repository: file server, DBMS, PC, mail server,
..
Difficoltà per trovare, condividere, mettere in
sicurezza e distribuire le informazioni
Esplosione del “Web 2.0”
Ogni persona contribuisce, commenta, crea
informazione
Tutto deve essere coerentemente condiviso

La risposta..

Governare al meglio il sovraccarico di dati e trasformarlo in valore aggiunto
per l’impresa, utilizzabile quando serve e facilmente accessibile
è possibile grazie a quello che in gergo si chiama

ECM

Perché le aziende introducono l’ECM
Portare ordine al costante aumento del volume di documenti elettronici

Rispondere a nuovi requisiti normativi previsti in termini di gestione delle informazioni

Ridurre il volume di documentazione cartacea all’interno dell’organizzazione

Fornire un ambiente standardizzato per la raccolta e distribuzione dei dati attraverso form definiti

Re-ingegnerizzare i processi di business e aumentare l’efficienza organizzativa

Supportare i requisiti di continuità aziendale

Ottenere maggiore valore dagli investimenti

Migliorare la comunicazione con i dipendenti, i partner e i clienti

Fonte: CMS Watch – The ECM Suites Report 2009

ECM: Cos'è ?
Enterprise = unico e trasversale a tutta l’organizzazione
Content = i “dati” a definizione e supporto del business

“ECM is defined as the strategies, methods and tools used to capture,
manage, store, preserve, and deliver content and documents related to
organizational processes.”
- The Enterprise Content Management Association

Altri termini per ECM
ECM – Electronic Content Management
DMS – Document Management System
DAM – Digital Asset Management

Contenuti: Cosa sono ?
Contenuti Strutturati
Processati dai sistemi
Databases
File dati generici
…tutti i dati che possono essere immagazzinati in un DB

Contenuti Non-Strutturati
Utilizzati dalle persone
Documenti in “formato immagine”, es. fax (tiff/pdf/…)
Office documents (es. Documenti legali, Contratti)
Print streams
E-Mail
Immagini, Grafici e Disegni
Presentazioni, Video, Rich media assets
Web pages and contents

ECM – le componenti
Per la condivisione di Per il check-in/check-
documenti ed il out, il versioning, la
supporto ai team di Document-Centric security e in genere la
progetto collaboration Document libreria di servizi per la
gestione dei documenti
Management
di business

Per il controllo e la
gestione dei contenuti di Per la gestione dei
uno o più siti WEB. Include Digital Asset
contenuti multimediali
le funzioni di creazione dei WEB Content Management (streaming,
contenuti, dei template, Management conversione formati,
degli work-flow e del video story-board)
change-management, della
pubblicazione dei ECM
contenuti, che permettono Enterprise Content
il delivery sui server Web Per la “cattura” la
di contenuti pre- Managementt trasformazione e la
pacchettizati o su richiesta gestione dei
documenti in “formato
Document immagine” (es. fax)
Imaging
Per il supporto ai
processi business, Per la gestione degli archivi “lungo-
indirizzare i Work Flow
termine”, l’automazione della
contenuti, assegnare conservazione dei documenti in
task di lavoro e stati, Record
accordo a policy e normative e
creare audit trails Management
assicurare la compliance legale e
con le authority.
Fonte: Gartner – Elaborazione Altea

ECM – Le diverse prospettive
Il mercato di riferimento dell’ECM può essere rappresentato in tre differenti tipologie di impiego: transactional, business
content, and persuasive. Queste possono essere immaginate come silos di tipologie di contenuti abbinati a specifiche
esigenze di business. Va comunque considerato che mentre molti requisiti di business rientrano in pieno nelle singole
tipologie di contenuto, altri possono anche passare da una categoria di utilizzo ad un’altra.
Transactional content ECM: Le applicazioni in quest’area
supportano i processi people-centric allineando contenuti
informativi con i processi aziendali in corso. Permettono di
“catturare” i “transactional content” - che includono non solo
immagini da scanner ma anche tutte le informazioni
originate da e_forms e fax, stampe generate dai sistemi
applicativi di back-office, immagini digitali, e-mail - e di
integrarli con le funzioni di business process management
(BPM) e gli strumenti di workflow.

Business content ECM: includono applicazioni che si
focalizzano sulla fornitura di informazioni e contenuti a
sostegno della collaborazione tra i dipendenti ed al processo
decisionale.

Persuasive content ECM: applicazioni che indirizzano i
contenuti al fine di meglio supportare i servizi offerti ai
propri clienti, rendendo disponibili le informazioni su larga
scala a prescindere dalla loro locazione o formato. Elaborazione Altea

ECM – Le diverse prospettive
Le diverse tipologie di “Enterprise Content”

Transactional Content Business Content Persuasive Content

Tipo di contenuti Tipo di contenuti Tipo di contenuti
• Immagini da scanner • Documenti Office • Contenuti WEB
• Computer Reports • Contenuti WEB • Cataloghi Prodotto
• Forms • Corporate Records • Media (immagini e video)
• FAX • Messaggi (blog/discussion) • Garanzie
• Corporate Records • Blogs (anche esterni)

Esempi Esempi Esempi
• Fatture • Offerte • Self-Service Clienti
• Prestiti • Documentazione tecnica • eCommerce
• Crediti • Materiale per Training • Marketing multi canale
• Dichiarazioni fiscali • Business Plan • Comunicazioni aziendali
• Contratti • Extranet

Tecnologie Tecnologie Tecnologie
• Imaging • Document Management • Web Content Management
• E-forms • Records Management • Personalization
• Document output mngt • Web Content Management • Campaign Management
• Workflow / BPM • Team Collaboration • Digital Asset Management
• Workflow • Document output mngt
• Web Analytics
Fonte: Ferrester – Elaborazione Altea • Portal

La soluzione Oracle
La Oracle Enterprise Content Management Suite è una delle soluzioni del
mercato ECM piu complete e flessibili in termini di strumenti a disposizione
per la gestione dei contenuti.

E’ inoltre importante
sottolineare che ECM è una
componente della Fusion
Middleware l’offerta Oracle
per Enterprise 2.0, in cui
Oracle è leader di mercato,
assicurando in questo modo
la piena compatibilità e
estendibilità della soluzione
verso le diversi frontiere di
applicazione del paradigma
Enterprise 2.0 in azienda.

La piattaforma abilitante
Business Applications
Siti WEB Pubblici Conformità legislativa Call Centers, ISO 9000
Viste Intranet, Portali, Sarbanes-Oxley Acquisti e fatturazione
Knowledge Management, Gestione del rischio Gestione lamentele
Extranet, Blog & Wiki Gestione delle normative Gestione dei contratti

Tipo di Contenuto Funzionalità applicativa
Web Content HTML, XML, ...
Documenti Contratti, fatture, bilanci, Document Management
presentazioni Web Content Management
Email corpo della mail, allegati Digital Asset Management
Immagini X-rays, marketing, logo Collaborazione
Fatture, assegni Records Management
File Audio Conference call, Imaging/BPM
registrazione delle chiamate Email Management
al supporto Report Output Management
File Video Riunioni aziondali, video clips Knowledge Management
CAD/CAM - Disegni e progetti tecnici

La piattaforma abilitante
Business Applications
Siti WEB Pubblici Conformità legislativa Call Centers, ISO 9000
Viste Intranet, Portali, Sarbanes-Oxley Acquisti e fatturazione
Extranet, Blog & Wiki Gestione delle normative Gestione dei contratti

Tipo di Contenuto Funzionalità applicativa
Web Content HTML, XML, ...
Documenti Contratti, fatture, bilanci, Document Management
presentazioni Web Content Management
Email corpo della mail, allegati Digital Asset Management
Immagini X-rays, marketing, logo Collaborazione

Unified Enterprise Content Management
File Audio
Fatture, assegni
Conference call,
Records Management
Imaging/BPM
registrazione delle chiamate Email Management
al supporto Report Output Management
File Video Riunioni aziondali, video clips Knowledge Management
CAD/CAM - Disegni e progetti tecnici

Imaging

Information
Rights
Management Document
Management

Collaboration Records & Retention
& Workflow Management

Web Content
Digital Asset Management
Management

Il prodotto di gestione documentale
Architettura logica
Siti WEB Pubblici Conformità legislativa Call Center, ISO 9000
Sistema completamente Viste Intranet, Portali Sarbanes-Oxley Acquisti e fatturazione
Knowledge Management Gestione del rischio Gestione lamentele
unificato Extranet, Blog & Wiki Gestione normative Gestione contratti
Unico repository
documentale Gestione Multisito Gestione della conformità Applicazioni utente
Funzionalità base
comuni Applicazioni Content-Centric e Siti Web

Semplice aggiunta, Unified Enterprise Content Management System
abilitazione ed
Information Rights Management
amministrazione di
nuove funzionalità Integrazione con il Desktop, web GUI, API estese

Architettura a Gestione Digital Web Records and
componenti Documenti Asset Content Retention
Management Management Management
Interfaccia singola ed API
Servizi sui contenuti
Service-Oriented Gestione documenti ed immagini, Sicurezza, Workflow, Ricerca, Metadati
Architecture
Servizi di Repository
Supporto ad applicazioni Gestione Contenuti, File e Dati
multiple
Scalabilità e robustezza

Unica infrastruttura di ECM
Vantaggi Enterprise Content Management
Intranet
Moduli e documentazione per i Business Applications
dipendenti Siti WEB Pubblici Conformità legislativa Call Centers, ISO 9000
Video per formazione ed orientamento Viste Intranet, Portali, Sarbanes-Oxley Acquisti e fatturazione
Comunicazioni Gestione delle normative Gestione dei contratti
Extranet, Blog & Wiki
Risorse umane e gestione delle
normative Content Types Application Functionality
Acquisizione dei contratti firmati,
documentazione del personale Web Content - HTML, XML, ... Document Management
Documenti - Contratti, fatture, Web Content Management
Conformità legislativa, aggiornamento/ bilanci, presentazioni
scarto dei contenuti obsoleti Email - corpo della mail, allegati
Immagini - marketing, logo, X-rays, Collaboration
Call centers & siti di supporto Fatture, assegni Records Management
File Audio - Conference call, Imaging/BPM
Accesso controllato alle informazioni registrazione delle Email Management
appropriate chiamate al supporto
Report Output Management
File Video - Riunioni aziondali, video
Riuso del contenuto in siti distinti clips Knowledge Management
Aggiornamento costante della CAD/CAM - Disegni e progetti tecnici
knowledgebase, workflow, scarto
informazioni obsolete, protezione dal
contenzioso

Unica infrastruttura di ECM
Vantaggi Enterprise Content Management
Intranet
Moduli e documentazione per i Business Applications
dipendenti Siti WEB Pubblici Conformità legislativa Call Centers, ISO 9000
Video per formazione ed orientamento Viste Intranet, Portali, Sarbanes-Oxley Acquisti e fatturazione
Comunicazioni Gestione delle normative Gestione dei contratti
Extranet, Blog & Wiki
Risorse umane e gestione delle
normative Content Types Application Functionality
Acquisizione dei contratti firmati,
documentazione del personale Web Content - HTML, XML, ... Document Management
Documenti - Contratti, fatture, Web Content Management
Conformità legislativa, aggiornamento/ bilanci, presentazioni
scarto dei contenuti obsoleti Email - corpo della mail, allegati
Immagini - marketing, logo, X-rays, Collaboration
Call Centers & siti di supporto Fatture, assegni Records Management
File Audio - Conference call, Imaging/BPM
Accesso controllato alle informazioni registrazione delle Email Management
appropriate chiamate al supporto
Report Output Management
File Video - Riunioni aziondali, video
Riuso del contenuto in siti distinti clips Knowledge Management
Aggiornamento costante della CAD/CAM - Disegni e progetti tecnici
knowledgebase, workflow, scarto
informazioni obsolete, protezione dal
contenzioso

Le valutazioni degli analisti
Organismo

Vendor

IBM Leader Leader 6/8

Oracle Leader Leader 6/8

EMC Leader Leader 4/8

Open Text Leader Leader 4/8

Microsoft Leader Strong Performer 6/8

SAP Niche player Contender 2/8

Hyland Software Challenger Strong Performer 1/8

Interwoven Visionarie Strong Performer 4/8

Vignette Visionarie Strong Performer 3/8

Xerox Niche player Contender 1/8

Alfresco Niche player Contender 2/8

L'approccio Altea
Altea SpA, società di consulenza nell’ambito dello sviluppo di progetti di sistemi ERP e di
Business Process Review, è profonda conoscitrice dei processi aziendali nella maggior
parte dei settori industriali italiani.

Altea seleziona le migliori tecnologie a livello mondiale, integrandole nell’ambito delle
piattaforme applicative dei propri clienti per massimizzarne il valore.

L’approccio Altea ai progetti di Enterprise Content Management si pone come obiettivo la

VALORIZZAZIONE DELLE SOLUZIONI ECM INTEGRATE
CON I PROCESSI E LE RISORSE ICT AZIENDALI

Quali obiettivi
Altea crede nell’adozione di soluzioni ECM come strumento per :

ottimizzare i processi aziendali preesistenti attraverso la
valorizzazione e l’utilizzo di informazioni prima inutilizzate;

razionalizzare i processi permettendo di trattare tutte le
informazioni necessarie riunendo contenuti strutturati e non;

favorire i processi di comunicazione e collaborazione condividendo
le informazioni in azienda e lungo le dorsali di SC e CC;

migliorare il supporto alle attività di business, rendendo disponibili
le informazioni “contestualizzate” cioè quando servono, dove
servono… ma anche come servono;

ridisegnare le strutture aziendali, riassegnando ruoli e competenze.

Il Cliente Co-Ver.

CO-VER Group è una realtà consolidata a livello italiano e internazionale nei
principali settori dell'impiantistica industriale, del terziario e nel mercato
energetico.

In tutti settori in cui opera CO-VER le problematiche Azienda: CO-VER Industrial

documentali sono estremamente critiche e fortemente
Fatturato:
250 Milioni €
legate ai processi di business. Settore: Engineering & Construction
Attività:
Impianti Industriali
Documenti amministrativi, di progettazione, Ingenieria Civile
Presenza:
certificazioni, documenti di trasporto sono solo alcuni tra Italia, Europe, Middle-East Asia, USA
Utenti Oracle UCM:
i più importanti. oltre 200
Soluzione:
Oracle DB 11g
Oracle Universal Content Management
Oracle Document Capture

Le criticità di Co-Ver.
In ambito Project&Engineering la documentazione è fondamentale e critica per il
business (Disegni, Documenti Tecnici, Schemi, Certificati, Verbali, Manuali, Piani di
Progetto, documenti di Collaudo, …). Oltre alla numerosità va tenuto conto di
esigenze quali:
Esigenze normative
Quality Assurance
Legal issues

I processi amministrativi (ciclo attivo e ciclo passivo) sono fortemente legati ai
contenuti in ambito Engineering:
Le richieste di offerta devono essere corredate delle specifiche tecniche provenienti
dall’engineering.
I pagamenti devono essere subordinati al ricevimento di tutta la documentazione
necessaria a corredo della fornitura.
…

Obiettivi e Aspettative

Attivare una strategia di ECoG Enterprise Content Governance per la
gestione della documentazione.

Integrare i processi tipicamente gestionali/amministrativi con i contenuti.

Garantire una corretta gestione dei processi amministrativi dipendenti dal
informazioni tipicamente documentali.

La soluzione implementata
La soluzione individuata e proposta da Altea è basata su due componenti della
piattaforma Oracle ECM.
 Oracle Universal Content Management: rappresenta l’asse portante della suite
Oracle in ambito ECM.
 Oracle Document Capture: è la componente che abilita la gestione delle fasi di
INBOUND di contenuti e documenti consentendo l’archiviazione sul repository unico
(Oracle UCM) di FAX, eMail, ipload FTP, http, shared directory.

L’integrazione tra SAP e UCM è realizzata tramite
un connettore sviluppato da Altea utilizzando le
modalità standard di gestione documentale di
SAP, ovvero attraverso ArchiveLink e DMS.
L’integrazione nei processi SAP di gestione della
documentazione attraverso Oracle UCM è stata
realizzata attraverso uno specifico connettore in
grado di rendere completamente trasparente
all’utente la fonte di archiviazione dei documenti.

Esempio di Processo integrato
U U U U U
Richiesta di C Stampa
Richiesta di
C Richiesta di C Ordine di
Stampa
Ordine di
C Entrata Merci
C Verifica Fattura
Acquisto Offerta Acquisto
M Acquisto M M Acquisto M M

L’Ufficio Tecnico, attraverso la Richiesta di Acquisto, può specificare quali documenti debbano essere inviati al fornitore e quali il
fornitore deve consegnare con la merce acquistata. I documenti allegati alle posizioni della RdA saranno disponibili e consultabili in
tutti i documenti di acquisto collegati alla posizione della RdA quali la Richiesta di Offerta e l’Ordine di Acquisto.

Documento richiesto al
fornitore

Documento da
consegnare al fornitore
Documento richiesto al
fornitore

Principali benefici e miglioramenti

I principali benefici ottenuti attraverso questa soluzione possono essere
sintetizzati nei seguenti aspetti.

Integrazione dei processi di gestione documentale con i processi SAP.

Automazione dei processi di INBOUND della documentazione.

Miglioramento dei processi di quality relativi alle procedure
documentali in ambito ingegneristico.

Introduzioni di Workflow per la gestione dei processi documentali:
Fatture Fornitori, Entrate merci.

Sviluppo prodotto

• Ambiente “collaborativo” per attori interni ed esterni (disegnatori, sviluppatori, fornitori, ..) dove
condividere idee, progetti e documenti vari , con possibilità di abilitare funzioni di “discussion”.

• Ambiente organizzato e regolamentato negli accessi sulla base dell’organizzazione aziendale ma anche su
progetti e tipologie di documenti.

• Librerie di “templates”, eventualmente con workflow collegati, che permettono di “facilitare” processi
ripetitivi di progettazione e sviluppo (es. autorizzazioni, richiesta di pareri tecnici/commerciali/legali,
prove di laboratorio, ….)

• Gestione accessi e permission diversificate e gestione dei diversi ruoli di sviluppo, controllo e valutazione.

• Capacità di condivisione documenti in formato “CAD” (oltre 400 formati) con possibilità di apportare note
e osservazioni che vengono “registrate” su UCM e condivise nel gruppo di lavoro. I documenti CAD
originali non vengono modificati.

HR

• Raccogliere, gestire e archiviare tutti i “contenuti” relativi ai dipendenti fin dalle fase di ricerca e
assunzione.

• Fornire un ambiente in cui rendere disponibili, in modo integrato, tutte le informazioni sui collaboratori
anche a integrando/collegando sistemi .

• Abilitando adeguati livelli di sicurezza negli accessi è possibile pensare all’erogazione di servizi self-service
per i dipendenti.

• Facilitare il processo di creazione, approvazione e distribuzione di procedure e policies interne, come pure
rendere disponibili modulistica e formulari aziendali (con legami alle relative procedure).

• Migliorare il livello di compliance ai dettati legislativi e normativi in merito alla conservazione, e
distruzione, dei documenti con contenuti sensibili.

Legale

• Abilitare alla “raccolta” dei documenti contrattuali rendendoli disponibili in formato elettronico.

• Abilitare una gestione “collaborativa” dei contratti generati in azienda in formato elettronico con la
possibilità di definire e gestire l’intero processo dalla predisposizione alla negoziazione, dall’approvazione
all’archiviazione, dai rinnovi alle cessazioni.

• Possibilità di raccogliere e gestire tutta la documentazione, in formati diversi, collegata al singolo
contratto.

• Fornire supporto alle attività di auditing aziendale mediante la disponibilità di adeguati metadati
“informativi” e di funzioni automatiche di notifica relativamente a modifiche e scadenze.

• Fornire un unico punto di raccolta e accesso a tutti i contenuti (documenti elettronici, fax, e-mail ,
fotografie,.. ) relativi a contratti, corrispondenza legale, policies, relazioni e quant’altro , in un ambiente
collaborativo con singoli individui e uffici in modo trasversale all’organizzazione aziendale.

Commerciale/Marketing

• Possibilità di gestire un’ampia tipologia di contenuti (schede prodotto, schede tecniche, fotografie, schizzi,
disegni, condizioni di vendita e di garanzia, listini) anche di tipo rich-media (es. filmati).

• Possibilità di raccogliere, gestire e condividere filmati relativi ad eventi aziendali, rendendo possibile la
partecipazione “virtuale” differita agli stessi (es. presentazioni di nuovi prodotti, sfilate pre-collezione,
eventi marketing,…).

• Acquisire e gestire in un’unica base informativa le informazioni sui prodotti per rendere disponibili al canale
di vendita e/o agli acquirenti informazioni dettagliate su prodotti e servizi migliorando le capacità di scelta
e decisione dei clienti anche in relazione al posizionamento di mercato.

• Abilitare un ambiente in cui “centralizzare” i contenuti necessari alla ideazione, definizione e costruzione
delle Campagne Marketing , al monitoraggio delle stesse durante le fasi esecutive, di analisi dei risultati a
campagna completata (relazioni, fonti esterne, reporting analitico,…)

Engineering & Construction 1/2

• Archiviazione dei documenti strutturata per Progetto. I documenti possono contenere più file, anche di tipo
diverso (es. pdf, doc xls) con possibilità di caricamento massivo di documenti stessi.

• Le informazioni associate ai singoli documenti (metadati) possono essere “ereditate” dal progetto di
riferimento, inserite dall’operatore o, ancora, attribuite automaticamente da sistema.

• La “codifica” automatica dei documenti in inserimento può essere gestita in accordo con normative e
codifiche standard interne o internazionali (es. KKS codification).

• Ai singoli documenti è possibile associare note e commeti, anche in tempi successivi all'archiviazione, e
senza dover necessariamente produrre revisionare del documento.

• Creazione automatica di TRANSMITTAL, ad esempio su modulo Excel predefinito, con indirizzi dei
destinatari e n.° copie già preimpostate. Possibilità archiviazione e gestione “integrata” dei Transmittal
prodotti.

• Possibilità di definire “stati” ai singoli documenti o a più documenti facendo comparire la relativa scritta
(es. “As Shipped”, “As Built”) sull'immagine in pdf sia in stampa che in video.

Engineering & Construction 2/2

• Funzione di stampa massiva mediante invio automatico dei documenti elencati in Transmittal, verso i
sistemi di stampa assegnati per tipologia di documento (stampanti, plotter,..).

• Possibilità di ottenere in modo "immediato" una raccolta di tutti i documenti richiesti per archiviazione su
supporti elettronici.

• Funzioni specifiche per la gestione delle “revisioni” dei disegni/documenti originate dalle attività di
cantiere. Il processo “supportato” prevede che i disegni con le annotazioni "a mano" fatte sul cantiere
vengano scansiti e spediti via mail in sede. Qui i file "markuppati" vengono inseriti all'interno del sistema
"collegati" al documento "originale" (“AS Shipped”) con status "da aggiornare. I documenti, quando
aggiornati, vengono portati ad "Aggiornato“ gestendo il passaggio ad “AS Build” del documento
“originale” . Sono rese disponibili funzioni di monitoring ed di alerting via e-mail che agiscono sulla base di
"Stato" e data di scadenza/variazione.

• Possibilità di apporre "firma digitale" ai documenti archiviati, gestendo due livelli di "firma":
• firma con certificazione interna (per “rilascio interno”)
• firma con certificazione di CA riconosciuta (norma CNIPA, per “emissione ufficiale”)

ROI Case Study – Assunzioni e parametri
Costo del lavoro

Impiegato
Stipendio (RAL) 26.000 €
TFR/INPS 10.557 €
IRAP 1.554 €
INAL 208 €
• Totale costo annuo 38.319 €

Costo orario
1.840 ore/anno
38.319 € / 1840 h 20,83 €

Costo per minuto
20,83 € / 60mins = € 0.35 /min

ROI Case Study – Studio dei tempi *
Attività: Ricerca> Copia> Invio Fax / Mail di un report di 8 pagine

Processo “legacy” Processo ECM

Ricerca File 5 min Ricerca File 0.5 min
Copia del File 3 min Copia del File none
Invio Fax/Mail 7 min Invio Fax/Mail 2 min

TOTAL 15 min TOTAL 2.5 min

Risultato: Il processo ECM può ridurre fino a 12.5 min il tempo
impiegato per ogni singola transazione
*Da uno studio IBM, Coopers, GSA Study

ROI Case Study – Valorizzazione Risparmi
Costi Processo “legacy” Costi Processo ECM

Costo per singola transazione Costo per singola transazione
Impiegato= € 0.35 /min Impiegato= € 0.35 /min
Per transazione = € 6,00 Per transazione = € 0,875
(17,5 min x 0.35) (2,5 min x 0.35)

20 transazioni al giorno 20 transazioni al giorno
– € 120,00 /giorno – € 17,50 /giorno
– € 2.400,00 /mese – € 350,00 /mese
– € 26.400,00 /anno – € 3.850,00/anno

Risultato: L’introduzione di un sistema ECM può rappresentare un
risparmio di 22,550.00 € per impiegato all’anno.

“Hard Savings” Addizionali

Riduzione dei costi di copiatura (Forniture, manutenzioni, deprezzamento,)
Fino al 65%

Riduzione dei costi di fax
Fino al 85%

Riduzione dei costi “spedizionieri/postalizzazione”
Fino al 60%

Riduzione dei costi archiviazione documenti (in sede e/o esterni)
Fino al 90%

*Da uno studio IBM, Coopers, GSA Study

“Soft Savings” Addizionali
Miglioramento de tempi di risposta ai “clienti” interni ed esterni

Miglioramento della sicurezza e del controllo nella gestione dei documenti

Miglior controllo sul “versioning” dei documenti

Aumentare la capacità di collaborazione di più utenti su un singolo
documento

Capacità di svolgere più lavoro a parità di risorse ….

….o di svolgere il medesimo lavoro con meno risorse

Risultato: Maggiore competitività nel business e nella struttura dei costi

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