Il valore di organizzare i processi aziendali. "Grazie ad ARXivar abbiamo ridotto i tempi di elaborazione di alcune pratiche (LUL) di due giorni, il tutto senza impattare minimamente sulle normali «abitudini» lavorative del personale.”

1. Una nostra storia di successo
Gestione documentale, dei processi e conservazione sostitutiva.

2. L’Azienda
Copma è una società cooperativa con sede a Ferrara, operante dal
1971 nel settore dei servizi.
Settori di specializzazione:
• Pulizia e sanificazione ambienti in grandi comunità.
.
• Manutenzione, progettazione e realizzazione di aree verdi.
• Pulizia e sanificazione, canalizzazioni di
impianti, trattamento aria.
• Trasporto, vitto, gestione refettori e distribuzione dei pasti.
“L'elevato standard qualitativo dei servizi forniti colloca Copma nel
segmento più qualificato nel mercato nazionale dei servizi.”

3. Dati societari
1640 dipendenti: 94% donne,12% stranieri
€ 36.400.000,00
12 sedi in Italia
36.400.000,00 € di fatturato nel 2011

4. L’esigenza
L’azienda ricercava uno strumento per la gestione
dei documenti e dei processi, che fosse:
• di facile utilizzo,
• disponibile anche per gli utenti remoti,
• integrabile al gestionale in uso.

5. La Soluzione
ARXivar si è dimostrato lo strumento ideale per la possibilità di
modulare la configurazione di partenza, offrendo al team di sviluppo
interno all’azienda, il totale controllo della piattaforma.
Si è potuto per tanto intervenire su:
Archiviazione
semplice
dei
documenti
cartacei, accessibili anche agli utenti delle sedi
esterne;
Integrazione delle categorie documentali diffuse in
azienda con definizione di regole e riservatezze per
l’accesso ai documenti.

6. Il workflow
Grazie al workflow ARXivar è stato possibile definire una
serie di processi per la gestione dei documenti archiviati.
Creazione di un processo AUTOMATICO
l’archiviazione dei LUL/CUD direttamente
programma utilizzato dall’ufficio paghe.
per
dal
Definizione di processi «workflow» per la gestione
degli iter procedurali.

7. La Conservazione Sostitutiva
L’implementazione del modulo CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA di ARXivar,
permetterà alla COPMA di conservare documenti fiscali quali LUL, CUD e
BUSTE PAGA secondo le più recenti disposizioni normative, assicurando la
piena validità legale e fiscale dei documenti “conservati” e liberando
l’archivio cartaceo dai circa 30 mila documenti prodotti ogni anno.

8. I benefici
Grazie ad ARXivar, l’azienda ha riscontrato da subito numerosi
benefici :
• Riduzione dei costi di stampa ed archiviazione in ufficio
(si stima un risparmio di circa 8000€/anno);
• Accesso alla documentazione archiviata da parte di tutto il
personale aziendale, sia per la sede centrale che per le sedi
esterne;
• Facilità di implementazione e successiva personalizzazione
delle nuove richieste da parte degli utenti

9. Frase del cliente
Da quando ARXivar è stato introdotto nel processi
aziendali, abbiamo ricevuto immediatamente un
beneficio sulla riduzione di tempi e costi.
Nel nostro lavoro, il costo principale è dovuto al fattore
«tempo uomo». Con ARXivar abbiamo ridotto i tempi
di elaborazione, ad esempio, dei LUL di due giorni, e
tutto senza impattare minimamente sulle normali
«abitudini» lavorative del personale.
Luca Bonaretti
Responsabile Sistemi Informativi