2. MANUALES ADMINISTRATIVOS
Son documentos que contienen información ordenada y sistematizada que será la base para
el buen funcionamiento de una empresa u organización ya que son los medios de
comunicación y coordinación de las políticas y procedimientos que se consideren
necesarios.
OBGETIVOS DE UN MANUAL ADMINISTRATIVO
1. Presentar una visión de conjunto de la organización.
2. Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.
3. Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos
niveles jerárquicos.
4. Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal.
5. Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.
6. Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
7. Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de
servicios, usuarios y clientes.
3. CLASIFICACION
Estos se pueden clasificar de dos maneras que las mencionaremos a continuación
1). Por su contenido se clasifican en:
a. De organización: Dónde se especifican las diversas unidades orgánicas que componen la
empresa.
b. De procedimientos: Aquí se establecen los principales procedimientos que ocurren al
interior de la empresa, por ejemplo, de contratación de personal, de compras, de pago de
sueldos, etc.
c. De políticas: Se determinan las políticas que guiarán el accionar de la empresa.
d. De Bienvenida: Diseñado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se
detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, valores, etc.
2). Por su ámbito:
a. Generales: Que contienen información de la totalidad de la organización.
b. Específicos: Que consignan información de un área o específica.
3). Por su naturaleza:
4. a. Microadministrativos: Contienen información de una sola empresa o de un área de la
empresa.
b. Macroadministrativos: Se incluye información de más de una empresa.
c. Mesoadministrativos: Que incluyen información de una o más organizaciones del
mismo sector.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS
Ventajas:
Un manual tiene, entre otras, las siguientes ventajas:
1. Logra y mantiene un sólido plan de organización.
2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan
general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
3. Facilita el estudio de los problemas de organización.
4. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias
en la organización.
5. Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del
personal clave.
6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la
organización.
7. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.
8. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos
niveles.
9. La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación
de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.
10. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más
antiguos.
11. Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.
12. Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.
13. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los
procedimientos, las funciones, las normas, etc.
14. Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.
15. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del
tiempo.
16. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.
17. Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.
18. Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el
seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.
5. Desventajas:
Entre los inconvenientes que presentar los manuales se encuentran los siguientes:
1. Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar
un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual
y conservarlo al día.
3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.
4. Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las
operaciones.
5. El costo de producción y actualización puede ser alto.
6. Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.
7. Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales,
cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.
8. Muy sintética carece de utilidad:
muy detallada los convierte en
complicados.
