2. PLANEACIÓN
Concepto:
"La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción
que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán
de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la
determinación de tiempos y números necesarios para su
realización".
3. La vida actual es sumamente dinámica, donde el cambio está presente constantemente, éste
puede ser súbito o lento, la planeación permite asimilar estos cambios.
Razones por las cuales es importante la planeación
Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.
Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más no los elimina.
Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores
garantías de éxito.
Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las
cosas.
Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea.
Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo.
Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.
Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.
Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.
Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.
Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a través de las cuales
operará la empresa.
Disminuye al mínimo los problemas potenciales y proporciona al administrador magníficos
rendimientos de su tiempo y esfuerzo.
Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión.
4. PRINCIPIOS
Principio de la universalidad.
La planeación debe comprender suficiente cantidad de factores como
tiempo, personal, materia, presupuesto etc. de tal manera que al desarrollar
el plan sea suficiente.
Principio de racionalidad.
Todos y cada uno de los planes deben estar fundamentados lógicamente,
deben contener unos objetivos que puedan lograrse y también los recursos
necesarios para lograrlos
guía a la acción.
El principio de la precisión.
“Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, planes
precisos
El principio de la flexibilidad.
“todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en éste, ya en
razón de la parte imprevisible, ya de las circunstancias que hayan variado
después de la previsión.
5. El principio de la unidad.
“Los planes deben ser de tal naturaleza, que pueda decirse que existe uno sólo
para cada función; y todos los que se aplican en la empresa deben estar, de tal
modo coordinados e integrados, que en realidad pueda decirse que existe un solo
plan general
El principio de factibilidad.
Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado
ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeación debe
adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio
ambiente
El principio de compromiso.
La planeación debe comprender un periodo en el futuro, necesario para prevenir,
mediante una serie de acciones, el cumplimiento de los compromisos involucrados
en una decisión.
Principio de factor limitante.
En la planeación se hace necesario que los administradores sean lo
suficientemente habilitados para detectar los factores que puedan llegar a limitar o a
frenar el alcance de los objetivos perseguidos por la empresa.
Principio de inherencia.
La programación es necesaria en cualquier organización humana y es propia de la
administración.
6. ORGANIZACIÓN
Las organizaciones son sistemas sociales diseñados para
lograr metas y objetivos por medio de los recursos humanos o
de la gestión del talento humano y de otro tipo. Están
compuestas por subsistemas interrelacionados que cumplen
funciones especializadas. Convenio sistemático entre
personas para lograr algún propósito específico. Las
Organizaciones son el objeto de estudio de la Ciencia de
la Administración, a su vez de otras disciplinas como la
Sociología, la Economía y la Psicología.
7. PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN
División del trabajo: Es el principio de la especialización necesario
para la eficiencia en la utilización de las personas. Consiste en la
designación de tareas especificas a cada una de las partes de la
organización.
Autoridad y Responsabilidad: La autoridad es el poder derivado de
la posición ocupada por las personas y debe ser combinada con la
inteligencia, experiencia y valor moral de la persona.
Unidad de Mando: Una persona debe recibir ordenes de sólo un
único superior. Es el principio de la autoridad única.
Unidad de Dirección: Principio según el cual cada grupo de
actividades que tienen un mismo objetivo, debe tener un solo jefe y
un solo plan.
Centralización: Se refiere a la concentración de autoridad en la cima
jerárquica de la organización.
Jerarquía o Cadena Escala: Debe hacer una línea de autoridad, del
escalón mas alto al escalón más bajo de la organización. Toda orden
pasa por todos los escalones intermedios hasta llegar al punto donde
daba ser ejecutadas: es la cadena escalar o principio escalar.
8. Se reconocen tres aspectos de porque la organización es
importante:
1.- La organización, por ser el elemento final del aspecto teórico,
recoge, complementa y lleva hasta sus últimos detalles todo lo que
la planeación ha señalado respecto a como debe ser una empresa.
2.- Tan grande es la importancia de la organización, que en algunas
ocasiones ha hecho perder de vista a muchos autores que no es sino
una parte de la administración, dando lugar a que la contrapongan a
ésta última, como si la primera representara lo teórico y científico, y la
segunda lo práctico y empírico.
3.- Construye el punto de enlace entre los aspectos teóricos, que
Urwick llama mecánica administrativa, y los aspectos prácticos, que
el mismo autor conoce bajo la denominación de dinámica: entre lo
que debe de ser y lo que es.
9. DIRECCIÓN
La dirección es aquel elemento de la administración en el que
se lograr la realización efectiva de todo lo planeado por medio
de la autoridad del administrador, ejercida a base de
decisiones, ya sea tomadas directamente o delegando dicha
autoridad, y se vigila de manera simultánea que se cumplan
en la forma adecuada todas las órdenes emitidas.
10. PRINCIPIOS
A) PRINCIPIO DE LAAUTORIDAD RESPONSABILIDAD
Los gerentes tienen que dar órdenes para que se hagan las cosas.
Si bien la autoridad formal les da el derecho de mandar, los
gerentes no siempre obtendrán obediencia, a menos que tengan
también autoridad personal (Liderazgo).
B) PRINCIPIO DE LA DISCIPLINA
Los miembros de una organización tienen que respetar las reglas y
convenios que gobiernan la empresa.
Esto será el resultado de un buen liderazgo en todos los niveles, de
acuerdos equitativos (tales disposiciones para recompensar el
rendimiento superior) y sanciones para las infracciones, aplicadas
con justicia.
C) PRINCIPIO DE LA UNIDAD DE MANDO
Cada empleado debe recibir instrucciones sobre una operación
particular solamente de una persona.
11. D) PRINCIPIO DE UNIDAD DE DIRECCION
Las operaciones que tienen un mismo objetivo deben ser dirigidas
por un solo gerente que use un solo plan.
E) PRINCIPIO DE LA CENTRALIZACION-DESCENTRALIZACION
Fayol creía que los gerentes deben conservar
la responsabilidad final pero también necesitan dar a su subalterna
autoridad suficiente para que puedan realizar adecuadamente su
oficio.
El problema consiste en encontrar el mejor grado
de centralización en cada caso.
F) PRINCIPIO DE LA EQUIDAD
Los administradores deben ser amistosos y equitativos con sus
subalternos.
12. IMPORTANCIA.
La dirección es la parte esencial y central de la administración, a la
cual se deben subordinar y ordenar todos los demás elementos.
En efecto, si se prevé, planea, organiza, integra y controla, es sólo
para bien realizar. De nada sirven técnica complicadas en cualquiera
de los otros cinco elementos si no se logra una buena ejecución, la
cual depende de manera inmediata, y coincide temporalmente, con
una buena dirección, en tanto serán todas las demás técnicas útiles e
interesantes en cuanto permitan dirigir y realizar mejor.
Y es que todas las etapas de la mecánica administrativa se ordenan
a preparar las de las dinámicas, y de éstas la central es la dirección;
por ello puede afirmarse que es la esencia y el corazón de lo
administrativo.
13. COORDINACIÓN
La coordinación es un proceso que consiste en integrar las
actividades de departamentos independientes a efectos de
perseguir las metas de la organización con eficacia. Sin
coordinación, la gente perdería e vista sus papeles dentro de
la organización y enfrentaría la tentación de perseguir los
intereses de su departamento, a expensas de las metas de la
organización.
14. PRINCIPIOS
El Principio del Contacto Directo: establece que la coordinación debe
lograrse a través de relaciones colaterales u horizontales, para lo cual hay
que tener un ambiente adecuado para el intercambio de ideas y de
iniciativas y para la toma de decisiones conjuntas en el respectivo nivel, sin
que sea necesario que ellas sean del conocimiento y sanción previa de la
superioridad.
El Principio de La Coordinación en las Labores de Política y
Planificación: establece la conveniencia de lograr una armonización formal
de criterios y de esfuerzos desde las etapas primarias.
El Principio de la Reciprocidad : de todos los factores hace énfasis en
que, al igual que los otros aspectos administrativos de una empresa o
institución, la coordinación es la resultante de interrelacionar esfuerzos, y no
un producto aislado.
El Principio de la Coordinación como proceso ininterrumpido: reconoce
el dinamismo que tiene toda organización y, por lo tanto, la necesidad de
que se hagan ajustes periódicos para mantener esa armonía de esfuerzos.
15. IMPORTANCIA
La importancia que tienen la coordinación y la forma operativa
en que ella se puede desenvolver sin necesidad de fricciones
y ante un mismo objetivo social aceptado y defendido por
todos los miembros de un grupo, se pueden ilustrar por medio
de la labor que realiza un equipo bien integrado, sea éste
deportivo o cultural.
Constituye así la coordinación una prueba del equilibrio de la
empresa o institución.
16. CONTROL
El control es un elemento del proceso administrativo que
incluye todas las actividades que se emprenden para
garantizar que las operaciones reales coincidan con las
operaciones planificadas.
El objetivo principal de este trabajo es estudiar el control como
elemento clave de la administración, que permite detectar
errores a tiempo y corregir fallas en su debido momento,
aplicando así los mecanismos de control adecuado para cada
caso.
17. PRINCIPIOS
La aplicación racional del control debe fundamentarse en los
siguientes principios:
De los objetivos.
Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el
control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos
preestablecidos.
De la oportunidad.
El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe
aplicarse antes de que se efectúe el error. De tal manera que sea posible
tomar medidas correctivas, con anticipación.
De las desviaciones.
Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los
planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible
conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas
necesarias para evitarlas en el futuro.
18. Contabilidad.
Es establecimiento de un sistema de control debe justificar
el costo que este represente en tiempo y dinero, en relaciona con las
ventajas reales que este reporte.
De excepción.
El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades
excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo,
delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas requiere el
control.
De la función controlada.
La función controlada por ningún motivo debe comprender a la
función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio
es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el
control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.
19. IMPORTANCIA
El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las
actividades de los subordinados para asegurar que los
objetivos y planes de la organización se están llevando a
cabo.
De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el
control, pues es solo a través de esta función que lograremos
precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de
existir desviaciones, identificar los responsables y corregir
dichos errores.
