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085 como usar-un_metodo_de_gestion_de_tiempo_y_no_morir_en_el_intento
- 1. Cómo usar métodos de gestión de tiempo y no morir en el intento Rodrigo Álvarez ralvarez@genexus.com @rorro #GX2364
Notas do Editor
- Últimamente descubrí un deporte que me gusta mucho que es patinar en patines en línea, se m dio por comprarme rollers y salir por la rambla y el deporte me apasionó y siempre que puedo salgo… A pesar de las multiplescaidas….Está genial poder tomarse un tiempo para hacer cosas que a uno le gustan y que realmente disfrutan. Todos tenemos alguna clase de actividad que nos gusta hacer, ya sea deporte u otra cosa…podríamos decir que son actividades que nos traen felicidad.A mucha gente le gusta hacer deporte y siempre busca el tiempo para hacerlo, por ejemplo Ale Cimas juega al futbol y no importa que esté en Uruguay o en Japón siempre encuentra un equipo para jugar o Fabián que siempre que le gusta conocer nuevos lugares y nuevas experiencias y sacarse fotos con la camiseta de Nacional puesta :DDe hecho todos tenemos actividades, lo sepamos o no, estar con la familia, o alejarse de la locura del trabajo día a día para poder pensar de forma más creativa.Ahora, para lograr esto hay una cosa que es seguro que necesitamos, y es tiempo.
- El tiempo es un recurso, quizás el único que nos vamos a encontrar, que es limitado.Es un hecho que nos vamos a morir. Y si bien se nos enseña a administrar muchas cosas, no se nos enseña a administrar nuestro tiempo, no existe esa materia… Ahora, cómo todo en esta vida, hay “escuelas” con respecto a la gestión de tiempo, los llamados métodos de productividad personal. Hay muchos… con distintos enfoques y desde un tiempo a esta parte me he dedicado a leer al respecto…
- Basta hacer una búsqueda en Amazon para darse cuenta que hay muchos métodos de gestión personal, algunos son simple organización y otros son un poco menos ortodoxos. Cómo todo no hay una verdad absoluta y es seguro que dependiendo del tipo de trabajo o el tipo de vida que tengamos cada método aplica más o menos.Ahora, muchos de estos métodos tiene algo en común que a mi en lo personal no me gusta mucho, y es que están dirigidos a personas como él:
- Recuerdan este personaje? El es Mr. Spock, interpretado por Leonard Nimoy, un pesonaje que ya es una leyenda en las películas de startreck. Spock era de un planeta llamado Vulcano, de hecho su madre era humana, pero eso no va al caso. Los Vulcanos tienen una particularidad y es que son seres 100% lógicos, todo su accionar está basado en las reglas de la lógica y suprimen cualquier sentimiento. (de hecho en la serie una temática habitual es el carácter de medio humano de Spock que lo hace hacer cosas mal vistas por los de su raza…al menos por los que quedan) Spock es lo más parecido a una máquina (de hecho en la continuación de la serie el personaje de spock es remplazado por Data que es un robot)A lo que voy es que muchos de los métodos son algoritmos tan complejos que solo una persona así los podría seguir, y ni hablar que no consideran que uno se cansa, que hay días que no se tiene ganas de hacer tal cosa. EtcAsí que la idea es mostrarle algunos tips para que puedan ganar tiempo y disfrutar mas de la vida y sobre todo que se estresen menos, y he aquí mi versión:
- La idea es contarle algunos tips y que puedan generar tiempo para disfrutar un poco más la vida
- Y acá viene la gran verdad universal que les voy a contar.Si tienen poco tiempo porque están muy ocupados, una forma de estar menos ocupado es hacer menos cosas..(Acá me imagino su cara de “este pibe nos hace venir acá para decirnos esto?” )De hecho es una de esas cosas que son obvias, que todos lo tenemos incorporado pero que está bueno que nos recuerden
- Por allá por principio de siglo, donde estaba de moda la barba, este señor Italiano, economista, llamado Vilfredo Pareto, descubrió lo que se llama el principio de Pareto, que es una observación empírica que decía que el 80% de la riqueza la tenía el 20% de la población y que el 20% de la riqueza la tenía el 20% de la poblacíon. Más adelante este concepto se generalizó a otras disciplinas. En lo que a nosotros nos respecta es que podríamos decir que el 80% de nuestro esfuerzo nos aporta el 20% de los beneficios en torno a nuestros objetivos y que el 20% de nuestro esfuerzo nos lleva el 80% de nuestros beneficios.Otra forma de decirlo es que la mayor parte de nuestro esfuerzo no está alineados con nuestros objetivos. La cuestión es hacer aquellas cosas que están alienadas con lo que queremos. Según Pareto hacer ese 20% que nos va a traer el 80% de los beneficios. Eso si, para eso hay que tener los objetivos claros.
- Otro factor importante es intentar no hacer tareas repetitivas, este es un concepto que en GeneXus se conoce bien por el tema de los patrones, la idea es la misma, definir patrones ante acciones similares.
- En ese marco un ejemplo que les puedo dar es tener respuestas de mails ya predefinidasPor ejemplo a AleBlengio y a mi nos llegan los mails de la gente que instala la trial y tiene problemas, usualmente los problemas son los mismos y la respuestas también. Una forma de ahorrar tiempo es tener las respuestas pregrabadas.Piensen ustedes que tareas hacen a diario de manera repetitiva, definan un patrón y creen una acción para eso.
- Igual, por ahora todo muy lindo, descubrí cómo hacer menos cosas… pero las que tengo que hacer?El que la tenía claro en ese aspecto es este señor, ¿Saben quién es? Es AlbusDumbledor, director de Hogwart colegio de magia y hechicería al que va Harry Potter.En alguno de los libros/películas le cuenta a Harry que cómo tiene muchos años de vida tiene demasiadas cosas en la kbza, entonces tiene un aparato que se llama el pensadero donde lo que hace es poner las ideas/pensamientos/recuerdos y los saca de su kbza. El sabe que cuando las necesita, están ahí. Tienen plena confianza en el aparato.Estaría bueno tener algo así… y hay algo parecido, obvio que es un método y no aparato de estos, que son bastante difícil de conseguir….
- Ese método se llama Gettingthings done, se lo conoce como GTD, es bastante popular. Es un método de David Allen el cual tiene un libro del mismo nombre, el cual Fede me prestó y que modificado es lo que yo uso y me da unos resultados excelente.Les cuento de que se trata
- La idea es que todo lo que tengamos que hacer lo pongamos en una bandeja de entrada, mails, tareas, ideas, etc..Todo, absolutamente todo tiene que estar en esa bandeja de entrada, que puede ser la de correo, algún programa especializado o una libreta, puede ser cualquier medio.La idea es vaciar la kbza de las cosas que tenemos que hacer y ponerlas en un mecanismo en el cual tengamos plena confianza. De esta forma ya vamos a estar haciendo algo para disminuir el stress, ya que no vamos a tener esos pensamientos de “tengo que hacer esto” o “tengo que hacer aquello”.Al saber que hay un lugar donde está todo se logra una sensación de libertad increible.Es fundamental entonces para el método poder tener un soporte físico, siempre donde podamos poner las ideas en el momento que se nos ocurra o aparezca algo para hacer.
- La idea es que cada tanto, no siempre tenemos que procesar esa bandeja de entrada….
- Por cada item en la bandeja de entrada deberemos preguntar si implica una acción… en otras palabras hay algo que hacer con esto?
- Si no hay nada que hacer, tengo tres alternativas:Lo borroLo guardo para leerlo algún día (por ejemplo un artículo)Lo guardo como una referncia (por ejemplo la lista de descuentos que tengo por trabajar en Artech)
- Si implica una acción debo preguntar si esa acción la puedo hacer en menos de dos minutos (es una referencia)
- Si la puedo hacer en menos de dos minutos, lo hago.
- Si no puedo hacerla en menos de dos minutos, me tengo que preguntar si soy yo el que la tiene que hacer la tarea.
- Si no soy yo, lo que hago es delegarle esa tarea a alguien y me quedo esperando que me la devuelva para continuar la misma.
- Si soy yo el que la tengo que hacer, me tengo que preguntar si la tengo que hacer en una hora/fecha especifica, si es el caso la agendo para que me avise esa fecha/hora. Si no tiene una fecha hora específica lo pongo en la lista de acciones a realizar.
- Si lo analizamos entonces, el estado en el que puede estar un item puede ser:Algún día, referencia, esperando o próxima acción.
- Podemos entonces organizarnos con una estructura de esta forma, y vamos a necesitar un soporte para cada una de estas acciones.
- Por ejemplo en mi caso yo uso Gmail y mi inbox es una foto de ese estadoLo importante es que no tenemos que estar haciendo pooling del inbox todo el tiempo, la idea es tomar la lista de acciones, dedicarse de forma EXCLUSIVA a las acciones y cuando terminamos la misma si podemos organizar el Inbox con las cosas que hayan llegado.Nuestra lista de To do por decirlo es la próxima acción.
- Veamos algunos ejemplos reales:Me llega este email, como lo proceso?
- Implica una acción: SiMe lleva menos de dos minutos: No se, así que supongo que siLa tengo que hacer yo: No… en realidad hay una persona encargada de la parte comercial de GXPortal que es Fabiana, así que se lo pido a ella, se lo delego y lo marco como esperando.
- Otro ejemplo: Tengo que llamar a Armin para preparar la charla del Lunes, se que ayer estaba cerrando el chalenger y no me dio señales de vida…
- Es una acción? SiMe lleva menos de dos minútos: Si, lo llamo.
- Otro ejemplo:
- Es un acción: siMe lleva menos de dos minutos; NoLa tengo que hacer yo: SiLa pongo en la lista de próximas acciones.
- Ahora, hay que tener cuidad con las acciones, muchas veces definimos acciones y en realidad son proyectos.Deberíamos hacer las acciones lo más atómicas posibles.Por ejemplo
- Se me ocurre que quiero conquistar el mundo.
- Cómo lo proceso???Si digo que es una acción, no la voy a hacer nunca, porque es demasiado complicada.La idea ahí es tratarlo como un proyecto, con sus respectivos pasos.
- Una clave de este método es revisar todas las semanas (yo lo hago los viernes detarde) aquellositems que están en sus respectivos estados para ver que sigan siendo validos. Ver que no haya cosas en esperando que nunca te hayan devuelto, etc
- Este método lo que te permite es tener la mente en blanco para poder dedicarte de lleno a las acciones y no tener “ideas en la kbza” de cosas que tenes que hacer.El secreto es lograr confianza en el sistema, saber que es lo que remplaza nuestra memoria.Si me preguntan que tengo que hacer mañana puedo tener una idea, pero no pienso en eso, porque se que mi soporte me lo va a decir.
- Les voy a presentar al principal enemigo de este método, es el amigo procrastinaciónPalabra que está de moda y que refiere a la acción o hábito de postergar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes y agradables.Y acá hay algunos actores que nos ayudan mucho a procrastinar, esos son:
- El secreto es, para mi, que cuando estén haciendo una acción, cierren estos programas, en particular cierren cualquier cosa que tenga una notificación.El secreto de este método es la monotarea, por ahí leí algún estudio qué, solo un 2.5% puede hacer más de dos cosas importantes a la ves.Mi consejo: apaguen los notificadores.-
- Para terminar, no se si este método les podrá servir a ustedes, creo que cada uno tiene que definir una forma de trabajar, pero lo que si creo y es lo que les quiero dejar en esta charla es, precupense por el tema, definan una forma de trabajar, analicen en que invierten su tiempo y si lo hacen bien.Y no dejen de hacer aquellas cosas que les gustan, al contrario, haganlo más, eso va a hacer que hagan mejor su trabajo.
- Algunos recursos que recomiendo leer….