2. Задачи, стоящие перед бизнесом
• Автоматизация документооборота
• Использование устоявшихся бизнес-процессов
• Создание архива документации – базы знаний
• Совместная работа сотрудников
• Организация доступа к системе
25.04.2012 Прикладные решения на платформе IBM
3. Решения
• Управления документно-ориентированными процессами
ЗАО “Alcatel” Россия • IBM Lotus Workflow, IBM Lotus Domino
• Системы корпоративного документооборота для решения бизнес-задач
Пивоваренная компания заказчика
• IBM Lotus Domino
• Разработка и внедрение хранилища данных и клиентского приложения
МосКомАрхитектура информационной системы обеспечения градостроительной деятельности
• IBM Lotus Domino , Java, IBM DB2 Content Manager
• Автоматизация процесса внедрения рационализаторских предложений
ООО “Wrigley” Россия • IBM Lotus Workflow
• Автоматизация бизнес-процесса, обеспечивающего сбор идей и
предложений, их размещение в едином хранилище и последующую обработку
ООО “Cadbury” Россия (Idea Grabbing System)
• IBM Lotus Domino
• Система обработки заявок на закупку
фабрика имени Крупской • IBM Lotus Domino
• Система обработки заявок на получение займов
Финансовая компания • IBM Lotus Domino
ИТЦ ОАО «Силовые
• Система управления проектной документацией
машины», ООО «Альстом • IBM Lotus Domino
АтомЭнергоМаш», ГСР ТЭЦ
25.04.2012 Прикладные решения на платформе IBM
4. ЗАО “Alcatel” Россия
• Заявки на закупку
• Согласование контрактов
• Резервирование транспорта
• Резервирование помещений
• Запросы на техническую поддержку
• И другие… IBM Lotus
Workflow
IBM Lotus
Веб- Domino
интерфейс
25.04.2012 Прикладные решения на платформе IBM
8. Пивоваренная компания
• Работа в условиях распределенной среды
• Обработка заявок на работу в выходные дни
• Согласование и переброска бюджета
• Согласование и утверждение документов
• Контроль заданий
Веб-
интерфейс
IBM Lotus
Domino
25.04.2012 Прикладные решения на платформе IBM
12. МосКомАрхитектура
• Создание реестра архитектурных объектов
– Привязка объекта к месту на карте
– Ведение связанных с объектом документов
Веб-
интерфейс
IBM DB2 IBM Lotus
Content Domino
Manager
25.04.2012 Прикладные решения на платформе IBM
13. Информационная система хранения данных и обеспечения
градостроительной деятельности
Notes-интерфейс Место
Реестр объекта на
объектов карте
Документы, Карточка
относящиеся выбранного
к объекту документа
25.04.2012 Прикладные решения на платформе IBM
14. Информационная система хранения данных и обеспечения
градостроительной деятельности
Веб-интерфейс
25.04.2012 Прикладные решения на платформе IBM
15. Система сбора и анализа бизнес-идей
• Сбор рац.предложений, их анализ руководством и
экспертами, дальнейшая судьба рац.предложения.
• Обмен бизнес-идеями, их оценка и квалификация по
областям знаний, ранжирование по применимости у
заинтересованных лиц, рейтинги авторов идей, отчеты
по реализации и экономической эффективности
• Публикация существующих проблем и объявление
конкурса на их решение
25.04.2012 Прикладные решения на платформе IBM
16. Фабрика имени Крупской
• Работа в условиях распределенной среды
• Автоматизация процесса закупок
– Заявка на закупку
– Маршрут обработки заявки определяется ее
параметрами
– Работа со счетами
– Контроль исполнения по задачам IBM
• Интеграция с ERP-системой Lotus
Domino
25.04.2012 Прикладные решения на платформе IBM
17. Система обработки заявок на закупку
Примеры бизнес-процессов
Прикладные решения на платформе IBM
Прикладные решения
25.04.2012
18. Система обработки заявок на закупку
Notes-интерфейс системы
25.04.2012 Прикладные решения на платформе IBM
19. Система обработки заявок на закупку
Пример карточки заявки
25.04.2012 Прикладные решения на платформе IBM
20. Финансовая организация
• Автоматизация процесса приема и обработки
заявок на выдачу кредита
– Формирование маршрута
– Определение стоп-факторов
– Отслеживание этапов работ с заявителем
Веб-
интерфейс
IBM Lotus
Domino
25.04.2012 Прикладные решения на платформе IBM
21. Система обработки заявок на получение займов
Пример бизнес-процесса
Прикладные решения на платформе IBM
Прикладные решения
25.04.2012
22. Система обработки заявок на получение займов
Список заявок и действий по ним
25.04.2012 Прикладные решения на платформе IBM
23. Система обработки заявок на получение займов
История обработки заявки
25.04.2012 Прикладные решения на платформе IBM
24. Система обработки заявок на получение займов
Календарь событий
25.04.2012 Прикладные решения на платформе IBM
26. О программе
Система Управления Проектной Документацией разработана
на платформе Lotus Notes / Domino. СУПД предназначена
для управления документацией по проектам, и позволяет:
• хранить файлы инженерной документации по проекту;
• оперативно обрабатывать текущую переписку по проекту, в том
числе переправлять письма от Заказчика к Разработчикам и
наоборот;
• регистрировать все входящие и исходящие документы с привязкой
к инженерной документации;
• назначать задания сотрудникам и вести внутреннюю переписку в
рамках проекта;
• контролировать текущее состояние в разрезе ревизий перечня
инженерной документации;
• осуществлять поиск по базе;
• вести архивные базы по проекту, чтобы не перегружать основную
базу проекта.
25.04.2012 Прикладные решения на платформе IBM
27. Архитектура решения Подрядчик 1
Заказчик
СУПД 3.0
Управляющая
компания
Подрядчик 2
25.04.2012 Прикладные решения на платформе IBM
28. Идеология решения
Подрядчик 1 Управляющая Заказчик
Подрядчик 2 компания
Подрядчик N • Чертежи для
Заказчика •
• Чертежи от • Сопроводительное
подрядчика письмо
• Письмо от • Письмо Заказчику
подрядчика
Заказчик Управляющая Подрядчик 1
компания Подрядчик 2
• Уведомление о
получение чертежей
• Замечания
подрядчику
Подрядчик N
•
• Уведомление о • Письмо Подрядчику
получение письма
• Замечания по
чертежам
• Письмо от Заказчика
25.04.2012 Прикладные решения на платформе IBM
29. Задачи, решаемые в системе
Получение на официальный электронный адрес и
факс проекта всей входящей переписки по проекту
от Заказчика и Подрядчиков.
Отправка с официального электронного адреса или
факса проекта всей исходящей переписки по
проекту Заказчику и Подрядчикам.
Хранение единого электронного архива переписки.
Хранение единого электронного архива
технической документации по
проекту, официально передаваемой Заказчику.
25.04.2012 Прикладные решения на платформе IBM
30. Дополнительные возможности системы
СУПД позволяет автоматически по электронной почте извещать
участников о том, что им необходимо выполнить с документом
соответствующие действия (ознакомится, исполнить, согласовать и т.д.).
СУПД также позволяет ставить на контроль получение ответа по
документу.
В системе хранится история работы с документами.
Участники процесса в любое время могут видеть состояние документов.
В СУПД ведется учет проектной документации передаваемой Заказчику
в соответствии с утвержденным перечнем. При отправке следующей
ревизии документа в перечне документации фиксируется номер его
ревизии и дата отправки, со ссылкой на файл документа.
Для контроля переписки и передачи проектной документации в СУПД
предусмотрена генерация отчетов.
25.04.2012 Прикладные решения на платформе IBM
31. Состав ролей в системе
Все сотрудники Компании, участники проекта в рамках с СУПД, делятся по
ролям, определяющим перечень операций, который они могут выполнять
в системе.
Состав ролей:
• Регистратор – отвечает за учет, и регистрацию всей входящей
корреспонденции и документации;
• Менеджер – рассматривает поступившие документы, формирует
задание и передает исполнителю, контролирует исполнение;
• Исполнитель – обрабатывает документы, согласно задания
менеджера, в рамках задания выполняет отправки
Контрагентам, работает с заданием менеджера до его завершения;
• Администратор - выполняет системные настройки: указывает типы
документов, назначает роли участникам, выдает права на обработку
разрешенных типов документов каждому из участников;
Каждый сотрудник может совмещать различные роли СУПД .
25.04.2012 Прикладные решения на платформе IBM
32. Информация, хранящаяся в системе
• В СУПД введена категоризация всей документации на:
– Новые
– Текущая работа
– Переписка
• Входящая
• Исходящая
– Внутренние документы
– Чертежи
• Кроме этого, для каждого проекта также может быть
индивидуально определен свой состав
документов, обрабатываемых в рамках СУПД, отвечающий
особенностям проекта.
• Для каждого вида документов в проекте может определяться
путь его прохождения, т.е. последовательность передачи между
участниками проекта.
• В СУПД для каждого документа хранится история обработки
документа и его связи с другими документами системы
25.04.2012 Прикладные решения на платформе IBM
33. Обработка и атрибуты документов в СУПД
определяется их типом:
• Входящие документы. Документы, поступающие в СУПД по
электронной почте/факсу или создаваемые вручную. Например:
Чертежи от Подрядчика, Письмо от Подрядчика, Подтверждение о
получение чертежей Заказчиком, Замечания по чертежам от
Заказчика, Письмо от Заказчика и т.д.
• Исходящие документы, документы отправки.
Документы, созданные в системе и автоматически отправленные из
системы по электронной почте/факсу по заданному адресу. Например:
Письмо Заказчику, Чертежи Заказчику, Замечания Подрядчику.
• Внутренние документы. Создаются в системе, никуда не
отправляются. Это такие документы как: Протокол
совещания, Обсуждение и т.п. документы.
• Альбом. Специальный документ создаваемый в системе, включает
в себя атрибуты альбома, файлы инженерной документации и ссылки
на переписку по альбому.
25.04.2012 Прикладные решения на платформе IBM
34. Последовательность обработки документов
• Электронная почта поступает на адрес электронной почты проекта (для каждого проекта
свой) и попадает в специальное первичное хранилище документов – раздел «Новое».
• Факс в электронном виде автоматически попадает в раздел «Новое».
• Корреспонденция, поступившая не в электронном виде, сканируется и помещается в
Регистрация раздел «Новое».
• Регистратор производит первичную обработку документов, регистрирует их и направляет
на рассмотрение менеджеру.
• Менеджер рассматривает направленные ему документы, определяет
исполнителя, который будет их обрабатывать и направляет их этому исполнителю с
соответствующим заданием.
Выдача • Задание также может быть выдано регистратором при регистрации, если это допускается
задания настройками системы.
• Исполнитель выполняет все действия по обработке документов, необходимые для
выполнения задания, выданного менеджером;
• в том числе, если это требуется, направляет необходимые документы контрагентам –
готовит отправку. Отправка производится или по электронной почте с привязкой
Исполнение отправления к обрабатываемым документам, по факсу или обычной почте, но в двух
последних случаях документы переводятся в электронный вид и размещаются в СУПД с
установлением соответствующих связей исполнителем.
25.04.2012 Прикладные решения на платформе IBM
35. Рабочее окно СУПД проекта
25.04.2012 Прикладные решения на платформе IBM
36. Входящий документ – новое письмо
25.04.2012 Прикладные решения на платформе IBM
37. Входящий документ – письмо в обработке
25.04.2012 Прикладные решения на платформе IBM
52. Выводы:
• Использования СУПД обеспечивает
управляющие, информационные, архивные и почтовые
функции всего документооборота и делопроизводства в
рамках задачи управления реализацией отдельного
крупного проекта.
• Предоставляет единое информационное пространство всем
членам команды проекта
• Обеспечивает прозрачное и оперативное управление
функциями всех исполнителей команды проекта, прямой и
надежный контроль исполнения руководителями проекта.
• Система обеспечивает непосредственный
информационный доступ членов команды проекта ко всей
переписке проекта и к архиву всей передаваемой
заказчику документации проекта.
25.04.2012 Прикладные решения на платформе IBM
53. История внедрений и развития системы
2004 год 2010 год 2011 год
ОАО «Силовые машины» ООО «АЛЬСТОМ
ЗАО «ГСР ТЭЦ»
АТОМЭНЕРГОМАШ»
На сегодняшний день СУПД
используется более чем в
10 крупных проектах по
строительству
электростанций
25.04.2012 Прикладные решения на платформе IBM